Phân tích thiết kế hệ thống kế toán bán hàng Công ty TNHH Bất động sản Bách Việt

Tài liệu tham khảo đề tài phân tích thiết kế hệ thống kế toán bán hàng, bao gồm CSDL, DFD, ERD và thiết kế giao diện đầy đủ, chi tiết.

• Tác giả: Nguyễn Doãn Việt
• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Trần Lộc
• Trường học: Đại học Tài chính – Marketing
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống kế toán bán hàng Công ty TNHH Thương mại Xây dựng và Tư vấn Bất động sản Bách Việt
• Loại tài liệu: Báo cáo thực hành nghề nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống kế toán bán hàng

Hệ thống kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính của các doanh nghiệp hiện đại. Đặc biệt đối với Công ty TNHH Thương Mại Xây Dựng và Tư Vấn Bất Động Sản Bách Việt, việc áp dụng một hệ thống kế toán toàn diện giúp quản lý hiệu quả các giao dịch bán hàng, theo dõi doanh thu và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Báo cáo này phân tích chi tiết cách thiết kế và triển khai hệ thống kế toán bán hàng đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp. Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống này giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định.

1.1. Giới thiệu công ty Bách Việt

Công ty TNHH Thương Mại Xây Dựng và Tư Vấn Bất Động Sản Bách Việt hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và tư vấn bất động sản với quy mô hoạt động liên tục tăng. Doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán bán hàng hiện đại để quản lý các giao dịch phức tạp, theo dõi khách hàng, sản phẩm và tối ưu hóa báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm.

1.2. Mục tiêu của phân tích hệ thống

Mục tiêu chính là thiết kế một hệ thống kế toán bán hàng toàn diện giúp công ty Bách Việt quản lý hiệu quả các khâu từ đơn hàng, hóa đơn đến thanh toán. Hệ thống này cần đảm bảo tính chính xác, an toàn dữ liệu và cung cấp các báo cáo chi tiết cho lãnh đạo sử dụng trong quản lý kinh doanh hàng ngày.

II. Cơ sở lý thuyết về kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là một lĩnh vực chuyên biệt trong kế toán doanh nghiệp, tập trung vào việc ghi chép, phân loại và báo cáo các giao dịch liên quan đến việc bán hàng hóa và dịch vụ. Hệ thống kế toán bán hàng đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán quốc tế và quy định pháp luật Việt Nam. Các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu xuất, đơn hàng cần được quản lý một cách hệ thống. Kế toán bán hàng không chỉ ghi chép các giao dịch mà còn cung cấp thông tin để phân tích hiệu suất bán hàng, tính lợi nhuận và đánh giá khả năng thanh khoản của doanh nghiệp.

2.1. Khái niệm kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng bao gồm tất cả các hoạt động ghi chép, phân loại và báo cáo các giao dịch bán hàng. Hệ thống này theo dõi từ lúc phát sinh đơn hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu cho đến khi nhận thanh toán từ khách hàng.

2.2. Quy trình và chứng từ kế toán bán hàng

Hệ thống kế toán bán hàng sử dụng nhiều loại chứng từ như đơn hàng, hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền. Mỗi chứng từ cần được lưu trữ hệ thống, kiểm soát số lượng và nội dung để đảm bảo tính pháp lý và truy xuất khi cần thiết.

III. Phân tích thiết kế hệ thống kế toán bán hàng

Thiết kế hệ thống kế toán bán hàng cho công ty Bách Việt bao gồm nhiều khía cạnh từ phân tích nhu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu đến xây dựng giao diện người dùng. Hệ thống này được phát triển dựa trên mô hình dòng dữ liệu (DFD) và mô hình quan hệ dữ liệu (ERD) để đảm bảo các quy trình được tổ chức khoa học. Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng như khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, hóa đơn, phiếu xuất và phiếu thu. Mỗi bảng được thiết kế với các trường dữ liệu phù hợp và các mối quan hệ giữa các bảng được xác định rõ ràng để tạo thành một hệ thống kế toán hoàn chỉnh và hiệu quả.

3.1. Mô hình dòng dữ liệu DFD

DFD là công cụ quan trọng để mô tả luồng dữ liệu trong hệ thống kế toán bán hàng. Mô hình này giúp xác định các bộ phận, quy trình, kho dữ liệu và các tác nhân bên ngoài. DFD của hệ thống bán hàng Bách Việt cho thấy dữ liệu khách hàng, sản phẩm và giao dịch lưu chuyển qua các quy trình khác nhau.

3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu ERD

ERD định nghĩa cấu trúc cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán bán hàng. Mô hình này thể hiện các thực thể như khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và các mối quan hệ giữa chúng, giúp xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ một cách logic và hiệu quả.

3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của hệ thống sử dụng SQL Server bao gồm các bảng chính: KHACHHANG, SANPHAM, DONHANG, CTHOADON, PHIEUXUAT. Các bảng được tối ưu hóa với các chỉ mục và ràng buộc toàn vẹn dữ liệu để đảm bảo hiệu suất truy vấn cao.

IV. Ứng dụng công nghệ và triển khai hệ thống

Hệ thống kế toán bán hàng cho công ty Bách Việt được phát triển sử dụng Microsoft Visual Studio với ngôn ngữ C# và SQL Server làm cơ sở dữ liệu. Giao diện người dùng được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng với các chức năng chính bao gồm quản lý danh mục (khách hàng, sản phẩm), quản lý chứng từ (đơn hàng, hóa đơn) và báo cáo tài chính. Hệ thống này tích hợp chức năng đăng nhập bảo mật để kiểm soát quyền truy cập từng người dùng. Quá trình triển khai bao gồm các giai đoạn: cài đặt cơ sở dữ liệu, phát triển chức năng, kiểm thử hệ thống và huấn luyện người sử dụng. Kết quả cuối cùng là một hệ thống kế toán toàn diện hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng và cung cấp thông tin tài chính chính xác.

4.1. Công nghệ và công cụ phát triển

Microsoft Visual Studio là môi trường phát triển chính được sử dụng để xây dựng hệ thống kế toán bán hàng. SQL Server cung cấp giải pháp cơ sở dữ liệu mạnh mẽ với khả năng xử lý dữ liệu lớn. Giao diện được phát triển bằng Windows Forms tạo trải nghiệm người dùng chuyên nghiệp và ổn định.

4.2. Giao diện và chức năng chính

Giao diện hệ thống bao gồm màn hình đăng nhập, menu chính, danh mục khách hàng, sản phẩm, quản lý đơn hàng và hóa đơn. Mỗi màn hình được thiết kế tối ưu để người dùng có thể thực hiện các tác vụ nhanh chóng và chính xác trong công việc kế toán bán hàng hàng ngày.

4.3. Hướng phát triển tương lai

Hệ thống có thể mở rộng để tích hợp các chức năng như quản lý kho, quản lý công nợ, báo cáo phân tích nâng cao. Tương lai có thể triển khai phiên bản web hoặc di động để người dùng có thể truy cập hệ thống kế toán từ bất cứ đâu, cải thiện hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Giới thiệu - Chương 2: Cơ sở lý thuyết - Chương 3: Phân tích và thiết kế CSDL hệ thống kế toán bán hàng - Chương 4: Giao diện phần mềm - Chương 5: Kết luận và hướng phát triển của đề tài CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Căn bản về kế toán bán hàng 2. Bán hàng Bán hàng là việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ từ người bán sang người mua. Người bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ còn người mua phải thanh toán để nhận được quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ đó.

Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng là việc thực hiện ghi chép các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể là lập các hóa đơn bán hàng, các đơn hàng, sổ chi tiết doanh thu, chi phí, báo cáo bán hàng. Công việc của kế toán bán hàng là cập nhật hàng hóa, quản lý các hóa đơn, chứng từ, kiểm tra số liệu hàng hóa từ kho, theo dõi công nợ bán hàng và lập các báo cáo bán hàng ,…Ngoài ra kế toán bán hàng cũng thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu các bên liên quan như: làm báo cáo giá hàng hóa, làm hợp đồng bán hàng, quản lý, theo dõi khách hàng và các công việc phát sinh khác trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Tổng quan về công cụ 2.

PowerDesigner PowerDesigner là một công cụ mô hình hóa chuyên nghiệp và công cụ quản lý siêu dữ liệu có thể được sử dụng để thiết kế và kiểm soát CSDL. PowerDesigner rất dễ sử dụng trong việc quản lý CSDL, dữ liệu hiển thị chỉ là các bảng và đồ thị, do đó điều này không gây nhầm lẫn cho người không biết các truy vấn khác nhau cho CSDL trong SQL. Một số tính năng của PowerDesigner - Lập mô hình dữ liệu - Lập mô hình kiến trúc doanh nghiệp - Lập mô hình quy trình nghiệp vụ - Lập mô hình tích hợp đầy đủ 2.net) là một ứng dụng vẽ biểu đồ miễn phí cho phép người dùng tạo và chia sẻ các sơ đồ trên trình duyệt web.io hỗ trợ nhiều hình khối, ta có thể vẽ sơ đồ về mạng, điện, phác thảo vị trí các căn phòng trong nhà, hay vẽ các quy trình kinh doanh, vận hành, sản xuất.io có thư viện template rất phong phú để ta có thể bắt đầu nhanh hơn, không phải tự mình vẽ lại hết tự đầu.io hỗ trợ rất nhiều template để thiết kế phần mềm, hệ thống.io hiện là công cụ vẽ hàng đầu rất tiện lợi vì không phải cài đặt, không phải phụ thuộc những bộ phận mềm vẽ đắt tiền. Hơn nữa, ta có thể dễ dàng chia sẻ file sơ đồ cho người khác mà họ cũng không cần phải có phần mềm chuyên dụng để đọc, chỉ cần mở trình duyệt là đủ, nhiều người thậm chí có thể xem cùng lúc.

Ta có thể download file về máy tính để tiện cho lần sau sử dụng, có thể xuất thành nhiều định dạng như hình ảnh, PDF ảnh vector SVG. Microsoft Visual Studio Microsoft Visual Studio là một trong những công cụ hỗ trợ lập trình website nổi tiếng nhất hiện nay của Microsoft mà chưa có một phần mềm nào có thể thay thế được nó. Visual Studio được viết bằng 2 ngôn ngữ, đó chính là C# và VB+. Đây là hai ngôn ngữ lập trình giúp người dùng có thể lập trình được hệ thống một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất thông qua Visual Studio.

Visual Studio là một phần mềm lập trình hệ thống được sản xuất trực tiếp từ Microsoft. Từ khi ra đời đến nay, Visual Studio đã có rất nhiều phiên bản sử dụng khác nhau. Điều đó giúp cho người dùng có thể lựa chọn được phiên bản tương thích với dòng máy của mình cũng như cấu hình sử dụng phù hợp nhất. Một số tính năng của Visual Studio: - Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như: C/C++, C#, F#, Visual Basic, JavaScript,… - Debug trực quan, dễ sử dụng thông qua breakpoint.

Chúng ta có thể xem được giá trị của biến trong quá trình chạy và kiểm tra được từng câu lệnh. - IntelliSense: đây là một tính năng nhắc lệnh và hoàn thành đoạn code cực kì hay và hữu ích. Nó giúp người code tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu việc sai chính tả. Điều này giúp việc code trở nên nhanh hơn cho cả người mới học và cả những lập trình viên lâu năm.

- Cho phép sử dụng plug – in hoặc thư viện bên thứ 3. Visual Studio hỗ trợ phát triển ứng dụng Desktop MFC, Windows Forms Application, Universal App, ứng dụng Windows 10, Android (Xamarin), iOS và phát triển website với ASP.NET MVC (ASP.NET Core MVC) và phát triển ứng dụng tương tác với Microsoft Office. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG 3. Khảo sát hiện trạng và nhu cầu Bách Việt là công ty đang hoạt động trong lĩnh vực đầu tư bất động sản, xây dựng nhà ở và lĩnh vực kinh doanh đồ dùng nội thất gia đình.

Đối với lĩnh vực kinh doanh đồ dùng nội thất thì hiện nay công ty đang kinh doanh rất nhiều mặt hàng như là bàn ghế làm việc, tủ tivi, kệ sách, giường ngủ, tủ quần áo,…. Với rất nhiều mẫu mã cùng với đó là lượng khách mua hàng ngày càng đông. Các hoạt động chính gồm: Kiểm kê số lượng tồn kho, lập báo cáo số liệu bán hàng trong ngày. Thường xuyên cập nhật hàng hóa mới, số lượng, giá bán của sản phẩm mới lên hệ thống, nhập số liệu bán hàng vào công cụ, xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng.

Công ty đang sử dụng công cụ Excel để quản lý việc bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý doanh thu, quản lý tồn kho,…. Về quản lý sản phẩm, thông tin về các sản phẩm mà công ty nhập được lưu trữ như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, chất liệu, kích thước, đơn vị tính, mô tả,… một sản phẩm sẽ được phân vô một loại sản phẩm, thông tin về loại sản phẩm được lưu trữ: mã loại sản phẩm, tên loại sản phẩm, ghi chú. Về quản lý khách hàng, các khách hàng sau khi mua hàng sẽ được công ty lưu trữ các thông tin như: mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, email, ngày sinh,… để tiện lợi cho việc chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng cũng như thuận tiện cho lần mua hàng tiếp theo. Mỗi khách hàng sẽ thuộc một nhóm khách hàng có các thông tin như: mã nhóm khách hàng, tên nhóm khách hàng, ghi chú,….

Mỗi nhóm khách hàng sẽ có những cách chăm sóc khách hàng khác nhau. Về quản lý nhân viên, thông tin về các nhân viên làm việc cho công ty sẽ được lưu trữ như: mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, số căn cước công dân, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ,… mỗi nhân viên sẽ có một chức vụ và sẽ làm việc ở một bộ phận. Phần chức vụ sẽ lưu trữ các thông tin như: mã chức vụ, tên chức vụ, diễn giải,… còn phần bộ phận sẽ lưu trữ các thông tin như: mã bộ phận, tên bộ phận, diễn giải,…(bộ phận Kho, bộ phận Bán hàng, bộ phận Quản lý,…), với bộ phận kho, thì mỗi nhân viên sẽ làm tại một chi nhánh kho, thông tin lưu trữ kho như: mã kho, tên kho,… Về việc quản lý tồn kho, thông tin tồn kho được lưu trữ như: mã kho, mã sản phẩm, số lượng tồn hàng,… Việc quản lý các chứng từ, các thông tin về chứng từ (hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, phiếu thu) được công ty nhập được lưu trữ như: mã chứng từ, ngày lập chứng từ, mã nhân viên lập chứng từ, mã khách mua hàng, tổng tiền,… đối với phiếu xuất kho có thể không cần lưu trữ thông tin mã khách mua hàng. Nhưng việc quản lý bằng Excel có nhiều hạn chế như: mất nhiều thời gian cho việc nhập liệu và lập thống kê, báo cáo; tất cả dữ liệu đều lưu trữ trong 1 file Excel, vì vậy tính bảo mật không cao nên nếu file bị lỗi, hay mất thì công ty sẽ tổn thất nhiều và file Excel sẽ có tốc độ xử lý càng chậm khi dung lượng càng lớn; Ngoài ra việc sử dụng thành thạo Excel cũng cần nhân viên có trình độ tin học tương đối tốt do hàm xử lý trên đó tương đối rắc rối.

Với lý do trên cũng như muốn mở rộng quy kinh doanh nên công ty đang cần một phần mềm để hỗ trợ việc bán hàng. Hiện tại, công ty đang sử dụng đồng bộ máy tính có hệ điều hành Windows 10. Công ty đang mong muốn một phần mềm được sử dụng bởi nhân viên bán hàng, kho, hay các nhà quản lý có những chức năng cơ bản sau: Yêu cầu chức năng: Chức năng đăng nhập: Chức năng lưu trữ: lưu trữ các thông tin đơn hàng, hóa đơn, nhân viên, khách hàng, sản phẩm, loại sản phẩm, nhóm khách hàng, bộ phận, chức vụ,… giống hoặc thêm những thông tin lưu trữ cũ của công ty. Chức năng tra cứu: tìm kiếm thông tin của đơn hàng, hóa đơn, nhân viên, khách hàng, sản phẩm,… và xem các thông tin tương ứng.

Chức năng tính toán: tự động tính toán tổng đơn hàng, số lượng nhập kho, tổng nhập kho, doanh thua, tính số lượng tồn kho sau khi xuất hàng,số lượng tối thiểu của mặt hàng trong kho,… Chức năng thống kê, báo cáo: lập báo cáo thống kê doanh thu theo ngày, tháng, năm,… Chức năng hệ thống: thêm, xóa, sửa các danh mục như sản phẩm, tồn kho, khách hàng, nhân viên, hóa đơn, đơn hàng,… Yêu cầu phi chức năng: • Giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ sử dụng. • Hệ thống dễ sửa lỗi, bảo trì và cập nhật. • Tốc độ xử lý chính xác, nhanh chóng. • Phần mềm sử dụng trên hệ điều hành Windows.

• Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server. Phân tích chức năng của hệ thống 3. Sơ đồ phân rã chức năng Hình 3. 1: Sơ đồ phân cấp chức năng 3.

Mô hình dòng dữ liệu (DFD) Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3. 2: sơ đồ dòng dữ liệu – ngữ cảnh Sơ đồ mức 0 Hình 3. 3: sơ đồ DFD – mức 0 Sơ đồ mức 1 - Mức 1 – 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.

Mô hình quan hệ dữ liệu (ERD) Hình 3. 9: Mô hình dữ liệu quan hệ 3. Thiết kế các tập thực thể Thực thể nhân viên Bảng 3.