Chương I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển lý thuyết KSNB Giai đoạn hình thành: Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện giai đoạn này. Đến năm 1929, thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” được đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin), theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “KSNB, các nhân tố cấu thành tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”.
Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, KSNB vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC. Giai đoạn phát triển: Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Trong thời gian này, cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng gia tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây tổn thất đáng kể cho nền kinh tế.
Yêu cầu báo cáo KSNB của công ty công chúng là một chủ đề gây nhiều tranh luận. Một trong những luận điểm tranh cãi là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB. Các tranh luận trên cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO. Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo năm 1992.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến BCTC mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Mùa thu năm 2001, COSO đề xuất nghiên cứu nhằm đưa ra một lý thuyết để giúp các tổ chức quản trị các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động. Mặc dù đã tồn tại nhiều lý thuyết về quản trị rủi ro nhưng COSO vẫn khẳng định rằng cần thiết phải có một cách tiếp cận mới về rủi ro và phải xây dựng một khuôn mẫu lý thuyết cũng như các kỹ thuật áp dụng mới để các đơn vị có thể áp dụng phù hợp với điều kiện của mình.
Công ty kiểm toán PriceWaterhouseCooper được chọn tham gia vào dự án này. Đến tháng 10 năm 2004, dự án được hoàn thành và COSO công bố báo dưới tiêu đề: Quản trị rủi ro doanh nghiệp – Khuôn khổ hợp nhất. Theo Báo cáo của COSO năm 2004 thì quản trị rủi ro (QTRR) doanh nghiệp là một quá trình do hội đồng quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng trong việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được của rủi ro nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. QTRR có nội dung rộng hơn so với KSNB và được phát triển thêm trên cơ sở nội dung của KSNB.
Ngoài ra QTRR cũng đề cập nhiều nội dung mới để nhìn nhận rủi ro một cách toàn diện hơn và để quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Kiểm soát nội bộ Theo báo cáo của COSO (1992), KSNB là một quá trình do người quản người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: các luật lệ và quy định được tuân thủ; BCTC đáng tin cậy; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Trong định nghĩa trên, ba nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 KSNB được thiết kế vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu mẫu… mà bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đảm bảo thực hiện.2 Mục tiêu của KSNB Theo IFAC, hệ thống KSNB hình thành nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Các mục tiêu này là cái đích đến nhưng đôi khi giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn với nhau, ví dụ như để bảo đảm mục tiêu bảo vệ tài sản thì ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động…. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và hài hoà các mục tiêu trên. Tuy nhiên dù hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm xảy ra - đây là hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Do đó, việc thiết kế hệ thống KSNB sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, luôn là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý.
Các mục tiêu chính của KSNB, đối với nhóm mục tiêu về hoạt động nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Nhóm mục tiêu về BCTC, đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp. Nhóm mục tiêu tuân thủ, KSNB phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định của nhà nước và các quy định của đơn vị. Sự phân chia các nhóm mục tiêu có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến hai hoặc ba nhóm trên.
Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu hoạt động xuất phát từ nhu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu BCTC xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu từ tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.3 Các yếu tố của hệ thống KSNB LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong đơn vị nơi. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Hoạt động kiểm soát bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản lý rủi ro có thể phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.
Các nhân tố để đánh giá môi trường kiểm soát: Các giá trị đạo đức và tính chính trực: để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản các thành viên trong công ty có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến các thành viên bằng các thể thức thích hợp. Ngoài ra, cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Cam kết về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình.
Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát huấn luyện cho đầy đủ và thường xuyên. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Ủy ban kiểm toán bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu quan trọng của công ty, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ. Phương châm quản lý và cách thức hoạt động: thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Ngoài ra, điều này còn phản ánh trong cách nhận thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Sơ đồ tổ chức: thể hiện cơ cấu tổ chức của đơn vị. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Sơ đồ tổ chức LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp.
Cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.