Chương I đã đề cập đến các khái niệm trên: Nội quy, quy định, quy trình là các tiêu chuẩn nội bộ do các cơ quan, tổ chức ban hành làm cơ sở để thực hiện các công việc liên quan. Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, dùng làm tiêu chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội. Quy định là những quy định về giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu hành chính mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác phải đáp ứng trong hoạt động kinh tế - xã hội.[11] Nhìn chung, có nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa nhưng với mức độ tiêu chuẩn và quy chuẩn thường được sử dụng trong lĩnh vực hoạt động có tính kỹ thuật, công nghệ cần có sự chính xác tuyệt đối. Trong lĩnh vực hành chính, do đặc thù linh động của công việc, nhiều chuẩn mực khó có thể xây dựng thành tiêu chuẩn và quy chuẩn.
Chính vì vậy trong bài khóa luận này, tác giả xem xét chuẩn hóa là các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ do các cơ quan ban hành và áp dụng trong nội bộ văn phòng của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng Từ các khái niệm: văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa đã được tổng hợp và phân tích bên trên, “chuẩn hóa hoạt động văn phòng là các hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ trong hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức”. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phòng Chuẩn hóa hoạt động văn phòng như khái niệm đã nêu bên trên là hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra đánh giá hiệu quả việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ còn hiệu lực trong cơ quan. Mục đích nhằm tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý và điều hành, đảm bảo hiệu quả công việc, giúp tăng năng xuất lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho cơ quan, tổ chức.
Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa vô cùng quan trọng: 13 1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan Hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như tham mưu, lưu trữ, tổ chức sự kiện, mua sắm và quản lý trang thiết bị, hậu cần,. Các hoạt động này gồm nhiều các khâu và quy trình. Trong quá trình triển khai thực hiện, người lao động có thể thực hiện công việc theo nhiều cách khác nhau.
Bên cạnh đó trong mỗi tổ chức phân cấp từ quản lý đến nhân viên, mỗi người đều có một đặc điểm riêng về ý thức, tác phong, phong cách làm việc riêng, không ai giống ai. Do đó việc chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng giúp tạo ra sự thống nhất trong các khâu thực hiện công việc, các cán bộ nhân viên trong cơ quan hình thành phòng cách làm việc thống nhất, chuyên nghiệp từ đó giúp cho công tác quản lý được ổn định. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng sẽ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng. Thông qua, các quy chế, quy định, quy trình làm việc cụ thể, nhân viên văn phòng sẽ hiểu rõ công việc mình làm là gì giúp nhân viên chủ động trong công việc, chịu trách nhiệm đối với công việc đã được phân công, phụ trách mà không cần đốc thúc hay giám sát.
Đối với người lãnh đạo, chuẩn hóa hoạt động giúp hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp tạo nên một tổ chức hoạt động hiệu quả và bền vững. Hạn chế những xung đột không cần thiết Không những trong công việc văn phòng mà cả trong cuộc sống hàng ngày, để thực hiện công việc chung, chúng ta không tránh khỏi những ý kiến trái ngược nhau về phương pháp, cách thức thực hiện,. tất cả những điều đó rất dễ gây nên xung đột trong nội bộ.
Đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn phòng cần có sự phối hợp, hợp tác giữa nhiều đối tượng.Nếu một cơ quan không có chuẩn mực trong việc thực hiện các nghiệp vụ, mỗi người sẽ làm theo một cách khác nhau và không theo bất kỳ trình tự nào, từ đó xung đột sẽ ngày càng gay gắt. Vấn đề đặt ra là phải có những quy chuẩn, quy định chung về nghiệp vụ để giúp hạn chế xung đột hoặc nếu xung đột xảy ra sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng. 14 Khi có những quy chuẩn, quy định chung sẽ được áp dụng cho tất cả cán bộ, công nhân, viên chức của cả cơ quan và người cần thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt và chính xác nhất chính là lãnh đạo cơ quan. Các quyết định dựa trên quy chuẩn, quy định chung cần chính xác, khách quan, không gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện,.
điều này cũng loại bỏ xung đột giữa lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc Khi các cơ quan xây dựng được các quy chuẩn, quy định chung thì việc thực hiện các công việc sẽ không mất nhiều thời gian để lựa chọn, thống nhất cách thực hiện công việc. Có quy chuẩn rõ ràng việc triển khai các hoạt động khiến việc triển khai dễ dàng và trơn tru hơn. Các cơ quan, tổ chức lựa chọn các phương pháp tối ưu nhất làm chuẩn mực giúp triển khai công việc, cá nhân hoặc bộ phận sẽ căn cứ và các phương án đó để triển khai công việc tránh mất nhiều công sức và tiền bạc.
Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan Xây dựng thương hiệu là một trong những hoạt động quan trọng mà bất kỳ cơ quan nào cũng đều cần chú ý, thực hiện. Việc xây dựng thương hiệu của cơ quan khẳng định mức độ thành công, vị trí và uy tín của cơ quan. Việc chuẩn hóa hoạt động giúp cơ quan có được sự công nhận về mức độ chuyên nghiệp trong các khâu làm việc trong cơ quan từ tất cả những bên liên quan trong quá trình làm việc và xử lý công việc. Các cơ quan, tổ chức muốn tạo dựng được uy tín, thương hiệu cho cơ quan cần chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng.
Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng Như đã trình bày bên trên, trong công tác xây dựng và ban hành chuẩn mực về hoạt động văn phòng gồm 3 mức độ nhưng trong hoạt động hành chính văn phòng chỉ áp dụng mức độ ban hành quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định mức, thể lệ áp dụng cho nội bộ cơ quan. Trong công tác chuẩn hóa văn phòng, dựa theo đặc thù các cơ quan, tổ chức cần xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực cho các quy chế, quy định ở các nội dung sau: 15 1, Quy chế làm việc 2, Quy chế văn hóa công sở 3, Quy chế chi tiêu nội bộ 4, Quy chế thi đua khen thưởng 5, Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường ( nơi làm việc ) đảm bảo trang thiết bị làm việc 6, Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong cơ quan 7, Quy định về lưu trữ của cơ quan 8, Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện 9, Quy định về công tác giao tiếp hành chính và lễ tân 10, Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 1. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng Qua tham khảo Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng xuất bản năm 2021 cùng việc nghiên cứu các tài liệu, quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng gồm các bước sau:[10;211] 1.
Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa Việc xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa cần đi từ thực tế hoạt động của cơ quan và từng bộ phận trong cơ quan. Đối với hoạt động của cả cơ quan thì việc xác định hoạt động chuẩn hóa cần dựa vào các quy tắc, ứng xử chung của cả cơ quan như: Quy chế làm việc; Quy chế văn hóa công sở; Quy chế khen thưởng, kỷ luật,. và các hoạt động chung, thường xuyên của cả cơ quan liên quan đến tất cả các bộ phận. Đối với hoạt động của từng phòng ban, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để chuẩn hóa hoạt động đặc thù của phòng ban một cách hiệu quả nhất.
Sau khi xác định được các vấn đề cần chuẩn hóa, cần tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề, lập danh mục các vấn đề và rà soát cụ thể về tính cấp thiết của chúng: 16 - Đối với những vấn đề đã được chuẩn hóa và ban hành bởi nhà nước và các cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Nếu các quy định đã được ban hành phù hợp thì trực tiếp áp dụng vào cơ quan, không cần ban hành các chuẩn mực nội bộ. Đối với các vấn đề chưa phù hợp, dựa vào thực tế cơ quan sẽ ban hành thêm các văn bản quy định bổ sung thêm. - Các văn bản đã được chuẩn hóa trong nội bộ nhưng theo thời gian không còn phù hợp thì trực tiếp tham mưu lãnh đạo nhằm sửa đổi hoặc hủy bỏ để ban hành quyết định phù hợp hơn.
- Các vấn đề mới xuất hiện trong cơ quan cần được tham mưu cho lãnh đạo và lấy ý kiến cụ thể của các phòng ban đẻ tiếp tục chuẩn hóa bằng các quy định, quy chuẩn, quy chế có liên quan trong nội bộ.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hóa Sau khi xác định được hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, tiến hành xác định được hình thức văn bản chuẩn hóa sao cho phù hợp. Ở các khái niệm trên tác giả đã làm rõ việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay được thể hiện chủ yếu thông qua các quy chế, quy định, quy trình và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy định cụ thể như sau: - Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước.