CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng 1.1 Khái niệm về văn phòng Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn co: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là một bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này [2]. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lữu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.
10 Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng nhơ quan niệm hiện này để cập nó thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc “Hành chính - quản trị” hoặc “Hành chính - Tổ chức - Quản trị” hay “Hành chính - Tổng hợp”… Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ quan, một tổ chức.
Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “văn thư” hoặc bộ phận “văn thư - lưu trữ” hay bộ phận “văn thư - lễ tân”. Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch - chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ 11 chức… Như vậy rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau” [2].
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” [14].2 Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng a. Khái niệm về hành chính văn phòng Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh.Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Vị trí của văn phòng Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp.Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt dộng quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những 12 thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ.
Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp [14],[16],[25]. Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp.
Là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử trong lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách.Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp.3 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng Văn phòng là một của cơ quan, tổ chức.
Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau: - Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dung chính: + Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách. Thông thường, văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 thường xuất hiện các bộ phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết [16],[22]. + Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc, người quản lý cần tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản. - Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thành khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng. + Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòng của mình.
+ Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm. + Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gian hoàn thành công việc của từng bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của phòng. + Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động.4 Chức năng của công tác quản lý hành chính văn phòng - Chức năng quản lý.
- Chức năng của quản lý hành chính văn phòng.