ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Kế tốn Kế tốn là công việc ghi chép, tính tốn bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Chủ yếu là dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp. Vai trò của kế tốn Đối với doanh nghiệp : Kế tốn giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng.
Ngồi ra, kế tốn còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kỳ. Nhờ kế tốn mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực hiện việc kiểm sốt nội bộ có hiệu quả. Nhờ kế tốn mà người quản lý tính được công việc mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hồ được tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế tốn là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp, khiếu tố, là cơ sở pháp lý chứng minh về hành vi thương mại. Vai trò của tin học trong quản lý Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, ngày nay việc nhận định “ Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng ” lại càng trở nên đúng đắn. Chính từ việc tin học hóa thông tin với sự trợ giúp của Computer và Phần mềm đã đưa đến những khái niệm mới như Kỹ nguyên của kỹ thuật số, Nền kinh tế trí thức… Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trong một nền kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngồi được đánh giá qua các đặc điểm sau: a. Tính nhanh chóng Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
Tính thích ứng Giúp người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị và có thể tính được công việc của mình đã điều hành trong từng giai đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai. Điều hành được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tính an tồn Bảo đảm sự an tồn dữ liệu của doanh nghiệp. 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 4.
Nhiệm vụ của đề tài Thay thế việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ lượng thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng, chính xác và an tồn về dữ liệu. Đáp ứng kịp thời thông tin khi người kế tốn cần đến. Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn, chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng, người sử dụng có thể tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp bất kỳ lúc nào cần đến, cho biết các mặt hàng nào được nhập – xuất trong một khoảng thời gian nhất định….
Tuy nhiên, chương trình chỉ đáp ứng một phần nào công việc. Còn đi chuyên sâu về một phần mềm mang tính kế tốn thực thụ thì đòi hỏi chương trình phải được cải tiến, bổ sung để chương trình có thể sử dụng và doanh nghiệp có thể chấp nhận như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế tốn. Ở đây đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát tiển. PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP 1.
Các bước thực hiện cơ bản của kế tốn doanh nghiệp Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành Phân tích nghiệp vụ kế tốn trên cơ sở chứng từ gốc để : - Định khoản cho các nghiệp vụ kế tốn - Cập nhật chứng từ vào máy tính như : chứng từ nhập xuất hàng hóa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… - In ra các báo cáo : báo cáo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho… 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 2. Mô tả yêu cầu quản lý của chương trình a. Quản lý tiền mặt Chương trình có thể : Quản lý các khoản thu – chi của doanh nghiệp. Xác định được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
In ra các phiếu thu – chi để xác định giao cho khách hàng hay để lưu trữ. Lập báo cáo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong tháng. Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế tốn khác như : Phân hệ kế tốn tổng hợp. Phân hệ kế tốn chi phí… b.
Quản lý hàng hóa Chương trình có thể : Quản lý các phiếu nhập xuất kho của doanh nghiệp, biết được mua hàng từ các nhà cung cấp nào và xuất bán cho khách hàng nào. Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa. Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo từng ngày, từng tháng, từng kho, từng mặt hàng, từng khách hàng và từng nhà cung cấp. In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng với một kho trong khoảng thời gian xác định trong tháng.
3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP In báo cáo tồn kho : Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng hóa trong tất cả các kho hiện có đến ngày cần biết. Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng hóa trong một kho cho đến ngày cần biết. Lập báo cáo giá vốn của các mặt hàng xuất bán trong tháng Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể của từng mặt hàng. Nếu một mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác nhau thì phải liệt kê tất cả đơn giá nhập đó và số lượng nhập tương ứng.
In ra báo cáo thống kê : Theo từng mặt hàng. Theo từng nhóm hàng. Theo từng kho hàng. Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất trong tháng Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế tốn khác như : tổng hợp, chi phí, tiền mặt… Tra cứu : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho c.
Quản lý công nợ Chương trình có thể Quản lý hình thức thanh tốn công nợ giữa khách hàng với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. Đối với nhà cung cấp : Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) thì sẽ làm công nợ nhà cung cấp tăng lên. Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) thì làm công nợ nhà cung cấp giảm. Đối với khách hàng : Khi xuất hàng cho khách hàng (Hóa đơn bán hàng) thì sẽ làm công nợ khách hàng tăng lên.
Khi doanh nghiệp thu tiền mặt của khách hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) thì làm công nợ khách hàng giảm. Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Lập báo cáo công nợ chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp. Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế tốn khác như : tổng hợp, tiền mặt, hàng hóa,… 3.
Quá trình phân tích chương trình Khảo sát yêu cầu của chương trình, làm rõ các thông tin đầu vào, các thông tin đầu ra và các báo cáo phục vụ cho việc quản lý. Dựa trên yêu cầu của chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy sơ đồ chức năng làm cơ sở để xây dựng hệ thống menu cho chương trình. Dựa trên sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu thể hiện các thông tin đưa vào hệ thống và sau khi được các chức năng xử lý sẽ được lưu trữ hoặc tạo thành các báo cáo. 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Qua phân tích sơ đồ dòng dữ liệu và các thông tin khảo sát ban đầu, xây dựng các thực thể (lưu trữ những thông tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chúng.
Đó chính là bước xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm cơ sở xây dựng các Table và Relationship. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của chương trình a. Thông tin nhập Danh mục chứng từ Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục hàng hóa Danh mục nhóm hàng Danh mục kho hàng Danh mục khách hàng Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhân viên Danh mục ngoại tệ Danh mục ngân hàng Danh mục thuế Danh mục hình thức nhập xuất Danh mục hình thức thanh tốn Các loại phiếu : Phiếu nhập và phiếu xuất b. Thông tin xuất Báo cáo tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tình hình việc nhập xuất và tồn kho hàng hóa Báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cấp 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 5.
Cấu trúc chương trình Hệ thống các danh mục Danh mục chứng từ Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục kho Danh mục hàng hóa Danh mục nhóm hàng Danh mục khách hàng Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhân viên Danh mục ngoại tệ Danh mục ngân hàng Danh mục thuế Danh mục hình thức nhập xuất Danh mục hình thức thanh toán Phân hệ kế toán tiền mặt Cập nhật phiếu thu – chi Báo cáo tiền mặt - Tổng hợp - Chi tiết Phân hệ kế toán hàng hóa Cập nhật chứng từ nhập - xuất Báo cáo hàng hóa - Tổng hợp - Chi tiết Phân hệ kế toán công nợ 6 Cập nhật phiếu thu - chi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 6. Sơ đồ chức năng Quản lý Kế Toán Doanh Nghiệp 1. Quản lý Tiền mặt Hàng hóa Công nợ 1.1 Cập nhật phiếu thu chi phiếu nhập phiếu thu chi tiền mặt xuất hàng hóa 1.2 Cập nhật danh mục danh mục danh mục khách hàng hàng hóa khách hàng và nhà cung và nhà cung cấp cấp 1.