Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về trách nhiệm của Văn phòng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa công sở trong cơ quan nhà nước. Thực trạng trách nhiệm của Văn phòng HĐND và UBND trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Chương Mỹ. Đề xuất giải pháp nâng cao trách nhiệm của Văn phòng HĐND và UBND trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Chương Mỹ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE TRÁCH NHIỆM CUA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ TỎ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về VHCS 1. Khai niệm “van hóa công sở” - Khái niệm về văn hóa Theo định nghĩa của Tổng giám đốc UNESCO Federico Mayor: “Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo (của các cá nhân và các cộng đồng) trong quá khứ và hiện tại. Qua các thế kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên các giá trị, các truyền thong và các thị hiểu - những yếu to xác định đặc tính riêng của moi dân tộc ”.
[22, 23] Tháng 8/1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra quan niệm về văn hóa: “Vì lẽ sinh ton cũng như mục dich của cuộc sống, loài người mới sảng tạo và phát mình ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hằng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng. Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa. Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cau đời sống và đòi hỏi của sự sinh tôn ”. [9, 431] Từ một góc nhìn khác, văn hóa được xem là một hệ thống các giá tri chân lý, chuẩn mực, là cách thức ứng xử của con người với môi trường sống xung quanh nhằm tạo ra gia tri chuẩn mực, được đúc kết qua quá trình hoạt động thực tiễn trong xã hội, nhờ đó con người duy trì, vận động và phát trién.
Văn hóa luôn gắn với con người, là mục đích, là điều kiện hướng tới của con người. Bên cạnh đó, văn hóa cũng có thể được hiểu là tổng thể những nét riêng biệt về tinh thần và vật chất, trí tuệ và cảm xúc, quyết định tính cách của một xã hội hoặc một nhóm người. 11 - Khái niệm về công sở Công sở thường được hiểu tô chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhà nước công nhận, là một bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nước; hay hiểu đơn giản đó là “nơi làm việc” của CBCCVC, NLD được tuyển dụng, bồ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng dé thực hiện công vụ nhà nước. VỊ trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của công sở do pháp luật quy định, được sử dụng công quyên dé tô chức công việc Nhà nước hoặc dich vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.
Về mặt hình thức tô chức thì công sở là một tập hợp cơ cấu tô chức, có phương tiện vật chất và con người được Nhà nước bảo đảm để thực hiện quyền và nhiệm vụ của mình; công sở có thê coi là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước, do Nhà nước lập ra và có thâm quyên giải quyết công vụ. Tóm tại, có thé hiểu: Công sở là một tô chức, là nơi thực hiện các hoạt động hành chính, thực hiện các nhiệm vụ Nhà nước giao. Công sở được thành lập theo quy định của pháp luật và là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước. - Khái niệm về văn hóa công sở: Khái niệm “văn hóa công sở” được nhiều nhà nghiên cứu đưa ra từ các góc tiếp cận khác nhau.
Song, trong luận văn này, do đề tài nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện VHCS tai một cơ quan chính quyền địa phương nên tác giả sử dụng một công trình có tính lý luận cao của một Khoa nghiên cứu và đào tạo chuyên ngành Quan tri văn phòng. Đó là cuốn Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” do PGS. Vũ Thị Phụng và các đồng nghiệp ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội biên soạn. Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ hoc va Quản tri văn phòng) trường Dai học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã đưa ra định nghĩa: “VHCS là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao gom trình độ nhận thức, phương pháp tô chức, quản li, môi trường - cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng một công sở văn mình, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao” [15; 38] Theo GS.
Nguyễn Văn Thâm “Văn hóa công sở là một hệ thong giá tri được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở tạo nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng cách làm việc của công sở và hiệu quả hoạt động của nó trong thực tế” [18; 12]. Từ quan niệm chung về văn hóa thì có rất nhiều quan niệm khác nhau về VHCS. Nhìn từ góc độ chủ thé văn hóa, người ta chia văn hóa thành văn hóa cá nhân và văn hóa cộng đồng. Cộng đồng là một tập hợp người có quan hệ mật thiết với nhau trong sinh hoạt vật chất và tinh than.
Bất ké quốc gia, dân tộc, giáo phái, tổ chức nào muốn trường tồn đều phải có văn hóa riêng. Văn hóa của cơ quan, công sở cũng không nằm ngoài quy luật đó. Vậy VHCS là đặc thù của văn hóa xã hội, là sự tổng hòa của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị tinh thần được bảo tồn, duy trì và phát huy được bởi các thành viên trong tổ chức trong mọi không gian và thời gian. VHCS bao gồm hệ các giá tri, niềm tin, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở.
Với khía cạnh khác, VHCS có thể được tổng hòa giữa các giá trị hữu hình và vô hình; hữu hình ở đây là cảnh quan môi trường, phương tiện làm việc, nội quy quy chế, chế độ chính sách; vô hình ở đây là nhận thức, phương pháp lãnh đạo, chỉ đạo, đạo đức nghé nghiệp, tác phong giao tiếp ứng xử. Sự kết hợp nhuan nhuyễn giữa các yếu tố này giúp xây dựng môi trường công sở văn minh, lịch sự, hoạt động minh bạch và đạt được hiệu quả cao. 13 Như vậy, văn hóa công sở là các hoạt động mang tính văn hóa của cơ quan nhà nước diễn ra theo hệ thống các giá tri và chuẩn mực nhất định nhằm liên kết và tổ chức các cán bộ, công chức, viên chức hướng tới thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ nhất định theo những phương thức nhất định tạo nên bản sắc riêng phản ánh sức sống, sức sáng tạo của mỗi công sở. Các yếu t6 cấu thành VHCS Một là, hệ thống giá trị văn hóa công sở Hệ thống giá trị là đại điện cho những gì được coi là tốt đẹp nhất, khiến mọi người đều hướng tới và mong muốn đạt được.
Hệ thống giá trị giúp con người có thé phân biệt được thiện - ác, dung - sai, tốt - xấu. Các công sở hành chính muốn đạt được mục tiêu hoạt động cần phải xác định giá trị cốt lõi thuộc phạm trù các giá trị đạo đức, được thê hiện ở trách nhiệm đối với công việc chung, ở đạo đức công vụ như không tham nhũng, không trù dập, không ganh đua đồ kị đồng nghiệp để mưu cầu lợi ích bản thân. Trong công sở mọi thành viên phải cùng nhau xây dựng một bầu không khí tinh thần lành mạnh, giúp đỡ lẫn nhau, trân trọng khả năng của nhau, cùng hợp tác làm việc. Hai là, chuẩn mực ứng xử của văn hóa công sở Chuan mực ứng xử của văn hóa công sở là các quy tắc, cách thức quy định dé các thành viên trong công sở ứng xử trong các tình huống cụ thé dé phù hợp với các giá trị văn hóa mà công sở đã lựa chọn.
Chuan mực ứng xử làm nên kỷ cương của tập thé, thé hiện trình độ văn minh của công sở. Công sở là nơi diễn ra thường xuyên các mối quan hệ giữa người va người trong nội bộ và ngoài công sở. Đó là các mối quan hệ hết sức đa dạng và phức tạp: + Quan hệ giữa câp trên và câp dưới (quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên); + Quan hệ giữa nhân viên và nhân viên trong công sở (quan hệ đông nghiệp); 14 + Quan hệ giữa tô chức công sở với công dân (ví như quan hệ giữa cán bộ, công chức với người dân). Các mối quan hệ này được thé hiện qua thái độ và hành vi ứng xử, giao tiếp của CBCCVC với những người có liên quan đến hoạt động công quyền trong quá trình giao tiếp.
Ba là, tổ chức bộ máy và cơ chế hoạt động của công sở Nhóm yếu tố này bảo đảm hiệu quả tối ưu cho các quá trình thực thi công vụ, nhằm cải thiện và không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của công sở. + Tổ chức bộ máy của công Sở: Chất lượng và hiệu quả làm việc của tô chức bộ may là thước do trình độ văn hóa ở công sở đó. Thước do trình độ văn hóa công sở biểu hiện ở việc xây dựng tô chức bộ máy của công sở phải tuân theo những nguyên tắc nào? mục đích xây dựng là gì? nhiệm vụ và quyên hạn của công sở đó ra sao? + Tổ chức nhân sự trong công sở: Tổ chức nhân sự cũng là một bộ phận dé đánh giá trình độ văn hóa của công sở bởi một công sở muốn hoạt động thi phải có những con người cụ thé làm việc trong đó. Cách thức tô chức nhân sự ở công sở được nhận biết qua những yếu tố như: công tác tuyển dụng ra sao? cách phân chia thiết kế công việc như thé nào dé xác định nhiệm vụ cụ thé và trách nhiệm của cán bộ, công chức được tuyên dụng? phân công công việc thế nào cho hợp lý?.