Luận văn thiết kế hệ thống thông tin quản lí sv trường cddcn việt đức

Tài liệu Thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên tại trường cao đẳng công tổng hợp lý thuyết và thực hành, phục vụ học tập ngành

• Trường học: Trường Cao Đẳng Công Nghiệp Việt Đức
• Đề tài: Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Sinh Viên Và Kết Quả Đào Tạo
• Loại tài liệu: luận văn tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2008-2009
• Địa điểm: Thái Nguyên

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO
• 1.1. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại các trường cao đẳng trong nước nói chung và Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức nói riêng
• 1.2. Phương pháp luận và quy trình phát triển HTTT theo hướng có cấu trúc và việc vận dụng vào việc giải quyết bài toán xây dựng hệ thống thông tin quản lý sinh viên và kết quả đào tạo
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO - TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC
• 2.1. Phân tích những yêu cầu của hệ thống
• 2.2. Phân tích chức năng
• 2.3. Phân tích dữ liệu
• 2.4. Mô hình khái niệm dữ liệu
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO - TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC
• 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic
• 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
• 3.3. Thiết kế báo cáo đầu ra
• 3.4. Thiết kế hệ thống menu
• 3.5. Thiết kế giao diện
• 3.6. Thiết kế thủ tục và chương trình
• 4. CHƯƠNG 4: CÁC GIẢI PHÁP KỸ THUẬT - LẬP TRÌNH THỬ NGHIỆM
• 4.1. Vài nét về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình được lựa chọn
• 4.2. Lập trình thử nghiệm - Một số giao diện
• 4.3. Những kết quả đã đạt được
• 4.4. Những hạn chế
• 4.5. Hướng khắc phục và phát triển mở rộng
• PHẦN PHỤ LỤC
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Sinh Viên

Hệ thống thông tin quản lý sinh viên (HTTTQLSV) đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và quản lý một cơ sở giáo dục. Nó không chỉ là công cụ để lưu trữ dữ liệu mà còn là nền tảng để cải thiện hiệu quả quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo. Một HTTTQLSV hiệu quả giúp nhà trường quản lý thông tin sinh viên một cách chính xác, nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ các hoạt động như đăng ký môn học, quản lý điểm, học phí, và các dịch vụ hỗ trợ sinh viên khác. Việc triển khai hệ thống thông tin này là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của các trường học, đặc biệt là tại các trường cao đẳng như Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức. Nó giúp nhà trường thích ứng với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của sinh viên và giảng viên.

1.1. Vai trò của HTTTQLSV trong quản lý đào tạo

HTTTQLSV đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý đào tạo, từ khâu tuyển sinh đến khi sinh viên tốt nghiệp. Nó giúp quản lý hồ sơ sinh viên, quá trình học tập, điểm số, và các thông tin liên quan khác. Hệ thống này cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch đào tạo, phân công giảng viên, và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên. Nhờ đó, nhà trường có thể đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời để nâng cao chất lượng đào tạo. Theo một nghiên cứu, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục giúp tăng cường khả năng tương tác giữa giảng viên và sinh viên, đồng thời cải thiện hiệu quả quản lý của nhà trường.

1.2. Lợi ích của HTTTQLSV đối với sinh viên và giảng viên

Đối với sinh viên, HTTTQLSV cung cấp một cổng thông tin trực tuyến, nơi họ có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, đăng ký môn học, xem điểm, và nhận thông báo từ nhà trường. Điều này giúp sinh viên chủ động hơn trong việc quản lý quá trình học tập của mình. Đối với giảng viên, hệ thống này giúp họ quản lý lớp học, nhập điểm, và giao tiếp với sinh viên một cách hiệu quả. Nó cũng cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá kết quả học tập của sinh viên và cải thiện phương pháp giảng dạy. Việc sử dụng phần mềm quản lý sinh viên giúp giảm thiểu các công việc thủ công và tăng cường tính chính xác của thông tin.

II. Thực Trạng Quản Lý Sinh Viên Tại Trường Cao Đẳng Việt Đức

Hiện nay, nhiều trường cao đẳng, trong đó có Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức, đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác quản lý sinh viên. Các phương pháp quản lý truyền thống, dựa trên giấy tờ và các quy trình thủ công, thường gây ra sự chậm trễ, sai sót, và khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và chất lượng dịch vụ cung cấp cho sinh viên. Theo luận văn tốt nghiệp, việc tin học hóa quản lý tại các trường cao đẳng còn hạn chế, các hệ thống quản lý mới đang được triển khai ứng dụng ở các trường với những phần mềm riêng lẻ và tập trung vào một số mảng như: quản lý tài chính; tính lương, tính học bổng; quản lý vật tư; quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên; quản lý hồ sơ sinh viên.

2.1. Những khó khăn trong quy trình quản lý thủ công

Quy trình quản lý thủ công thường gặp nhiều khó khăn, bao gồm việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý dữ liệu, khó khăn trong việc tổng hợp và báo cáo thông tin, và hạn chế trong việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Điều này không chỉ làm tăng chi phí hoạt động mà còn ảnh hưởng đến sự hài lòng của sinh viên và giảng viên. Việc chuyển đổi sang quản lý sinh viên trực tuyến là một giải pháp cần thiết để giải quyết những khó khăn này.

2.2. Yêu cầu cấp thiết về hệ thống thông tin quản lý hiện đại

Trước những thách thức trên, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiện đại là yêu cầu cấp thiết đối với Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức. Hệ thống này cần phải đáp ứng các yêu cầu về tính chính xác, kịp thời, bảo mật, và khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Nó cũng cần phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, đồng thời cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định. Việc đầu tư vào hệ thống quản lý học tập là một bước đi chiến lược để nâng cao năng lực cạnh tranh của nhà trường.

III. Phương Pháp Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Sinh Viên

Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên hiệu quả, cần áp dụng một phương pháp tiếp cận có cấu trúc, bao gồm các bước phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện người dùng, lập trình, kiểm thử, và triển khai. Quá trình này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các chuyên gia công nghệ thông tin, cán bộ quản lý, giảng viên, và sinh viên để đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mong đợi của người dùng. Theo tài liệu, phương pháp luận về phát triển một HTTT bao gồm các định nghĩa về hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.

3.1. Phân tích yêu cầu và xác định chức năng hệ thống

Bước đầu tiên trong quá trình thiết kế là phân tích yêu cầu của người dùng và xác định các chức năng cần thiết của hệ thống. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin từ các bên liên quan, xác định các quy trình nghiệp vụ, và lập danh sách các yêu cầu chức năng và phi chức năng. Các chức năng chính của hệ thống có thể bao gồm quản lý hồ sơ sinh viên, quản lý điểm, quản lý học phí, quản lý lớp học, quản lý môn học, và quản lý giảng viên. Việc phân tích nghiệp vụ kỹ lưỡng là cơ sở để xây dựng một hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu.

3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu và mô hình hóa dữ liệu

Sau khi xác định các yêu cầu chức năng, bước tiếp theo là thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin. Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế sao cho đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán, và hiệu quả của dữ liệu. Các kỹ thuật mô hình hóa dữ liệu, như mô hình thực thể liên kết (ERD), có thể được sử dụng để biểu diễn cấu trúc dữ liệu và các mối quan hệ giữa các thực thể. Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu năng và khả năng mở rộng của hệ thống.

3.3. Thiết kế giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng

Giao diện người dùng (UI) đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của hệ thống. Giao diện cần được thiết kế sao cho dễ sử dụng, thân thiện, và trực quan. Các nguyên tắc về trải nghiệm người dùng (UX) cần được áp dụng để đảm bảo người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, thực hiện các thao tác, và hoàn thành các nhiệm vụ của mình. Giao diện cần được thiết kếResponsive để có thể hiển thị tốt trên nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động.

IV. Ứng Dụng Thực Tế Thiết Kế HTTT Tại Trường Việt Đức

Việc ứng dụng các phương pháp thiết kế hệ thống thông tin vào thực tế tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức đòi hỏi sự điều chỉnh và tùy biến để phù hợp với điều kiện và đặc thù của trường. Điều này bao gồm việc lựa chọn công nghệ phù hợp, xây dựng đội ngũ phát triển có năng lực, và thiết lập quy trình quản lý dự án hiệu quả. Theo tài liệu, mục đích của đề tài là xây dựng hệ thống thông tin nhằm cung cấp chính xác, kịp thời các thông tin về hồ sơ lý lịch sinh viên, điểm trung bình chung và điểm rèn luyện từng học kỳ của sinh viên, các kết quả xét duyệt phục vụ cho quản lý đào tạo và công tác lãnh đạo quản lý nói chung trong Nhà trường.

4.1. Lựa chọn công nghệ và nền tảng phát triển phù hợp

Việc lựa chọn công nghệ và nền tảng phát triển phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo tính ổn định, bảo mật, và khả năng mở rộng của hệ thống. Các công nghệ phổ biến hiện nay bao gồm Java, .NET, PHP, và các framework như Spring, Laravel, và React. Việc lựa chọn cần dựa trên các yếu tố như kinh nghiệm của đội ngũ phát triển, chi phí, và khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Việc sử dụng công nghệ mới giúp tăng cường tính cạnh tranh của hệ thống.

4.2. Triển khai và đánh giá hiệu quả hệ thống

Sau khi hệ thống được phát triển và kiểm thử, bước tiếp theo là triển khai và đánh giá hiệu quả. Việc triển khai cần được thực hiện theo từng giai đoạn để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính ổn định của hệ thống. Sau khi triển khai, cần thu thập phản hồi từ người dùng và đánh giá hiệu quả của hệ thống dựa trên các tiêu chí như tính chính xác, kịp thời, bảo mật, và sự hài lòng của người dùng. Việc đánh giá hệ thống định kỳ giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề, đồng thời cải thiện hiệu quả của hệ thống.

V. Kết Luận và Hướng Phát Triển Hệ Thống Quản Lý Sinh Viên

Việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức là một dự án phức tạp nhưng mang lại nhiều lợi ích. Hệ thống này không chỉ giúp nhà trường quản lý thông tin sinh viên một cách hiệu quả hơn mà còn nâng cao chất lượng đào tạo và dịch vụ cung cấp cho sinh viên. Trong tương lai, hệ thống có thể được phát triển và mở rộng để tích hợp với các hệ thống khác, như hệ thống quản lý học tập (LMS) và hệ thống quản lý tài chính, để tạo ra một nền tảng quản lý toàn diện cho nhà trường.

5.1. Tích hợp hệ thống với các nền tảng quản lý khác

Để tạo ra một nền tảng quản lý toàn diện, hệ thống quản lý sinh viên cần được tích hợp với các hệ thống khác, như hệ thống quản lý học tập (LMS) và hệ thống quản lý tài chính. Việc tích hợp này giúp chia sẻ thông tin giữa các hệ thống, giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu, và tăng cường tính tự động hóa của các quy trình nghiệp vụ. Ví dụ, thông tin về điểm số của sinh viên có thể được tự động chuyển từ LMS sang hệ thống quản lý sinh viên, và thông tin về học phí có thể được tự động chuyển từ hệ thống quản lý tài chính sang hệ thống quản lý sinh viên.

5.2. Ứng dụng công nghệ mới và xu hướng phát triển

Trong tương lai, hệ thống quản lý sinh viên có thể được phát triển và mở rộng để ứng dụng các công nghệ mới, như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), và blockchain. AI và ML có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu sinh viên và đưa ra các dự đoán về kết quả học tập, giúp nhà trường có thể can thiệp kịp thời để hỗ trợ sinh viên gặp khó khăn. Blockchain có thể được sử dụng để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu sinh viên. Việc theo dõi xu hướng công nghệ giúp hệ thống luôn đáp ứng được yêu cầu của thời đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO - TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC. MỤC LỤC Trang CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO I. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại các trƣờng cao đẳng trong nƣớc nói chung và Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức nói riêng. Phƣơng pháp luận và quy trình phát triển HTTT theo hƣớng có cấu trúc và việc vận dụng vào việc giải quyết bài toán xây dựng hệ thống thông tin quản lý sinh viên và kết quả đào tạo.

8 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO - TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC I. Phân tích những yêu cầu của hệ thống. Phân tích chức năng. Phân tích dữ liệu.

Mô hình khái niệm dữ liệu. 92 CHƢƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO - TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP VIỆT ĐỨC I. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.

94 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www. Thiết kế báo cáo đầu ra. Thiết kế hệ thống menu. Thiết kế giao diện :.

Thiết kế thủ tục và chƣơng trình. 126 CHƢƠNG IV CÁC GIẢI PHÁP KỸ THUẬT - LẬP TRÌNH THỬ NGHIỆM I. Vài nét về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình đƣợc lựa chọn. Lập trình thử nghiệm - Một số giao diện.

Những kết quả đã đạt đƣợc. Những hạn chế. Hƣớng khắc phục và phát triển mở rộng. TÀI LIỆU THAM KHẢO 156 PHẦN PHỤ LỤC 157 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.

Chƣơng I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ SINH VIÊN VÀ KẾT QUẢ ĐÀO TẠO I. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại các trƣờng cao đẳng trong nƣớc nói chung và Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức nói riêng : 1. Một số khái quát về việc tin học hoá quản lý trong một số trƣờng cao đẳng hiện nay : Thực hiện chủ trƣơng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo và quản lý ở các trƣờng đại học và cao đẳng trong cả nƣớc. Các trƣờng cao đẳng trong cả nƣớc đều đã quán triệt và thực hiện tăng cƣờng xây dựng cơ sở hạ tầng, trƣớc hết là hệ thống mạng cục bộ và đƣờng truyền Internet.

Tuy nhiên việc tin học hoá quá trình quản lý nói chung và xây dựng hệ thống quản lý kết quả đào tạo tại các trƣờng cao đẳng, kết quả còn hạn chế. Qua khảo sát sơ bộ tại hơn 50 trƣờng Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp trực thuộc Bộ Công Thƣơng cho thấy : các hệ thống quản lý mới đang đƣợc triển khai ứng dụng ở các trƣờng với những phần mềm riêng lẻ và tập trung vào một số mảng nhƣ : quản lý tài chính; tính lƣơng, tính học bổng; quản lý vật tƣ; quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên; quản lý hồ sơ sinh viên. Riêng có phần mềm quản lý tuyển sinh đối với hệ Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo triển khai thì đang đƣợc các trƣờng ứng dụng khá hiệu quả. Máy tính dùng cho công tác quản lý với tỷ lệ lớn vẫn là dùng cho việc soạn thảo các văn bản riêng lẻ, hệ thống báo cáo Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.

với Bộ chủ quản và Bộ Giáo dục và Đào tạo vẫn chủ yếu qua con đƣờng công văn. Hệ thống cơ sở dữ liệu về giảng viên, nhân viên, sinh viên đang phân tán và mang lại hiệu quả quản lý chƣa cao. Một số các công ty phần mềm chào giá các hệ thống lớn nhƣ : "Trung tâm Quản lý", có các hệ thống con bao quát hầu hết các nghiệp vụ quản lý trong nhà trƣờng nhƣ : quản lý cán bộ, giảng viên; quản lý tuyển sinh; quản lý tài chính; quản lý thƣ viện; quản lý sinh viên; quản lý điểm. Tuy nhiên lại nảy sinh vấn đề thứ nhất là kinh phí lớn để triển khai cho phần cứng và phần mềm, thứ hai là vấn đề cập nhật dữ liệu cho hệ thống và các hệ thống lớn thƣờng khó khăn trong xử lý lỗi.

Do đó phát huy hiệu quả nói chung là không cao, một số trƣờng chủ yếu chỉ triển khai mảng quản lý hồ sơ cán bộ , giảng viên và sinh viên. Trong các trƣờng đào tạo, với sản phẩm đặc thù là kiến thức, kỹ năng của ngƣời học thì việc tin học hoá quản lý sinh viên từ khi nộp hồ sơ dự tuyển và kết quả đào tạo của sinh viên đến khi tốt nghiệp ra trƣờng là một mảng quản lý rất quan trọng, giải quyết bài toán quản lý sinh viên và kết quả đào tạo của sinh viên là một vấn đề đặt ra rất hết sức cần thiết. Nó đƣợc đặt trong mối quan hệ là một hệ thống con quan trọng trong hệ thống lớn quản lý các hoạt động của nhà trƣờng. Trƣớc thực trạng đó, trong điều kiện hiện nay và đặc biệt là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của năm học 2008-2009 là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong trƣờng học, các trƣờng đều rất quan tâm dần từng bƣớc, căn cứ vào điều kiện có thể để ƣu tiên phát triển xây dựng hệ thống quản lý các hoạt động nhà trƣờng mà hạt nhân là hệ thống quản lý sinh viên và kết quả đào tạo.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức : Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Việt Đức là một đơn vị sự nghiệp có thu có chức năng đào tạo sinh viên các ngành nghề kỹ thuật và kinh tế ở 3 hệ đào tạo : Kỹ thuật viên Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp và Công nhân kỹ thuật. Quy mô của Trƣờng với 350 cán bộ giáo viên, CNV, lƣu lƣợng hiện tại 6. Diện tích của Trƣờng 12 ha với 8 phòng chức năng, 10 khoa đào tạo và 2 trung tâm trực thuộc.

Hệ thống máy tính đƣợc chia thành 2 loại với 200 máy tính cho đào tạo ngành CNTT và khoảng 100 máy tính phục vụ cho quản lý tại các Phòng, Khoa. Các máy tính đƣợc nối mạng cục bộ. Hệ thống phần mềm đang áp dụng chủ yếu cho lĩnh vực Tài chính, kế toán với các phần mềm sử dụng nội bộ trong phòng Tài chính, kế toán nhƣ phần mềm Kế toán HCSN, phần mềm quản lý học phí, phần mềm tính và thanh toán lƣơng. Với nhiệm vụ trung tâm là đào tạo, sản phẩm cuối cùng là kiến thức và kỹ năng của sinh viên.

Thông tin về sinh viên và kết quả học tập của sinh viên có vai trò rất quan trọng cho hệ thống quản lý và công tác ra quyết định. Nắm vững các thông tin về hồ sơ lý lịch sinh viên, điểm trung bình các học kỳ, điểm thi tốt nghiệp, điều kiện đƣợc học bổng, điều kiện tốt nghiệp vv là yêu cầu thƣờng xuyên của hệ thống quản lý đào tạo. Các công việc chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý sinh viên và kết quả đào tạo hiện tại từ việc lập danh sách sinh viên từ khi nhập học, phân lớp, phân công giáo viên chủ nhiệm, vào điểm, xét học bổng, xét lên lớp, xét điều kiện dự thi tốt nghiệp, xét kết quả tốt nghiệp đều đang thực hiện thủ Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www. Máy tính chỉ là nơi lƣu trữ các file văn bản, việc trao đổi thông tin vẫn chủ yếu bằng điện thoại và các cuộc họp trực tiếp.

Trƣớc tình hình thực tế đó, xuất phát từ các yêu cầu quản trị công tác sinh viên, nhu cầu về lƣu trữ, khai thác và trao đổi thông tin. Vấn đề thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin quản lý kết quả đào tạo của sinh viên có sự tham gia của máy tính, khai thác mạng máy tính cục bộ, tự động hoá công tác tính toán, báo cáo, thống kê của Nhà trƣờng là hết sức cần thiết. Mục đích của đề tài là : Xây dựng hệ thống thông tin nhằm cung cấp chính xác, kịp thời các thông tin về hồ sơ lý lịch sinh viên, điểm trung bình chung và điểm rèn luyện từng học kỳ của sinh viên, các kết quả xét duyệt phục vụ cho quản lý đào tạo và công tác lãnh đạo quản lý nói chung trong Nhà trƣờng. Hoạt động quản lý bắt đầu từ khi có đƣợc danh sách sinh viên trúng tuyển đến trƣờng nhập học, sau khi đã qua các thủ tục thi tuyển hoặc xét tuyển do Phòng Đào tạo thực hiện.

Danh sách này đƣợc chuyển đến Phòng Công tác SV kèm theo hồ sơ. Đến đây số sinh viên này thuộc quyền quản lý của Phòng Công tác HS-SV. Phòng Công tác HS-SV thực hiện phân lớp, phân công giáo viên chủ nhiệm, lƣu trữ hồ sơ và bắt đầu quá trình quản lý sinh viên và kết quả đào tạo tại Trƣờng. Trong quá trình đào tạo, có thể bổ sung hồ sơ, lý lịch, mỗi học kỳ các giáo viên chủ nhiệm phải tổng kết điểm trung bình từng môn học và điểm trung bình chung của cả học kỳ, đánh giá kết quả rèn luyện đạo đức của từng sinh viên theo mẫu và chuyển cho Phòng Công tác HS-SV.

Cũng định kỳ mỗi học kỳ, Phòng Công tác HS-SV căn cứ vào điểm số và kết quả rèn luyện của từng sinh viên do giáo viên chủ nhiệm chuyển đến để tổ chức xét học bổng theo các điều kiện quy định. Đến cuối học kỳ II, giáo viên chủ nhiệm phải tổng kết Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www. cả năm học cho từng sinh viên, xác định điểm trung bình chung và kết quả rèn luyện của cả năm học. Cũng định kỳ mỗi năm học 1 lần, căn cứ vào các kết quả do giáo viên chủ nhiệm chuyển đến để phòng Đào tạo xét lên lớp.

Kết thúc thời gian đào tạo lý thuyết đối với từng hệ, ngành sẽ có một kỳ thực tập tại các doanh nghiệp. Điểm kỳ thực tập và xếp loại rèn luyện kỳ thực tập cũng đƣợc chuyển đến cho giáo viên chủ nhiệm vào sổ để làm cơ sở cho các đợt xét duyệt.