CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN CÔNG TRÌNH PHƯƠNG NAM 1. Sơ lược về công ty TNHH Cơ điện Công trình Phương Nam 1. Giới thiệu chung về công ty Ngày nay khi một công trình xây dựng dù lớn hay nhỏ được thi công sẽ luôn song hành với việc lắp đặt một hệ thống điện. Nhận thấy tầm quan trọng này, năm 2008 ông Nguyễn Kiển Phi Hùng đã thành lập Công ty Cơ điện Phương Nam và được sở Kế Hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số 0306 471 567 ngày 29 tháng 12 năm 2008.
Tên giao dịch đầy đủ: CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN CÔNG TRÌNH PHƯƠNG NAM Tên giao dịch quốc tế: SOUTHERN MECHANICAL ELCTRICAL CONSTRUCTION CO.,LTD Tên viết tắt: SOUTHERN ME CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: 73 Nguyễn Khắc Nhu, phường Cô Giang, quận 1, TPHCM. Mã số thuế: 0306 471 567 Vốn điều lệ: 15.vn Email: info@southern.vn Ngoài ra, Công ty còn có Chi nhánh chuyên hoạt động sản xuất/ kinh doanh tủ bảng điện, thang máng cáp và bán buôn các loại thiết bị điện. Tên chi nhánh: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN CÔNG TRÌNH PHƯƠNG NAM. Địa chỉ chi nhánh: 290/61A ấp 1, Xã Nhị Bình, Huyện Hóc Môn, TPHCM.
Mã số chi nhánh: 0306 471 567-001 1. Lĩnh vực hoạt động, chức năng và nhiệm vụ Công ty Phương Nam hoạt động trong các lĩnh vực: Thi công xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng, công trình điện; Xây dựng công trình đường dây, mạng lưới điện, xây dựng công trình cơ điện công nghiệp. SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 6 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm Lắp đặt hệ thống xây dựng: tủ điện, bảng điện tử, hộp đèn, pano, bảng hiệu, băngrôn, lắp đặt trạm biến thế dưới 35KV. Lắp đặt hệ thống điện; máy móc, thiết bị công nghiệp; hệ thông cấp thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí.
Sửa chữa thiết bị điện. Sản xuất tủ điện ATS, Bán buôn máy móc, thiết bị, vật liệu điện. Sản xuất biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện, mô tơ, máy phát; thiếtbị đo lường, kiểm tra và định hướng-điều khiển. Thoát nước và xử lý nước thải.
Khai thác, xử lý và cung cấp nước. Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Tổ chức Công Ty TNHH Cơ điện Công trình Phương Nam gồm có: 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và các phòng ban.
SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 7 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm Giám đốc (kiêm kỹ sư trưởng) Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng Phòng kỹ Phòng kế Phòng thiết hành chính thuật toán bị, vật tư Đội 1 Đội 2 Đội 3 Các tổ sản xuất Sơ đồ 1.1: Tổ chức nhân sự Công ty Cơ Điện công trình Phương Nam. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của công ty: Giám đốc: ông Nguyễn Kiển Phi Hùng,là người đứng đầu công ty, đại diện cho công ty, cho tập thểnhững người lao động, chịu trách nhiệm trước công ty, pháp luật vàngười lao động về kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình tuân thủ pháp luật củacông ty. Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các phòng ban nghiệp vụ, nắm vững yêu cầu nhiệm vụ, diễn biến trong quá trình sản xuất kinh doanh ở từng công trình, từng thời kỳ tháng, tuần, ngày, đôn đốc, kiểm tra giải quyết các yêu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng kỹ- mỹ thuật và tiến độ thi công từng hạn mục công trình. Phó Giám đốc 1: ông Trần Xuân Nghị, nhận chỉ thị trực tiếp từ giám đốc, phân bổ nhiệm vụ cho phòng hành chính và phòng kỹ thuật,xem xét bản thiết kế/ thi công báo cáo cho giám đốc các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, thi công, giám sát các đội thi SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 8 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm công đảm bảo các tiêu chí kỹ-mỹ thuật và tiến độ thi công công trình.
Tìm kiếm đối tác dự án, công tác soạn thảo các yêu cầu kỹ thuật cơ sở và các nhiệm vụ kỹ thuật nhằmmục đích xác định khả năng xây dựng công trình trong các điều kiện sản xuất chotrước.Tham gia giải quyết các công việc thực tế trong xây dựng và lắp đặt. Phân tích các điều kiện xây dựng các công trình nhằm hoàn thiện các giải pháp thiết kế và kỹ thuật an toàn trong công tác xây lắp. Soạn thảo hồ sơ thiết kế thi công trên các phương tiện và trang thiết bị chuyên dụng đảm bảo sự tin cậy và an toàn trong công tác xây lắp. Đồng thới có nhiệm vụ đảm bảo cung ứng đủ lực lượng lao động cả về số lượng và chất lượng cho các công trình.
Quản lý hồ sơ nhân sự và lên kế hoạch đào tạo, theo dõi hợp đồnglao động. Phó giám đốc 2: anh Đoàn Thanh Hưng, Có chức năng cơ bản là tổ chức quản lý và thực hiện công táchành chính, quản trị, nhận lện trực tiếp từ giám đốc phân bổ nhiệm vụ cho phòng kế toán và phòng thiết bị vật tư. Thực hiện công việc văn thư, lưu trữ hồ sơ, văn bản và con dấu.Tìm kiếm nhà cung cấp thiết bị vật tư chất lượng, uy tính, giá cả phù hợp. Kế toán trưởng:chị Nguyễn Thị Ngọc Tuyền: phân công công việc cho các kế toán viên, giúp giám đốc phản ánh giám sát toàn bộ hoạt động của cty về các mảng tiền lương, quỹ tiền mặt, TSCĐ, nguyên vật liệu…;thực hiện các công việc theo điều lệ, nguyên tắc chuẩn mực kế toán theo qui định của nhà nước và của cty.
Việc tổ chức Công ty theo các Phòng/Ban chuyên môn bảo đảm cho họat động của Công tycó tính khoa học cao, các Phòng/Ban dễ dàng phát huy được ưu thế chuyên sâu của mình.Các Phòng/Ban chuyên môn gồm: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng thiết bị vật tư, Phòng Kỹ thuật. Năng lực về nhân sự: Đội ngũ Quản lý, Kỹ sư, Kỹ thuật viên lành nghề của Công ty TNHH Cơ điện Công trình Phương Nam khoảng 50 người. Những Kỹ sư và Kỹ thuật viên hầu hết có chuyên môn sâu, có nhiều kinh nghiệm trong việc Quản lý, Thi công. Họ là những người được thử thách thực tế tại nhiều Công trình lớn, có tính chất kỹ thuật phức tạp, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao về mặt kỹ thuật, chất lượng và tiến độ Công trình.
SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 9 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 1.2: Sơ đổ tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tại Cty Phương Nam được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, các nghiệp vụ kế toán được thực hiện ở phòng kế toán dưới sự điều hành của kế toán trưởng. Các đội thi công không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kỹ sư giám sát thu thập chứng từ và gửi về phòng kế toán để hạch toán.Bộ máy kế toán mà công ty đang áp dụng có 6 vị trí nhân viên kế toán. Mỗi vị trí chịu trách nhiệm về phần hành công việc khác nhau, đảm bảo cho hệ thống kế toán làmviệc một cách trơn tru hiệu quả.Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí: Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán của đơn vị, có vai trò trong việc tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của cty.
Tổ chức hệ thống kế toán và hạch toán kế toán theo qui định của Bộ tài chính. Lập kế hoạch tài chính và kiểm soát thu chi của cty. Phân tích tình hình hoạt động kinh tế của cty. SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 10 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm Đề xuất các biện pháp quản lý nhằm tăng hiệu quả quản lý cty.
Lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Giữ quyền điều hành phòng kế toán, tổ chức và lãnh đạo công tác kế toán của cty. Phổ biến, hướng dẫn thi hành các chế chế độ chính sách quản lý tài sản, tiền vốn. Phân công và hướng dẫn cho nhân viên nghiệp vụ , nhân viên kế toán lập chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi sổ kế toán, quy định việc luân chuyển chứng từ đã lập đến các bộ phận kế toán liên quan.
Phó phòng kế toán (thủ quỹ): Phó phòng kế toán có chức năng thực hiện thu và chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra các chứng từ xem đã hợp lệ hay chưa, có đầy đủ chữ ký hay không và đảm bảo sự chính xác của việc thu chi tiền. Đôn đốc các kế toán viên tập hợp chứng từ định kỳ hàng tháng nhằm mục đích thanh toán kịp thời các khoản lương, chi phí mua hàng và các dịch vụ khác theo đúng thời hạn. Hàng ngày thủ quỹ tiến hành kiểm kê tiền và lập báo cáo trình lên kế toán trưởng.
Có quyền phân công và trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán tại cty trong phạm vi kế toán trưởng phân công. Kế toán tổng hợp: Thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc khi được ủy quyền và báo cáo lại cho kế toán trưởng. Kiểm tra số liệu các kế toán phần hành trước khi lập các báo cáo kế toán tổng hợp theo quy định. Nhập các số liệu vào sổ cái, sổ chi tiết của các bộ phận kế toán khác.
Hàng tháng kế toán tổng hợp tập hợp và kiểm tra số liệu do các kế toán viên cấp. Theo dõi các tài khoản chi phí, tính giá thành sản phẩm, theo dõi thuế đầu vào, đầu ra, ghi chép tình hình thực hiện với ngân sách nhà nước, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn trước khi lập kê khai thuế, lập báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Kế toán NVL, CCDD, TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc và tài sản cố định. Định kỳ lập báo chi tiết vật tư xuất dùng cho các công trình, bảng tính và phân bổ khấu hao máy móc và tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng.
Kế toán tiền và tiền lương: Lập phiếu thu_ chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, hợp đồng vay nợ; theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt; sự biến động của tiền gửi SVTH: Trà Thị Kim Hoàng Trang 11 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Nguyễn Thị Huyền Trâm ngân hàng. Đồng thời xác định, chi trả tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng công trình.