CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và phân loại chi phí SXKD của doanh nghiệp 1. Khái niệm về chi phí SXKD Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải biết kết hợp 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Hao phí của những yếu tố này biểu hiện dưới hình thức giá trị gọi là chi phí SXKD.
Như vậy, Chi phí SXKD là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, và các chi phí bằng tiền khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện cung cấp lao vụ, dịch vụ trong một kỳ nhất định. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn luôn quan tâm đến việc quản lý chi phí, vì mỗi đồng chi phí bỏ ra đều có ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy, vấn đề quan trọng được đặt ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp là phải kiểm soát có hiệu quả và tiết kiệm chi phí SXKD của doanh nghiệp. Vấn đề chi phí không chỉ là sự quan tâm của các doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của người tiêu dùng, của xã hội nói chung.
Theo kế toán tài chính, chi phí được hiểu là m ột số tiền hoặc một phương tiện mà doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ ra để đạt được mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là mất đi để đổi lấy một sự thu về, có thể thu về dưới dạng vật chất, có thể định lượng được như số lượng sản phẩm, tiền. hoặc dưới dạng tinh thần, kiến thức, dịch vụ được phục vụ. Theo khái niệm chung nhất, chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động SXKD trong một thời kỳ nhất định.
Đó là sự dịch chuyển vốn - chuyển dịch giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá. 2 Cần có sự phân biệt giữa chi phí và chi tiêu; chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết cho quá trình hoạt động SXKD, còn chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được dùng cho mục đích gì. Do đó, chi tiêu là cơ sở phát sinh, không có chi tiêu thì không có chi phí. Về mặt giá trị tổng chi tiêu trong kỳ đã bao gồm chi phí sản xuất trong đó, tổng số chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm chi tiêu cho quá trình cung cấp (chi mua sắm vật tư, hàng hóa…), chi tiêu cho quá trình SXKD (chi cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, công tác quản lý…) và chi tiêu cho quá trình tiêu thụ (chi vận chuyển, bốc dỡ, quảng cáo…) còn tổng số chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ giá trị tài sản hao phí hoặc tiêu dùng hết cho quá trình SXKD tính vào kỳ này.
Về mặt thời gian, có những khoản chi tiêu kỳ này nhưng chưa được tính vào chi phí (chi phí mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa sử dụng) và có những khoản tính vào chi phí này nhưng thực tế chưa chi tiêu (chi phí trích trước). Sự khác nhau của đặc điểm, tính chất vận động và phương thức chuyển dịch giá trị của từng loại tài sản vào quá trình sản xuất và yêu cầu hạch toán đã dẫn đến sự khác biệt giữa chi phí và chi tiêu. Phân loại chi phí SXKD Chi phí sản xuất có nhiều loại, nhiều khoản, khác nhau về nội dung, tính chất, công dụng, vai trò, vị trí… Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán, chi phí sản xuất được phân loại theo những tiêu thức khác nhau, sắp xếp chi phí sản xuất theo từng loại, từng nhóm khác nhau. Phân loại theo yếu tố chi phí Nếu căn cứ vào yếu tố chi phí theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố chi phí sau: - Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ,… sử dụng vào SXKD.
3 - Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình SXKD trong kỳ - Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho toàn bộ công nhân, viên chức. - Yếu tố chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: phản ánh phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả công nhân viên. - Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho SXKD trong kỳ. - Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ dịch vụ mua ngoài dùng vào SXKD.
- Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh ở các yếu tố trên dùng vào hoạt động SXKD trong kỳ. Phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm Cách phân loại này dựa trên công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Hiện nay, giá thành sản phẩm ở Việt Nam bao gồm các khoản mục chi phí: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: phản ánh toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu… tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ, - Chi phí chi phí nhân công trực tiếp: gồm tiền lương, phụ cấp lương và các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ tiền lương phát sinh. - Chi phí sản xuất chung: là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất (trừ chi phí vật liệu và nhân công trực tiếp).
4 - Chi phí bán hàng: bao gồm toàn bộ những chi phí phát sịnh liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ. - Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm những chi phí phát sinh liên quan đến quản lý kinh doanh và quản lý hành chính trong doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại trên, chi phí SXKD còn được phân loại theo nhiều cách khác nhau như - Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm Khi đó chi phí sản xuất được chia thành: chi phí cố định (hay định phí), chi phí biến đổi (hay biến phí) và chi phí hỗn hợp. Trong đó: + Biến phí là những chi phí có mối quan hệ tỉ lệ thuận với sự thay đổi của khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
+ Định phí là những chi phí không thay đổi về tổng số khi tổng khối lượng sản phẩm thay đổi. Nhưng định phí chỉ giữ nguyên trong mức độ phạm vi phù hợp, định phí một đơn vị sản phẩm thay đổi khi sản lượng thay đổi. + Chi phí hỗn hợp là loại chi phí vừa mang tính chất biến đổi vừa mang tính chất cố định so với tổng khối lượng sản phẩm. - Phân loại chi phí theo quá trình tập hợp chi phí Căn cứ vào quá trình tập hợp chi phí, chi phí sản xuất được chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
+ Chi phí trực tiếp là những chi phí sản xuất có quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất ra một loại sản phẩm. + Chi phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí. Khi đó các chi phí phát sinh được tập hợp chung và cuối kỳ phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo những tiêu thức phân bổ hợp lý. - Phân loại chi phí sản xuất theo cách kết chuyển chi phí Theo cách phân loại này chi phí sản xuất được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
+ Chi phí sản phẩm là những khoản mục chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hay quá trình mua hàng hóa để bán và bao gồm chi phí 5 nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí này được thu hồi khi sản phẩm được tiêu thụ, hàng hóa được bán ra. + Chi phí thời kỳ là các chi phí để hoạt động kinh doanh trong kỳ, không bao gồm chi phí hàng tồn kho, loại chi phí này phát sinh làm giảm lợi nhuận của kỳ đó. Chi phí thời kỳ gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Phân loại chi phí sản xuất theo thẩm quyền ra quyết định + Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được (controllable costs) hoặc là chi phí không kiểm soát được (non-controllable costs) ở một cấp quản lý nào đó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay không. Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: Khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại là chi phí không kiểm soát được. Chi phí kiểm soát được là các khoản chi phí ở một đơn vị mà nhà quản lý ở cấp đó được giao quyền hạn và chịu trách nhiệm quản lý.
Phạm vi chi phí kiểm soát được ở một đơn vị nội bộ phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý chi phí cho nhà quản lý ở cấp đó như: chi phí nguyên nhiên vật liệu, chi phí máy thi công, khấu hao, chi phí nhân công lán trại kho bãi. Chi phí không kiểm soát được ở một bộ phận nào đó thường thuộc hai dạng: các khoản chi phí phát sinh ở ngoài phạm vi quản lý của bộ phận hoặc là các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi hoạt động của bộ phận nhưng thuộc quyền chi phối và kiểm soát từ cấp quản lý cao hơn.
