Luận văn: Bảo quản di sản thư tịch cổ tại Viện Thông tin Khoa học xã hội

Luận văn phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp bảo quản di sản thư tịch cổ tại Viện Thông tin Khoa học xã hội, một di sản văn hóa quý giá.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thúy Bình
• Người hướng dẫn: PGS. Nguyễn Thị Việt Bắc
• Trường học: Trường Đại Học Văn Hóa Hà Nội
• Chuyên ngành: Khoa Học Thư Viện
• Đề tài: Bảo Quản Di Sản Thư Tịch Cổ Tại Viện Thông Tin Khoa Học Xã Hội
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sỹ
• Năm xuất bản: 2005
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Vai trò của bảo quản di sản thư tịch cổ và ý nghĩa

Di sản thư tịch cổ là lịch sử thành văn, là minh chứng cho bề dày văn hiến của một dân tộc. Công tác bảo quản di sản thư tịch cổ không chỉ đơn thuần là lưu giữ những vật phẩm cũ, mà là gìn giữ linh hồn, trí tuệ và bản sắc văn hóa được các thế hệ tiền nhân ký thác lại. Những tài liệu như châu bản triều Nguyễn, sách Hán Nôm, hay các mộc bản kinh Phật chứa đựng giá trị lịch sử và thực tiễn to lớn. Chúng là nguồn sử liệu gốc, phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học xã hội, lịch sử, văn hóa, luật học và tư tưởng. Theo Pháp lệnh Thư viện năm 2000, một trong những nhiệm vụ cốt lõi của thư viện là "gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc". Do đó, việc bảo quản các tài liệu quý hiếm này trở thành một yêu cầu cấp bách, đặc biệt tại các cơ quan đầu ngành như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hay Thư viện Quốc gia Việt Nam. Một chương trình bảo quản hiệu quả giúp kéo dài tuổi thọ vật lý của tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin và tạo điều kiện cho việc khai thác, phát huy giá trị của di sản trong xã hội hiện đại. Bảo quản tốt không chỉ là trách nhiệm với quá khứ mà còn là sự đầu tư cho tương lai, giúp các thế hệ sau tiếp cận được nguồn tri thức vô giá của cha ông. Việc này đòi hỏi một cách tiếp cận khoa học, từ việc kiểm soát môi trường kho đến áp dụng các công nghệ bảo quản tiên tiến, đảm bảo di sản được trường tồn cùng thời gian.

1.1. Định nghĩa thư tịch cổ và giá trị lịch sử

Thư tịch cổ có thể được hiểu là những tài liệu xuất hiện từ thời kỳ phong kiến trở về trước, được ghi chép trên các vật liệu đặc biệt như giấy dó, lụa, gỗ, kim loại. Các tài liệu này không chỉ có giá trị về niên đại mà còn mang trong mình giá trị nội dung vô giá, phản ánh mọi khía cạnh đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội của các thời kỳ lịch sử. Ví dụ, các bản di sản Hán Nôm là nguồn tư liệu quý để nghiên cứu về lịch sử tư tưởng và tín ngưỡng dân tộc. Giá trị lịch sử của thư tịch cổ nằm ở khả năng cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu quá khứ, giúp các nhà nghiên cứu tái hiện và đánh giá các vấn đề xã hội đã qua. Trái với tài liệu khoa học kỹ thuật nhanh chóng lạc hậu, tài liệu trong lĩnh vực khoa học xã hội càng cổ lại càng có giá trị lịch sử cao.

1.2. Yêu cầu cấp thiết trong bảo tồn tài liệu quý hiếm

Yêu cầu đặt ra cho công tác bảo tồn tài liệu quý hiếm bao gồm hai phương diện chính: bảo quản vật lý và bảo quản nội dung. Bảo quản vật lý tập trung vào việc kéo dài tuổi thọ sinh học của tài liệu, giảm thiểu các tác nhân gây hại, làm biến dạng vật mang tin. Điều này đòi hỏi người làm công tác bảo quản phải am hiểu về đặc tính chất liệu, hiện trạng của từng loại hình tài liệu. Trong khi đó, bảo quản giá trị nội dung là mục tiêu tối thượng. Để giữ gìn vẹn nguyên thông tin chứa trong các thư tịch cổ, việc ứng dụng các thành tựu khoa học hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin thông qua số hóa tài liệu cổ, là giải pháp không thể thiếu. Việc này vừa giúp lưu trữ thông tin vĩnh viễn, vừa giảm tần suất sử dụng bản gốc, hạn chế hao mòn vật lý.

II. Thực trạng bảo quản thư tịch cổ tại Việt Nam hiện nay

Thực trạng bảo quản di sản thư tịch cổ ở Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng. Một cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng, yếu tố môi trường chiếm tới 80% nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm quanh năm của Việt Nam là điều kiện lý tưởng cho nấm mốc và côn trùng phát triển. Tại nhiều cơ quan lưu trữ, bao gồm cả Viện Thông tin Khoa học xã hội, hệ thống kho tàng được xây dựng từ lâu, chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại để kiểm soát môi trường kho. Sự dao động liên tục về độ ẩm và nhiệt độ gây ra sức ép vật lý, khiến giấy bị nở ra, co lại, dẫn đến cong vênh, biến dạng. Bên cạnh đó, tình trạng xử lý giấy bị axit hóa chưa được chú trọng đúng mức. Nhiều tài liệu in trên giấy sản xuất công nghiệp chứa hàm lượng axit cao đang bị ố vàng, giòn gãy và mục nát nhanh chóng. Tình trạng thiếu kinh phí bảo tồn cũng là một rào cản lớn, dẫn đến việc thiếu thốn các vật liệu bảo quản chuyên dụng và trang thiết bị cần thiết cho công tác tu bổ thư tịch và phục chế. Sự tác động của con người, từ việc khai thác không đúng cách của người dùng đến việc thiếu các chuyên gia được đào tạo bài bản, cũng góp phần làm trầm trọng thêm tình trạng xuống cấp của di sản.

2.1. Tác động tiêu cực từ môi trường và khí hậu nhiệt đới

Môi trường là kẻ thù số một của thư tịch cổ. Nhiệt độ và độ ẩm cao không chỉ kích thích sự phát triển của nấm mốc mà còn đẩy nhanh các phản ứng hóa học gây phá hủy giấy, đặc biệt là quá trình thủy phân axit. Ánh sáng, nhất là tia cực tím, gây ra các phản ứng quang hóa, làm biến đổi cellulose, khiến giấy mất đi độ bền và trở nên giòn, dễ vỡ. Bụi bẩn trong không khí không chỉ làm xước bề mặt tài liệu mà còn mang theo bào tử nấm mốc và trứng côn trùng, là mầm mống cho những đợt phá hoại sau này. Thực tế tại các kho lưu trữ cho thấy, việc duy trì một môi trường vi khí hậu ổn định là bài toán khó khi thiếu các hệ thống điều hòa không khí và máy hút ẩm chuyên dụng.

2.2. Nguy cơ từ côn trùng nấm mốc và sự lão hóa vật liệu

Nấm mốc và côn trùng là những tác nhân sinh học có sức tàn phá khủng khiếp. Nấm mốc phát triển mạnh trong điều kiện độ ẩm cao (80-90%), gây ra các vết ố, làm mờ chữ và phá hủy cấu trúc giấy. Trong khi đó, các loài côn trùng như mối, mọt là hiểm họa hàng đầu. Công tác phòng chống mối mọt tại nhiều cơ sở còn mang tính thủ công và chưa triệt để. Bên cạnh các yếu tố bên ngoài, sự lão hóa tự nhiên của vật liệu cũng là một nguyên nhân quan trọng. Chất lượng giấy và mực in kém từ thời xưa, đặc biệt là giấy sản xuất bằng phương pháp công nghiệp có độ axit cao, là nguyên nhân chính khiến tài liệu bị lão hóa nhanh, trở nên ố vàng và mục nát theo thời gian.

2.3. Hạn chế về kinh phí nhân lực và nhận thức cộng đồng

Công tác bảo quản đòi hỏi nguồn đầu tư lớn và liên tục. Tuy nhiên, kinh phí bảo tồn thường bị hạn chế, không đủ để nâng cấp kho tàng hay mua sắm trang thiết bị hiện đại. Nguồn nhân lực cũng là một vấn đề nan giải. Việt Nam hiện đang thiếu các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật phục chế thủ công và hóa học bảo quản. Việc đào tạo chuyên gia phục chế chưa được quan tâm đúng mức. Thêm vào đó, nhận thức cộng đồng về tầm quan trọng của việc bảo vệ di sản thư tịch còn hạn chế, dẫn đến sự thiếu quan tâm và hỗ trợ từ xã hội. Các quy định trong Luật Di sản văn hóa dù đã có nhưng việc thực thi và giám sát vẫn còn nhiều bất cập.

III. Phương pháp bảo quản phòng ngừa Chìa khóa then chốt

Bảo quản phòng ngừa, hay bảo quản preventive, là tập hợp các biện pháp nhằm ngăn chặn và làm chậm quá trình xuống cấp của tài liệu trước khi hư hỏng xảy ra. Đây được xem là chiến lược hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất trong công tác bảo quản di sản thư tịch cổ. Trọng tâm của phương pháp này là kiểm soát môi trường kho một cách nghiêm ngặt. Việc duy trì độ ẩm và nhiệt độ ổn định trong ngưỡng lý tưởng (nhiệt độ 18-20°C, độ ẩm 50-60%) là yêu cầu cơ bản để hạn chế các phản ứng hóa học và sự phát triển của vi sinh vật. Bên cạnh đó, việc kiểm soát ánh sáng, loại bỏ các nguồn tia cực tím và hạn chế bụi bẩn cũng đóng vai trò quan trọng. Các biện pháp chống ẩm mốc cho sách cần được triển khai thường xuyên, bao gồm việc vệ sinh kho tàng, sử dụng các thiết bị hút ẩm và đảm bảo thông gió hợp lý. Công tác phòng chống mối mọt cũng cần được thực hiện một cách khoa học, từ việc thiết kế kho tàng chống côn trùng xâm nhập đến việc kiểm tra định kỳ và xử lý tận gốc các nguồn gây hại. Việc xây dựng một kế hoạch bảo quản toàn diện, kết hợp giữa các giải pháp kỹ thuật và quy trình vận hành chặt chẽ, chính là nền tảng để bảo vệ an toàn cho kho tàng di sản.

3.1. Tối ưu hóa kiểm soát môi trường kho lưu trữ quốc gia

Việc thiết lập và duy trì một môi trường vi khí hậu lý tưởng là ưu tiên hàng đầu. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào các hệ thống điều hòa không khí, máy hút ẩm và hệ thống thông gió hiện đại. Các trung tâm lưu trữ quốc gia cần lắp đặt các thiết bị theo dõi tự động để giám sát liên tục nhiệt độ và độ ẩm, kịp thời điều chỉnh khi có sai lệch. Cửa sổ và hệ thống chiếu sáng cần được thiết kế để lọc tia cực tím. Việc thường xuyên vệ sinh, hút bụi trong kho bằng các thiết bị chuyên dụng giúp loại bỏ các tác nhân gây hại tiềm ẩn. Sắp xếp tài liệu trên giá một cách khoa học, tạo khoảng trống cho không khí lưu thông cũng là một biện pháp hữu hiệu.

3.2. Quy trình vệ sinh và phòng chống tác nhân sinh học

Xây dựng một quy trình chuẩn về vệ sinh và phòng chống sinh vật hại là bắt buộc. Định kỳ, kho tài liệu cần được làm sạch, lau chùi giá kệ và kiểm tra sự xuất hiện của mối, mọt, nấm mốc. Thay vì sử dụng các hóa chất độc hại có thể ảnh hưởng ngược lại tài liệu và sức khỏe con người, các phương pháp hóa sinh hiện đại hoặc bẫy sinh học nên được ưu tiên để tiêu diệt côn trùng tận gốc. Đối với tài liệu mới nhập kho, cần có quy trình kiểm tra và xử lý cách ly để ngăn chặn mầm bệnh lây lan vào kho chính. Việc đào tạo chuyên gia phục chế và cán bộ bảo quản về cách nhận biết và xử lý sớm các dấu hiệu hư hỏng do sinh vật gây ra là vô cùng cần thiết.

IV. Kỹ thuật tu bổ phục chế số hóa tài liệu cổ hiệu quả

Khi tài liệu đã bị hư hỏng, các biện pháp can thiệp trực tiếp như tu bổ và phục chế là cần thiết để cứu vãn di sản. Công tác tu bổ thư tịch đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và trình độ chuyên môn cao. Các kỹ thuật viên phải am hiểu sâu sắc về vật liệu gốc, từ đặc tính của giấy dó đến các loại mực xưa. Quá trình này bao gồm các công đoạn như làm sạch cơ học, vá các chỗ rách bằng giấy chuyên dụng, và gia cố lại gáy sách. Một trong những thách thức lớn là xử lý giấy bị axit hóa. Các phương pháp khử axit giúp trung hòa lượng axit dư thừa trong giấy, làm chậm quá trình lão hóa và tăng độ bền cho tài liệu. Kỹ thuật phục chế thủ công được ưu tiên cho các tài liệu đặc biệt quý hiếm, đảm bảo giữ lại tối đa tính nguyên gốc. Song song với phục chế vật lý, số hóa tài liệu cổ là giải pháp bảo quản nội dung ưu việt nhất hiện nay. Việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng số không chỉ tạo ra một bản sao lưu an toàn mà còn giúp cho việc truy cập, nghiên cứu trở nên dễ dàng hơn, giảm áp lực khai thác lên bản gốc. Việc xây dựng các cơ sở dữ liệu số về di sản Hán Nôm hay châu bản triều Nguyễn là hướng đi tất yếu.

4.1. Các phương pháp phục chế sách Hán Nôm và tài liệu giấy dó

Việc phục chế sách Hán Nôm và các tài liệu trên giấy dó có những đặc thù riêng. Giấy dó có đặc tính xốp, mềm và bền dai, nhưng cũng dễ bị tổn thương bởi ẩm mốc và côn trùng. Kỹ thuật phục chế thường bao gồm việc bồi vá bằng giấy dó mới có độ dày và màu sắc tương đồng, sử dụng hồ dán tự nhiên (hồ tinh bột) để không gây phản ứng hóa học. Các trang sách bị dính bết sẽ được xử lý bằng phương pháp hấp hơi nước để tách rời một cách cẩn thận. Mỗi công đoạn đều đòi hỏi tay nghề và kinh nghiệm của người thợ, bởi một sai sót nhỏ cũng có thể làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu gốc.

4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu cổ

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp đột phá. Số hóa tài liệu cổ bằng máy quét chuyên dụng có độ phân giải cao giúp tạo ra các bản sao kỹ thuật số chất lượng, giữ lại được cả hình ảnh và màu sắc của văn bản. Những bản sao này có thể được lưu trữ lâu dài trên các hệ thống máy chủ, đám mây và dễ dàng chia sẻ với các nhà nghiên cứu trên toàn thế giới. Việc này không chỉ giải quyết bài toán bảo quản nội dung mà còn phát huy tối đa giá trị của di sản. Các dự án số hóa cần được triển khai đồng bộ, có kế hoạch và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về siêu dữ liệu để đảm bảo khả năng tra cứu và tương tác trong tương lai.

V. Giải pháp toàn diện và định hướng phát triển tương lai

Để công tác bảo quản di sản thư tịch cổ thực sự hiệu quả, cần có một hệ thống giải pháp đồng bộ và chiến lược dài hạn. Trước hết, cần hoàn thiện hành lang pháp lý, cụ thể hóa các điều khoản trong Luật Di sản văn hóa liên quan đến thư tịch cổ, đồng thời xây dựng các chính sách ưu tiên đầu tư. Việc tăng cường kinh phí bảo tồn là yếu-tố-sống-còn, cho phép các cơ quan lưu trữ nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiện đại và triển khai các dự án số hóa tài liệu cổ quy mô lớn. Bên cạnh đó, công tác đào tạo chuyên gia phục chế và cán bộ bảo quản cần được chú trọng, thông qua việc mở các khóa đào tạo chuyên sâu trong nước và đẩy mạnh hợp tác quốc tế để học hỏi kinh nghiệm từ các quốc gia tiên tiến. Việc nâng cao nhận thức cộng đồng cũng không kém phần quan trọng. Cần đẩy mạnh tuyên truyền, giáo dục về giá trị của di sản thư tịch để huy động sự chung tay bảo vệ của toàn xã hội. Một chương trình bảo quản quốc gia cần được xây dựng, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan như Thư viện Quốc gia Việt Nam, các trung tâm lưu trữ quốc gia và các viện nghiên cứu để tạo nên sức mạnh tổng hợp.

5.1. Tăng cường nguồn kinh phí và hợp tác quốc tế trong bảo tồn

Nguồn kinh phí bảo tồn cần được đa dạng hóa, không chỉ trông chờ vào ngân sách nhà nước mà còn cần huy động từ các nguồn xã hội hóa, tài trợ của doanh nghiệp và các tổ chức quốc tế. Đẩy mạnh hợp tác quốc tế sẽ mở ra cơ hội tiếp cận với các công nghệ, kỹ thuật và chuyên gia hàng đầu thế giới. Việc học hỏi kinh nghiệm trong việc xây dựng kho bảo quản tiêu chuẩn, các phương pháp xử lý giấy bị axit hóa, hay các mô hình số hóa thành công sẽ giúp Việt Nam đi tắt đón đầu, tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong công tác bảo tồn di sản.

5.2. Xây dựng chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức cộng đồng

Cần xây dựng một chương trình đào tạo bài bản, liên tục cho đội ngũ cán bộ làm công tác bảo quản. Nội dung đào tạo cần bao quát từ kiến thức cơ bản về vật liệu, hóa học bảo quản đến các kỹ thuật phục chế thủ công phức tạp. Đồng thời, các chiến dịch truyền thông, triển lãm, hội thảo cần được tổ chức thường xuyên để nâng cao nhận thức cộng đồng. Khi người dân hiểu được giá trị và tầm quan trọng của di sản thư tịch, họ sẽ trở thành những người bảo vệ tích cực, góp phần tạo nên một môi trường xã hội thuận lợi cho công tác bảo tồn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: THƯ TỊCH CỔ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ YÊU CẦU BẢO QUẢN 1. THƯ TỊCH CỔ VÀ VAI TRÒ CỦA THƯ TỊCH CỔ TRONG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC XÃ HỘI Ở NƯỚC TA 1. Thư tịch cổ * “Di sản thư tịch là toàn bộ sách, báo, văn bản chép tay, bản đồ, tranh ảnh và các tài liệu khác đã và đang được lưu hành”. 8] Người ta thường nhắc tới tính từ “cổ” đi kèm với một vật nào đó với niên đại xuất hiện của chúng càng sớm càng được quan tâm nhiều hơn như khu phố cổ Hà Nội, đô thị cổ Hội An, bình gốm sứ cổ và người ta cũng hay nói tới cụm từ “sách cổ” hay “thư tịch cổ” và nó đã trở thành một nhu cầu “thưởng thức” của nhiều người.

Họ đã bỏ bao công sức, tiền của để sưu tầm những cuốn sách được xuất bản từ rất lâu. Theo linh mục Nguyễn Hữu Triết - Nhà xứ Tân Châu Sa (Thành phố Hồ Chí Minh) - người đã giành giải cao tại cuộc thi “Những cuốn sách vàng” trong “Hội sách 3/2004” với 55 cuốn sách cổ mang tới hội thi: “niên đại của sách dễ xác định, thường có in năm xuất bản, nơi xuất bản nếu không thì căn cứ vào chất liệu để xác định khoảng thời gian xuất bản. Tôi được biết ở Anh cuốn sách nào có tuổi từ 50 năm trở lên thì được xem là sách cổ” [25]. “Thư viện tỉnh Nghệ An là nơi lưu giữ 2 cuốn sách bằng lá cây của người Thái, sách lá là loại hình cổ, hiếm thấy ở nước ta.

Sách này có cách nay hàng trăm năm”[25], không chỉ tìm thấy những văn bản, sách cổ ở thư viện mà chúng ta còn có thể tìm thấy một số lượng lớn sách cổ ở nhà dân “Những văn bản cổ vẫn được ông Thoại lưu giữ cẩn thận, tờ ghi chép được viết bằng một loại chữ Thái cổ, loại chữ được các chuyên gia khẳng định là chữ Lai Pao, chữ mà bây giờ không mấy ai đọc được. Theo ông Thoại, tờ ghi chép này đã có thời gian tồn tại hơn hai thế kỷ” [23]. Thú chơi sách cổ có ở khắp nơi, ở khắp mọi tầng lớp nhân dân “Giới chơi sách cổ Hà Nội thường nhắc đến anh Nguyễn Ngọc người sưu tầm sách nhất nhì Hà Nội. Trong nhà anh có nhiều cuốn sách, bộ báo chí có giá trị như Đại Nam Quốc Âm tư vị (in năm 1895-1896), cuốn Dictionarium Annammiticum Lusitanium et Latium của Alexandre de Rhodes (xuất bản năm 1651) được lưu truyền dưới tên gọi “Tự điển Taberd” do Alexandre de Rhodes biên soạn và truyền lại cho Taberd in năm 1838 tại Ấn Độ” [23].

Còn ở Hội sách “Những cuốn sách vàng” tại Thành phố Hồ Chí Minh “Bạn đọc đến với Hội sách lần này còn có thể thấy những quyển sách thuộc hàng cổ, hiếm. Chẳng hạn có một bản truyện Lục Vân Tiên in từ năm 1901 tại Sài Gòn. Sách này do Trương Vĩnh Ký chuyển ngữ từ Nôm sang quốc ngữ” [20]. Còn tại Bảo tàng Anh quốc, mới đây người ta có trưng bày một cuốn sách được xem là bản in cổ nhất thế giới còn sót lại.

Cuốn sách có tên là “Kim Cương kinh” in năm 868 sau Công nguyên đã được tìm thấy năm 1907 ở phía Tây Bắc Trung Quốc. Bìa sách làm bằng gỗ, chứa bên trong nhiều trang giấy xám in Hoa tự. Theo các nhà nghiên cứu, cuốn sách này cùng một số hiện vật khác là phần còn sót lại của một thư viện có cách đây khoảng 1000 năm. Ở một số nước trên thế giới đã giới thiệu một phông lưu trữ sách, tư liệu cổ, quý hiếm như ở Thư viện quốc gia nước Cộng hoà Kazakhstan, ở đây hiện đang lưu giữ một phông sách, tư liệu quý hiếm gồm hơn 5,5 triệu đơn vị mang tin ở dạng in, trong số đó có tới 25.000 cảo bản viết bằng tay.

Trong số chúng có nhiều tác phẩm của các nhà xuất bản ở Kazakhstan, Nga và các nước Châu Âu, các cảo bản Phương Đông, những cuốn sách cổ được in bằng các thứ tiếng thuộc nhóm Slavơ, thậm chí bằng cả tiếng Triều Tiên. ví dụ: cuốn Bách khoa toàn thư của thế kỷ 18, những cuốn sách do các nhà xuất bản nổi tiếng xuất bản như Abaja, Zhambưla, Auzzova, những cảo bản cổ viết tay là những viên ngọc quý giá nhất của phông lưu trữ lịch sử Kazakhstan. Còn ở Nga, trong bản Quy định về danh mục nhà nước những tài liệu quý, hiếm thuộc phông lưu trữ Liên bang Nga (Ban hành kèm theo Quyết định số 75 ngày 9/10/2001 của Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga) có quy định về niên hạn xuất bản tài liệu cổ như sau: “Theo tiêu chuẩn này, toàn bộ tài liệu được sản sinh trước thế kỷ 16 và một bộ phận đáng kể tài liệu sản sinh cho tới trước năm 1626, bao gồm bản gốc cũng như các bản sao và trích sao từ bản gốc cho dù chúng còn tồn tại hay không còn tồn tại, được thực hiện ngay vào thời gian đó đều thuộc diện đưa vào danh mục nhà nước. Tuỳ theo số lượng tài liệu cổ đại còn tồn tại cho đến ngày nay, ở vùng này hay vùng khác mà mốc thời gian ấn định để coi tài liệu có thuộc diện có niên hạn cổ đaị hay không để đưa vào Danh mục nhà nước có thể được cụ thể hoá trong giới hạn khoảng thời gian đã nêu.

Có thể xem những tài liệu có niên hạn vào cuối thế kỷ 17 là những tài liệu cổ đại, tất nhiên là còn phải dựa trên những luận cứ bổ sung, đặc biệt là trong trường hợp các biên niên sử, bằng sắc, hiệp ước cũng như các tài liệu bản đồ có niên hạn cổ hơn không còn giữ lại được. Ngoài ra cũng có thể tính đến sự hiếm hoi của chúng ở vùng này hay vùng khác, nhưng nhìn chung, đối với tài liệu thế kỷ 17, để có thể liệt vào dạng tài liệu cổ đại, thì cần phải có những luận cứ bổ sung và kết luận của các chuyên gia”. Từ những quy định của một số nước như Nga, Anh, Kazakhstan. và một số quan niệm của những người sưu tầm sách cổ, để có được một cái nhìn khái quát nhất về tài liệu cổ hay thư tịch cổ chúng ta cần xem xét ở các góc độ sau: - Thời gian xuất hiện của tài liệu.

Những tài liệu có niên hạn xuất hiện sớm (từ thời kỳ phong kiến trở về trước) - Chất liệu của tài liệu (hình thức của tài liệu) phải là các chất liệu đã từng được sử dụng trong quá khứ và hiện tại không còn dùng nữa hay còn gọi là thông tin được lưu trữ trên các vật mang tin đặc biệt: giấy dó, xương thú, mai rùa, gỗ, tre, nứa, kim loại, da thuộc. - Loại mực - Kỹ thuật ghi chép: viết tay,vẽ, in bằng ấn, triện - Tài liệu có nội dung phản ánh các khía cạnh của đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội và khoa học kỹ thuật của đất nước ở từng thời kỳ lịch sử. Quan niệm như thế nào về thư tịch cổ (tài liệu cổ) có nhiều cách hiểu khác nhau. Cho đến nay chúng ta vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất cũng như chưa có một văn bản nào của nhà nước quy định về thư tịch cổ.

Nói cách khác định nghĩa như thế nào là thư tịch cổ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quốc gia, dân tộc, chế độ chính trị, vốn thư tịch cổ hiện còn lưu giữ được. Vậy thư tịch cổ (tài liệu cổ) có thể hiểu một cách khái quát nhất đó là những tài liệu được xuất bản, xuất hiện vào thời phong kiến ở nước ta, có thể là các bản viết tay bằng bút lông tẩm mực hay son, được viết trên giấy dó, lụa, vải hoặc trên những vật mang tin đặc biệt (ngày nay không còn được sử dụng), hoặc các văn bản được khắc bằng dao, đục trên đá, kim loại, gốm, gỗ. hay các văn bản được in ra từ các con dấu, ấn triện có nội dụng phản ánh các khía cạnh của đời sống kinh tế chính trị, văn hoá xã hội của đất nước ở các thời kỳ trong lịch sử. * Bảo quản tài liệu là một trong những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn về hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho.

Nói cách khác bảo quản tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh sự mất mát, hạn chế đến mức tối đa sự lão hoá, xuống cấp của tài liệu bằng cách ứng dụng các phương pháp vật lý và hoá học, góp phần gìn giữ nguồn thông tin ở trạng thái tốt nhất. Bảo quản tài liệu chính là đảm bảo sự toàn vẹn các giá trị nội dung tài liệu trên cơ sở duy trì hiện trạng vật lý của tài liệu. Bảo quản không phải là cất tài liệu trong các kho lưu trữ mà là phải đưa nó đến người sử dụng. Vai trò của thư tịch cổ trong nghiên cứu khoa học xã hội ở nước ta Như chúng ta đã biết “Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng” [11, tr.

Ngoài ra tài liệu cũng còn được hiểu là một vật thể cung cấp những chỉ dẫn và thông tin đó là cái giá vật chất mang tri thức của nhân loại. Tài liệu là yếu tố quan trọng nhất trong các hệ thống giao lưu thông tin và là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động khoa học kỹ thuật và trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được hợp thành các nhóm khác nhau.

Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia các giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn là khả năng phục vụ, sử dụng thông tin trong tài liệu cho các hoạt động hiện tại trong xã hội như: hoạt động về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học kỹ thuật. Ở nhiều nước, giá trị thực tiễn của tài liệu được gọi là giá trị hiện hành, là giá trị phục vụ thông tin cho các hoạt động đang diễn ra trong xã hội. Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng các nhu cầu sử dụng thông tin trong tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử.