MỞ ĐẦU: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL Mã bài MĐ16-00 Giới thiệu về bảng tính điện tử Excel Là chương trình xử lý bảng tính của bộ phần mềm Microsoft Office. Bảng tính Excel bao gồm nhiều ô được hợp thành nhiều dòng và nhiều cột. Các phiên bản Excel về cơ bản là giống nhau nhưng phiên bản sau có bổ sung nhiều công cụ hơn so với phiên bản trước, khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. Excel 2019 dùng định dạng tập tin mặc định là .XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS.
Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. Khởi động và thoát khỏi Excel Khởi động Start /All programs / Microsoft Office / Microsoft Excel… Hay chọn biểu tượng trên Windows Thoát File/ Exit Excel (hay chọn biểu tượng ); hay Alt + F4 Làm quen với môi trường làm việc 6 Ribbon công cụ mới của Excel 2019 Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Những thứ cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn.
Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 2019, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay. Ý nghĩa của các công cụ trên Ribbon: Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … Cấu trúc của một Workbook Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ. Mỗi tờ gọi là một 7 Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet.
Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2,. Cấu trúc của một Worksheet Worksheet: Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong workbook.
- Hàng (row): có tối đa là 1,048,576 hàng, được đánh số từ 1 đến 1,048,576 - Cột (column): có tối đa là 16,384 cột, được đánh số từ A, B,.IV Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook. Có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab - Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. - Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành. Vùng : Là tập hợp nhiều ô liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng và ngăn cách bởi dấu (:) ví dụ: A1:F8 8 9 BÀI 1: MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL Mã bài MĐ16-01 Mục tiêu: - Trình bày được những vấn đề chung, khái quát liên quan đến việc xây dựng và sử dụng mô hình bảng tính trong nghiên cứu; - Phân tích được cách sử dụng bảng tính Excel; - Hình thành tư duy khoa học, phát triển năng lực làm việc theo nhóm.
Thao tác với file 1.1 Tạo tài liệu mới Một tập tin Excel có tên mở rộng là *.xlsx, việc tạo dữ liệu excel sẽ tự động gán phần mở rộng vì vậy ta chỉ việc đặt tên file khi tạo mới file, Để tạo file mới ta thực hiện như sau : File New (hay Ctrl + N) , sau đó nhấp vào Blank workbook.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Để mở tài liệu đang có trên đĩa, ta lần lượt thực hiện các thao tác sau : Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện.3 Ghi tài liệu lên đĩa - Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar. - Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view. - Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó.
Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive. 11 - Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính.
- Nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu). Bảng tính sẽ được lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.1 Thêm bảng tính Xác định vị trí và chọn nút New sheet (bảng tính mới) ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Excel.2 Sao chép, di chuyển bảng tính Sắp xếp các worksheet: Đối với việc di chuyển một số sheet, cách nhanh nhất là dùng chức năng kéo thả của Excel.
Người dùng có thể bấm và giữ phím trái chuột lên tên sheet rồi kéo đến vị trí mới để thả xuống. Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, thì bấm phím phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy. Lúc đó sẽ xuất hiện hộp thoại Move or Copy. Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau đó bấm OK để di chuyển.
Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành. Muốn cùng lúc sao chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần sao chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab rồi thả chuột. Lưu ý: cần chọn nhiều sheet bằng lệnh Ctrl + nhấp chuột trước khi thực hiện lệnh này.3 Xoá, đổi tên bảng tính Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet. Cách nhanh hơn là nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa.
Đổi tên một worksheet: Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, kế đến nhập vào tên mới và nhấn phím ENTER. Thao tác với ô: Để chèn thêm ô: Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert > Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới Để xoá bớt ô: Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit > Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete… 15 Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên 2.4 Ẩn hoặc hiện dòng Khi thao tác với các bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn chúng ta hãy cho ẩn bớt các dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng. Ẩn dòng đi mọi người hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu Format –> Row –> Hide hoặc chúng ta có thể nhấn chọn chuột phải chọn và chọn đến Hide. Muốn hiển thị lại dòng đã ẩn hãy bôi đen hai dòng gần nhất với vùng đã ẩn (nếu ẩn dòng 4 thì bạn phải bôi đen dòng 3 và 5 như hình dưới) –> Format –> Row –> Unhide Hoặc sau khi đã bôi đen hai dòng liền kề hãy nhấn chọn chuột phải –> Unhide.5 Ẩn, hiện cột: 16 Đôi khi với bảng tính quá rộng ta cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau: Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format > Column > Hide Khi cần xem lại các cột đã ẩn, ta bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format > Column > Unhide.Thực hành Thực hành thao tác cơ bản với file Excel Các bước thực hiện B1: Tạo tài liệu mới B2: Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa B3: Ghi tài liệu lên đĩa Sinh viên thực hành Thực hành theo các bước thực hiện Những trọng tâm cần chú ý trong bài Trình bày được những khái niệm, thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính.
Bài mở rộng và nâng cao Thực hành các thao tác với tài liệu trong bảng tính Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập bài 1 Nội dung: + Về kiến thức: Trình bày được những vấn đề chung, khái quát liên quan đến việc xây dựng và sử dụng mô hình bảng tính trong nghiên cứu; + Về kỹ năng: Phân tích được cách sử dụng bảng tính Excel; + Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc. Phương pháp: + Về kiến thức: Được đánh giá bằng hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ năng thực hành qua các thực hành thao tác cơ bản trên bảng tính. + Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc.