Đồ án tốt nghiệp: Xây dựng hệ thống quản lý kho cho công ty Dược Phẩm Tam Long

Tải đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý kho cho sinh viên CNTT. Báo cáo đầy đủ các bước phân tích, thiết kế hệ thống và code tham khảo.

• Tác giả: Nguyễn Văn Du
• Người hướng dẫn: Ts. Lê Văn Phùng
• Trường học: Trường Đại học Dân lập Hải Phòng
• Chuyên ngành: Công nghệ Thông tin
• Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý kho
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG
• 1.1. Khái quát về công ty TNHH Dược Phẩm Tam Long
• 1.1.1. Sơ lược về công ty
• 1.1.2. Giới thiệu về một số bộ phận trong công ty
• 1.2. Mô tả hoạt động của hệ thống hiện tại
• 1.3. Mục tiêu quản lý
• 1.4. Hồ sơ dữ liệu sử dụng
• 1.5. Mô hình nghiệp vụ
• 1.6. Sơ đồ phân rã chức năng
• 1.7. Ma trận thực thể chức năng
• 2. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HƯỚNG CẤU TRÚC
• 2.1. Các khái niệm cơ bản
• 2.2. Hệ thống thông tin
• 2.3. Các đặc điểm của phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc
• 2.4. Quan điểm vòng đời của (chu trình sống) của HTTT
• 2.5. Phương pháp mô hình hóa
• 2.6. Các loại mô hình trong phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc
• 2.7. Mô hình xử lý
• 2.8. Mô hình dữ liệu
• 2.9. Quy trình phân tích thiết kế theo hướng cấu trúc
• 2.10. Đề cương của các mô hình chính trong phân tích và thiết kế một ứng dụng
• 2.11. Quy trình phân tích và thiết kế hướng cấu trúc
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
• 3.1. Mô hình phân tích xử lý
• 3.1.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
• 3.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
• 3.2. Mô hình phân tích dữ liệu
• 3.2.1. Xác định các thực thể
• 3.2.2. Xác định các mối quan hệ
• 3.2.3. Mô hình khái niệm dữ liệu
• 4. CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
• 4.1. Thiết kế CSDL
• 4.1.1. Thiết kế CSDL logic
• 4.1.2. Thiết kế CSDL vật lý
• 4.2. Thiết kế đầu ra
• 4.3. Mô hình luồng dữ liệu hệ thống
• 4.4. Thiết kế giao diện
• 4.4.1. Các giao diện cập nhật dữ liệu
• 4.4.2. Các giao diện xử lý dữ liệu
• 4.4.3. Tích hợp giao diện
• 4.5. Thiết kế chương trình
• 4.6. Sơ đồ đặc tả giao diện
• 4.7. Hệ thống thực đơn
• 5. CHƯƠNG 5: LẬP TRÌNH THỬ NGHIỆM
• 5.1. Giới thiệu hệ quản trị CSDL và ngôn ngữ lập trình lựa chọn
• 5.1.1. Hệ quản trị CSDL SQL SERVER
• 5.1.2. Ngôn ngữ VISUAL BASIC
• 5.2. Giao diện chương trình
• 5.2.1. Giao diện cập nhật
• 5.2.2. Giao diện tìm kiếm
• 5.3. Đánh giá kết quả thực hiện chương trình
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Khám phá đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý kho

Một đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý kho là một dự án học thuật và thực tiễn, tập trung vào việc áp dụng kiến thức công nghệ thông tin để giải quyết bài toán quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp. Đề tài này không chỉ đòi hỏi kỹ năng lập trình mà còn yêu cầu khả năng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin một cách bài bản. Mục tiêu cốt lõi của đề tài quản lý kho là tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời cho nhà quản lý. Một hệ thống quản lý kho hiệu quả sẽ bao gồm nhiều module chức năng, từ quản lý nhập xuất tồn đến tạo báo cáo thống kê chi tiết. Sinh viên thực hiện đề tài này sẽ được trải nghiệm toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm, từ khảo sát yêu cầu thực tế tại một đơn vị cụ thể, như trong tài liệu gốc là "Công Ty TNHH Dược Phẩm Tam Long", đến việc lựa chọn công nghệ phù hợp như quản lý kho bằng C# hoặc quản lý kho bằng Java. Sản phẩm cuối cùng không chỉ là một ứng dụng phần mềm mà còn là một bộ báo cáo đồ án quản lý kho hoàn chỉnh, kèm theo slide báo cáo đồ án để bảo vệ trước hội đồng. Việc hoàn thành xuất sắc đồ án này là minh chứng cho năng lực chuyên môn và sẵn sàng cho công việc thực tế.

1.1. Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý kho hiện đại

Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý kho hiện đại đóng vai trò trung tâm trong quá trình này. Nó thay thế các phương pháp ghi chép sổ sách truyền thống, vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thất thoát, sai lệch dữ liệu và chậm trễ trong việc tổng hợp thông tin. Việc ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ khi hàng hóa được nhập vào cho đến khi xuất đi, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Hệ thống cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí vốn. Hơn nữa, các báo cáo thống kê tự động cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kho, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược. Một app quản lý kho hoặc website quản lý kho còn tăng cường tính linh hoạt, cho phép quản lý từ xa và tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, bán hàng.

1.2. Mục tiêu và phạm vi cốt lõi của đề tài quản lý kho

Mục tiêu chính của đề tài quản lý kho là xây dựng một phần mềm ứng dụng có khả năng giải quyết các nghiệp vụ cơ bản và nâng cao trong công tác quản lý kho hàng. Cụ thể, hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu: quản lý sản phẩm (thông tin, đơn vị tính, giá), quản lý nhà cung cấp và khách hàng, và quan trọng nhất là quản lý vòng đời của hàng hóa thông qua nghiệp vụ nhập kho và xuất kho. Phạm vi của đồ án thường bao gồm việc phân tích hiện trạng, như đã thực hiện tại "Công ty TNHH Dược phẩm Tam Long", để xây dựng các chức năng cần thiết. Các chức năng này bao gồm tạo phiếu nhập, phiếu xuất, theo dõi công nợ và quản lý tồn kho. Hệ thống cũng cần có khả năng phân quyền người dùng để đảm bảo an ninh dữ liệu, chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập các chức năng nhạy cảm. Cuối cùng, một mục tiêu không thể thiếu là khả năng xuất các báo cáo đa dạng, từ báo cáo nhập xuất trong kỳ đến báo cáo tồn kho tại một thời điểm bất kỳ.

II. Phân tích các thách thức trong bài toán quản lý kho thủ công

Quản lý kho thủ công bằng sổ sách hoặc các file Excel đơn giản đặt ra nhiều thách thức nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vấn đề lớn nhất là tính thiếu chính xác và không đồng bộ của dữ liệu. Việc nhập liệu bằng tay dễ dẫn đến sai sót, gây ra chênh lệch giữa số liệu trên giấy tờ và lượng hàng tồn thực tế. Khi quy mô kho hàng lớn, việc kiểm kê thủ công trở nên vô cùng tốn thời gian và nhân lực. Một thách thức khác là sự chậm trễ trong việc truy xuất thông tin. Khi cần biết số lượng một mặt hàng cụ thể, nhân viên kho phải mất thời gian tra cứu trong sổ sách, làm giảm tốc độ xử lý quản lý đơn hàng. Việc lập các báo cáo thống kê hàng tuần, hàng tháng trở thành một công việc nặng nhọc và dễ sai sót. Hơn nữa, phương pháp này không cung cấp được cái nhìn tổng quan theo thời gian thực, khiến nhà quản lý khó đưa ra quyết định nhanh chóng. Các vấn đề về an ninh, bảo mật dữ liệu cũng là một điểm yếu, khi thông tin kinh doanh quan trọng chỉ được lưu trữ trên giấy tờ, dễ bị mất mát hoặc hư hỏng. Đây chính là những lý do cấp thiết cho việc xây dựng một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp.

2.1. Sai sót phổ biến trong quy trình quản lý nhập xuất tồn

Quy trình quản lý nhập xuất tồn là xương sống của hoạt động kho, nhưng khi thực hiện thủ công, nó lại là nơi phát sinh nhiều sai sót nhất. Khi nhập hàng, việc ghi nhầm số lượng, mã sản phẩm hoặc giá nhập là chuyện thường xảy ra. Tương tự, khi xuất hàng, nhân viên có thể xuất sai mặt hàng hoặc ghi thiếu số lượng, dẫn đến thất thoát và khiếu nại từ khách hàng. Vấn đề càng trở nên phức tạp khi không có một hệ thống đối chiếu tự động. Dữ liệu tồn kho chỉ được cập nhật khi nhân viên nhớ ghi chép, tạo ra độ trễ và không phản ánh đúng thực tế. Điều này dẫn đến các quyết định sai lầm như đặt thêm hàng trong khi kho vẫn còn, hoặc báo hết hàng cho khách trong khi sản phẩm vẫn có sẵn. Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

2.2. Khó khăn khi cần lập báo cáo thống kê và theo dõi

Việc lập báo cáo thống kê từ dữ liệu thủ công là một cơn ác mộng đối với bộ phận kho và kế toán. Để có một báo cáo nhập xuất trong tháng, nhân viên phải tổng hợp thủ công từ hàng trăm phiếu nhập, phiếu xuất. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn có nguy cơ cộng sai số liệu rất cao. Các báo cáo phức tạp hơn như phân tích mặt hàng bán chạy, hiệu suất nhà cung cấp, hay vòng quay hàng tồn kho gần như là không thể thực hiện. Ban lãnh đạo thiếu đi những dữ liệu quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh và hoạch định chiến lược. Việc theo dõi lịch sử giá nhập từ các nhà cung cấp khác nhau cũng trở nên khó khăn, làm giảm khả năng đàm phán để có được mức giá tốt nhất. Một code phần mềm quản lý kho tốt sẽ giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tự động hóa hoàn toàn việc tạo báo cáo chỉ với vài cú nhấp chuột.

III. Hướng dẫn phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho tối ưu

Quá trình phân tích và thiết kế là nền tảng quyết định sự thành công của một đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý kho. Giai đoạn này đòi hỏi việc áp dụng các phương pháp luận khoa học để chuyển đổi yêu cầu nghiệp vụ thành một mô hình hệ thống hoàn chỉnh. Theo các tài liệu tham khảo kinh điển như của Lê Văn Phùng (2011) và Nguyễn Văn Vị (2002), quá trình này bắt đầu bằng việc khảo sát hiện trạng và xác định yêu cầu hệ thống. Dựa trên đó, nhà phân tích sẽ xây dựng các mô hình hóa. Sơ đồ phân rã chức năng được sử dụng để xác định các chức năng chính của hệ thống như "Nhập hàng", "Xuất hàng", "Báo cáo". Tiếp theo, sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mô tả cách thông tin di chuyển giữa các chức năng và các tác nhân bên ngoài. Phần quan trọng nhất là thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý kho. Giai đoạn này bao gồm việc xác định các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ để vẽ nên sơ đồ ERD quản lý kho. Cuối cùng là thiết kế kiến trúc phần mềm, thường áp dụng mô hình 3 lớp hoặc MVC để đảm bảo tính linh hoạt, dễ bảo trì và mở rộng hệ thống trong tương lai. Một bản thiết kế tốt sẽ là kim chỉ nam cho giai đoạn lập trình, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.

3.1. Kỹ thuật xây dựng sơ đồ ERD quản lý kho chi tiết

Một sơ đồ ERD quản lý kho (Entity-Relationship Diagram) là bản thiết kế trực quan cho cơ sở dữ liệu. Nó mô tả các thực thể chính, các thuộc tính của chúng và mối quan hệ logic giữa chúng. Các thực thể cốt lõi trong một hệ thống quản lý kho thường bao gồm: Sản Phẩm (MaSP, TenSP, DonViTinh), Nhà Cung Cấp (MaNCC, TenNCC, DiaChi), Khách Hàng (MaKH, TenKH), Phiếu Nhập (SoPN, NgayNhap, MaNCC), Phiếu Xuất (SoPX, NgayXuat, MaKH), và Người Dùng (Username, Password, Quyen). Mối quan hệ giữa các thực thể này cần được xác định rõ ràng. Ví dụ, một Nhà Cung Cấp có thể cung cấp nhiều Phiếu Nhập (quan hệ 1-N). Một Phiếu Nhập có thể chứa nhiều Sản Phẩm, và một Sản Phẩm cũng có thể nằm trong nhiều Phiếu Nhập (quan hệ N-N), mối quan hệ này sẽ được giải quyết bằng một bảng trung gian là ChiTietPhieuNhap. Việc xác định đúng khóa chính và khóa ngoại là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý kho với SQL Server MySQL

Từ sơ đồ ERD, bước tiếp theo là chuyển hóa thành thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý kho vật lý trên một hệ quản trị CSDL cụ thể như SQL Server hoặc MySQL. Quá trình này bao gồm việc tạo các bảng tương ứng với các thực thể, định nghĩa các cột với kiểu dữ liệu phù hợp (ví dụ: VARCHAR, INT, DATETIME, DECIMAL). Các ràng buộc như khóa chính (PRIMARY KEY), khóa ngoại (FOREIGN KEY), NOT NULL, UNIQUE phải được thiết lập để đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán. Ví dụ, trong bảng ChiTietPhieuNhap, SoPN và MaSP sẽ tạo thành một khóa chính phức hợp và đồng thời là khóa ngoại tham chiếu đến bảng Phiếu Nhập và Sản Phẩm. Việc thiết kế chỉ mục (index) cho các cột thường xuyên được truy vấn (như TenSP, NgayNhap) cũng rất quan trọng để tối ưu hóa tốc độ tìm kiếm và thực thi các câu lệnh SQL, đặc biệt khi hệ thống có lượng dữ liệu lớn.

IV. Bí quyết lập trình các module chính của phần mềm quản lý kho

Giai đoạn lập trình là lúc hiện thực hóa bản thiết kế thành một sản phẩm phần mềm hoạt động được. Việc lựa chọn công nghệ phù hợp là bước đầu tiên. Sinh viên có thể chọn quản lý kho bằng C# với Winform hoặc ASP.NET MVC, hoặc quản lý kho bằng Java với Swing/JavaFX, hay quản lý kho PHP với framework Laravel. Dù sử dụng công nghệ nào, việc phát triển nên được chia thành các module chức năng rõ ràng. Module quản lý sản phẩm và danh mục (nhà cung cấp, khách hàng) là những module cơ bản, cần được xây dựng đầu tiên. Tiếp theo là các module nghiệp vụ cốt lõi như quản lý nhập xuất tồn, bao gồm các chức năng tạo, sửa, xóa, và in phiếu. Module báo cáo thống kê là nơi thể hiện giá trị của hệ thống, cung cấp các báo cáo động theo nhiều tiêu chí. Module phân quyền người dùng đảm bảo chỉ những tài khoản được cấp phép mới có thể truy cập các chức năng tương ứng. Việc sử dụng các công nghệ hỗ trợ như Entity Framework trong C# giúp đơn giản hóa việc tương tác với cơ sở dữ liệu, cho phép lập trình viên tập trung hơn vào logic nghiệp vụ.

4.1. Xây dựng module quản lý sản phẩm và quản lý nhà cung cấp

Module quản lý sản phẩm cho phép người dùng thực hiện các thao tác CRUD (Create, Read, Update, Delete) với danh mục hàng hóa. Giao diện cần trực quan, hiển thị thông tin dưới dạng lưới dữ liệu (Data Grid View) với các chức năng tìm kiếm, lọc và sắp xếp. Các thông tin cần quản lý bao gồm mã sản phẩm, tên, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, và số lượng tồn kho. Tương tự, module quản lý nhà cung cấp và khách hàng cũng cần các chức năng CRUD cơ bản để lưu trữ thông tin liên hệ. Một điểm quan trọng là phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: không cho phép xóa một nhà cung cấp nếu họ vẫn còn liên quan đến các phiếu nhập trong hệ thống. Việc này thường được xử lý bằng các ràng buộc khóa ngoại trong cơ sở dữ liệu quản lý kho.

4.2. Lập trình chức năng quản lý đơn hàng và nghiệp vụ xuất nhập

Đây là module phức tạp và quan trọng nhất. Chức năng nhập kho yêu cầu người dùng chọn nhà cung cấp, ngày nhập và sau đó thêm các sản phẩm vào phiếu nhập cùng với số lượng và đơn giá. Sau khi lưu phiếu nhập, hệ thống phải tự động cập nhật số lượng tồn kho của các sản phẩm tương ứng. Chức năng quản lý đơn hàng và xuất kho hoạt động tương tự, nhưng cần thêm bước kiểm tra tồn kho. Hệ thống không được phép cho xuất hàng nếu số lượng yêu cầu vượt quá số lượng tồn. Sau khi xuất kho, số lượng tồn cũng phải được tự động giảm đi. Giao diện của các chức năng này cần được thiết kế thông minh, cho phép tìm kiếm và thêm sản phẩm vào phiếu một cách nhanh chóng. Các nghiệp vụ như in phiếu, xem lại lịch sử nhập xuất cũng là một phần không thể thiếu.

V. Download đồ án tốt nghiệp quản lý kho Full Code Báo cáo

Để hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập và nghiên cứu, việc tham khảo một đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý kho hoàn chỉnh là vô cùng hữu ích. Một bộ đồ án đầy đủ thường bao gồm source code quản lý kho, file cơ sở dữ liệu quản lý kho (backup .bak cho SQL Server hoặc .sql script), file báo cáo đồ án quản lý kho chi tiết và slide báo cáo đồ án Powerpoint. Các nguồn share code sinh viên cung cấp nhiều phiên bản được xây dựng trên các nền tảng khác nhau như C# Winform, ASP.NET MVC, Java, hay PHP Laravel, giúp sinh viên có nhiều lựa chọn tham khảo. Khi download đồ án miễn phí, cần lưu ý kiểm tra kỹ tài liệu hướng dẫn cài đặt đi kèm để có thể chạy thử nghiệm chương trình một cách thuận lợi. Việc phân tích code phần mềm quản lý kho của các đồ án đi trước giúp sinh viên học hỏi được cấu trúc dự án, cách xử lý các nghiệp vụ phức tạp và các kỹ thuật lập trình hiệu quả. Đây là một tài liệu tham khảo quý giá để hoàn thiện đồ án của chính mình.

5.1. Chia sẻ source code quản lý kho bằng C và Java Full

Các dự án source code quản lý kho được xây dựng bằng C# và Java là phổ biến nhất trong các đồ án tốt nghiệp. Quản lý kho bằng C# thường được triển khai trên nền tảng Winform cho các ứng dụng desktop, với ưu điểm là giao diện quen thuộc, dễ sử dụng và hiệu năng cao. Phiên bản web sử dụng ASP.NET MVC kết hợp với Entity Framework cũng là một lựa chọn mạnh mẽ, cho phép truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu. Trong khi đó, quản lý kho bằng Java nổi bật với tính đa nền tảng, có thể chạy trên Windows, macOS và Linux. Các đồ án này thường sử dụng Java Swing cho giao diện desktop và kết nối với CSDL MySQL hoặc SQL Server thông qua JDBC. Các bộ source code này thường được tổ chức theo mô hình 3 lớp, giúp mã nguồn rõ ràng và dễ nâng cấp.

5.2. Mẫu báo cáo đồ án quản lý kho và slide thuyết trình

Bên cạnh source code, file báo cáo đồ án quản lý kho là thành phần không thể thiếu. Một báo cáo chuẩn mực thường có cấu trúc rõ ràng, bắt đầu từ phần đặt vấn đề, khảo sát hệ thống, phân tích và thiết kế (bao gồm sơ đồ ERD quản lý kho, sơ đồ luồng dữ liệu), trình bày công nghệ sử dụng, và cuối cùng là mô tả chi tiết các chức năng đã cài đặt kèm theo hình ảnh minh họa giao diện. Báo cáo là nơi thể hiện toàn bộ quá trình tư duy và làm việc của sinh viên. Kèm theo đó, slide báo cáo đồ án là công cụ để trình bày một cách súc tích và thuyết phục nhất trước hội đồng. Slide cần tập trung vào những điểm nổi bật của đề tài, từ vấn đề giải quyết, giải pháp đề xuất đến demo các chức năng chính của hệ thống quản lý kho.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo của em đƣợc chia làm 5 chƣơng: Chƣơng 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG Chƣơng 2: PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HƢỚNG CẤU TRÚC Chƣơng 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Chƣơng 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Chƣơng 5: LẬP TRÌNH THỬ NGHIỆM Em rất mong nhận đƣợc các ý kiến đóng góp phê bình của các thầy cô trong trƣờng và của các bạn để chƣơng trình đƣợc ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 17 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Chƣơng 1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG 1. Khái quát về công ty Tên công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dƣợc Phẩm Tam Long Địa chỉ: 109 Trƣờng Chinh – Quán Chữ – Kiến An – Hải Phòng Điện Thoại / Fax: 0313.

717094 Giám đốc: Nguyễn Văn Trọng 1. Sơ lƣợc về Công ty Công ty TNHH Dƣợc Phẩm Tam Long là một trong những doanh nghiệp trẻ, hoạt động kinh doanh buôn bán dƣợc phẩm. Cung cấp những sản phẩm chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe. Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng đổi mới và cách thức quản lý nên các hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt hiệu quả cao.

Công ty luôn đổi mới các mặt hàng và cung cấp với khách hàng những mặt hàng tốt nhất và giá thành sản phẩm hợp lý. Tuy là công ty trẻ nhƣng Công ty đã tạo dựng đƣợc thƣơng hiệu và đã đạt đƣợc niềm tin ở khách hàng. Ban Giám Đốc Kinh Doanh Kế Toán Kho Hàng Gom Và Gửi Hàng Hình 1. Sơ đồ tổ chức công ty Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 18 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.

Giới thiệu về một số bộ phận trong Công Ty  Bộ Phận kinh doanh: Bộ phận gặp gỡ, tiếp xúc và ký kết hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp. Bộ phận luôn đề ra những kế hoạch trong tƣơng lai của công ty cũng nhƣ lƣu trữ các kế hoạch đã thực hiện của công ty  Bộ phận kế toán: Bộ phận quản lý sổ sách của công ty. Theo dõi số lƣợng khách hàng cũ và mới, chịu trách nhiệm về mọi mặt tài chính của công ty  Bộ phận kho hàng: Bộ phận chịu trách nhiệm về việc nhận hàng, xuất hàng tên danh sách chi tiết từng mặt hàng xem những gì công ti đã nhập, xuất những mặt hàng gì còn tồn và lợi nhuận của công ty  Bộ phận gom và gửi hàng: Bộ phận có trách nhiệm gom và gửi hàng cho khách Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 19 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1. Mô tả hoạt động của hệ thống hiện tại Công Ty TNHH Dƣợc Phẩm Tam Long kinh doanh buôn bán một số mặt hàng.

Công ty có sự thỏa thuận hợp tác với một số nhà cung cấp (có danh sách nhà cung cấp) thì nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình cho công ty. Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn mua hàng dựa trên giấy báo giá từ nhà cung cấp. Sau đó theo dõi hàng về, kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng hàng hóa. Nếu có vấn đề gì thì thông báo cho nhà cung cấp.

Khi có hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập hàng để đƣa hàng vào trong kho, đồng thời đối chiếu với thẻ kho để biết số lƣợng tồn dƣ trong kho khi nhập hàng về. Bộ phận quản lý kho hàng sẽ gửi phiếu chi cho nhà cung cấp với số tiền trả tƣơng ứng với số lƣợng hàng đã đặt mua. Đồng thời giữa bộ phận quản lý kho hàng và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vƣớng mắc sảy ra. Khách hàng khi có nhu cầu sẽ gửi đơn đặt hàng cùng những thông tin của mình đến bộ phận quản lý kho.

Họ đối chiếu đơn đặt hàng với thẻ kho để biết đƣợc khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trong trƣờng hợp thiếu hàng hay có các mặt hàng mới, họ sẽ thỏa thuận với khách, sau đó lập phiếu giao hàng và phiếu thu để gửi hàng cho khách. Đồng thời giữa bộ phận quản lý kho hàng và khách hàng có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vƣớng mắc sảy ra. Đến kỳ hoặc ban lãnh đạo yêu cầu bộ phận phải gửi báo cáo về tình hình xuất, nhập hay tồn kho của công ty.

Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 20 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1. Mục tiêu quản lý  Xây dựng một phần mềm giúp cho việc theo dõi cũng nhƣ quản lý kho công ty trở lên nhanh hơn về mặt thời gian, chính xác hơn về việc xử lý dữ liệu  Giúp cho đội ngũ nhân viên của công ty làm việc có chất lƣợng và đạt kết quả cao. Đồng thời cũng giảm bớt công việc cho nhân viên  Việc tổng hợp báo cáo đƣợc thuận tiện nhanh chóng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 21 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1. Hồ sơ dữ liệu sử dụng (HSDL)  Đơn mua hàng CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG ĐƠN MUA HÀNG Số:…………………… Tên nhà cung cấp:…………………….Số điện thoại:…….

STT Tên hàng Mô tả hàng Đơn vị tính Số lƣợng … … … … … Hình 1. HSDL Đơn mua hàng  Phiếu nhập hàng CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG PHIẾU NHẬP HÀNG Số:……………………………. Theo số đơn mua hàng:………………….Ngày nhập hàng:…………. Tên khách hàng:……………………….

Nơi nhập hàng (Mã kho):……………………………………………………… STT Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lƣợng Thành tiền tính … … … … … … Ký nhận đủ hàng Tổng tiền:………………… Hình 1. HSDL Phiếu nhập hàng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 22 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Phiếu chi CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG PHIẾU CHI Số:……………………………. Theo số phiếu nhập:……………. Tên nhà cung cấp:….

Địa chỉ:………………………………………………………………………… Số tiền chi:………………………………………………………………đồng. Số tiền bằng chữ:……………………………………………………………… Chữ ký quản lý kho hàng Hình 1. HSDL Phiếu chi  Đơn đặt hàng CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG ĐƠN ĐẶT HÀNG Số:…………………… Tên khách hàng:…………………….Số điện thoại:……. STT Tên hàng Mô tả hàng Đơn vị tính Số lƣợng … … … … … Hình 1.

HSDL Đơn đặt hàng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 23 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Phiếu giao hàng CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG PHIẾU GIAO HÀNG Số:……………………………. Theo số đơn đặt hàng:………………….Ngày giao hàng:…………. Tên khách hàng:………………………. Nơi giao hàng (Mã kho):……………………………………………………… STT Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lƣợng Thành tiền tính … … … … … … Ký nhận đủ hàng Tổng tiền:………………… Hình 1.

HSDL Phiếu giao hàng  Phiếu thu CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG PHIẾU THU Số:……………………………. Theo số phiếu giao:……………. Tên khách hàng:………………………………………………………………. Địa chỉ:………………………………………………………………………… Số tiền nộp:………………………………………………………………đồng.

Số tiền bằng chữ:……………………………………………………………… Chữ ký quản lý kho hàng Hình 1. HSDL Phiếu thu Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 24 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Thẻ kho CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG THẺ KHO Mã hàng:………………………. Chƣng từ Số lƣợng Diễn giải Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tồn kho Tồn đầu kỳ (Nhập/ (Giao Xuất) hàng) Mức dự trữ tối thiểu … … … … … … … Hình 1. HSDL Thẻ kho  Danh sách khách hàng CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG DANH SÁCH KHÁCH HÀNG STT Tên khách Địa chỉ Điện thoại Ghi chú hàng … … … … … Hình 1.

HSDL Danh sách khách hàng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 25 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Danh sách nhà cung cấp CÔNG TY THNH DƢỢC PHẨM TAM LONG DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP STT Tên nhà cung Địa chỉ Điện thoại Ghi chú cấp … … … … … Hình 1. HSDL Danh sách nhà cung cấp  Báo cáo nhập hàng BÁO CÁO NHẬP HÀNG Số:…………………………………………. Từ ngày:……………đến ngày:……………. Số PN Tên hàng Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lƣợng Thành tính tiền … … … … … … … Tổng tiền:……………………………………………………………………… Hình 1.

HSDL Báo cáo nhập hàng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 26 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Báo cáo xuất hàng BÁO CÁO XUẤT HÀNG Số:…………………………………………. Từ ngày:……………đến ngày:…………….Tên khách:……………………. Số PG Tên hàng Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lƣợng Thành tính tiền … … … … … … … Tổng tiền:……………………………………………………………………… Hình 1. HSDL Báo cáo xuất hàng  Báo cáo tồn kho BÁO CÁO TỒN KHO Số:…………………………………………………………………………….

Số TT Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lƣợng Thành tiền tính … … … … … … Tổng:…………………………………………………………………………. Ngày… tháng… năm. HSDL Báo cáo tồn kho Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 27 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Báo cáo danh sách nhà cung cấp BÁO CÁO DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP Số:………………………………………………………Trang:……………. Số TT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Số ĐT Ghi chú … … … … … … Tổng:………………………………………………………………………….

HSDL Báo cáo danh sách nhà cung cấp  Báo cáo danh sách khách hàng BÁO CÁO DANH SÁCH KHÁCH HÀNG Số:………………………………………………………Trang:……………. Số TT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Số ĐT Ghi chú … … … … … … Tổng:…………………………………………………………………………. HSDL Báo cáo danh sách khách hàng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 28 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1. Mô hình nghiệp vụ 1.

Sơ đồ ngữ cảnh BAN LÃNH ĐẠO Thông tin khách hàng Thông tin nhà cung cấp Yêu Gửi Đơn đặt hàng cầu báo Đơn mua hàng báo cáo cáo Phiếu giao hàng Phiếu nhập hàng Thông tin phản hồi HỆ THỐNG QUẢN LÝ Thông tin phản hồi KHÁCH HÀNG NHÀ CUNG CẤP KHO Phiếu thu Phiếu chi Hình 1. Sơ đồ ngữ cảnh Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 29 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1. Sơ đồ phân rã chức năng QUẢN LÝ KHO 1. Nhận đơn đặt hàng 3.

Báo cáo nhập hàng hàng 1. Kiểm tra hàng 2. Đối chiếu đơn - thẻ kho 3. Viết phiếu nhập 2.

Thỏa thuận hàng 3. Quản lý tồn kho 2. Lập phiếu giao 3. Báo cáo danh sách nhà cung cấp 1.

Viết phiếu chi 2. Lập Phiếu thu 3. Báo cáo danh sách khách hàng Hình 1. Sơ đồ phân rã chức năng Sinh viên: Nguyễn Văn Du – Lớp: CT1301 30 Đồ án tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.

Mô tả chi tiết các chức năng lá 1. Lập đơn mua hàng: Căn vào giấy báo giá của nhà cung cấp, lựa chọn những mặt hàng mà công ty kinh doanh 1. Kiểm tra hàng: Kiểm tra số lƣợng hàng nhập về , có đối chiếu với đơn mua hàng 1. Viết phiếu nhập: Để nhập hàng vào kho lƣu trữ 1.

Đối chiếu với thẻ kho: Để biết số lƣợng tồn dƣ trong kho khi nhập hàng về hay khả năng tiêu thụ của mặt hàng này 1.