CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Giới thiệu chung về cửa hang đồ cổ Ngọc Điến Vị trí địa lý Cửa hàng đồ cổ Ngọc Điến thuộc xã Hải Minh,huyện Hải Hậu,thành phố Nam Định. Xã Hải Minh thuộc huyện Hải Hậu là một làng nghề có tiếng về buôn bán các sản phẩm đồ cổ,đồ gỗ mĩ nghệ, đây là xã điển hình về phát triển kinh tế của huyện. Cửa hàng đồ cổ Ngọc Điến nằm trên trục đường lớn nhất qua trung tâm xã, có vị trí rất thuận lợi để buôn bán những sản phẩm đồ cổ ,đồ xưa giá trị.
Một số nét về Cửa hang đồ cổ Ngọc Điến : • Cửa hàng đồ cổ Ngọc Điến là một cửa hàng vừa và nhỏ chuyên bán những sản phẩm đồ cổ có giá trị cao cho người tiêu đùng. • Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong nước. • Các sản phẩm của cửa hàng được nhập trực tiếp từ nước ngoài hoặc được chủ cửa hàng sưu tầm. • Cửa hàng được thành lập từ năm 2005.
• Tổng số nhân viên của cửa hàng hiện tại là 15 người. • Doanh thu hàng năm trên 10 tỷ VND. • Địa chỉ : Số nhà 2 Xã Hải Minh – Huyện Hải Hậu – Tỉnh Nam Định • Giám đốc: Phạm Ngọc Điến 1. Mô tả hệ thống Nội dung cần thực hiện được - Xây dựng ứng dụng quản lý cửa hàng đồ cổ Ngọc Điến gồm : Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành.
2 Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý. Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất. Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của cửa hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Giảm thiểu tối đa sự phức tạp về mặt giấy tờ,giờ đây giám đốc , nhân viên chỉ cần thao tác đơn giản có thể lưu trữ thông tin một cách an toàn. Sử dụng ngôn ngữ C# để xây dựng giao diện và các chức năng quản lý ứng dụng. Nhiệm vụ cơ bản - Từ khảo sát hê thống, em rút ra được những nhiệm vụ cơ bản như sau: + Quản lý hệ thống + Quản lý nhân viên + Quản lý khách hàng +Quản lý mặt hàng + Quản lý hóa đơn bán + Quản lý phiếu thu + Quản lý nhập hàng Cơ cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức của cửa hàng nên chia ra thành các phòng ban như sau để các hoạt động không bị trồng chéo lên nhau gây ra tổn thất về tài chính và uy tín cho cửa hàng. Ban giám đốc.
Bộ phận bán hàng. Bộ phận kho hàng. Bộ phận giao hàng. Xây dựng chương trình quản lý bán hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý: 3 Phần cơ sở dữ liệu : có thể xây dựng bằng Microsoft SQL Sever, Microsoft Access.
Phần lập trình : có thể sử dụng công cụ như Microsoft Access, Microsoft Foxpro, Microsoft Visual Basic. Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP. Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong cửa hàng. Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất.
Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của cửa hàng, là cơ sở để xây dựng các ứng dụng sau này. Quy trình xử lý Khách hàng gửi thông tin yêu cầu mua hàng đến bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin yêu cầu mua hàng của khách hàng,và đối chiếu thông tin yêu cầu. Nếu mặt hàng khách hàng yêu cầu hiện có trong cửa hàng nhân viên sẽ thông báo với khách hàng đồng thời đưa khách hàng đến nơi chứa mặt hàng khách hàng yêu cầu,sau khi thương lượng,trao đổi về giá cả nếu khách hàng đồng ý mua hàng,tuân thủ theo các quy định của cửa hàng ,bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời thanh toán với khách hàng và cùng bộ phận giao hàng bàn giao sản phẩm cho khách hàng,trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán hết,nhân viên bộ phận bán hàng thông báo cho khách hàng để có thể cho khách hàng nợ theo quy định của cửa hàng.
Nếu mặt hàng khách hàng yêu cầu hiện không có ở cửa hàng ,bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng những mặt hàng tương tự hoặc gần giống mặt hàng khách hàng yêu cầu. 4 Khi giám đốc cửa hàng mang một sản phẩm mới về bộ phận kho hàng sẽ tiến hành các thủ tục lưu thông tin của hàng hóa và cập nhập số lượng nhập,giá trị của sản phẩm. Đến định kì mỗi tháng bộ phận bán hàng,kho hàng sẽ báo cáo thống kê về doanh thu,chi,nợ,tình trạng nhập -xuất của cửa hàng. Mô tả hệ thống khảo sát Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của cửa hàng đồ cổ Ngọc Điến Ban giám đốc : + Là bộ phận có chức năng cao nhất trong hệ thống quản lý bán hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng nhưng giám tiếp chịu trách nhiệm tổ chức và những phương án phát triển cho cửa hàng.
+ Sưu tầm, đưa sản phẩm mới về cửa hàng. + Điều khiển bộ máy cho cả cửa hàng. + Thu nhận báo cáo từ các bộ phận về tình hình kinh doanh của cửa hàng và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự phát triển của cửa hàng. Bộ phận Bán hàng: + Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lưu lại thông tin của từng khách hàng.
5 + Là bộ phận chịu trách nhiệm chính cho việc thu hút khách hàng và mang lại doanh thu, uy tín cho cửa hàng. + Báo giá các sản phẩm cho khách hàng biết. + Kiểm tra lượng hàng còn lại trong kho, tư vấn cho khách hàng về từng loại sản phẩm để phù hợp với khách hàng và làm tăng doanh thu của cửa hàng. + Thu nhận thông tin từ thị trường về các sản phẩm có thể tiêu thụ được.
+ Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt. + Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho cửa hàng. + Báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc.
+ Lập hóa đơn bán hàng đối với khách hàng. Vì bộ phận giao hàng hoạt động phụ thuộc nhiều vào bộ phận bán hàng nên ta gom bộ phận giao hàng thực hiện chức năng trong bộ phận bán hàng Giao hàng : có nhiệm vụ bàn giao mặt hàng đã được yêu cầu đến tay khách hàng. Kho hàng: + Là nơi lưu trữ hàng hóa. + Là bộ phận trực tiếp nhận hàng từ giám đốc cửa hàng mỗi khi hàng được mua về.
+ Báo với phòng giám đốc về số lượng hàng tồn trong kho. + Trực tiếp giao hàng cho bộ phận giao hàng để chuyển cho khách hàng. Bộ phận giao hàng: + Đảm nhận việc giao sản phẩm trực tiếp đến tận tay khách hàng. + Sửa chữa, lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng.
6 Mô tả nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng Quy trình bán hàng Lập hóa đơn mua hàng: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, khách hàng sẽ liên hệ với cửa hàng và trực tiếp đến cửa hàng mua hàng. Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, chủng loại, số lượng hàng,khi khách hàng đã đồng ý mua hàng ,bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra thông tin về khách hàng, xem khách hàng có phải là khách hàng cũ của cửa hàng không. + Nếu khách hàng là khách hàng cũ, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng này có còn nợ ở cửa hàng không.
• Khách hàng đã xóa hết nợ thì làm hợp đồng bán hàng bình thường. • Khách hàng còn nợ, và số nợ đủ lớn, bộ phận bán hàng có trách nhiệm thông báo với ban giám đốc để có chỉ đạo đối với khách hàng này • Nếu như khách hàng là khách hàng mới, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng, làm hợp đồng mua bán cho khách hàng Lập biên bản giao hàng – Thanh toán hóa đơn bán hàng: • Bộ phận giao hàng sẽ cùng với bộ phận bán hàng trực tiếp giao hàng và lập biên bản giao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng với khách theo đúng thời gian, chủng loại hàng, số lượng hàng, địa điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng mua bán. • Khi tới hạn thanh toán nợ ,nếu khách hàng vẫn chưa đến thanh toán,bộ phận bán hàng có nhiệm vụ thông báo tới khách hàng trả nợ, đồng thời báo cáo tới giám đốc để có biện pháp xử lý. • Khi khách hàng đến thanh toán nợ bộ phận bán hàng sẽ có nhiệm vụ thanh toán nợ,lưu thông tin về số tiền trả và lập phiếu thu cho khách hàng.
7 Quy trình nhập hàng • Kho hàng có nhiệm vụ phải thông tin cho phòng bán hàng về tình hình hàng hóa còn lại trong kho. Hàng gì đã hết, hàng gì sắp hết. Đồng thời kho sẽ gửi thông tin xin chỉ đạo ở giám đốc. • Khi đã có lượng hàng về, Kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho và tiếp nhận hàng vào kho.
Đồng thời lưu thông tin về mặt hàng,số lượng hàng , giá nhập của mặt hàng Báo cáo – Thống kê • Theo định kì từng tháng, phòng bán hàng sẽ có thống kê về các khoản Thu – Chi cho giám đốc cửa hàng. • Phòng bán hàng sẽ có bản báo cáo về doanh thu,chi,nợ khách hàng ,tình hình xuất hàng • Kho hàng sẽ báo cáo số lượng sản phẩm tồn trong kho, lượng hàng đã nhập. • Qua những báo cáo – thống kê, buổi họp cuối tháng sẽ đưa ra những mục tiêu, chiến lược bán hàng cho những tháng tiếp theo. 8 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.
Phân tích chức năng 2.1 Xác định chức năng Từ quy trình xử lý ta có thể xác định được các chức năng chính của chương trình như sau: Bảng2.