CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG 1. Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ 3 1. Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán 1.Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán Có nhiều khái niệm khác nhau về hạch toán kế toán, nhưng có thể hiểu: “Hạch toán kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát tài sản và hoạt động của mỗi đơn vị”. Đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản.
Để nghiên cứu đối tượng của mình, hạch toán kế toán đã sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học gồm bốn yếu tố (phương pháp cụ thể) là chứng từ, đối ứng TK, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Mỗi phương pháp có vị trí, chức năng nhất định song giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống hạch toán kế toán. Vì vậy, trong hạch toán kế toán, mỗi phương pháp này là một yếu tố của hạch toán kế toán và được sử dụng một cách tổng hợp, đồng bộ. Với ý nghĩa tổ chức là mối liên hệ giữa các yếu tố của một hệ thống thì tổ chức hạch toán kế toán là mối quan hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng TK, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán trong thông tin và kiểm tra – kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan.
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán có thể xem xét trên các góc độ khác nhau: Xét trên góc độ quá trình xử lý thông tin, đối tượng tổ chức hạch toán kế toán bao gồm giai đoạn hạch toán ban đầu (xác định đối tượng tính giá và thiết kế sổ tương ứng), giai đoạn ghi chép vào sổ TK, giai đoạn lập báo cáo kế toán; Xét trên góc độ các đối tượng kế toán cụ thể thì đối tượng tổ chức hạch toán kế toán là các phần hành kế toán; Xét trên góc độ cơ cấu tổ chức bộ máy thì đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm các bộ phận kế toán và phân công lao động trong các bộ phận ấy ( kế toán các phần hành). Tổ chức hạch toán kế toán luôn có vai trò quan trọng và ý nghĩa thiết thực đối với công tác quản lý của đơn vị thể hiện trên các mặt sau: Thứ nhất: Tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học và hợp lý đảm bảo các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị được cung cấp một cách kịp thời, chính xác, tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin như: Cơ quan chức năng nhà 4 nước, các nhà cung cấp, các khách hàng, công nhân viên, hội đồng quản trị, các nhà quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư…; Thứ hai: Tổ chức hạch toán kế toán khoa học sẽ cung cấp những bằng chứng chính xác và đáng tin cậy, là cơ sở để kiểm tra, giám sát tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính của các tập thể cũng như các cá nhân; Thứ ba: Tổ chức hạch toán kế toán khoa học cùng với sự ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý sẽ góp phần tiết kiệm nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng thông tin từ đó tiết kiệm chi phí cho đơn vị. Để công tác tổ chức hạch toán kế toán được thực hiện tốt thì trước hết cần phải dựa trên các nhiệm vụ cơ bản mà bản thân kế toán cần phải thực hiện. Đó là: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán; Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ, thu nộp thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; Phân tích thông tin, số liệu kế toán; Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán; Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Tổ chức hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cụ thể cần xác định khối lượng công việc ở từng giai đoạn để xác định mô hình tổ chức hạch toán kế toán tương ứng với mô hình quản lý của đơn vị, phân công bố trí lao động kế toán vào các bộ phận trong bộ máy, quy định các mối liên hệ giữa các cá nhân, giữa các bộ phận trong bộ máy tạo thành một thể thống nhất thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra kiểm soát của hạch toán kế toán. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán có thể theo từng phần hạch toán cụ thể hoặc theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán. Dựa trên khái niệm về tổ chức 5 hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị đã trình bày ở trên (Mục 1.1), tổ chức hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cần tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố (chứng từ, đối ứng TK, tính giá, tổng hợp và cân đối) trên các phần hành kế toán. Một là, Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị đều phải được phản ánh, ghi chép trong chứng từ kế toán.
Cơ sở duy nhất để ghi vào TK kế toán hay sổ kế toán là các chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Tổ chức vận dụng hợp lý hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng trong việc thu nhận được thực tế về các hoạt động sử dụng tài sản, vật tư và nguồn kinh phí trong quá trình hoạt động của các đơn vị. Tổ chức chứng từ kế toán cần xác định số lượng, chủng loại chứng từ, quy định thủ tục lập, luân chuyển, bảo quản lưu trữ chứng từ.
Trong thực tế, căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do BTC ban hành, mỗi đơn vị lựa chọn những chứng từ kế toán cần vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình sao cho vừa đảm bảo nguyên tắc thống nhất đồng thời đảm bảo được yêu cầu của công tác kiểm soát nội bộ, công tác quản lý của đơn vị. Đơn vị phải quy định, hướng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng, chính xác, đầy đủ các yếu tố chứng từ kế toán, đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập theo đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà nước, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Ngoài ra, các đơn vị cũng cần phải quy định trình tự luân chuyển chứng từ sao cho khoa học, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đồng thời quy định lưu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán của đơn vị theo quy định của pháp luật. Việc tổ chức vận dụng hợp lý hệ thống chứng từ kế toán là điều kiện thuận lợi cho việc xử lý và cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý cũng như phục vụ cho kiểm tra, giám sát, đôn đốc các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt cho các quy định trong quản lý, phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận, tranh chấp trong quan hệ kinh tế.
6 Hai là, Tổ chức hệ thống TK kế toán: TK kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình biến động của từng tài sản, nguồn vốn của đơn vị. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cho quản lý thì đơn vị phải xây dựng được một hệ thống TK phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy, nội dung cơ bản của tổ chức hệ thống TK kế toán là lựa chọn những TK kế toán mà Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện của đơn vị để sử dụng và bỏ đi những TK không cần thiết. Với các TK sử dụng cần thiết phải chi tiết cho quản lý của đơn vị thì tiến hành mở chi tiết thành các TK cấp III, cấp IV.
Từ đó hình thành hệ thống TK riêng cho đơn vị mình. Việc tổ chức hệ thống TK phải đảm bảo thống nhất với hệ thống TK chung mà Nhà nước ban hành đồng thời đảm bảo phù hợp với đặc thù riêng đáp ứng được yêu cầu kiểm soát nội bộ cũng như quản lý của đơn vị. Việc quy định mức độ chi tiết cho các TK tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán của đơn vị. Hiện nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hạch toán kế toán, ở những đơn vị thực hiện kế toán trên máy sẽ quy định được nhiều TK chi tiết hơn, có thể theo dõi chặt chẽ hơn các đối tượng quản lý kinh tế tài chính.
Ba là, Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Tất cả các đơn vị thuộc mọi loại hình, mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và theo yêu cầu quản lý nội bộ. Mỗi hình thức kế toán được quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan. Do vậy, khi tổ chức hệ thống sổ kế toán, đơn vị cần phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị đồng thời đơn vị cụ thể hóa các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán. Các sổ tổng hợp theo hình thức kế toán đã được các đơn vị vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về các loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
7 Các sổ chi tiết mang tính hướng dẫn, đơn vị cụ thể hóa để phản ảnh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.