Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng chương trình quản lý bán lẻ cho Siêu thị mini Huong Mart ở Hải Phòng" do sinh viên Nguyễn Trường Giang (lớp CT2201M, ngành Công nghệ thông tin, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) thực hiện năm 2022 dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Văn Phùng (Viện Công nghệ thông tin, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam). Đơn vị thực tập tốt nghiệp của tác giả là Công ty TNHH Công nghệ và Dịch vụ viễn thông Nam Việt.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Thị trường bán lẻ Việt Nam trong quá trình hội nhập đối mặt với nhiều thách thức lớn: quy mô kinh doanh nhỏ lẻ, hạ tầng thương mại thấp, tính chuyên nghiệp và văn hóa phục vụ chưa cao, chuỗi cung ứng đầu vào chưa ổn định và năng lực cạnh tranh còn yếu so với các doanh nghiệp bán lẻ nước ngoài. Tại Hải Phòng, Siêu thị Mini Huong Mart (địa chỉ: 9/213 Lạch Tray, quận Ngô Quyền) là cơ sở bán lẻ mới đi vào hoạt động được 4 tháng, chuyên kinh doanh các mặt hàng nhu yếu phẩm phục vụ dân cư địa phương với mục tiêu tăng trưởng doanh số từ 30%/năm trở lên.

Về hiện trạng tin học hóa, siêu thị đang sử dụng một phần mềm quản lý do đơn vị ngoài cung cấp nhưng hệ thống này chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thực tế. Đơn vị vẫn phải duy trì việc ghi chép sổ kho và lập thẻ kho thủ công bằng tay. Quy trình thủ công này gây tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn số liệu khi đối soát hàng tồn. Mặt khác, các tác vụ cập nhật tồn kho tức thời sau khi xuất hàng ra quầy, nhập hàng từ nhà cung cấp và tổng hợp báo cáo kinh doanh phục vụ ban giám đốc chưa được tự động hóa. Do đó, việc xây dựng một chương trình quản lý bán lẻ chuyên biệt là yêu cầu cấp thiết của cơ sở.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Theo đề cương nhiệm vụ được giao ngày 04/04/2022, đề tài xác định 3 nội dung hướng dẫn và 4 kết quả cần đạt:

  • Nội dung hướng dẫn:
    1. Khái quát về hoạt động quản lý bán lẻ, bao gồm khái niệm và các hình thức bán lẻ phổ biến.
    2. Thiết kế xử lý dữ liệu và chương trình quản lý bán lẻ cho Siêu thị Mini Huong Mart.
    3. Xây dựng chương trình thử nghiệm quản lý bán lẻ.
  • Kết quả cần đạt:
    1. Đặc tả chi tiết về hoạt động nghiệp vụ bán lẻ của siêu thị.
    2. Phân tích và thiết kế hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý.
    3. Cài đặt có kết quả chương trình thử nghiệm bằng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu tự chọn.
    4. Đảm bảo chất lượng học thuật và ứng dụng thực tiễn của đồ án tốt nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa, luồng dữ liệu quản lý kho, nhập hàng, bán hàng tại quầy, quản lý nhà cung cấp, khách hàng và hệ thống chứng từ kế toán nội bộ.
  • Phạm vi không gian: Cơ sở Siêu thị Mini Huong Mart tại số 9/213 Lạch Tray, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu, khảo sát và xây dựng hệ thống được thực hiện từ ngày 04/04/2022 đến ngày 24/06/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận

Đề tài áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc (Structured Systems Analysis and Design), kết hợp lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ và kỹ thuật chuẩn hóa dữ liệu dựa trên các công trình nghiên cứu và giáo trình chuyên ngành của TS. Lê Văn Phùng:

  • Kỹ thuật phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc (Tái bản lần 3, NXB Thông tin và Truyền thông, 2014).
  • Hệ thống thông tin quản lý (Tái bản lần 1, NXB Thông tin và Truyền thông, 2016).
  • Cơ sở dữ liệu quan hệ và công nghệ phân tích thiết kế (Tái bản lần 1, NXB Thông tin và Truyền thông, 2018).

Quy trình phân tích thiết kế hướng cấu trúc được triển khai tuần tự qua 4 pha chính:

  1. Pha khảo sát và lập mô hình nghiệp vụ: Xác định yêu cầu người dùng, phân tích cơ cấu tổ chức, lập sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), mô tả chi tiết chức năng lá và lập ma trận thực thể - chức năng.
  2. Pha phân tích hệ thống (Mô hình quan niệm): Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) vật lý và logic mức đỉnh, phân rã làm mịn sơ đồ luồng dữ liệu xuống mức dưới đỉnh, phân tích tính khả thi trên 3 phương diện: kỹ thuật, kinh tế và hoạt động.
  3. Pha thiết kế logic: Chuyển đổi mô hình khái niệm dữ liệu sang mô hình quan hệ, xác định các phụ thuộc hàm, chuẩn hóa dữ liệu đạt dạng chuẩn 3 (3NF) và phác thảo giao diện nhập liệu.
  4. Pha thiết kế vật lý: Thiết kế cấu trúc các bảng trong cơ sở dữ liệu vật lý, đặc tả kiến trúc chương trình, thiết kế giao diện tương tác người - máy và các phân hệ xử lý.

Phương pháp thu thập và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế hiện trạng vận hành, phỏng vấn nhân viên quản lý, thủ kho, thu ngân và thu thập trực tiếp 6 loại biểu mẫu chứng từ nghiệp vụ đang lưu hành tại Siêu thị Mini Huong Mart:

  • Đơn đặt mua hàng
  • Phiếu nhập hàng
  • Phiếu chi
  • Phiếu giao hàng quầy
  • Hóa đơn bán hàng
  • Thẻ kho (theo dõi xuất - nhập - tồn hàng tháng)

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÁN LẺ VÀ NỘI DUNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về thương mại bán lẻ và quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý.

  • Lý luận về nghiệp vụ bán lẻ: Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế để phục vụ tiêu dùng nội bộ, đánh dấu thời điểm hàng hóa rời khỏi lĩnh vực lưu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Văn bản phân tích đặc điểm của 6 hình thức bán lẻ phổ biến:
    • Bán lẻ thu tiền tập trung: Tách rời nghiệp vụ thu ngân và giao hàng; thu ngân xuất hóa đơn/tích kê để khách nhận hàng tại quầy giao.
    • Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách.
    • Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Khách hàng tự lựa chọn hàng hóa trên kệ và thanh toán tập trung tại quầy thu ngân (hình thức Huong Mart áp dụng).
    • Bán trả góp: Cho phép trả tiền nhiều lần, bên bán thu thêm lãi trả chậm và ghi nhận doanh thu ngay khi giao hàng.
    • Bán hàng tự động: Sử dụng máy bán tự động đặt tại nơi công cộng.
    • Gửi đại lý bán hoặc ký gửi hàng hóa: Giao hàng cho đại lý bán hưởng hoa hồng; quyền sở hữu hàng hóa chỉ chuyển giao khi đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
  • Thực trạng ngành bán lẻ tại Việt Nam: Nêu bật các thách thức lớn về sự thiếu liên kết giữa nhà sản xuất và khâu phân phối, hạ tầng kỹ thuật yếu, chi phí sản xuất cao, năng lực tài chính và tiếp cận mặt bằng của doanh nghiệp nội địa kém hơn các chuỗi phân phối nước ngoài.
  • Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống: Trình bày chi tiết các bước khảo sát hiện trạng, lập hồ sơ nhiệm vụ cho từng vị trí công tác, nghiên cứu tính khả thi (kỹ thuật, kinh tế, vận hành) và các giai đoạn thiết kế mô hình logic - vật lý.

CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ XỬ LÝ, DỮ LIỆU VÀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN LẺ CHO SIÊU THỊ MINI HƯƠNG MART

Chương 2 là nội dung trọng tâm của đồ án, tập trung vào khảo sát thực địa, mô hình hóa nghiệp vụ và thiết kế chi tiết hệ thống cơ sở dữ liệu.

  • Khảo sát Siêu thị Mini Huong Mart: Đơn vị kinh doanh các nhóm hàng nhu yếu phẩm gồm: thực phẩm, bánh kẹo, hóa mỹ phẩm, sữa bỉm, đồ uống, giấy vệ sinh và một số dịch vụ tiện ích bổ trợ (xổ số, giặt là, giao hàng nhanh). Quy trình nghiệp vụ vận hành qua 4 giai đoạn: Bộ phận kế hoạch lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp; Thủ kho kiểm nhận hàng, lập phiếu nhập và báo thủ quỹ lập phiếu chi; Thủ kho xuất hàng ra quầy theo phiếu giao hàng quầy; Quầy thu ngân quét mã/kiểm hàng, lập hóa đơn, thu tiền của khách và định kỳ tổng hợp dữ liệu báo cáo ban giám đốc.
  • Lập mô hình nghiệp vụ:
    • Sơ đồ ngữ cảnh: Xác định 3 tác nhân ngoài tương tác trực tiếp với hệ thống gồm Nhà cung cấp, Khách hàng và Ban Giám đốc.
    • Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD): Phân rã hệ thống thành 4 chức năng mức đỉnh: 1.0 Nhập hàng từ nhà cung cấp (gồm các chức năng lá: gửi đơn đề nghị đặt hàng, kiểm tra thông tin hàng, gửi đơn đặt hàng, lập phiếu nhập, lập phiếu chi, nhập kho và ghi sổ kho); 2.0 Giao hàng cho quầy (lập phiếu giao, cập nhật kho); 3.0 Bán hàng cho khách hàng (kiểm tra đơn hàng, lập phiếu hóa đơn, gom hàng và gửi cho khách); 4.0 Nộp báo cáo cho quản lý (thống kê nhập/xuất/tồn/chi/thu, lập phiếu báo cáo).
    • Ma trận thực thể - chức năng: Thể hiện mối quan hệ Create (C), Read (R), Update (U) giữa các tiến trình với các thực thể dữ liệu (Nhà cung cấp, Khách hàng, Sổ kho...).
  • Mô hình luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng sơ đồ DFD mức đỉnh (tiến trình 1.0 đến 4.0) và các sơ đồ DFD mức dưới đỉnh cấp 1 chi tiết cho từng phân hệ nhập hàng, xuất quầy, bán hàng và báo cáo.
  • Chính xác hóa dữ liệu và chuẩn hóa: Khắc phục tình trạng dư thừa dữ liệu từ các chứng từ thực tế bằng cách chuẩn hóa tên gọi thuộc tính, bổ sung các thuộc tính khóa định danh duy nhất (MaNCC, MaKH, MaNV, Mahang), tách các phụ thuộc hàm và đưa các quan hệ về dạng chuẩn 3 (3NF).

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM QUẢN LÝ BÁN LẺ CHO SIÊU THỊ MINI HƯƠNG MART

Chương 3 trình bày việc hiện thực hóa các mô hình phân tích thiết kế thành ứng dụng phần mềm thử nghiệm:

  • Lựa chọn môi trường lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phù hợp để cài đặt các bảng dữ liệu đã được chuẩn hóa ở Chương 2.
  • Xây dựng hệ thống giao diện người dùng:
    • Giao diện trang chủ: Bố cục thanh điều hướng chức năng, phân quyền truy cập theo vai trò người sử dụng.
    • Giao diện xử lý nghiệp vụ: Màn hình lập và quản lý đơn đặt mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, phiếu giao hàng cho các quầy bán, màn hình thanh toán hóa đơn bán lẻ cho thu ngân và màn hình theo dõi biến động thẻ kho/sổ kho tự động.
    • Giao diện kết xuất báo cáo: Màn hình lọc dữ liệu doanh thu, thống kê tồn kho theo tháng và kết xuất báo cáo phục vụ ban giám đốc.

ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH

Phần đánh giá của đồ án tổng kết kết quả thử nghiệm phần mềm tại Siêu thị Mini Huong Mart:

  • Chương trình giải quyết được các bài toán quản lý bán lẻ cơ bản tại quầy và kho.
  • Khắc phục được nhược điểm ghi chép thẻ kho thủ công bằng tay, loại bỏ sai lệch số liệu tồn kho.
  • Hỗ trợ nhân viên và ban quản lý tra cứu nhanh thông tin nhà cung cấp, mặt hàng, khách hàng và doanh thu.

Thiết kế và triển khai

Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Quá trình chính xác hóa dữ liệu từ 6 biểu mẫu chứng từ gốc sang cấu trúc thuộc tính chuẩn được tổng hợp trong bảng sau:

Tên chứng từ / Thực thể gốc Dữ liệu sau chính xác hóa Thao tác chuẩn hóa & Quy tắc chuyển đổi
Nhà cung cấp NHACUNGCAP(MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DTNCC, emailNCC) Thêm khóa chính MaNCC để định danh duy nhất.
Đơn đặt mua hàng DONDATHANG(SoDDH, Ngaydat, MaNCC, Mahang, Tenhang, Xuatsu, Mota, Soluong, Dongiadat, Tongtiendat...) Thêm Mahang, thay tên NCC bằng MaNCC, loại bỏ thuộc tính dư thừa (địa chỉ, điện thoại NCC).
Phiếu nhập hàng PHIEUNHAP(Sophieunhap, Ngaynhap, SoDDH, MaNCC, Mahang, Slnhap, Dongianhap, Tongtiennhap, Thukho, DaidienNCC) Thay thông tin NCC bằng MaNCC, loại bỏ tên và địa chỉ NCC, liên kết qua SoDDH.
Phiếu chi PHIEUCHI(Sophieuchi, Ngaychi, Sophieunhap, MaNCC, Tongtienchi, Thuquy, Nguoinhan) Thay tên NCC bằng MaNCC, loại bỏ tên NCC, liên kết theo Sophieunhap.
Phiếu giao hàng quầy PHIEUGIAOQUAY(SoPG, Ngaygiao, Maquay, Mahang, Slgiao, Ghichu, Thukho, Daidienquay) Định danh mã phiếu, mã quầy và chi tiết số lượng hàng xuất cho từng quầy bán.
Sổ kho / Thẻ kho SOKHO(Thang, Mahang, Mucdutrumin, Tonkho...) Loại bỏ các trường mô tả, xuất xứ, tên hàng (tra cứu qua Mahang), quản lý mức dự trữ tối thiểu theo tháng.
Khách hàng KHACHHANG(MaKH, TenKH, DCKH, DTKH) Bổ sung mã khách hàng MaKH để phân loại và quản lý thông tin khách.
Hóa đơn bán hàng HOADONBANHANG(Sohoadon, Ngayban, MaQuaythungan, MaNV, MaKH, Mahang, SLban, Giaban, TongtienTT, TienKM, Tientra) Thêm mã nhân viên (MaNV), mã quầy (MaQuaythungan), mã khách (MaKH), mã hàng (Mahang), loại bỏ thông tin trùng lặp.

Các phụ thuộc hàm cơ bản

Từ các chứng từ kế toán và quy trình nghiệp vụ, tác giả xác định hệ phụ thuộc hàm làm cơ sở chuẩn hóa:

  • Đơn đặt mua hàng:
    • $\text{sodondat} \rightarrow \text{ngaydat}, \text{maNCC}, \text{ngaydudinhgiaohang}, \text{tongtiendat}$
    • $\text{maNCC} \rightarrow \text{tenNCC}, \text{dcNCC}, \text{DTNCC}, \text{emailNCC}$
    • $\text{mahang} \rightarrow \text{tenhang}, \text{ĐVtinh}, \text{xuatsu}, \text{mota}$
    • $\text{sodon}, \text{mahang} \rightarrow \text{sldat}, \text{dongiadat}$
  • Phiếu nhập hàng:
    • $\text{sophieunhap} \rightarrow \text{ngaynhap}, \text{sodondat}, \text{tongtiennhap}, \text{daidienNCC}, \text{tenthukho}$
    • $\text{sophieunhap}, \text{mahang} \rightarrow \text{slnhap}, \text{dongianhap}$
  • Phiếu chi:
    • $\text{sophieuchi} \rightarrow \text{ngaychi}, \text{sophieunhap}, \text{tongtienchi}, \text{tenthuquy}$
  • Phiếu giao hàng quầy:
    • $\text{sophieugiao} \rightarrow \text{ngaygiao}, \text{maquay}, \text{tenthukho}, \text{daidienquay}$
    • $\text{maquay} \rightarrow \text{tenquay}$
    • $\text{sophieugiao}, \text{mahang} \rightarrow \text{slgiao}, \text{ghichu}$
  • Hóa đơn bán hàng:
    • $\text{sohoadon} \rightarrow \text{ngayban}, \text{maquaythungan}, \text{maNV}, \text{makhach}, \text{tongtienTT}, \text{tienKM}, \text{Tongtientra}$
    • $\text{maquaythungan} \rightarrow \text{tenquaythungan}$
    • $\text{maNV} \rightarrow \text{tenNV}$
    • $\text{makhach} \rightarrow \text{tenkhach}, \text{dckhach}, \text{dtkhach}$
    • $\text{sohoadon}, \text{mahang} \rightarrow \text{slban}, \text{giaban}$
  • Thẻ kho:
    • $\text{thang}, \text{mahang} \rightarrow \text{mucdutrutoithieutheothang}$

Mô hình quan hệ logic đạt chuẩn 3NF

Dựa trên các phụ thuộc hàm trên, cơ sở dữ liệu được phân rã thành các lược đồ quan hệ đạt dạng chuẩn 3 (3NF) để tránh dư thừa và dị thường dữ liệu khi thêm, xóa, sửa:

  1. CHITIETDONDAT(sodon, mahang, sldat, dongiadat)
  2. CHITIETPHIEUNHAP(sophieunhap, mahang, slnhap, dongianhap)
  3. PHIEUCHI(sophieuchi, ngaychi, sophieunhap, tongtienchi, tenthuquy)
  4. CHITIETGIAO(sophieugiao, mahang, slgiao, ghichu)
  5. Các quan hệ danh mục và bảng chính: NHACUNGCAP, KHACHHANG, HANGHOA, DONDATHANG, PHIEUNHAP, PHIEUGIAOHANG, HOADON, CHITIETHOADON, SOKHO.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  1. Hệ thống hóa toàn diện nghiệp vụ bán lẻ thực tế: Khảo sát và tài liệu hóa chi tiết toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ tại Siêu thị Mini Huong Mart từ khâu lập kế hoạch mua hàng, kiểm soát nhập kho, xuất giao quầy bán lẻ đến khâu thu ngân và kiểm soát tồn kho theo tháng.
  2. Xây dựng bộ hồ sơ phân tích thiết kế hoàn chỉnh:
    • Lập sơ đồ ngữ cảnh xác định rõ tương tác với 3 thực thể ngoài.
    • Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng với 4 phân hệ chính và đầy đủ các chức năng lá.
    • Xây dựng ma trận thực thể - chức năng và hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD mức đỉnh và mức dưới đỉnh).
    • Xác lập bảng chính xác hóa dữ liệu, loại bỏ dữ liệu dư thừa từ 6 mẫu chứng từ kế toán thực tế.
    • Thiết lập hệ phụ thuộc hàm đầy đủ và chuẩn hóa lược đồ dữ liệu đạt chuẩn 3NF.
  3. Cài đặt chương trình ứng dụng thử nghiệm: Xây dựng phần mềm quản lý bán lẻ với các giao diện quản trị, giao diện xử lý nghiệp vụ nhập - xuất - bán và mô đun tự động tính toán số liệu thẻ kho, kết xuất báo cáo doanh thu.

Giải pháp và đóng góp thực tiễn

  • Đồ án cung cấp giải pháp chuyển đổi phương thức quản trị từ sổ sách thủ công sang phần mềm tự động cho Siêu thị Mini Huong Mart, giúp khắc phục tình trạng nhầm lẫn số liệu tồn kho, rút ngắn thời gian thanh toán tại quầy và hỗ trợ ban quản lý nắm bắt kịp thời nhịp độ bán hàng.
  • Tài liệu đóng vai trò là một case-study thực tế hoàn chỉnh về việc áp dụng phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc vào bài toán quản trị doanh nghiệp bán lẻ quy mô nhỏ tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Thời gian nghiên cứu và thực hiện đồ án có giới hạn (khoảng gần 3 tháng, từ 04/04/2022 đến 24/06/2022) cùng với kinh nghiệm thực tế của sinh viên còn hạn chế.
    • Phạm vi khảo sát và thử nghiệm mới dừng lại ở quy mô một điểm bán lẻ đơn lẻ (Siêu thị Mini Huong Mart với thời gian hoạt động ban đầu 4 tháng), chưa kiểm thử trên mô hình chuỗi phân phối nhiều chi nhánh.
    • Một số phân hệ dịch vụ tiện ích bổ trợ của siêu thị (xổ số, giặt là, giao hàng nhanh) mới được ghi nhận trong phần khảo sát nhưng chưa được mô hình hóa sâu trong các chức năng xử lý chính của phần mềm.
  • Hướng phát triển tiếp theo:
    • Hoàn thiện và tích hợp thêm các mô đun quản lý dịch vụ tiện ích mở rộng.
    • Phát triển nâng cấp hệ thống để đáp ứng mô hình quản lý chuỗi siêu thị mini khi cơ sở mở rộng thêm các điểm bán mới trong khu vực Hải Phòng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đồ án tốt nghiệp này mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống thông tin quản lý: Là tài liệu tham khảo trực quan về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc; minh họa rõ ràng các bước từ khảo sát chứng từ thực tế, lập sơ đồ BFD, vẽ DFD đa mức, lập ma trận thực thể - chức năng đến kỹ thuật tìm phụ thuộc hàm và chuẩn hóa quan hệ 3NF.
  • Kỹ sư phần mềm và nhà phát triển ứng dụng bán lẻ: Cung cấp bộ cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa, danh mục thuộc tính và quy trình luân chuyển chứng từ (đơn đặt hàng, phiếu nhập, phiếu chi, phiếu giao hàng quầy, hóa đơn, thẻ kho) để ứng dụng xây dựng các phần mềm quản lý bán hàng (POS) và quản lý kho cho các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini.
  • Người quản lý siêu thị mini và cửa hàng bán lẻ: Tham khảo quy trình tổ chức kiểm soát kho hàng, cơ chế phối hợp giữa bộ phận kế hoạch, thủ kho, thu quỹ và quầy bán hàng nhằm giảm thiểu thất thoát và tối ưu luồng công việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Địa điểm khảo sát thực tế và thời gian hoạt động của đơn vị thực nghiệm trong đồ án là gì?
Đề tài khảo sát và thử nghiệm tại Siêu thị Mini Huong Mart, có địa chỉ tại số 9/213 Lạch Tray, phường Lạch Tray, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng. Tại thời điểm tác giả tiến hành khảo sát (năm 2022), siêu thị mới đi vào hoạt động được 4 tháng.

2. Lý do chính khiến Siêu thị Mini Huong Mart cần xây dựng phần mềm mới là gì dù đã có hệ thống quản lý trước đó?
Siêu thị đang dùng một phần mềm có sẵn nhưng hệ thống này chưa thỏa mãn toàn bộ yêu cầu nghiệp vụ của đơn vị; nhiều công đoạn chưa được tin học hóa. Đặc biệt, việc ghi chép và theo dõi thẻ kho vẫn phải làm thủ công bằng tay, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn. Việc cập nhật số liệu tồn kho sau khi xuất hàng ra quầy hoặc nhập từ nhà cung cấp và khâu lập báo cáo chưa được tự động hóa.

3. Hệ thống dữ liệu đầu vào của đồ án bao gồm những biểu mẫu chứng từ cụ thể nào?
Hệ thống dữ liệu đầu vào được tác giả thu thập và khảo sát gồm 6 biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế: Đơn đặt mua hàng, Phiếu nhập hàng, Phiếu chi, Phiếu giao hàng quầy, Hóa đơn bán hàng và Thẻ kho (quản lý tồn đầu tháng, nhập, xuất và mức dự trữ tối thiểu).

4. Khung phương pháp luận phân tích thiết kế trong đồ án dựa trên tài liệu chuyên khảo nào?
Đồ án áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc và cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên bộ 3 giáo trình chuyên khảo của TS. Lê Văn Phùng do Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông phát hành: Kỹ thuật phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc (2014), Hệ thống thông tin quản lý (2016) và Cơ sở dữ liệu quan hệ và công nghệ phân tích thiết kế (2018).

5. Cơ sở dữ liệu logic của hệ thống được chuẩn hóa đạt mức nào và bao gồm các quan hệ phân rã chính nào?
Toàn bộ các thực thể dữ liệu sau khi chính xác hóa và xác định hệ phụ thuộc hàm được chuẩn hóa đạt dạng chuẩn 3 (3NF). Các hệ lược đồ quan hệ đạt 3NF tiêu biểu được phân rã bao gồm: CHITIETDONDAT(sodon, mahang, sldat, dongiadat), CHITIETPHIEUNHAP(sophieunhap, mahang, slnhap, dongianhap), PHIEUCHI(sophieuchi, ngaychi, sophieunhap, tongtienchi, tenthuquy), CHITIETGIAO(sophieugiao, mahang, slgiao, ghichu) cùng các bảng danh mục quản lý nhà cung cấp, khách hàng, hóa đơn và sổ kho.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng chương trình quản lý bán lẻ cho Siêu thị mini Huong Mart ở Hải Phòng" của sinh viên Nguyễn Trường Giang đã giải quyết trọn vẹn bài toán tin học hóa hoạt động bán lẻ cho một cơ sở thương mại quy mô nhỏ. Bằng việc vận dụng bài bản phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc, tác giả đã chuyển hóa thành công 6 biểu mẫu chứng từ thực tế thành mô hình dữ liệu quan hệ đạt chuẩn 3NF và hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu đa mức rõ ràng. Chương trình thử nghiệm được xây dựng đáp ứng tốt yêu cầu tự động hóa khâu quản lý kho, tính toán bán hàng và tổng hợp báo cáo doanh thu, khắc phục triệt để các hạn chế của phương thức ghi chép thủ công trước đây.