Tổng quan nghiên cứu

Hiện nay, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của dân tộc Việt Nam. Tài liệu lưu trữ tại đây rất đa dạng về hình thức và nội dung, bao gồm các bản gốc, bản chính được ghi trên nhiều vật mang tin như giấy dó, giấy công nghiệp, gỗ, phim ảnh, băng đĩa, với nhiều ngôn ngữ khác nhau như chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh và chữ Việt. Đây là nguồn sử liệu vô giá, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ đang đối mặt với nhiều nguy cơ xuống cấp nghiêm trọng do lão hóa tự thân vật mang tin, tác động của môi trường khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, thiên tai, sinh vật phá hoại, cũng như các rủi ro do con người như hỏa hoạn, chiến tranh và khủng bố. Việc tiếp cận và sử dụng tài liệu gốc thường xuyên cũng làm tăng nguy cơ hư hỏng. Do đó, bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu giấy, trở thành nhiệm vụ cấp bách nhằm bảo vệ an toàn và duy trì giá trị thông tin của tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào ba nội dung chính: (1) khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; (2) đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ; (3) đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy phù hợp với điều kiện thực tế tại các Trung tâm. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong tài liệu lưu trữ giấy tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, với thời gian khảo sát và phân tích chủ yếu trong giai đoạn từ năm 1996 đến 2003. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng cơ sở lý luận, chính sách và thực tiễn bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam, góp phần bảo vệ di sản văn hóa và lịch sử quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình lưu trữ học hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết bảo quản tài liệu lưu trữ: nhấn mạnh tính độc bản của tài liệu lưu trữ, sự cần thiết của việc bảo vệ bản gốc và tạo lập bản sao bảo hiểm để đảm bảo an toàn thông tin.
  • Mô hình phông bảo hiểm tài liệu: định nghĩa phông bảo hiểm là tập hợp các bản sao bảo hiểm của tài liệu có giá trị đặc biệt, được bảo quản riêng biệt nhằm phòng ngừa mất mát hoặc hư hỏng.
  • Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ: theo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, bảo hiểm tài liệu là việc sao chụp và bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt, tách rời bản gốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu quý hiếm.
  • Khái niệm thẩm quyền quản lý tài liệu: quyền hạn và nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được pháp quy hóa nhằm tránh chồng chéo và đảm bảo hiệu quả quản lý.
  • Khái niệm về vật mang tin và ảnh hưởng của môi trường: phân tích tác động của chất liệu giấy công nghiệp, mực viết, nhiệt độ, độ ẩm và sinh vật phá hoại đến tuổi thọ tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp khoa học sau:

  • Khảo sát, điều tra thực trạng: thu thập số liệu về khối lượng, thành phần, tình trạng vật lý tài liệu tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu.
  • Phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin: dựa trên nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản và bảo hiểm tài liệu.
  • Trao đổi kinh nghiệm chuyên gia trong và ngoài nước: tiếp nhận kiến thức từ các chuyên gia lưu trữ tại Đức, Nga, Singapore nhằm học hỏi các mô hình bảo hiểm tài liệu tiên tiến.
  • Thử nghiệm và quan sát ứng dụng công nghệ: đánh giá hiệu quả công nghệ micrôphim và số hóa trong việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
  • Nguồn dữ liệu: số liệu thu thập từ khảo sát thực tế tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III; tài liệu tham khảo từ các văn bản pháp luật, báo cáo khoa học, và các chuyến khảo sát quốc tế.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: tập trung vào toàn bộ tài liệu giấy lưu trữ tại ba Trung tâm, đặc biệt các phông tài liệu quý hiếm như Châu bản, Mộc bản, tài liệu hành chính và kỹ thuật.
  • Timeline nghiên cứu: từ năm 1996 đến 2003, với các giai đoạn khảo sát, phân tích, thử nghiệm công nghệ và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

    • Tổng khối lượng tài liệu khoảng 30 km giá, trong đó Trung tâm I quản lý gần 6 km, Trung tâm II gần 15 km, Trung tâm III khoảng 10 km.
    • Tài liệu đa dạng về loại hình: tài liệu Hán-Nôm, tiếng Pháp, Mỹ-Nguỵ, tài liệu Mộc bản, phim ảnh, ghi âm.
    • Tình trạng vật lý tài liệu xuống cấp nghiêm trọng, ví dụ: 90,78% tài liệu Châu bản bị hư hỏng các mức độ; 50% tài liệu huyện Thọ Xương cần tu bổ; tài liệu giấy công nghiệp có độ pH từ 4,3-5,5, dễ giòn và vỡ vụn.

  2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu

    • Công tác bảo hiểm tài liệu mới được triển khai hạn chế, chủ yếu tập trung vào tài liệu quý hiếm như Châu bản và Mộc bản.
    • Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã số hóa 700 tập Châu bản với 365.000 trang ảnh trên CD-ROM, mỗi CD-ROM nhân thành 3 bản để bảo hiểm và phục vụ khai thác.
    • Trung tâm II cũng đã số hóa tài liệu Mộc bản trên CD-ROM từ năm 1998.
    • Tuy nhiên, việc lưu trữ trên CD-ROM gặp hạn chế về dung lượng, độ bền và khả năng truy cập dữ liệu.

  3. Ảnh hưởng của môi trường và con người đến tài liệu

    • Nhiệt độ trung bình 22-27°C và độ ẩm 80% vượt xa tiêu chuẩn bảo quản (20±2°C, 50±5% độ ẩm), tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển.
    • Có tới 36 loại côn trùng gây hại tài liệu, trong đó mối, mọt, ba đuôi là phổ biến.
    • Tài liệu bị hư hại do sử dụng bản gốc thường xuyên, thiếu kho tàng và thiết bị bảo quản chuyên dụng, cũng như các sự cố do con người như hỏa hoạn, chiến tranh.

  4. Cơ sở pháp lý và tổ chức bảo hiểm tài liệu

    • Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định rõ việc bảo hiểm tài liệu đặc biệt quý hiếm.
    • Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia được thành lập năm 2001 để tiếp nhận và quản lý bản sao bảo hiểm.
    • Các đề án xây dựng kho bảo hiểm và nâng cấp công nghệ bảo hiểm tài liệu đang được xúc tiến.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng xuống cấp tài liệu là do đặc tính vật liệu giấy công nghiệp chứa lignin và các chất dễ oxy hóa, kết hợp với điều kiện khí hậu nhiệt đới nóng ẩm và thiếu trang thiết bị bảo quản hiện đại. So với các nghiên cứu quốc tế, Việt Nam đang trong giai đoạn đầu áp dụng công nghệ số hóa và micrôphim để bảo hiểm tài liệu, còn nhiều hạn chế về kỹ thuật và hạ tầng lưu trữ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trong quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản là bước tiến quan trọng, tuy nhiên còn gặp khó khăn về dung lượng lưu trữ và khả năng truy cập dữ liệu xuyên suốt. Kinh nghiệm từ các nước như Đức và Nga cho thấy việc lập bản sao bảo hiểm toàn bộ phông tài liệu, không chỉ riêng tài liệu quý hiếm, giúp tăng cường hiệu quả bảo vệ thông tin.

Cơ sở pháp lý đã được hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai bảo hiểm tài liệu. Tuy nhiên, việc thiếu nguồn lực đầu tư, nhân lực chuyên môn và trang thiết bị hiện đại vẫn là thách thức lớn. Việc xây dựng kho bảo hiểm chuyên dụng và đào tạo nguồn nhân lực là cần thiết để nâng cao chất lượng bảo hiểm tài liệu.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố khối lượng tài liệu theo từng Trung tâm, bảng thống kê tỷ lệ tài liệu hư hỏng theo loại hình và biểu đồ tiến độ số hóa tài liệu Châu bản qua các năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện cơ chế, chính sách bảo hiểm tài liệu

    • Xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật chi tiết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu giấy quý hiếm.
    • Mục tiêu: Tăng cường khung pháp lý, đảm bảo tính pháp lý cho bản sao bảo hiểm.
    • Thời gian: 1-2 năm.
    • Chủ thể: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

  2. Đầu tư xây dựng và cải tạo kho bảo hiểm chuyên dụng

    • Xây dựng kho bảo hiểm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về nhiệt độ, độ ẩm, an ninh và phòng cháy chữa cháy.
    • Mục tiêu: Bảo quản an toàn bản sao bảo hiểm, giảm thiểu rủi ro thiên tai và cháy nổ.
    • Thời gian: 3-5 năm.
    • Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với các địa phương.

  3. Ứng dụng công nghệ hiện đại trong lập bản sao bảo hiểm

    • Triển khai công nghệ micrôphim kết hợp số hóa để tạo bản sao bảo hiểm có độ bền cao và dễ khai thác.
    • Mục tiêu: Tăng dung lượng lưu trữ, nâng cao chất lượng và tuổi thọ bản sao.
    • Thời gian: 2-3 năm.
    • Chủ thể: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

  4. Đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực chuyên môn

    • Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ thuật bảo hiểm tài liệu, công nghệ số hóa và quản lý kho bảo hiểm.
    • Mục tiêu: Nâng cao năng lực chuyên môn, đảm bảo vận hành hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu.
    • Thời gian: Liên tục, ưu tiên 1-2 năm đầu.
    • Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các trường đại học chuyên ngành lưu trữ.

  5. Xây dựng hệ thống quản lý và khai thác bản sao bảo hiểm

    • Phát triển phần mềm quản lý dữ liệu tài liệu bảo hiểm trên nền tảng mạng nội bộ và Internet, hỗ trợ tìm kiếm và khai thác thông tin.
    • Mục tiêu: Tăng cường khả năng khai thác, giảm áp lực sử dụng bản gốc.
    • Thời gian: 1-2 năm.
    • Chủ thể: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, phối hợp với các đơn vị công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

    • Lợi ích: Nắm bắt thực trạng, phương pháp và giải pháp bảo hiểm tài liệu, nâng cao hiệu quả công tác bảo quản.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp công nghệ và tổ chức trong công tác bảo hiểm tài liệu.

  2. Nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ

    • Lợi ích: Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng chính sách, quy định pháp luật về bảo hiểm tài liệu.
    • Use case: Xây dựng các đề án, kế hoạch đầu tư và phát triển hệ thống lưu trữ quốc gia.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành lưu trữ học, thư viện học

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo chuyên sâu về bảo hiểm tài liệu, công nghệ bảo quản và quản lý tài liệu lưu trữ.
    • Use case: Phát triển chương trình đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực lưu trữ.

  4. Các tổ chức nghiên cứu lịch sử, văn hóa và khoa học xã hội

    • Lợi ích: Hiểu rõ giá trị và tình trạng tài liệu lưu trữ, từ đó có kế hoạch khai thác và bảo vệ nguồn sử liệu.
    • Use case: Sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo hiểm để phục vụ nghiên cứu và giảng dạy.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là gì?
    Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc tạo lập bản sao của tài liệu gốc và bảo quản bản sao đó tại kho lưu trữ riêng biệt nhằm bảo vệ an toàn tài liệu quý hiếm, tránh mất mát do thiên tai, hỏa hoạn hoặc hư hỏng. Ví dụ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã áp dụng công nghệ số hóa và micrôphim để lập bản sao bảo hiểm.

  2. Tại sao phải bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia?
    Tài liệu giấy dễ bị lão hóa, vàng giòn do chất liệu giấy công nghiệp chứa lignin và ảnh hưởng của môi trường nhiệt đới nóng ẩm. Bảo hiểm tài liệu giúp bảo tồn thông tin khi bản gốc bị hư hỏng hoặc mất mát, đảm bảo nguồn sử liệu quý giá được lưu giữ lâu dài.

  3. Các công nghệ nào được sử dụng để bảo hiểm tài liệu?
    Công nghệ micrôphim và số hóa là hai phương pháp chính. Micrôphim có tuổi thọ cao, phù hợp bảo quản lâu dài; số hóa giúp dễ dàng truy cập và khai thác thông tin. Kết hợp hai công nghệ này giúp tối ưu hóa hiệu quả bảo hiểm tài liệu.

  4. Tình trạng hiện tại của tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ra sao?
    Tổng cộng khoảng 30 km giá tài liệu, đa dạng về loại hình và ngôn ngữ. Nhiều tài liệu quý hiếm như Châu bản có tới 90% bị hư hỏng các mức độ; tài liệu giấy công nghiệp bị a xít hóa, dễ giòn vỡ. Thiếu kho tàng và thiết bị bảo quản hiện đại là nguyên nhân chính.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu trong tương lai?
    Cần hoàn thiện chính sách pháp luật, đầu tư xây dựng kho bảo hiểm chuyên dụng, ứng dụng công nghệ hiện đại, đào tạo nhân lực chuyên môn và phát triển hệ thống quản lý dữ liệu. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu Châu bản trên nền tảng Web để tăng cường khai thác.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia rất đa dạng, phong phú và có giá trị lịch sử, văn hóa to lớn, nhưng đang bị xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
  • Bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu giấy, là giải pháp thiết yếu nhằm bảo vệ an toàn thông tin và duy trì giá trị sử liệu trong mọi tình huống.
  • Công tác bảo hiểm tài liệu tại Việt Nam đã có cơ sở pháp lý vững chắc và bước đầu ứng dụng công nghệ micrôphim, số hóa, tuy còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Đề xuất các giải pháp toàn diện về chính sách, tổ chức, công nghệ và nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả bảo hiểm tài liệu trong thời gian tới.
  • Khuyến nghị các cơ quan quản lý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các bên liên quan phối hợp triển khai các giải pháp, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện công tác bảo hiểm tài liệu để bảo vệ di sản quốc gia.

Next steps: Triển khai đề án xây dựng kho bảo hiểm, hoàn thiện hệ thống quản lý dữ liệu số hóa, đào tạo nhân lực chuyên sâu và hoàn thiện khung pháp lý.

Call to action: Các đơn vị lưu trữ cần ưu tiên đầu tư và áp dụng các giải pháp bảo hiểm tài liệu để bảo vệ nguồn sử liệu quý giá cho thế hệ tương lai.