Tổ Chức Chuyến Đi Cho Đội Tàu Của Công Ty Cổ Phần Vận Tải Biển Việt Nam

• Tác giả: Khoa Thi Minh Hiền
• Người hướng dẫn: Hỗ Thị Thu Lan
• Trường học: Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam
• Chuyên ngành: Kinh Tế Vận Tải Biển
• Đề tài: Tổ Chức Chuyến Đi Cho Đội Tàu Của Công Ty Cổ Phần Vận Tải Biển Việt Nam
• Loại tài liệu: Đồ Án Môn Học
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hải Phòng

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. PHÂN TÍCH SỐ LIỆU BAN ĐẦU VÀ ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG THỰC HIỆN CỦA CÁC PHƯƠNG ÁN
• 1.1. Phân tích số liệu ban đầu
• 1.1.1. Số liệu về tàu
• 1.1.2. Số liệu về hàng hóa
• 1.1.3. Phân tích tình hình tuyến đường, bến cảng
• 1.2. Đánh giá khả năng thực hiện của các phương án
• 1.2.1. Phù hợp trọng tải
• 1.2.2. Phù hợp dung tích
• 1.2.3. Phù hợp Laycan
• 1.2.4. Lựa chọn phương án bố trí tàu
• 2. LỰA CHỌN TÀU BỐ TRÍ CÓ LỢI ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
• 2.1. Xác định thời gian chuyển đi
• 2.1.1. Xác định khoảng cách từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng
• 2.1.2. Xác định lợi nhuận
• 3. XÂY DỰNG MỨC THƯỞNG PHẠT
• 3.1. Quy định phạt
• 3.1.1. Quy định phạt (phần 1)
• 3.1.2. Quy định phạt (phần 2)
• 3.2. Xây dựng mức thưởng phạt cho chuyến đi
• 3.3. Lập fixture note
• 3.4. Lập kế hoạch tác nghiệp chuyến đi
• 3.4.1. Nội dung kế hoạch tác nghiệp chuyến đi
• 3.4.2. Kế hoạch tác nghiệp chuyên đi tàu VIMC UNITY
• 3.4.3. Kế hoạch tác nghiệp chuyên đi tàu VINASHIP PEARL
• 3.4.4. Kế hoạch tác nghiệp chuyên đi tàu VIMC FREEDOM
• 3.4.5. Các công việc chủ yếu chỉ đạo tác nghiệp chuyến đi
• 4. TẬP HỢP CHỨNG TỪ CHUYẾN ĐI, QUYẾT TOÁN CHUYẾN ĐI, DỰ TÍNH NET PROFIT
• 4.1. Tập hợp chứng từ chuyến đi
• 4.2. Dự tính Net Profit
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Hướng Dẫn Tổ Chức Chuyến Đi Cho Đội Tàu Vận Tải Biển

Vận tải biển là huyết mạch của thương mại toàn cầu, đóng vai trò chủ chốt trong sự tăng trưởng kinh tế của Việt Nam. Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) luôn nỗ lực hiện đại hóa đội tàu và tối ưu hóa công tác khai thác. Việc tổ chức chuyến đi cho đội tàu không chỉ là một nghiệp vụ vận hành, mà là một khoa học đòi hỏi sự chính xác, khả năng phân tích và ra quyết định chiến lược. Một kế hoạch khai thác tàu hiệu quả sẽ trực tiếp quyết định đến lợi nhuận, khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế. Tài liệu nghiên cứu về “Tổ chức chuyến đi cho đội tàu của Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam” cung cấp một cơ sở lý luận và thực tiễn vững chắc, phân tích chi tiết từ khâu tiếp nhận đơn hàng, đánh giá khả năng của tàu, đến tính toán chi phí và dự phóng lợi nhuận. Bài viết này sẽ hệ thống hóa các phương pháp và quy trình được đề cập, mang đến một cái nhìn tổng quan và sâu sắc về nghiệp vụ quan trọng này. Trọng tâm của việc tổ chức là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các yếu tố kỹ thuật, thương mại và tài chính để đảm bảo mỗi chuyến đi không chỉ an toàn mà còn đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Đây là nền tảng cho sự phát triển bền vững của các công ty vận tải biển như VOSCO.

1.1. Tổng quan về ngành hàng hải và vai trò của VOSCO

Ngành du lịch cho ngành hàng hải và vận tải biển Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ. VOSCO, với lịch sử lâu đời, là một trong những đơn vị tiên phong. Vai trò của công ty không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển hàng hóa mà còn góp phần khẳng định vị thế của đội tàu Việt Nam trên trường quốc tế. Việc liên tục đổi mới, áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến trong khai thác tàu là yếu tố sống còn. Nghiên cứu cho thấy, đội tàu Việt Nam đang được hiện đại hóa với xu hướng tăng trọng tải và chuyên môn hóa, đòi hỏi công tác tổ chức và quản lý phải ngày càng chuyên nghiệp hơn.

1.2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch khai thác tàu

Lập kế hoạch khai thác tàu là hoạt động cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Một kế hoạch tốt giúp tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc lựa chọn đơn hàng phù hợp, tối ưu hóa hải trình, và kiểm soát chặt chẽ chi phí. Theo tài liệu phân tích, một kế hoạch du lịch thường niên VOSCO hay một chuyến vận tải hàng hóa đều cần một quy trình chuẩn. Quy trình này bao gồm việc phân tích dữ liệu tàu, hàng hóa, tuyến đường, đánh giá các phương án và lựa chọn phương án có lợi nhuận cao nhất. Sự thiếu sót trong khâu lập kế hoạch có thể dẫn đến thua lỗ, chậm trễ và mất uy tín với đối tác.

II. 5 Thách Thức Khi Tổ Chức Chuyến Đi Cho Công Ty VOSCO

Việc tổ chức một chuyến đi cho đội tàu không đơn giản là điều phối phương tiện. Đây là một quy trình phức tạp, ẩn chứa nhiều thách thức đòi hỏi người khai thác phải có chuyên môn sâu và khả năng phân tích nhạy bén. Đầu tiên, sự không tương thích giữa tàu và hàng hóa là rủi ro lớn nhất. Một con tàu có trọng tải lớn nhưng dung tích hầm hàng nhỏ sẽ không thể chở các loại hàng cồng kềnh, gây lãng phí. Ngược lại, tàu nhỏ không đáp ứng được các đơn hàng khối lượng lớn. Thứ hai, bài toán tối ưu hóa chi phí luôn là vấn đề nan giải. Chi phí tổ chức du lịch công ty hay chi phí một chuyến vận tải bao gồm nhiều khoản mục biến đổi như nhiên liệu, cảng phí, và các chi phí phát sinh khác. Giá nhiên liệu biến động liên tục, trong khi cảng phí tại mỗi quốc gia lại khác nhau, đòi hỏi phải tính toán kỹ lưỡng. Thách thức thứ ba là áp lực tuân thủ các điều khoản hợp đồng, đặc biệt là thời gian Laycan. Tàu phải đến cảng xếp hàng trong khoảng thời gian quy định, nếu không sẽ đối mặt với nguy cơ bị hủy hợp đồng. Cuối cùng, việc đảm bảo an toàn hàng hải và tuân thủ các quy định quốc tế cũng là một yếu tố quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ và tình trạng kỹ thuật của tàu.

2.1. Sự phức tạp trong việc đánh giá tương thích tàu và hàng

Tài liệu gốc chỉ rõ, việc đánh giá tương thích không chỉ dừng lại ở trọng tải (DWT) và dung tích (GRT). Người khai thác phải xem xét hệ số chất xếp của hàng (Stowage Factor), kích thước hầm hàng (HO/HA), và khả năng xếp dỡ của cần cẩu tàu. Ví dụ, đơn hàng gạo bao có hệ số chất xếp 1.1 M³/T sẽ khác với phân hóa lọc đóng bao có hệ số 1.3 M³/T. Việc so sánh hệ số chất xếp của hàng (Uh) và hệ số chất xếp của tàu (Ut) là bước đi quyết định để xác định tàu sẽ đầy tải trước hay hết dung tích trước, từ đó tính toán được lượng hàng tối đa có thể chuyên chở.

2.2. Bài toán tối ưu chi phí nhiên liệu và chi phí cảng biển

Chi phí nhiên liệu (FO, DO) chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí chuyến đi. Mức tiêu thụ nhiên liệu thay đổi tùy thuộc vào việc tàu đang chạy (sailing) hay đang đỗ (idling), chạy có hàng hay không hàng. Bên cạnh đó, cảng phí tại các cảng quốc tế như Singapore, Bangkok có sự chênh lệch lớn so với các cảng nội địa. Các loại phí như phí trọng tải, phí hoa tiêu, phí cầu bến, phí đại lý đều cần được tính toán chi tiết. Việc lựa chọn hải trình ngắn nhất nhưng đi qua vùng có thời tiết xấu có thể làm tăng mức tiêu thụ nhiên liệu, cho thấy sự phức tạp trong việc ra quyết định.

2.3. Áp lực đáp ứng thời gian Laycan và các điều khoản FIOS

Laycan là khoảng thời gian tàu phải đến cảng xếp. Việc tính toán thời gian tàu chạy không hàng (ballast) từ cảng tự do đến cảng xếp là cực kỳ quan trọng. Tài liệu đã tính toán chi tiết thời gian tàu chạy của VIMC UNITY và VINASHIP PEARL để đảm bảo đáp ứng Laycan. Ngoài ra, các điều khoản như FIOS (Free In and Out, Stowed) quy định chủ tàu được miễn chi phí xếp dỡ, san cào hàng. Hiểu rõ các điều khoản này giúp xác định chính xác cơ cấu doanh thu và chi phí, tránh những tranh chấp không đáng có. Các hoạt động gắn kết thủy thủ đoàn cũng cần được lên lịch trình phù hợp để không ảnh hưởng đến tiến độ chung.

III. Quy Trình 3 Bước Lựa Chọn Tàu Tối Ưu Cho Chuyến Đi

Để đối mặt với các thách thức, một quy trình chuẩn hóa và khoa học là điều bắt buộc. Dựa trên phân tích từ tài liệu gốc, quy trình lựa chọn tàu tối ưu cho một chuyến đi có thể được chia thành ba bước cốt lõi. Bước đầu tiên là phân tích toàn diện số liệu ban đầu. Giai đoạn này tập trung vào việc thu thập và hiểu rõ các thông số kỹ thuật của từng con tàu trong đội tàu (như VIMC UNITY, VIMC FREEDOM) và các yêu cầu chi tiết của từng đơn chào hàng (loại hàng, khối lượng, cảng xếp/dỡ, Laycan). Bước thứ hai là đánh giá khả năng thực hiện của các phương án. Đây là bước sàng lọc quan trọng, nơi mỗi tàu được đối chiếu với mỗi đơn hàng dựa trên ba tiêu chí chính: sự phù hợp về trọng tải, sự phù hợp về dung tích, và khả năng đáp ứng Laycan. Một tàu có thể đủ trọng tải nhưng không đủ dung tích cho hàng nhẹ, hoặc có thể đáp ứng cả hai nhưng không thể đến cảng xếp đúng hạn. Chỉ những phương án vượt qua cả ba bài kiểm tra này mới được đi tiếp. Cuối cùng, bước thứ ba là xây dựng các phương án bố trí tàu sơ bộ. Dựa trên kết quả sàng lọc, các phương án khả thi sẽ được tổng hợp lại để chuẩn bị cho bước phân tích tài chính sâu hơn. Đây là dịch vụ du lịch doanh nghiệp được áp dụng một cách bài bản trong lĩnh vực vận tải.

3.1. Phân tích số liệu ban đầu Thông số tàu và chi tiết hàng hóa

Bước này yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Về tàu, các thông số như trọng tải toàn phần (DWT), trọng tải thực chở (Dt), dung tích hầm hàng (Wt), và tốc độ tàu (Vkh, Vch) phải được ghi nhận đầy đủ. Về hàng hóa, các điều khoản như khối lượng (với dung sai MOLOO), hệ số chất xếp, mức xếp dỡ (L/D rate), và cước phí là những dữ liệu không thể thiếu. Ví dụ, tài liệu đã phân tích chi tiết 3 tàu và 3 đơn chào hàng, tạo ra một ma trận dữ liệu đầu vào cho việc ra quyết định.

3.2. Đánh giá khả năng thực hiện Trọng tải Dung tích và Laycan

Đây là 'bộ lọc' kỹ thuật. Đầu tiên, trọng tải thực chở của tàu (Dt) phải lớn hơn khối lượng hàng hóa tối đa (Qh max). Thứ hai, phải so sánh hệ số chất xếp của tàu (ωt) và của hàng (ωh) để xác định lượng hàng tối đa tàu có thể chở mà không bị giới hạn bởi dung tích (Qt). Lượng hàng này phải lớn hơn khối lượng hàng tối thiểu (Qh min). Cuối cùng, tổng thời gian tàu tự do (Ttd) và thời gian tàu chạy không hàng (Tkh) phải đảm bảo tàu đến cảng xếp trước thời điểm cuối của Laycan (Tmax laycan). Bất kỳ phương án nào không thỏa mãn một trong ba điều kiện này đều bị loại bỏ.

3.3. Xây dựng các phương án bố trí đội tàu tiềm năng

Sau khi loại bỏ các cặp tàu-hàng không phù hợp, các phương án khả thi sẽ được tập hợp. Ví dụ, sau khi phân tích, nghiên cứu đã xác định Tàu VIMC FREEDOM chỉ phù hợp với Đơn hàng 3, trong khi Tàu VIMC UNITY và VINASHIP PEARL phù hợp với cả ba đơn hàng. Từ đó, hai phương án tổng thể được xây dựng để so sánh: (TH1) FREEDOM-đơn 3, UNITY-đơn 2, PEARL-đơn 1 và (TH2) FREEDOM-đơn 3, PEARL-đơn 2, UNITY-đơn 1. Việc này tạo cơ sở cho bước phân tích lợi nhuận tiếp theo.

IV. Phương Pháp Tính Toán Lợi Nhuận Chuyến Đi Vận Tải Biển

Sau khi xác định được các phương án khả thi về mặt kỹ thuật, yếu tố quyết định cuối cùng chính là lợi nhuận. Một phương pháp tính toán tài chính chi tiết và chính xác là chìa khóa để lựa chọn phương án tối ưu. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định tổng doanh thu (Gross Freight) cho mỗi chuyến đi, dựa trên khối lượng hàng hóa và giá cước đã thỏa thuận. Tiếp theo, phần phức tạp nhất là bóc tách và tính toán tổng chi phí chuyến đi. Chi phí này được chia thành hai nhóm chính: chi phí cố định (Fixed Costs) và chi phí biến đổi (Variable Costs). Chi phí cố định là những chi phí phải trả hàng ngày bất kể tàu có hoạt động hay không, như lương thuyền viên, bảo hiểm, sửa chữa. Chi phí biến đổi bao gồm các khoản mục trực tiếp liên quan đến chuyến đi như chi phí nhiên liệu, cảng phí, phí đại lý, hoa hồng môi giới và thuế. Việc tính toán chính xác từng khoản mục này đòi hỏi dữ liệu thực tế và kinh nghiệm dày dặn. Cuối cùng, lợi nhuận ròng (Net Profit) được xác định bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí. Phương án mang lại lợi nhuận ròng cao nhất sẽ là phương án được lựa chọn để triển khai.

4.1. Cách xác định tổng doanh thu dựa trên cước phí FIOST

Doanh thu (F) được tính bằng công thức đơn giản: F = Qhh x P, trong đó Qhh là khối lượng hàng hóa đã ký kết và P là giá cước. Điều quan trọng cần lưu ý là điều kiện cước, như FIOST, có nghĩa là chủ tàu được miễn toàn bộ chi phí xếp dỡ. Điều này giúp đơn giản hóa việc tính toán doanh thu thuần. Trong nghiên cứu, tổng doanh thu của 3 đơn hàng được tính toán là 746.000 USD, là cơ sở để so sánh với tổng chi phí của từng phương án.

4.2. Bóc tách chi phí cố định biến đổi nhiên liệu và cảng phí

Chi phí được chia nhỏ để đảm bảo tính chính xác. Chi phí cố định (CCĐ) được tính bằng chi phí ngày nhân với tổng thời gian chuyến đi. Chi phí biến đổi phức tạp hơn, bao gồm: chi phí nhiên liệu (tính riêng cho lúc chạy và lúc đỗ), cảng phí (tại cảng xếp và dỡ, trong nước và nước ngoài), phí môi giới (Addcom), và thuế cước. Tài liệu đã trình bày các bảng tính chi tiết cho từng loại chi phí này, cho thấy sự khác biệt đáng kể giữa các phương án do hải trình và thời gian chuyến đi khác nhau. Đây là bước quan trọng để có được bức tranh tài chính toàn cảnh.

4.3. Công thức dự tính Net Profit để lựa chọn phương án tối ưu

Công thức cuối cùng là: Lợi nhuận (ΔF) = Doanh thu (F) – Tổng chi phí (ΣC). Việc áp dụng công thức này cho các phương án đã được xây dựng cho phép so sánh trực tiếp hiệu quả kinh tế. Đây là bước đi khoa học, loại bỏ yếu tố cảm tính và đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu định lượng. Phương án nào có chỉ số ΔF cao hơn sẽ được xem là lựa chọn tốt nhất cho đội tàu của công ty.

V. Case Study Phân Tích Lợi Nhuận Thực Tế Cho Đội Tàu

Lý thuyết sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu đi ứng dụng thực tiễn. Tài liệu nghiên cứu đã cung cấp một case study điển hình về việc tổ chức chuyến đi cho đội tàu của VOSCO. Cụ thể, sau khi qua các bước phân tích kỹ thuật, hai phương án chính đã được đưa ra để so sánh và lựa chọn. Phương án 1 bao gồm việc bố trí tàu VIMC UNITY cho đơn hàng 2 (Đà Nẵng - Bangkok), tàu VINASHIP PEARL cho đơn hàng 1 (Hải Phòng - Singapore), và tàu VIMC FREEDOM cho đơn hàng 3. Phương án 2 giữ nguyên tàu FREEDOM, nhưng hoán đổi nhiệm vụ giữa UNITY và PEARL. Bằng cách áp dụng phương pháp tính toán lợi nhuận đã trình bày, nghiên cứu đã tính toán chi tiết tổng chi phí và lợi nhuận ròng cho cả hai phương án. Kết quả cho thấy sự chênh lệch đáng kể về hiệu quả kinh tế, khẳng định tầm quan trọng của việc lựa chọn phương án bố trí tàu một cách khoa học. Đây là một ví dụ minh họa rõ nét, giúp các nhà quản lý và người khai thác tàu có cơ sở vững chắc để ra quyết định, đảm bảo tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp. Việc chọn đúng đối tác tổ chức sự kiện uy tín hay đúng phương án khai thác đều có ý nghĩa sống còn.

5.1. Phân tích so sánh chi phí và lợi nhuận giữa hai phương án

Dữ liệu tính toán chỉ ra rằng, Phương án 1 có tổng chi phí chuyến đi là 515.795 USD. Trong khi đó, Phương án 2 có tổng chi phí cao hơn đáng kể, ở mức 565.776 USD. Sự khác biệt này chủ yếu đến từ chi phí nhiên liệu do sự thay đổi về hải trình và thời gian hoạt động của các tàu. Với cùng một mức doanh thu là 746.000 USD, sự chênh lệch về chi phí đã trực tiếp quyết định đến lợi nhuận cuối cùng. Điều này nhấn mạnh rằng, việc bố trí tàu nào cho tuyến đường nào có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả tài chính.

5.2. Kết luận Lựa chọn Phương án 1 với lợi nhuận cao hơn

Dựa trên các con số cụ thể, lợi nhuận ròng (Net Profit) của Phương án 1 là 230.205 USD. Con số này cao hơn gần 50.000 USD so với lợi nhuận 180.224 USD của Phương án 2. Với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, kết luận được đưa ra một cách rõ ràng: “Phương án 1 được lựa chọn để ký kết hợp đồng và tổ chức chuyến đi cho đội tàu”. Quyết định này hoàn toàn dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu khách quan. Việc tổ chức thành công các event cho công ty vận tải biển cũng cần một quy trình ra quyết định tương tự.

5.3. Các bước tiếp theo Lập kế hoạch tác nghiệp và Fixture Note

Sau khi lựa chọn được phương án, các công việc tiếp theo sẽ được triển khai. Người khai thác sẽ tiến hành lập Fixture Note (hợp đồng vận chuyển sơ bộ) cho từng chuyến đi, trong đó nêu rõ các điều khoản về tàu, hàng hóa, cước phí, và mức thưởng phạt. Đồng thời, một Kế hoạch tác nghiệp chuyến đi chi tiết sẽ được xây dựng, bao gồm lịch trình cụ thể từ lúc tàu rời cảng tự do, làm hàng tại cảng xếp, hành trình trên biển, cho đến khi hoàn thành dỡ hàng tại cảng đích. Quá trình này đảm bảo chuyến đi được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả.