Giải Pháp Hoàn Thiện Quản Trị Kênh Phân Phối Sản Phẩm Tại Công Ty TNHH MTV Phong Lan Kim Oanh

Quản lý phân phối hàng ngày liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng. Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy chế và quy trình thu thập, tập hợp và xử lý đơn đặt hàng rõ ràng, đơn giản, gọn nhẹ, nhanh và chính xác cho khách hàng (Trần Minh Đạo, 2009). Đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác là yếu tố then chốt để duy trì sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động của kênh phân phối.

Phạm vi quản trị kênh phân phối là bao trùm toàn bộ hoạt động của kênh, liên quan đến tất cả mọi thành viên trong kênh từ nhà sản xuất (NSX) đến người tiêu dùng cuối cùng. Quản trị kênh phân phối là quản trị các hoạt động, các quan hệ bên ngoài doanh nghiệp chứ không phải trong nội bộ doanh nghiệp nên người quản trị kênh cần phải sử dụng những biện pháp hoàn toàn khác với những biện pháp quản trị các biến số marketing khác.

Quá trình chọn lựa thành viên của kênh bao gồm các bước cơ bản như sau: tìm kiếm thành viên có khả năng, dùng tiêu chuẩn tuyển chọn (khả năng thanh toán, uy tín, tốc độ tăng trưởng, lợi nhuận, quy mô, khả năng bán hàng, chất lượng phục vụ, chủng loại hàng hóa kinh doanh, thâm niên công tác trong kênh, khả năng tăng trưởng trong tương lai.) để đánh giá khả năng phù hợp với các thành viên của kênh và bảo đảm các thành viên kênh tương lai này chắc chắn tham gia kênh.

Thành công trên thị trường đòi hỏi các thành viên của kênh phải có sức mạnh, đó là những nhà phân phối (NPP) có hiệu quả. Do đó, quyết định tuyển chọn là thường xuyên, cần thiết ngay cả khi những thay đổi trong cấu trúc kênh không xảy ra. Việc đánh giá năng lực và tiềm năng của các ứng viên là vô cùng quan trọng.

Các trung gian phải được thường xuyên khuyến khích hoạt động để hoàn thành tốt nhất công việc của họ. NSX phải tạo được mối quan hệ chặt chẽ với các thành viên, kịp thời khen thưởng động viên họ, và tiến hành các hoạt động xúc tiến với thành viên như là những bạn hàng, khách hàng của NSX.

Để có sự động viên khuyến khích thỏa đáng, người quản trị kênh phải tìm hiểu nhu cầu và trở ngại của các thành viên trong kênh xem họ đang cần gì từ các mối quan hệ trong kênh. Điều này giúp NSX thúc đẩy mối quan hệ với các thành viên kênh, giám sát tốt hệ thống phân phối.

Trong nội dung quản lý kênh, nhà quản trị phải định kỳ hoặc có thể đột xuất cần phải đánh giá hoạt động của các thành viên kênh theo những tiêu chuẩn như: mức tiêu thụ đã đạt được, mức dự trữ bình quân, thời gian giao hàng cho khách, cách xử lý hàng bị hư và mất, sự hợp tác với các chương trình khuyến mãi và huấn luyện, cùng các dịch vụ của người trung gian dành cho khách hàng.

Để đánh giá hoạt động của các thành viên trong kênh, các nhà quản trị có thể sử dụng một số yếu tố sau: Hoạt động bán của các thành viên trong kênh, duy trì mức độ tồn kho, khả năng bán hàng của lực lượng bán. Hoạt động bán là tiêu chuẩn quan trọng và thường được sử dụng để đánh giá sự thực hiện của các thành viên kênh, nhà quản trị kênh có thể đánh giá dữ liệu bán theo các mức sau: Sản lượng hàng bán hiện tại của thành viên so sánh với lượng bán trong quá khứ; doanh số bán của một thành viên so với các thành viên khác trong kênh; so sánh lượng bán của thành viên trong kênh với các tiêu chuẩn do NSX đã định trước đó.

Xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh phân phối, đảm bảo thông tin trong suốt từ NSX đến NTD cuối cùng: điều này giúp doanh nghiệp và các thành viên kênh có sự trao đổi thông tin với nhau về những hoạt động phân phối hàng ngày, các hoạt động của đối thủ cạnh tranh chính xác hơn.

Quản lý dòng vật chất dựa trên dòng thông tin tiên tiến và các phương tiện vận tải và lưu kho hiện đại: người quản trị cần phải biết sử dụng các phương thức và công cụ để giảm rủi ro bằng cách chỉ thực hiện phân phối khi xác định được nhu cầu thị trường và đơn hàng chắc chắn. Kết hợp với việc sử dụng các phương tiện vận tải phù hợp để tiết kiệm chi phí.

Tăng cường dòng xúc tiến: xúc tiến là một trong những hoạt động hỗ trợ kênh phân phối quan trọng nhất của doanh nghiệp. Dựa vào dòng thông tin, doanh nghiệp nên hợp tác với các thành viên kênh để đưa ra một chương trình xúc tiến phù hợp với từng thị trường.

Hoàn thiện dòng đặt hàng: để việc đặt hàng diễn ra một cách tối ưu nhất, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình đặt hàng tốt nhất đi từ khách hàng đến doanh nghiệp và ngược lại: nhập đơn hàng, tập hợp, sắp xếp và giải quyết đơn hàng. Đây là hoạt động diễn ra hàng ngày và rất dễ mắc sai sót.