LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với sức mạnh công nghệ hiện đại nhanh chóng giúp con người thoát khỏi những khó khăn trong công việc, cuộc sống tấp nập và hối hả ta cần phải nhanh chóng gia nhập vào thế giới, chủ động hội nhập. Với sự phát triển nhanh chóng đó rất có nhiều công cụ hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí. Nhiều phần mềm trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhanh chóng ra đời đã góp phần đáng kể. “Công Nghệ Thông Tin ” một lĩnh vực đầy tiềm năng đã đem lại cho con người những ứng dụng thật tiện lợi và hữu ích.
Một trong những ứng dụng thiết thực mà nó đem lại là việc ứng dụng tin học vào nhiều lĩnh vực của đời sống như trong các trường học, công ty, cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện… phần lớn đều ứng dụng tin học để giúp cho việc quản lý được dễ dàng và thuận tiện hơn. Chính vì vậy, mỗi trường học, bệnh viện… đều muốn xây dựng riêng cho mình một phần mềm quản lý. Vấn đề quản lý cán bộ của các trường học hiện nay, việc quản lý được thực hiện bằng thủ công với công cụ hỗ trợ chủ yếu là Word và Excel, nên cơ sở dữ liệu tổ chức chưa chặt chẽ, chi phí quản lý cao, việc truy xuất tìm kiếm thông tin giảng viên, cán bộ mất nhiều thời gian,…Do chưa có một phần mềm chuyên dụng đáp ứng tốt nhu cầu quản lý cán bộ tại nhà trường. Xuất phát từ nhu cầu thực tế, các nhà trường rất cần phần mềm để giải quyết tốt những vấn đề trên.
Chính những yêu cầu thực tế này nhóm em muốn xây dựng dự án xây dựng phần mềm “Quản lý cán bộ” mong rằng sẽ giúp ích một phần nào đó. Nhưng bên cạnh việc xây dựng được một chương trình quản lý hoàn thiện còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Việc quản lý dự án phần mềm là bước quan trọng đầu tiên trong xây dựng một đề tài lớn. 5 Mặc dù nhóm chúng em đã có sự cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn, cũng như khả năng quản lý dự án chưa có nên trong bài báo cáo này chúng em không tránh khỏi thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự giúp đỡ từ phía các thầy cô và các bạn.
GIỚI THIỆU DỰ ÁN Tên dự án: Xây dựng phần mềm Quản lý cán bộ Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Người quản lý dự án(PM): Lê Khánh Ly Danh sách tổ dự án: Gồm các thành viên sau: Nguyễn Thị Liên Nguyễn Khánh Linh Nguyễn Đình Minh Chủ đầu tư : Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Hà Nội. Địa chỉ: Phố Viên – Phường Đức Thắng – Bắc Từ Liêm – Hà Nội Số điện thoại: (08)9 222 999 Email: humg@gmail.com Tổng mức đầu tư: 114.000 VND( Một trăm mười bốn triệu đồng ) Thời gian thực hiện dự án: Tổng thời gian: 3 Tháng (Trừ thứ 7 và chủ nhật không làm việc) Ngày bắt đầu: 06/03/2023 Ngày kết thúc: 06/06/2023 6 I.Khảo sát hiện trạng 1.Mục đích, yêu cầu của hệ thống Công tác Quản lý cán bộ giáo viên trong trường đại học đòi hỏi phải luôn xử lý các thông tin một cách chính xác và kịp thời. Hiện nay, ở rất nhiều trường việc quản lý cán bộ vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công đó là lưu dữ liệu dưới dạng các túi hồ sơ. Khi cần tìm đến lý lịch của một ai đó thì người quản lý sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sẽ phức tạp hơn khi phải cập nhật hay xoá sửa hồ sơ về một cán bộ nào đó.
Với những yêu cầu và tính chất của công việc quản lý, việc đưa hệ thống vào xử lý bằng phần mềm có sẵn là một yêu cầu cấp thiết hiện nay. Nó sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và chất lượng cao. Hệ thống quản lý cán bộ trong trường ta được xây dựng dựa trên máy tính cần phải khắc phục được những nhược điểm cũ của hệ thống, giúp cho việc quản lý được đơn giản chính xác và dễ dàng hơn.Đặc tả hệ thống Việc quản lý CBGV gồm những công việc sau Một người khi mới được vào làm việc cần nộp hồ sơ. Người quản lý thu nhận hồ sơ gồm những thông tin về lý lịch hồ sơ của người đó thông qua túi hồ sơ.
Khi người đó được nhận vào làm việc, người quản lý lưu thông tin của người đó để tiện cho việc theo dõi. Trong quá trình công tác, người quản lý sẽ theo dõi để khi cần nhập hồ sơ mới, sửa hồ sơ, in hồ sơ hay có người thôi việc, chuyển đi hay nghỉ hưu thì huỷ hồ sơ hay lưu hồ sơ chuyển. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi quá trình hoạt động của CBGV, xem, tổng hợp, báo cáo thống kê dánh sách CBGV được khen thưởng hay kỉ luật trong nhà trường. Đến cuối tháng tính lương cho CBGV và in danh sách lương tháng, theo dõi định kỳ.
Trong công tác quản lý, tuỳ theo yêu cầu công việc, người quản lý sẽ tiến hành những công việc cập nhật, xử lý, tìm kiếm, thống kê.Khảo sát hệ thống cũ 3.1Mô tả hệ thống cũ. 7 Để quản lý nhân sự của trường, nhà quản lý phải nắm được mọi thông tin về CBGV đó. Trước khi vào trường, CBGV phải nộp hồ sơ được khai báo theo mẫu quy định. Sau khi nhà quản lý nhận được hồ sơ và các thông tin cần thiết thì việc lưu trữ và xử lý thông tin được tiến hành theo cách làm thủ công thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách.
Khi xử lý hồ sơ các thông tin ngắn và chung nhất (họ tên, ngày sinh, quê quán, hệ số lương,trình độ, ngành nghề ……) được lưu trữ tại các biểu mẫu riêng theo nhóm các thông tin liên quan đến nhiều nhất. Khi nhà quản lý hoặc các phòng ban, tổ nhóm cần một thông tin nào đấy về cán bộ của phòng mình hay mỗi khi in danh sách lương tháng, xem xét cán bộ theo một tiêu chuẩn thì cán bộ chuyên trách phòng quản lý thống kê thủ công rồi viết thành báo cáo để đáp ứng nhu cầu. Khi một CBGV có yêu cầu chuyển đi nơi khác thì nhà quản lý tìm hồ sơ gốc để trả lại và tìm tất cả các biểu lưu có liên quan đến việc xử lý. Khi CBGV được đào tạo bổ sung nhà quản lý phải tra cứu thông tin về người đó và quản lý các thông tin bằng phương pháp thủ công rồi lưu trữ theo cách riêng của mình Khi có yêu cầu liên quan đến nhân sự thì nhà quản lý phải tìm hồ sơ được sắp xếp theo cách riêng của mình.
Thời gian xử lý tuỳ thuộc vào khả năng của cán bộ chuyên trách. Tóm lại: Việc quản lý của hệ thống cũ được tiến hành thông qua các loại hồ sơ giấy tờ, sổ sách bảng biểu do nhóm cán bộ chuyên trách. Phương pháp quản lý theo kiểu thủ công truyền thống chỉ phù hợp với hệ thống quản lý nhỏ. Khi khối lượng hồ sơ rất lớn thì việc quản lý rất khó khăn không đáp ứng được yêu cầu quản lý của công việc đòi hỏi tính chính xác cao, sự nhanh nhạy.Ưu diểm của hệ thống cũ: • Hệ thống làm việc đơn giản.
• Công cụ và phương tiện rẻ tiền. • Ít phụ thuộc sự cố đột xuất, những tác động khác quan.Nhược điểm của hệ thống cũ : 8 • Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm và báo cáo mất thời gian • Khi việc cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ thông tin thiếu chính xác. • Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả. • Việc quản lý rất phức tạp vì mất nhiều thời gian.
• Hồ sơ là sổ sách nên việc điều phối hoat động mất nhiều thời gian, cẩn thận, tỉ mỉ. Hiện nay máy tính đã được sử dụng rộng rãi, sắp xếp công việc, kiểm tra trên các phần mềm ưu việt, tính năng quản lý cao. Việc xây dựng hệ thống quản lý bằng máy tính dựa trên phương pháp quản lý thủ công phải khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ để xây dựng hệ thống mới khả thi hơn. Dù là quản lý trên máy tính nhưng mô hình hoạt động cũng phải dưa vào phương pháp quản lý truyền thống thuần tuý.Yêu cầu đối với công tác quản lý hiện nay Hệ thống quản lý phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, giúp cho người quản lý dễ dàng thực hiện được nhiệm vụ quản lý một cách nhanh chóng và chính xác, thuận tiện.
Hệ thống phải phù hợp với nhiều đối tượng là người quản lý 3.Mục đích của hệ thống mới Việc đưa máy tính quản lý và điều hành vào hệ thống mới nhằm mục đích : • Khắc phục những khó khăn, hạn chế của hệ thống cũ (phương pháp thủ công). • Tổ chức hoạt động chặt chẽ hiệu quả. • Giảm bớt lưc lượng lao động trong hệ thống • Việc lưu trữ, tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh, chính xác. • Việc quản lý thông tin được bảo đảm.
• Giúp cán bộ quản lý, nắm bắt, xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời.Lựa chọn hệ quản trị CSDL Việc lựa chọn hệ quản trị CSDL trước hết nó phải cho phép xây dựng ngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin đa dạng và phong phú đáp ứng được nhu cầu thực tiễn và ứng dụng. 9 Phải có ngôn ngữ lập trình mạnh hơn các ngôn ngữ khác trong mục đích lựa chọn, tìm kiếm cho phép người lập trình xây dựng các hệ thống chương trình ứng dụng hoàn chỉnh nhanh chóng và mềm dẻo. Phải có các công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu được xây dựng một cách linh hoạt, hiệu quả và dễ sử dụng đối với số đông người sử dụng. Phải có công cụ hiệu quả để xử lý tránh các tranh chấp và xung đột dữ liệu.
Vì những đòi hỏi trên nên em chọn access 2003 để tạo CSDL. Vì môi trường access dễ làm, đơn giản với người sử dụng và được ngôn ngữ lập trình visual basic hỗ trợ. Visual Basic là ngôn ngữ mạnh, giao diện đẹp, có tính năng tự động cao, khả năng kết nối truy cập các tệp CSDL đơn giản và dễ làm.Phân tích thiết kế hệ thống 4.Thông tin đầu vào. Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn để quá trình xử lý thông tin sẽ đạt được kết quả như mong muốn.
Đảm bảo cho phép các thông tin đầu ra một cách chính xác, nhanh chóng. Dễ truy cập, tiết kiệm thời gian. Số liệu đầy đủ, gọn gàng. Các thông tin đầu vào đều do người sử dụng cập nhật, do vậy cần tổ chức hệ thống sao cho sát thực tế.