CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1. Khảo sát hiện trạng 1. Giới thiệu về CLB Guitar A Duy Tiên Hiện nay, trong đời sống của mỗi người không thể thiếu được chút hương vị của âm nhạc. Và cũng vì lẽ đó CLB Guitar A Duy Tiên đã được thành lập vào ngày 21-11-2019 tại Trường Trung học Phổ Thông A Duy Tiên.
CLB Guitar A Duy Tiên sẽ là nơi tuyệt vời để các bạn yêu âm nhạc có thể thỏa mãn sức sáng tạo và khả năng của mình. Giới thiệu chung Tên đơn vị áp dụng: CLB Guitar A Duy Tiên Tổng số thành viên: 24 người Thời gian hoạt động: Chủ Nhật hàng tuần Địa chỉ: Phố Thịnh Hòa QL38, thị xã Duy Tiên, tỉnh Hà Nam Số điện thoại : 094 727 92 18 Facebook: A Duy Tiên Guitar Club 3 Hình 1. CLB Guitar A Duy Tiên 1. Cơ cấu, sơ đồ tổ chức Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận: Ban chủ nhiệm: Là bộ phận có chức vụ cao nhất trong CLB, trực tiếp tham gia vào các đợt tuyển thành viên; đưa ra những quyết định khi tổ chức sự kiện; lịch học tăng kỹ năng đàn, hát và các tình huống xảy ra trong CLB.
Ban sự kiện: Là bộ phận tiếp nhận lịch biểu diễn hoặc giao lưu từ ban chủ nhiệm và trực tiếp đưa ra kịch bản tổ chức và trang trí sân khấu. Ban truyền thông: Là bộ phận chụp ảnh, quay video; thiết kế logo, poster; chỉnh sửa video; đăng bài viết, ảnh, video để thu hút khán giả biết đến CLB. Ban thư kí: Là bộ phận thu, giữ quỹ hoạt động của toàn CLB. Các chi tiêu đều phải thông qua sự chấp thuận của ban chủ nhiệm và phải sao kê rõ ràng.
Thành viên trong CLB: Là bộ phận có trách nhiệm chuẩn bị các thiết bị như: đàn, loa, micro,. và các công việc khác. Trang thiết bị của CLB Gồm có: Các loại nhạc cụ: Đàn guitar, đàn organ, cajon, sáo. Các thiết bị điên tử: Loa, micro, máy ảnh, máy tính.
Quy trình hoạt động Tuyển thành viên: Ban chủ nhiệm sẽ đưa ra thời gian, địa điểm và yêu vầu ban truyền thông sẽ đăng bài kêu gọi mọi người đến tham gia buổi tuyển thành viên. Trong bài đăng sẽ ghi đầy đủ thời gian, địa điểm và các yêu cầu cần thiết đối với người dự tuyển. 4 Yêu cầu đối với người dự tuyển: Bạn có đam mê với âm nhạc Có biết về nhạc cụ, hát Năng động, muốn học hỏi thêm về âm nhạc Bạn hiện đang, đã học tập tại trường THPT A Duy Tiên. Quá trình tuyển thành viên: Người dự tuyển đến nơi tuyển( cần mang theo các nhạc cụ cần thiết: đàn, sáo,.) Người dự tuyển cần trải qua 2 quy trình: Phỏng vấn: Người tuyển sẽ hỏi một số câu ví dụ: lý do vào CLB,.
hoặc các câu hỏi liên quan đến chuyên môn âm nhạc. Thể hiện: Người dự tuyển sẽ tự chuẩn bị một ca khúc để trình bày: - Hát - Đàn -. Nộp quỹ CLB: Ban chủ nhiệm sẽ chọn ra một ngày trong các tháng để tổ chức nộp quỹ CLB. Toàn thể CLB sẽ thống nhất và đưa ra mức đóng quỹ.
Ban thư kí sẽ có trách nhiệm nhắc nhở, thu tiền của các thành viên trong CLB và giữ quỹ. Các khoản chi tiêu phải có sự đồng ý từ ban chủ nhiệm và phải được ghi lại rõ ràng. Quỹ của CLB sẽ được sử dụng: Chi trả tiền tổ chức các buổi tuyển thành viên, tổ chức sự kiện và các buổi họat động của CLB. Ví dụ: tiền đặt quán, tiền nước uống,.
Vào các vấn đề xã hội: Từ thiện,. 5 - Báo cáo – thống kê: Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Bộ phận bán hàng và cấp thuốc sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy để quản lý lập phương hướng phát triển của cửa hàng tháng tiếp theo. - Quản lý nhân viên : Nhân viên của quán bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 1 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên pha chế và 2 nhân viên phục vụ.
Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương. Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên parttime, ngày làm việc đối với nhân viên full time.000 đồng / ngày Part time : + Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca + Ca chiều : 14h – 18h : 80.000 đồng / ca + Ca tối : 18h – 23h : 125.000 đồng / ca Ngoài tiền lương nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng. - 3 sao : Xuất sắc : + 200.000 đ - 2 sao: Trung bình : 50.000 đ - 1 sao : Yếu : nhắc nhở. Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày.
Báo trước cho quản lý 1 ngày (nếu ngày nghỉ là thứ 2 – 6) và báo trước 1 tuần (nếu ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật). Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau. Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bổ sung nhân sự kịp thời. Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng.
Nghỉ không xin phép 10% lương / lần / tháng. Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc. Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức : Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt 6 - Quản lý hàng hóa : Mỗi lần bộ phận cấp thuốc lấy hàng từ kho thì bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuất kho bao gồm số lượng và tên các mặt hàng để quản lý dễ nắm bắt tình hình cũng như thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa. Bộ phận cấp thuốc sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ tạo ra các nhóm thuốc phù hợp giúp việc chữa trị hiệu quả hơn làm phong phú thêm danh sách thuốc của quán.
Mỗi khi có thêm loại thuốc mới bộ phận cấp thuốc sẽ cập nhật thông tin sản phẩm và giá trên danh sách thuốc. Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại 1. Ưu điểm - Đơn giản dễ sử dụng, không yêu cầu cao về trình độ tin học - Giá cả thấp , kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao. Nhược điểm - Tốc độ: khi muốn tra cứu 1 sản phẩm thuốc thì nhân viên cửa hàng phải đi tìm lại trong các tủ thuốc, hoặc tra cứu 1 cách chậm chạp từ sổ sách.
Nhiều khi không thể tìm ra thông tin một cách nhanh chóng, gây mất thời gian cho người mua hàng cũng như với các nhân viên bán hàng. - Quá tải: khi thị trường yêu cầu càng lớn, số lượng thuốc trong cửa hàng ngày một lớn, có khi cũng một tác dụng như nhau nhưng có tới vài ba thuốc. Mà số lượng nhân viên của cửa hàng thì có hạn, không thể thay đổi theo số lượng công việc được. - Quản lý khó khăn: công việc kiểm soát các loại thuốc, quá trình nhập xuất các loại sản phẩm không được dễ dàng cho lắm.
Khi khối lượng dữ liệu ngày càng nhiều, việc tìm kiếm và đưa ra các thông tin cần thiết trở nên khó khăn và có khả năng sẽ bị sai sót do các công việc diễn ra thủ công, hay bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, ví dụ như do mất mát, do sai sót khi nhập dữ liệu…… - Dễ gây sai sót: Hệ thống vận hành hoàn toàn thủ công nên tất cả các công đoạn nhập thuốc, xuất thuốc đều được làm bằng tay, bằng sức người. Điều này rất dễ gây ra sai sót. Nó sẽ làm khó khăn cho việc quản lý của chủ cửa hàng, nhân viên cũng như làm tăng thời gian chờ đợi của khách hàng. 7 Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán.
Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhân công. Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấp bách. Giải pháp - Từ những vấn đề của hệ thống hiện tại đã nêu ở phần trên, mục tiêu chính của phần mềm là làm sao để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh việc khách hàng phải chờ đợi lâu, hoặc bị sai sót nhầm lẫn trong quá trình làm việc với cửa hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp giảm tải gánh nặng công việc cho đội ngũ nhân viên.
Và tiếp nữa đó chính là việc tra cứu và thành lập các hóa đơn, báo cáo một cách nhanh chóng. - Giải pháp để thực hiện mục tiêu của chương trình là xây dựng chức năng quản lý việc xuất, nhập thuốc một cách hoàn thiện và đầy đủ: Việc hoàn thiện các chức năng trong quá trình quản lý xuất thuốc, nhập thuốc sẽ giúp cho việc quản lý của nhân viên cửa hàng trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. Nhân viên cửa hàng có thể trả lời khách hàng một cách nhanh chóng mà hoàn toàn chính xác. Bên cạnh đó, việc tra cứu cũng như thành lập các hóa đơn dễ dàng sẽ giúp ích rất nhiều cho việc nắm bắt tình hình cửa hàng một cách nhanh nhạy và chính xác.
Và công việc này có thể thực hiện thường xuyên, bất cứ khi nào. Chính bởi vậy sẽ giúp rất nhiều cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh. - Với những chức năng trên,hầu hết các vấn đề của hệ thống sẽ được giải quyết, thay vào đó là một số ưu điểm sau: Nhanh chóng và thuận tiện. Chính xác và đầy đủ.
Quản lý dễ dàng. Giảm tải công việc. Mục tiêu của dự án 8 - Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Hỗ trợ quản lý kho hàng và nhân viên làm việc.
Giúp quản lý cửa hàng thống kê báo cáo từ đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của quán để đưa ra phương hướng phát triển trong thời gian tới. - Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động quán. Giúp cho công việc quản lý trở lên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn. - Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực.
- Giải quyết sự chậm trễ và sai sót trong việc phục vụ và yêu cầu của khách hàng hiện nay như nhập thuốc, xuất thuốc, lập và đưa ra các báo cáo.