## Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của ngành logistics tại Việt Nam, việc quản lý thời gian làm việc hiệu quả trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty đa quốc gia như Expeditors Vietnam. Theo báo cáo từ bộ phận nhân sự, tỷ lệ làm thêm giờ của nhân viên trong bộ phận Ocean Export đã tăng từ 33% năm 2015 lên đến 50% năm 2017, với số giờ làm thêm trung bình mỗi nhân viên lên tới 406 giờ trong năm 2017, vượt xa giới hạn 300 giờ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần làm việc của nhân viên mà còn làm giảm hiệu quả công việc và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ của tình trạng làm thêm giờ quá mức tại bộ phận Ocean Export của Expeditors Vietnam và đề xuất các giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào bộ phận Ocean Export tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2015-2017. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện năng suất lao động, giảm chi phí làm thêm giờ và nâng cao sự hài lòng của nhân viên, từ đó góp phần tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong ngành logistics.

## Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

### Khung lý thuyết áp dụng

- **Lý thuyết quản lý thời gian**: Theo Häfner và cộng sự, kỹ năng quản lý thời gian bao gồm đánh giá thời gian, thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và giám sát hoạt động. Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn và giảm stress.
- **Mô hình Eisenhower Box**: Phân loại công việc theo hai tiêu chí “khẩn cấp” và “quan trọng” giúp ưu tiên xử lý công việc hiệu quả, tránh lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ không cần thiết.
- **Khái niệm SMART Goals**: Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn rõ ràng để thúc đẩy nhân viên lập kế hoạch và hoàn thành công việc hiệu quả.
- **Khái niệm hiệu suất làm việc và áp lực công việc**: Áp lực công việc quá mức dẫn đến giảm năng suất và tăng tỷ lệ làm thêm giờ không hiệu quả.
- **Thuật ngữ chuyên ngành**: Overtime (làm thêm giờ), SOP (quy trình vận hành chuẩn), HRMS (hệ thống quản lý nhân sự).

### Phương pháp nghiên cứu

- **Nguồn dữ liệu**: Dữ liệu thứ cấp từ báo cáo nhân sự về giờ làm thêm, số lượng lô hàng xử lý, tỷ lệ nghỉ việc; dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát 16 nhân viên trong bộ phận Ocean Export và 6 cuộc phỏng vấn sâu với các nhân viên và quản lý.
- **Phương pháp phân tích**: Phân tích định lượng số liệu làm thêm giờ, tỷ lệ nghỉ việc; phân tích định tính từ phỏng vấn để xác định nguyên nhân và đánh giá hiệu quả các giải pháp quản lý thời gian.
- **Cỡ mẫu và chọn mẫu**: 16 nhân viên được chọn ngẫu nhiên trong bộ phận Ocean Export, đảm bảo đại diện cho các vị trí khác nhau (quản lý, nhân viên, giám sát).
- **Timeline nghiên cứu**: Thu thập dữ liệu từ năm 2015 đến 2017, khảo sát và phỏng vấn thực hiện trong quý 1 và quý 2 năm 2018.

## Kết quả nghiên cứu và thảo luận

### Những phát hiện chính

- Tỷ lệ làm thêm giờ trung bình của nhân viên bộ phận Ocean Export tăng từ 42 giờ năm 2015 lên 405 giờ năm 2017, trong khi số lượng lô hàng chỉ tăng 130% (từ 2.350 lên 5.406 lô hàng), cho thấy làm thêm giờ không tương xứng với khối lượng công việc.
- 62% nhân viên cảm thấy thời gian trong ngày không đủ để hoàn thành công việc, 48% thường xuyên bị gián đoạn trong giờ làm việc, và 47% chưa thực hiện tốt việc lập kế hoạch công việc.
- Phân tích nguyên nhân cho thấy kỹ năng quản lý thời gian yếu kém là nguyên nhân chính dẫn đến làm thêm giờ quá mức, bên cạnh đó là áp lực công việc, sự gián đoạn và quy trình làm việc phức tạp.
- Tỷ lệ nghỉ việc có xu hướng tăng cao (11% năm 2015) do áp lực công việc và thiếu kỹ năng quản lý thời gian, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của công ty.

### Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của tình trạng làm thêm giờ quá mức là do nhân viên chưa được đào tạo bài bản về kỹ năng quản lý thời gian, dẫn đến việc không biết cách ưu tiên công việc và lập kế hoạch hợp lý. So với một công ty cùng ngành, nhân viên tại Expeditors có số giờ làm thêm trung bình cao hơn gần gấp 3 lần, phản ánh sự khác biệt về kỹ năng quản lý thời gian. Áp lực công việc và sự gián đoạn liên tục trong quá trình làm việc cũng làm giảm hiệu quả làm việc thực tế, khiến nhân viên phải làm thêm giờ để hoàn thành nhiệm vụ.

Kết quả khảo sát cho thấy việc áp dụng mô hình Eisenhower Box và thiết lập mục tiêu SMART có thể giúp nhân viên phân loại công việc rõ ràng, ưu tiên xử lý các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, từ đó giảm thiểu thời gian lãng phí. Việc xây dựng kế hoạch công việc cụ thể và sử dụng danh sách công việc (to-do list) cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thời gian cá nhân.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh số giờ làm thêm và số lượng lô hàng qua các năm, bảng phân tích kết quả khảo sát về các nguyên nhân gây mất thời gian và biểu đồ tỷ lệ nghỉ việc theo năm để minh họa tác động của quản lý thời gian đến hiệu quả công việc và sự ổn định nhân sự.

## Đề xuất và khuyến nghị

- **Tổ chức đào tạo kỹ năng quản lý thời gian**: Triển khai các khóa đào tạo về lập kế hoạch, ưu tiên công việc theo mô hình Eisenhower Box và thiết lập mục tiêu SMART cho toàn bộ nhân viên trong vòng 6 tháng tới, do phòng Nhân sự phối hợp với Trung tâm Phát triển cá nhân thực hiện.
- **Xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá quản lý thời gian**: Áp dụng hệ thống HRMS để giám sát giờ làm việc và hiệu quả công việc hàng tháng, giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời, thực hiện liên tục và báo cáo định kỳ.
- **Cải tiến quy trình làm việc và công cụ hỗ trợ**: Đơn giản hóa quy trình xử lý lô hàng, giảm thiểu thao tác thủ công và tăng cường sử dụng công nghệ thông tin để giảm thời gian nhập liệu, hoàn thành trong vòng 12 tháng, do bộ phận Công nghệ thông tin và Quản lý vận hành phối hợp thực hiện.
- **Tăng cường vai trò lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả**: Đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho quản lý nhằm phân bổ công việc hợp lý, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên quản lý thời gian tốt hơn, thực hiện trong 6 tháng, do phòng Nhân sự và Ban lãnh đạo công ty đảm nhiệm.
- **Khuyến khích văn hóa làm việc cân bằng**: Xây dựng chính sách khuyến khích nhân viên duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm áp lực làm thêm giờ không cần thiết, triển khai trong 3 tháng, do Ban lãnh đạo và phòng Nhân sự phối hợp thực hiện.

## Đối tượng nên tham khảo luận văn

- **Nhà quản lý doanh nghiệp logistics**: Nắm bắt nguyên nhân và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thời gian, từ đó cải thiện năng suất và giảm chi phí làm thêm giờ.
- **Chuyên viên nhân sự và đào tạo**: Áp dụng các chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian phù hợp với đặc thù ngành logistics, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
- **Nhân viên bộ phận vận hành và xuất nhập khẩu**: Hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian, áp dụng các công cụ và phương pháp để nâng cao hiệu quả công việc cá nhân.
- **Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị kinh doanh, logistics**: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam.

## Câu hỏi thường gặp

1. **Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng trong ngành logistics?**  
Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhân viên ưu tiên công việc, giảm thiểu làm thêm giờ không cần thiết, nâng cao hiệu quả và giảm stress, từ đó cải thiện năng suất và chất lượng dịch vụ.

2. **Làm thế nào để phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng?**  
Sử dụng mô hình Eisenhower Box để phân loại công việc theo hai tiêu chí: khẩn cấp (cần xử lý ngay) và quan trọng (đóng góp vào mục tiêu dài hạn), giúp ưu tiên xử lý đúng thứ tự.

3. **Giải pháp nào giúp giảm làm thêm giờ hiệu quả nhất?**  
Đào tạo kỹ năng lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu SMART, sử dụng to-do list và cải tiến quy trình làm việc là những giải pháp thiết thực giúp giảm làm thêm giờ và nâng cao hiệu quả.

4. **Làm thế nào để duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi áp lực công việc cao?**  
Xây dựng văn hóa làm việc hỗ trợ cân bằng, khuyến khích nghỉ ngơi hợp lý, quản lý áp lực và tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và quản lý để điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp.

5. **Tỷ lệ nghỉ việc có liên quan thế nào đến quản lý thời gian?**  
Quản lý thời gian kém dẫn đến áp lực công việc cao, làm giảm sự hài lòng và tăng tỷ lệ nghỉ việc, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và chi phí của doanh nghiệp.

## Kết luận

- Kỹ năng quản lý thời gian yếu kém là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng làm thêm giờ quá mức tại bộ phận Ocean Export của Expeditors Vietnam.  
- Áp lực công việc, sự gián đoạn và quy trình phức tạp cũng góp phần làm giảm hiệu quả làm việc.  
- Việc áp dụng mô hình Eisenhower Box và thiết lập mục tiêu SMART giúp nhân viên ưu tiên công việc hiệu quả hơn.  
- Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian và cải tiến quy trình làm việc là giải pháp thiết thực để giảm làm thêm giờ và nâng cao năng suất.  
- Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, cải tiến công cụ hỗ trợ và tăng cường vai trò lãnh đạo nhằm duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

**Hành động ngay hôm nay để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, giảm áp lực công việc và tăng hiệu quả cho tổ chức của bạn!**