chương 1, tác giả thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng và kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh dựa trên các tiêu chí trong Khung tiêu chí đánh giá. Qua đó, tác giả nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại co quan Van phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh. Giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh với các nội dung: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ công chức, viên chức trong việc chuan hóa hoạt động văn phòng; rà soát lại toàn bộ các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại cơ quan; xây dựng, ban hành thêm một số quy chế, quy định, quy trình mới; tăng cường việc phố biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.
Khái quát về Văn phòng 1. Khái niệm về Văn phòng Văn phòng là một bộ máy hiện hữu trong cơ quan, tô chức dù đó là cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp. Dé phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, đơn vị đều thiết lập bộ máy Văn phòng. Vì vậy, Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của tô chức.
Đây là trung tâm kết nối các bộ phận khác trong quá trình hoạt động. Hiện nay, khái niệm “văn phòng” được giải thích theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Trong cuốn giáo trình mới nhất “Lý luận về quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) cùng các tác giả, “văn phòng” được nhận diện qua nhiều góc độ khác nhau, mỗi góc độ lại chia tách ra nhiều cách hiểu khác nhau như: góc độ cơ cấu tô chức chức năng, tính chất phương thức hoạt động, không gian làm việc.Từ góc độ nghiên cứu của đề tài, luận văn sử dụng khái niệm về văn phòng theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tô chức, thực thi và kiếm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.
Vị trí, vai trò của Văn phòng * Vị trí của văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc của lãnh đạo, cơ quan, tô chức, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thuận lợi, hiệu quả thông qua các quy chế, quy định, các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng. 13 Ngoài ra, văn phòng còn là nơi soát xét, sàng lọc thông tin, giúp cho lãnh đạo tập trung vào các công việc chính, có tính chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối, trung tâm thông tin của cơ quan, tô chức. Văn phòng cũng là nơi các thông tin chính thống được chuyên ra ngoài thông qua các văn bản ban hành.
Bằng quy trình nghiệp vụ được kiểm soát chặt chẽ, các thông tin do văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp là nguồn tin có tính pháp lý cao. Những thông tin được văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan. Văn phòng là bộ phận tổng hợp, tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý cơ quan, tô chức. Trong công tác quản lý, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như năm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp.
Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận tô chức, thực hiện các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tô chức thông qua văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử chuyên nghiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng.
Thiết kế công sở hợp lý, khoa học, có tính thâm mỹ cao, phù hợp với từng tính chất công việc của mỗi tổ chức, cùng với chế độ làm việc có quy trình chặt chẽ, có quy chế quy định rõ ràng sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách hàng. Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan, tổ chức. Chính vì thế, văn phòng còn được xem là “bộ mặt” của cơ quan. 14 *Vai trò cua văn phòng: Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tô chức.
Bởi vì việc chuyên giao các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đến các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan đều phải thông qua văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, giám sát, đánh giá việc thực hiện các quvét dinh va su chi dao cua lanh dao co quan đối với các việc đối nội cũng như đối ngoại của cơ quan. Đây là chức năng vô cùng quan trọng, quyết định sự thông suốt của hoạt động cơ quan, t6 chức. Thứ hai, văn phòng là “công gác thông tin” của cơ quan, tổ chức.
Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ máy văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp dé chuyên phát hoặc lưu trữ. Thứ ba, văn phòng là cầu nỗi giữa chủ thé và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức, Ví dụ: các quvết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyền đến các phòng ban, cá nhân có liên quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng dé chuyên đến thủ trưởng.
Chức năng của Văn phòng Chức năng dam bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của bộ máy văn phòng. Văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thông tin cuả cơ quan, tô chức ngay từ đầu vào (thu thập) đến đầu ra của thông tin cũng như thông tin nội bộ hình thành trong quá trình hoạt động. Từ đó văn phòng sẽ cung cấp kịp thời thông tin dé phục vụ cho hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vi. - Chức năng tổng hợp - tham mưu Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp.
Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và 15 tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được diễn biến trong cơ quan cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành hoạt động của co quan, tố chức.
Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tô chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch và chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện, năm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện để tham mưu, điều chỉnh kịp thời. - Chức năng giúp việc (tổ chức thực hiện các quyết định quan lý): Sau khi tổng hợp, tham mưu dé ban hành các quyết định quản lý, Văn phòng chịu trách nhiệm triển khai thực hiện thông qua các kế hoạch cụ thể, từ đó thực hiện việc phân công, hướng dẫn thực hiện các quyết định đó cho các đơn vị, cá nhân có liên quan. Quá trình thực hiện sẽ phát sinh nhiều vấn đề thực tiễn, văn phòng chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp, tham mưu điều chỉnh cho phủ hợp để phát huy hiệu quả những quyết định quản lý của lãnh đạo tổ chức, đơn vị.
Nhiệm vụ của Văn phòng Dé thực hiện các chức năng trên, bộ máy Văn phòng có nhiệm vu: Thu thập, xử lý các thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc các bộ phận khác trong hệ thống. 16 Trên cơ sở phân tích, tổng hợp thông tin, phát hiện vấn đề và đề xuất với lãnh đạo các phương án, cách thức giải quyết. Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phận trong bộ máy văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch dé triển khai thực hiện, đồng thời tô chức phố biến, hướng dẫn va phân công cho các don vị, cá nhân thực hiện các quyết định đó. Sau khi hoàn thành công việc, các bộ phận trong bộ máy văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp, đánh giá kết quả và báo cáo cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp tiếp theo.
Lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng 1. Khái niệm hoạt động văn phòng Hoạt động văn phòng gồm tat cả các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng dé hỗ trợ hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trong luận văn này, hoạt động văn phòng được hiểu là: “hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình do nhà nước hoặc cơ quan, tô chức, ban hành”[10;205].