CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 1.1 Các khái niệm về công tác tổ chức, quản lý thư viện đại học 1.1 Khái niệm chung về công tác tổ chức, quản lý * Khái niệm chung về công tác tổ chức Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức. Các tổ chức trong xã hội vô cùng đa dạng và phong phú, để hình thành một tổ chức, để tổ chức đó tồn tại và phát triển đạt được những mục tiêu định trước, công việc đầu tiên và cốt yếu nhất là công tác tổ chức. Thuật ngữ tổ chức được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khoa học và đời sống. Đồng thời nó được hiểu theo nhiều nghĩa, nhiều cấp độ khác nhau.
Chẳng hạn, với tư cách là một danh từ, tổ chức được hiểu là một tập hợp người, với những quy chế chặt chẽ được tạo ra nhằm thực hiện một chức năng nhất định, như tổ chức Đoàn Thanh niên, một lớp học, xí nghiệp.v… Với tư cách là tính từ, tổ chức được hiểu là trình độ nhất định của một nhóm xã hội, là đặc tính của nhóm. Với tư cách là động từ, tổ chức được hiểu là hoạt động, một quá trình tác động, trong đó có người tổ chức và người được tổ chức, bao hàm sự phân bố, sắp xếp tương hỗ và sự liên hệ qua lại của các yếu tố trong một phức hợp nào đó. Tổ chức giờ lên lớp, hình thức tổ chức dạy học được hiểu theo nghĩa này, tức là cách thức sắp xếp các biện pháp sư phạm thích hợp để tiến hành các buổi học tập của học sinh. Trong khoa học quản lý, cấu trúc tổ chức được đề cập đến cách thức một tổ chức phải ứng xử trong việc phân công, bố trí và phối hợp các hoạt động của mình như thế nào.
Nói cách khác, cấu trúc tổ chức là một hệ thống 13 chính thức các quan hệ công tác kể cả về hai phía phân chia và kết hợp các công việc, các hoạt động trong một tổ chức. “Công tác tổ chức là quá trình lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức” [7, tr. Công tác tổ chức có những đặc trưng cơ bản sau: - Sắp đặt nhân sự trong tổ chức một cách hệ thống, sao cho mỗi người, mỗi nhóm có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức, có mối quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định. - Đề ra những cách thức hoạt động nhất định để đạt được mục đích của tổ chức.
- Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết một cách khoa học để đạt được mục đích của tổ chức. - Thiết lập mối quan hệ tương tác với những tổ chức khác. Các tổ chức có những mục đích giống nhau thường có sự cạnh tranh hoặc hợp tác nhất định và cùng chịu sự tác động trong khuôn khổ quản lý vĩ mô của nhà nước. - Lựa chọn những nhà quản lý là những người chịu trách nhiệm điều hành, phối hợp các nguồn lực và phát triển các mối quan hệ bên ngoài để đưa toàn bộ hoạt động của tổ chức đạt mục đích với hiệu quả cao.
- Xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của các thành viên trong tổ chức, xác định cơ cấu tổ chức thông qua sơ đồ các mối quan hệ. * Khái niệm chung về công tác quản lý Trong lÞch sö ph¸t triÓn cña loµi ng−êi, tõ khi cã sù ph©n c«ng lao ®éng ®· xuÊt hiÖn mét d¹ng lao ®éng mang tÝnh ®Æc thï, ®ã lµ tæ chøc, xắp xếp, ®iÒu khiÓn c¸c ho¹t ®éng lao ®éng theo nh÷ng yªu cÇu nhÊt ®Þnh. D¹ng lao ®éng mang tÝnh ®Æc thï ®ã ®−îc gäi lµ ho¹t ®éng qu¶n lý. 14 Mäi ho¹t ®éng cña x· héi ®Òu cÇn tíi qu¶n lý.
Qu¶n lý võa lµ khoa häc, võa lµ nghÖ thuËt trong viÖc ®iÒu khiÓn mét hÖ thèng x· héi c¶ ë tÇm vÜ m« vµ vi m«. §ã lµ nh÷ng ho¹t ®éng cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn khi nh÷ng con ng−êi kÕt hîp víi nhau trong c¸c nhãm, c¸c tæ chøc nh»m ®¹t ®−îc nh÷ng môc tiªu chung. Sống trong xã hội, con người bao giờ cũng nằm trong một nhóm, một tổ chức nào đó. Hoạt động quản lý là hoạt động hình thành khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Mác đã viết: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng đều cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất khác với sự vận động của những khí quan độc lập của nó. Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng” Theo tác giả Ngô Trung Việt, từ quản lý (management) bắt nguồn từ chữ Latinh “manus” nghĩa là bàn tay. Thực hiện quản lý là “nắm vững trong tay”, “điều khiển vững tay”. Theo một nghĩa nào đó, quản lý là một nghệ thuật khiến người khác phải làm việc.
Tùy theo các cách tiếp cận mà ta có các quan niệm khác nhau về quản lý. Thông thường khi đưa ra khái niệm quản lý, các tác giả thường gắn với một loại hình quản lý cụ thể: - F. Taylor (Mỹ, 1856 - 1915) - người được xem là cha đẻ của thuyết “Quản lý khoa học”, định nghĩa “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó khiến họ hoàn thành công việc tốt nhất và rẻ nhất”[8, tr. Fayol (Pháp, 1841 - 1925) coi quản lý là một loại công việc đặc thù, ông đã nói về nội hàm của khái niệm như sau: “Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”.
Fayol còn chứng minh được 15 rằng khoa học quản lý - “quản lý hành chính”, không những cần thiết cho các tổ chức công nghiệp và hãng kinh doanh mà có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức, kể cả cơ quan của Chính phủ vì quản lý ở một tổ chức đều có chung những chức năng trên. Follet (Mỹ, 1868-1933) cho rằng trong công việc quản lý cần chú trọng tới những người lao động với toàn bộ đời sống của họ, cả yếu tố kinh tế lẫn yếu tố tinh thần. Theo Follet “Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”.Koontz thì cho rằng: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm (tổ chức). Mục đích của mọi nhà quản lý là hình thành môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của mình với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất”[11, tr.
Kozloova: “Quản lý là tính toán, sử dụng các nguồn lực hợp lý (nhân lực, vật lực) nhằm thực hiện các nhiệm vụ và đạt được kết quả tối ưu về kinh tế xã hội”. Ở nước ta, tác giả Mai Hữu Khuê cho rằng: “Quản lý là sự tác động có mục đích với tập thể những người lao động nhằm đạt được những kết quả nhất định và mục đích đã định trước”[26, tr. - Tác giả Trần Kiểm lại cho rằng: “Quản lý là những tác động có định hướng, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý trong tổ chức để vận hành tổ chức, nhằm đạt mục đích nhất định” [29, tr. - Theo Nguyễn Quốc Chí: “Quản lý giáo dục là được hiểu như việc thực hành đầy đủ các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra trên toàn bộ các hoạt động giáo dục và tất nhiên cả những phần tài chính và vật chất của các hoạt động đó nữa”[30, tr.
- Theo tác giả Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “Hoạt động quản lý là tác động có 16 định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”[21, tr. Như vậy, quản lý là sự tác động có định hướng của người quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra. Quản lý là một trong những hoạt động vừa khó khăn vừa phức tạp lại có ý nghĩa trong sự phát triển hay trì trệ của mọi tổ chức. Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế các nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi con người trong tổ chức, tạo niềm tin, sức mạnh và truyền thống của tổ chức.
Như vậy thuật ngữ “quản lý” được hiểu là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp với quy luật khách quan. Các chức năng cơ bản của quản lý: Những hoạt động của chủ thể quản lý phải thực hiện mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động quản lý gọi là chức năng quản lý. Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản lý, song nhìn chung ngày nay theo đa số các nhà khoa học thì quản lý gồm có các chức năng cơ bản như: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra. - Chức năng hoạch định: Hoạch định là chức năng khởi đầu và cơ bản nhất trong các chức năng quản lý, nhằm ấn định rõ mục tiêu của tổ chức.
Lập kế hoạch là việc lựa chọn một đường lối hành động tương lai mà tổ chức sẽ hoạt động để đạt được các mục tiêu định trước, bao gồm từ mục tiêu tổng thể tới các mục tiêu của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức sự hiểu biết và đánh 17 giá thận trọng. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải xác định các đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu. - Chức năng tổ chức: Chức năng này liên quan tới việc xây dựng cấu trúc của tổ chức, thành lập các bộ phận chức năng, xác định một cơ cấu chính, xác định vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho các thành viên trong một tổ chức.