CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRONG VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LÀO 1. Khái niệm chung về hệ thống quản lý đào tạo Quản lý đào tạo là một bộ phận của khoa học giáo dục và là một chuyên ngành độc lập của khoa học quản lý nói chung. Bản thân khái niệm quản lý đào tạo chứa đựng nội dung rộng, bao hàm cả quản lý đào tạo hệ đại học, trung học, cao đẳng, dạy nghề và các hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ khác. Quản lý đào tạo có mối quan hệ chặt chẽ với quản lý giáo dục.
Mặc dù quản lý giáo dục chứa đựng một nội dung rộng, bao hàm bao hàm cả quản lý hệ giáo dục quốc gia, quản lý các phân hệ của nó, đặc biệt là quản lý trường học. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất thì nội dung chủ đạo của quản lý giáo dục chính là quản lý quá trình đào tạo, mà quá trình đào tạo đó phải tuân theo những nguyên tắc, nguyên lý của giai cấp cầm quyền. Bởi vậy, khi nghiên cứu những vấn đề cơ bản về lý luận quản lý giáo dục, Giáo sư Nguyễn Ngọc Quang hoàn toàn chính xác khi nhận xét rằng: “Quản lý giáo dục (và nói riêng quản lý trường học) là hệ thống những tác động có mục đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý (hệ giáo dục) nhằm làm cho hệ vận hành theo đường lối và nguyên lý giáo dục của Đảng, thực hiện được các tính chất của nhà trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam, mà tiêu điểm hội tụ là quá trình dạy học – giáo dục thế hệ trẻ, đưa hệ giáo dục tới mục tiêu dự kiến tiến lên một trạng thái mới về chất”. Như vậy, quản lý đào tạo là hoạt động quản lý người dạy, người học và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập trong việc thực hiện các kế hoạch và chương trình đào tạo, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra đặt đối với từng cơ sở đào tạo.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý đào tạo trường đại học, viện công nghệ là một công việc rất phức tạp và phải là một hệ thống xoay quanh các quy trình, nghiệp vụ của các Khoa, bộ môn, Trung tâm, phòng ban trong toàn trường. Mỗi cán bộ, giảng viên, nhà quản lý hay sinh viên là các nhân tố trong các quy trình nghiệp vụ. Việc vận hành hệ thống mạng, hệ thống 5 phần cứng và hệ thống phần mềm một cách hiệu quả và phát huy tối đa sức mạnh hệ thống nhằm giải quyết nhanh chóng và chính xác các yêu cầu nghiệp vụ của các đơn vị trong toàn trường là một nhu cầu tất yếu của tất cả các thành viên trong toàn trường. Mọi quy định thống nhất về cách thức tổ chức, quy trình thực hiện một cách hiệu quả hệ thống phần mềm quản lý đào tạo đều hướng tới một mục tiêu duy nhất là nâng cao chất lượng đào tạo, giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công tự động hoá, liên thông giữa các quy trình nghiệp vụ.
Đối với công tác quản lý đào tạo của các trường Đại học trong cả nước hiện nay thì hiệu quả của hệ thống CNTT hầu như chỉ đạt ở tính chất cục bộ ở một số quy trình đào tạo, hiệu quả ở một số đơn vị còn tính tổng thể, liên thông giữa các phòng ban thì còn rất nhiều hạn chế. Nguyên nhân chính là sự lệ thuộc vào cách thức quản lý thông tin theo kiểu cũ, do đó hàng loạt các ứng dụng phát triển dựa trên nền tảng CSDL của hệ thống cũng bị ảnh hưởng theo cách quản lý đó. Xuất phát từ lý do trên tác giả đề xuất ra một mô hình quản lý thông tin mới nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của công tác quản lý đào tạo. Nhận thức được vai trò to lớn của CNTT đối với sự nghiệp đổi mới và phát triển giáo dục đại học, các trường Đại học và Cao đẳng trên cả nước đều rất coi trọng công tác này.
Hiện nay nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các trường Đại học trong cả nước trong công tác quản lý đào tạo thì hầu hết các trường đều có áp dụng tuỳ theo từng mức độ. Trong vài thập kỷ qua nhất là khoảng 15 năm gần đây chúng ta đã chứng kiến sự phát triển như vũ bão của CNTT, tuy nhiên trong môi trường học tập đào tạo ra con người sẽ làm chủ các công nghệ mới lại dường như không thay đổi bao nhiêu. Hiệu quả của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, giảng dạy nhiều lúc chưa đạt yêu cầu thậm chí còn gây ra lãng phí cho ngân sách nhà trường. Mục tiêu hướng tới mô hình “ERP-Enterprise Resource Planning” trong trường học luôn luôn được đặt ra nhưng không nhiều trường Đại học và cao đẳng tại L à o thực hiện được việc này.
Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin tại Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào 1. Hiện trạng về cơ cấu tổ chức và cơ sở vật chất Hiện tại Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào có trên 50 cán bộ giáo viên tham gia vào công tác giảng dạy và quản lý. Số lượng sinh viên hiện đang đào tạo ở tất cả các hệ đào tạo là khoảng 7.000 riêng hệ đại học chính quy là khoảng 4. Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào nằm trên một khuôn viên có diện tích sử dụng khoảng 1 hecta.
Chính do diện tích nhỏ của trường lại là một môi truờng tốt để triển khai các giải pháp CNTT theo mô hình dữ liệu tập trung và hệ thống mạng LAN đến tất cả các đơn vị trong toàn trường gặp nhiều thuận lợi. Số lượng máy tính trong trường hiện có khoảng trên 200 máy các máy tính hiện đã được nối mạng Internet. Với số lượng máy tính lớn nối mạng như vậy chắc chắn phải có một giải pháp mạng tối ưu cho hệ thống nếu không sẽ xảy ra trục trặc về mạng là điều tất yếu. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin • Về phần cứng: Với trên 200 máy tính hiện có đã đáp ứng được đủ nhu cầu của cán bộ giáo viên và một phần đáp ứng được nhu cầu của sinh viên.
Với đánh giá của tác giả thì với tiềm lực của Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào thì việc trang bị máy móc và các thiết bị tin học phục vụ cho công tác quản lý và giảng dạy đã được thực hiện tốt trong quá trình ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và giảng dạy. • Về hệ thống mạng: Như đã nói ở trên đây cũng chính là một vấn đề cần quan tâm. Việc nối mạng cho tất cả các máy tính trong toàn trường là một nhu cầu tất yếu, nhưng nếu không có giải pháp thì nó cũng chính là một điểm yếu khi làm việc trên mạng. Hiện nay Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào có 10 toà nhà phục vụ cho công tác quản lý và giảng dạy trong toàn trường.
Sơ đồ mặt bằng các toà nhà trong khuôn viên Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào được miêu tả chi tiết thông qua hình 1.1: Sơ đồ mặt bằng Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào Toà nhà B là toà nhà trung tâm và từ phòng SERVER tại nhà B hệ thống mạng sẽ được nối mạng LAN ngang hàng tới tất cả các toà nhà còn lại trong toàn trường. Việc triển khai mạng ngang hàng này có ưu điểm là tiết kiệm chi phí và dễ triển khai. Tuy nhiên nhược điểm có nó là hệ thống mạng không ổn định, không có tính bảo mật và rất hay bị trục trặc mạng do có quá nhiều máy kết nối vào hệ thống mạng. Hiện nay mặc dù đã dùng tới 05 đường ADSL của các nhà cung cấp Internet nhưng hệ thống mạng vẫn không thoả mãn nhu cầu của người dùng.
Hệ thống mạng chưa ổn định dẫn tới việc khai thác các module phần mềm chạy trên mạng nội bộ là rất khó khăn chưa kể đến việc bảo hành bảo trì hệ thống mạng khi có trục trặc xảy ra là rất vất vả khi sự cố xảy ra. Về người dùng đối với hệ thống mạng cũng sẽ có sự khác nhau về nhu cầu và cần có sự phân quyền để đảm bảo tính bảo mật. Trong Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào hệ thống mạng sẽ phải đáp ứng các yêu cầu sau: 1. Lớp mạng sử dụng cho hệ thống phần mềm quản lý đào tạo dùng cho phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, các Khoa và Bộ môn 2.
Lớp mạng dùng cho thư viện vì trong thư viên Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào ngoài việc kết nối mạng LAN toàn trường còn cần phải 8 kết nối với các máy chủ CSDL Luật có bản quyền để khai thác và tra cứu và chỉ có các máy trong thư viện mới có chức năng này. Lớp mạng dành cho sinh viên dùng để truy cập Internet không được phép truy cập tới dữ liệu khác trong toàn trường. Lớp mạng dành cho các dự án ngắn hạn 5. Lớp mạng dành cho các kỹ sư CNTT Các lớp mạng này sẽ được phân quyền độc lập và có các Rule để giao tiếp với nhau khi có nhu cầu.
• Về hệ thống phần mềm: Hệ thống phần mềm hiện nay vẫn đang sử dụng hệ thống Union2.0 của tập đoàn Tinh vân xây dựng từ năm 2003. Hệ thống phần mềm này chỉ chạy được tại Phòng đào tạo của nhà trường không liên kết được với các khoa, phòng ban nên việc chia sẻ dữ liệu gặp rất nhiều khó khăn. Hiện nay tập đoàn Tinh Vân đã không còn hỗ trợ kỹ thuật cộng với sự thay đổi từ khi có quy chế 25/2010/QĐ-BGDTT Lào và 40/2011/QĐ-BGDTT Lào thì phần mềm chỉ còn tác dụng tổng hợp điểm cuối kỳ, cuối khoá cho các sinh viên. Khâu tổ chức thi, học lại, hoãn thi, nhập các điểm thành phần gần như đang làm rất thủ công.
Nói chung với hệ thống phần mềm hiện có thì việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đào tạo của Viện công nghệ thông tin và Truyền thông Lào đang đạt hiệu quả rất thấp. Đây cũng chính là điều trăn trở và là mối quan tâm rất lớn của tác giả đối với vấn đề này. Các giải pháp công nghệ thông tin cần áp dụng 1.