CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH INOX PHƯƠNG ĐÔNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty TNHH Inox Phương Đông 1. Danh mục hàng bán của công ty TNHH Inox Phương Đông Công ty TNHH Inox Phương Đông là công ty kinh doanh thương mại, sản phẩm chính của công ty là cung các các loại mác thép inox như 304; 430; 201 hoặc 316 với các kích thước độ dày từ 0.0 mm dài khoảng 1000 mm đến 1524 mm cho các công trình xây dựng nhằm tạo ra các sản phẩm như : Bồn nước, Chậu rửa,cầu thang, làm cửa, làm giường, các thiết bị nồi, chảo, dao, các sản phẩm y tế như: tủ đựng thuốc, giá đựng thuốc, các loại công cụ dụng cụ khác nhau như giường bệnh, khung màn….Ví dụ: - Cuộn inox 304 dày 0.5mm x1219 mm - Cuộn inox 304 dày 2.0 mm x 1219 mm - Cuộn inox 304 dày 1.0 mm x 1219 mm – 1500mm - Cuộn inox 304 dày 0.6 mm x 1219 mm - Cuộn inox 201 dày 0.8 mmmm - Cuộn inox 304 dày 3.0 mm x 1500 mm… Ngoài việc cung cấp trực tiếp cho các đơn vị sản xuất, các xưởng gia công thì các sản phẩm của công ty còn được bán cho các đơn vị sản xuất – kinh doanh thương mại khác với số lượng lớn. Ngoài ra công ty cũng không ngừng khai thác thị trường tiêu thụ đến từng hộ gia đình, từng khách hàng mua lẻ phục vụ nhu cầu như: làm cửa, làm thùng hàng, làm bàn… Chính vì vậy, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được diễn ra thường xuyên, liên tục, công ty phải xây dựng bộ phận kinh doanh chuyên nghiệp, nhiệt tình, hiểu và biết việc.
Bộ phận kế toán bán hàng hiểu biết và làm tốt nghiệp vụ chuyên môn để luôn cập nhật báo cáo hàng ngày về khối lượng và trị giá hàng hóa đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Doanh nghiệp. Công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất với từng khu riêng biệt: Kho bãi hàng hóa…Quá trình nhập hàng hóa được công ty rất chú trọng. Khi hàng về tới công ty SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung 2 Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đều được các nhân viên kho, nhân viên kinh doanh của công ty giám sát, kiểm tra chất lượng, không bị trầy xước bề mặt, cong vênh mép, đúng kích thước, độ dày đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Thị trường tiêu thụ của công ty TNHH Inox Phương Đông Công ty TNHH Inox Phương Đông đóng trụ sở tại Tổ 6 Khu Tập thể 676 Quân đội Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội.
Thị trường tiêu thụ chính của công ty là các Công ty nhà nước, các công ty sản xuất, các công ty thương mại, các cửa hàng, hộ kinh doanh cá thể, người tiêu dùng của địa bàn trong tỉnh. Sau hơn 6 năm hoạt động, mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao uy tín, chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ, công ty cũng đã thu hút được thị trường ở các tỉnh, thành phố khắp cả nước như: Hà Nội, Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh; Đà Nẵng, Nam Định, Quảng Ngãi, Sài Gòn, Đồng Nai, Đăck lắc… Hà Nội là một thành phố lớn, nhu cầu tiêu thụ nhiều lại giáp địa phận công ty hoạt động kinh doanh nên công ty có thị trường tiêu thụ tại đây là chủ yếu. Chỉ sau hơn 7 năm hoạt động nhưng hiện nay Công ty TNHH Inox Phương Đông đã chuyển từ bán lẻ là chủ yếu thành bán buôn là chủ yếu, đã tạo được chỗ đứng trên thị trường, chiếm lĩnh và mở rộng thị trường, tạo niềm tin và thu hút được các bạn hàng ở nhiều nơi. Có được điều đó là do sự nỗ lực của ban giám đốc, những người đứng đầu công ty đã có sự am hiểu, nắm bắt thị trường, xu hướng của xã hội, thị hiếu của khách hàng, luôn cố gắng hoàn thiện mình và phục vụ nhu cầu của khách hàng tiêu dùng 1.
Phương thức bán hàng của công ty TNHH Inox Phương Đông Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tự lựa chọn cho mình những phương thức bán hàng khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp, mức độ hoạt động, quy mô kinh doanh và khả nămg tiêu thụ để chiếm lĩnh thị trường thúc đẩy quá trình tiêu thụ nhằm đạt tối đa hóa lợi nhuận. Đồng thời, phương thức bán hàng cũng ảnh hưởng tới hoạt động của kế toán bán hàng như thời điểm xác định doanh thu, ghi nhận giá vốn và nó ảnh hưởng tới kết quả bán hàng của công ty cuối kỳ. Tại công ty TNHH Inox Phương Đông có các phương thức bán hàng sau: SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung 3 Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bán buôn:Bên mua cử đại diện sang mua hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi chấp nhận mua và chấp nhận thanh toán, bên mua thanh toán tiền hàng hoặc nhận nợ và ký vào chứng từ bán hàng của công ty.
Khi đó hàng đã được ghi nhận là hàng đã bán và ghi nhận doanh thu. Chuyển hàng: Doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua theo hợp đồng đã ký giữa hai bên và giao tại địa điểm đã thống nhất trong hợp đồng. Khi khách hàng kiểm nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì khi đó hàng được ghi nhận là hàng đã bán và được ghi nhận doanh thu. Bán lẻ: Bán lẻ trực tiếp cho khách hàng: Đối tượng là những hộ kinh doanh, người tiêu dùng mua nguyên liệu để gia công tạo ra các sản phẩm gia dụng như: Giường inox, khung, kệ đựng, làm bếp ga, lò thổi, làm khung….Đây là hình thức bên mua trực tiếp đi đến công ty lựa chọn và thống nhất về một loại mặt hàng.
Sau khi chấp nhận mua và thanh toán, bên bán lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, hàng được giao trực tiếp cho khách hàng. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty TNHH Inox Phương Đông Giám đốc Phòng kinh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật doanh - Giám đốc là người trực tiếp ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa. Là người đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của Công ty. Là người điều hành, quản lý vốn, tài sản, mọi mặt trong Công ty.
Vì vậy Giám đốc luôn là người lập ra kế hoạch kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển để thúc đẩy hoạt động trong doanh nghiệp. Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động trong công ty. - Phòng kinh doanh: Phụ trách giám sát và đôn đốc các hoạt động kinh doanh tại công ty, tìm hiểu thị trường, đề ra các phương án kinh doanh mới nhằm thúc đẩy SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung 4 Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp quá trình kinh doanh của công ty. Luôn luôn theo dõi tình hình biến động của giá cả thị trường, nắm bắt kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Đó là nơi thực hiện các hợp đồng mua – bán hàng mà Giám đốc đã ký kết và là một phần quyết định quan trọng trong sự phát triển của công ty. Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ báo giá các loại hàng hóa, lập kế hoạch kinh doanh( kế hoạch trung, ngắn hạn và dài hạn). Ngoài ra còn chịu trách nhiệm phát triển thị trường cung ứng cũng như thị trường tiêu thụ hàng hóa, giới thiệu sản phẩm, chăm sóc và tư vấn cho khách hàng. Một đơn vị bán hàng muốn tốt thì bắt buộc phải có đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, nhạy bén biết nắm bắt nhu cầu khách hàng.
- Kho vận: Kiểm tra khố lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập mua cũng như khi xuất bán; kiểm tra quy cách và lập bảng kê, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hàng hóa theo từng đơn hàng của Phòng kinh doanh đưa. Sau khi đơn hàng đã được kiểm tra nếu không có vấn đề gì sẽ được báo nhập hoặc xuất hàng hóa và thủ kho sẽ lập và chuyển phiếu nhập – phiếu xuất kho cho phòng kế toán để hoàn tất thủ tục mua – bán hàng hóa. Cuối tháng thủ kho tiến hành lập bảng hàng tồn gửi lên phòng kế toán để đối chiếu và chốt số liệu gửi lên cho ban lãnh đạo công ty. Đây là nơi nắm giữ tài sản của Công ty nên các số liệu đưa ra luôn phải chuẩn, chính xác với thực tế.
- Phòng kế toán: + Căn cứ hợp đồng kinh tế đã ký kết từ phòng kinh doanh, căn cứ vào phiếu nhập kho - phiếu xuất kho của Công ty do phòng kho chuyển lên, các bộ phận kế toán sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra số liệu cả bên bán và bên mua sau đó tiền hành xuất hóa đơn, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh thông qua việc lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ… SV: Nguyễn Thị Hồng Nhung 5 Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH INOX PHƯƠNG ĐÔNG 2. Kế toán doanh thu. Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động hoạt động bán hàng cho khách hàng, đã thu được tiền hoặc chưa thu được tiền nhưng đã được khách hàng chấp nhận, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán.
Chứng từ và thủ tục kế toán. - Chứng từ: + Hợp đồng kinh tế. + Phiếu xuất kho. + Phiếu thu, giấy báo có.
+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa. Thủ tục kế toán: + Phương thức bán buôn: Các đơn đặt hàng được ký kết với Giám đốc. Vào thời điểm thực hiện hợp đồng, ban giám đốc ra lệnh xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho thực hiện xuất kho theo đúng hợp đồng. Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo đơn hàng ký kết, hóa đơn được lập 3 liên: Liên 1 giữ tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được kế toán giữ lại kẹp vào các chứng từ có liên quan để làm căn cứ ghi sổ.
Khi hai bên đã trao quyền sở hữu, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng. Do hàng đặt thường có khối lượng lớn nên khách hàng thường thanh toán bằng chuyển khoản. Đối với trường hợp hai bên cam kết bên bán giao hàng tận nơi thì bên công ty sẽ viết hóa đơn GTGT và gửi liên 2 chuyển theo hàng chở hàng làm căn cứ đi đường và giao cho khách hàng.