ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Giới thiệu chung Trong những năm gần đây, ngành Xây dựng phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những ngành Công nghiệp hàng đầu ở nhiều nước trên thế giới và Việt Nam. Ước tính GDP năm 2022 khu vực công nghiệp và xây dựng tăng 7,78%, đóng góp 38,24% theo Báo cáo Tình hình Kinh tế năm 2022 của Tổng cục Thống kê. Nhiều dự án xây dựng được triển khai trên cả nước, sự thành công của dự án là mục tiêu chính của các bên liên quan gồm Chủ đầu tư, Nhà thầu chính, Nhà thầu phụ … tham gia trong suốt dự án. “Sự thành công này được xác định bằng cách sử dụng các tiêu chí về thời gian, chi phí và chất lượng [1] ”.
Trong đó hiệu quả giao tiếp kém, chất lượng trao đổi thông tin không đảm bảo là một trong những nguyên nhân chính gây ảnh hưởng đến các tiêu chí trên. “Đã có bằng chứng về mối liên hệ giữa thông tin liên lạc và hiệu quả thực hiện dự án [2]”, “thông tin sai lệch liên quan đến thông tin được chia sẻ và dữ liệu được xử lý thường xuyên dẫn đến sự gia tăng số lượng công việc làm lại hoặc thậm chí xung đột. Những vấn đề này gây ra sự chậm trễ tiến độ và vượt chi phí [3] [4] [5] [6]”. “Dự đoán sớm được các vấn đề trong trao đổi thông tin giữa các bên liên quan giúp tiết kiệm được chi phí, thời gian, giải quyết tranh chấp khi xảy ra xung đột, đồng thời cho phép các bên liên quan phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để cải thiện chất lượng trao đổi thông tin và nâng cao hiệu quả thực hiện dự án [6]”.
Giao tiếp hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện của dự án, đẩy nhanh các bước thực hiện và nhiệm vụ cần thiết để đạt được thành công. “Việc duy trì một quy trình giao tiếp thích hợp và luồng thông tin hiệu quả là một thách thức đáng kể do lượng thông tin khổng lồ, số lượng các vấn đề cần giải quyết, nhiều bên tham gia vào dự án [7] [8] [9] và sự liên quan của nó đến tất cả các giai đoạn trong dự án [10] [11]”. Hiệu quả trong trao đổi thông tin là trọng tâm của việc thực hiện dự án xây dựng. Xác định được bộ chỉ số giúp đánh giá chất lượng trao đổi thông tin một cách kịp thời và cảnh báo đến các bên liên quan khi có vấn đề để mau chóng cải thiện và đảm bảo hiệu suất dự án.
HVTH: NGUYỄN NGỌC ANH - 2170851 2 Hình 1.1: Trao đổi thông tin nội bộ trong các bên liên quan chính được đề xuất bởi Safapour và cộng sự 2019 [8] 1.2 Xác định vấn đề nghiên cứu Trong ngành Xây dựng, sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan như Chủ Đầu Tư, Nhà thầu và Tư vấn Thiết kế là yếu tố quan trọng, góp phần vào sự thành công của dự án. Một khối lượng lớn thông tin cần được chia sẻ, và hàng loạt vấn đề cần được giải quyết. Trong bối cảnh này, việc giao tiếp hiệu quả giữa các bên trở thành yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án. Không chỉ là việc truyền đạt và nhận thông tin, quá trình giao tiếp cần đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời, dễ hiểu, ngắn gọn và luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Vì vậy, chất lượng thông tin là yếu tố cần thiết để phối hợp hiệu quả, giúp giảm thiểu hiểu lầm và các vấn đề liên quan, từ đó giảm chi phí và thời gian hoàn thành, cũng như cải thiện mối quan hệ giữa các bên. “Chất lượng giao tiếp được xem là thước đo quan trọng nhất, với 73,4% người tham gia đánh giá cao về mức độ quan trọng của nó [4]”. Mặc dù đã có nghiên cứu về đo lường chất lượng thông tin trong ngành Xây dựng [4, 6, 12], nhưng vẫn chưa có nghiên cứu nào đánh giá đầy đủ về bộ chỉ số này. Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng bộ chỉ số đánh giá chất lượng giao tiếp trở nên cấp thiết.
Bộ chỉ số này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả của quá trình giao tiếp mà còn cải thiện quản lý dự án, giảm rủi ro và tăng cường hợp tác. Do đó, đề tài "XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TRAO ĐỔI THÔNG TIN GIỮA CÁC BÊN THAM GIA TRONG DỰ ÁN XÂY DỰNG" đã được hình thành. HVTH: NGUYỄN NGỌC ANH - 2170851 3 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Xác định các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng. Đánh giá, phân tích, xếp hạng bộ chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án.
Xác định trọng số, đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí trong bộ chỉ số và đưa ra quyết định trong việc lựa chọn phương án dựa trên việc xây dựng mô hình quyết định đa tiêu chí AHP. Áp dụng Case Study để đánh giá hiệu quả mô hình.4 Phạm vi nghiên cứu Thời gian: Nghiên cứu được triển khai từ 09/2023 tới 12/2023. Địa điểm nghiên cứu: Thành phố Hồ Chí Minh. Đối tượng khảo sát: Các bên liên quan trong dự án xây dựng.
+ Ban quản lý dự án. + Tư vấn thiết kế. + Tư vấn thẩm tra. + Nhà thầu chính, phụ.5 Đóng góp nghiên cứu 1.1 Đóng góp về mặt học thuật - Nghiên cứu này xác định các chỉ số để đánh giá chất lượng, hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bên tham gia trong dự án xây dựng.
- Nghiên cứu cũng xác định được giá trị trọng số cho mỗi tiêu chí trong việc xác định mức độ hiệu quả trao đổi thông tin thông qua mô hình AHP.2 Đóng góp về mặt thực tiễn Đề tài nghiên cứu nhằm xây dựng bộ chỉ số để đánh giá chất lượng giao tiếp giữa các bên tham gia dự án giúp: - Xác định được các vấn đề, cách thức, nội dung, tốc độ … cần trao đổi thông tin trong dự án để đạt được hiệu suất dự án như quy định. HVTH: NGUYỄN NGỌC ANH - 2170851 4 - Mau chóng nhận diện chỉ số chưa đạt trong quá trình trao đổi thông tin để cảnh báo đến các bên liên quan, đồng thời cải thiện được chất lượng giao tiếp; hiệu quả trao đổi thông tin; sự phối hợp, tương tác giữa các bên tham gia dự án. HVTH: NGUYỄN NGỌC ANH - 2170851 5 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN 2.1 Các khái niệm, định nghĩa 2.1 Khái niệm hiệu quả thực hiện dự án “Hiệu quả thực hiện dự án là mức độ đạt được theo các yêu cầu của khách hàng để hoàn thành dự án bao gồm chi phí dự trù, thời gian quy định, chất lượng dự án [2] [13]”.2 Khái niệm các bên liên quan “Các bên liên quan là các tổ chức và cá nhân tích cực tham gia vào dự án và lợi ích của họ sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả hoàn thành dự án [14]”. Tầm quan trọng của các bên liên quan phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức và mức độ mà tổ chức phụ thuộc vào bên liên quan đó, so với các bên liên quan khác trong việc đáp ứng nhu cầu.
Do đó, “tại bất kỳ thời điểm nào trong các giai đoạn của dự án, một số bên liên quan sẽ quan trọng hơn những bên liên quan khác [15]”. Các bên liên quan trong dự án xây dựng thông thường gồm: - Chủ đầu tư; - Nhà thầu xây dựng; - Tư vấn thiết kế, tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự toán; - Tư vấn giám sát.1: Một số định nghĩa về các bên liên quan theo Luật Xây dựng năm 2014 [16] Các bên liên quan Định nghĩa về các bên liên quan Người quyết định “Là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, đầu tư tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền phê duyệt dự án và quyết định đầu tư phê duyệt [16]”. Chủ đầu tư “Là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng [16]”. Nhà thầu xây dựng “Là tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, năng lực hành nghề xây dựng khi tham gia quan hệ hợp đồng trong hoạt động đầu tư xây dựng[16]”.
Tổng thầu xây dựng “Là nhà thầu ký kết hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư để nhận thầu một, hoặc một số loại công việc hoặc toàn bộ công việc của dự án đầu tư xây dựng [16]”. HVTH: NGUYỄN NGỌC ANH - 2170851 6 2.3 Khái niệm giao tiếp trong quản lý dự án Giao tiếp là “mối quan hệ và sự hợp tác xuất hiện khi có sự tương tác giữa và trong các nhóm dự án [17]”. Giao tiếp còn là quá trình để trao đổi và chia sẻ thông tin của dự án giữa người gửi và người nhận. Giao tiếp thường được phân thành 02 loại cơ bản là giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức.
Ngoài ra, giao tiếp trong tổ chức có ba hướng gồm hướng lên, hướng xuống và hướng ngang [6] [18]. - “Giao tiếp chính thức là “việc trao đổi các thông điệp liên quan đến công việc chính thức của tổ chức.” - “Giao tiếp không chính thức là “việc trao đổi các thông điệp không chính thức và không liên quan đến các hoạt động của tổ chức.” - “Giao tiếp hướng lên, hướng xuống thường đề cập đến giao tiếp từ nhân viên đến lãnh đạo và ngược lại và thường diễn ra trong một đơn vị và/hoặc bộ phận của một tổ chức/các bên liên quan. Giao tiếp hướng xuống bao gồm các chính sách, quy tắc và thủ tục chuyển từ quản trị cao nhất xuống cấp thấp hơn. Giao tiếp hướng lên bao gồm báo cáo hiệu suất, khiếu nại và thông tin khác từ cấp thấp hơn đến cấp cao hơn.” - “Giao tiếp theo chiều ngang (Hình 2.2) đề cập đến các đối tác và/hoặc nhà đầu tư/các bên liên quan của một tổ chức.
Giao tiếp theo chiều ngang về cơ bản là sự phối hợp và diễn ra giữa các phòng ban hoặc bộ phận cùng cấp.” “Thuật ngữ giao tiếp kém được mô tả là hiện tượng trao đổi thông tin không thành công trong suốt vòng đời của dự án [10]. Hiệu quả giao tiếp nội bộ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền dữ liệu và thông tin giữa các bên tham gia dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng [3].” Đồng thời giảm thiểu sự sai lệch thông tin và chi phí vượt mức, sự chậm trễ tiến độ dự án. Các chỉ số hiệu quả về giao tiếp gồm: - “Cấu trúc luồng giao tiếp (Hình 2.
