Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ giữ vai trò chiến lược trong việc bảo tồn ký ức lịch sử, cung cấp bằng chứng pháp lý và phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Sau khi tái lập tỉnh Bắc Kạn theo Nghị quyết của Quốc hội khóa IX ngày 06/11/1996, hệ thống cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh được kiện toàn và sản sinh khối lượng tài liệu ngày càng lớn. Tính đến năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn quản lý 15 phông và khối tài liệu, trong đó có 8 phông tài liệu quan trọng của các Sở chuyên ngành như Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Tư pháp, và Sở Công nghiệp - Khoa học Công nghệ Môi trường.

Tuy nhiên, thực tiễn tổ chức khoa học tài liệu tại đơn vị đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng. Hơn 35% tài liệu nộp lưu chưa được phân loại, chỉnh lý triệt để; tình trạng tích đống tại các cơ quan tạo nguồn nộp lưu còn phổ biến; diện tích kho lưu trữ chuyên dụng mới đáp ứng khoảng 60% yêu cầu kỹ thuật theo quy chuẩn quốc gia. Phần lớn tài liệu được thu thập từ trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực, dẫn đến tồn đọng nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản "lâu dài" chưa được thẩm định lại.

Mục tiêu của nghiên cứu là khảo sát, đánh giá toàn diện thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu của 8 Sở đã nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn từ năm 1996 đến năm 2020. Trên cơ sở đó, tác giả xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm tối ưu hóa 100% hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, nâng cao hiệu suất tra cứu thông tin lên hơn 70%, bảo đảm quản lý an toàn và phát huy tối đa giá trị khối di sản tài liệu hành chính của địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý luận lưu trữ học hiện đại kết hợp các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam. Hai mô hình lý thuyết trung tâm được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết phân loại và tổ chức phông lưu trữ quốc gia: Dựa trên các nguyên tắc kinh điển về tính xuất xứ, tính lịch sử và tính khoa học của các học giả chuyên ngành như Đào Xuân Chúc và Dương Văn Khảm, khẳng định tài liệu hình thành từ hoạt động của một cơ quan phải được quản lý thống nhất trong một phông độc lập.
  2. Lý luận xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Đánh giá toàn diện tài liệu dựa trên các tiêu chuẩn về nội dung chính trị, kinh tế, khoa học, nguồn gốc tác giả và tình trạng vật lý nhằm chọn lọc tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và loại hủy tài liệu hết giá trị.

Nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm cốt lõi:

  • Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử được lựa chọn để lưu trữ theo Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011.
  • Phông lưu trữ cơ quan: Toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
  • Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Tổng hợp các quy trình nghiệp vụ gồm phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, hệ thống hóa và lập công cụ tra cứu khoa học.
  • Lưu trữ lịch sử: Cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ các nguồn nộp lưu theo Khoản 5, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp từ 15 phông và khối tài liệu lưu trữ lịch sử cùng hệ thống văn bản pháp lý chuyên ngành gồm: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2011/TT-BNV, Hướng dẫn số 1659/HD-SNV năm 2016 và Công văn số 646/SNV-CCHC&QLVTLT năm 2019 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn.

Về phương pháp chọn mẫu, tác giả sử dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích với cỡ mẫu gồm toàn bộ 8 phông tài liệu của 8 Sở đại diện cho các khối quản lý nhà nước nộp lưu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, kết hợp khảo sát thực tế và phỏng vấn sâu 45 cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương. Việc chọn mẫu có chủ đích này bảo đảm tính đại diện cao nhất cho đặc thù tài liệu chuyên ngành cấp sở tại tỉnh miền núi.

Các phương pháp phân tích gồm: phân tích - tổng hợp tư liệu, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp so sánh đối chiếu chuẩn mực pháp lý với thực tế, và phương pháp thống kê mô tả. Timeline nghiên cứu bao quát tiến trình hình thành và xử lý tài liệu từ khi tái lập tỉnh năm 1996 đến năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tiễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn mang lại 4 phát hiện quan trọng:

  • Khối lượng tài liệu và mức độ chỉnh lý: Trong 15 phông/khối tài liệu đang quản lý, 8 phông tài liệu của các Sở chiếm tỷ trọng lớn về khối lượng văn bản hành chính. Tuy nhiên, tỷ lệ tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh chiếm khoảng 38% tổng thể tích kho, dẫn đến tình trạng hồ sơ bị phân tán và khó kiểm soát vị trí vật lý.
  • Tồn đọng hồ sơ chưa chuẩn hóa thời hạn bảo quản: Khoảng 28% hồ sơ nộp lưu từ trước năm 2011 vẫn mang nhãn thời hạn bảo quản "lâu dài" theo quy chế cũ, chưa được phân định rõ ràng giữa nhóm "vĩnh viễn" và "có thời hạn" theo quy định của Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
  • Công cụ tra cứu lạc hậu và thiếu đồng bộ: Hơn 75% công cụ tra cứu hiện hành là các bản mục lục hồ sơ in trên giấy được lập từ nhiều thời kỳ khác nhau; tỷ lệ dữ liệu được số hóa vào phần mềm quản lý mục lục điện tử mới đạt xấp xỉ 18%, gây kéo dài thời gian tra tìm thông tin của độc giả.
  • Kho tàng và điều kiện vật lý bảo quản: Trang thiết bị kiểm soát vi khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm) và hệ thống giá kệ chuyên dụng mới chỉ đáp ứng khoảng 60% tiêu chuẩn kỹ thuật lưu trữ quốc gia, tạo nguy cơ suy giảm tuổi thọ đối với các tài liệu giấy chất lượng thấp.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Về tổ chức bộ máy, từ ngày 01/01/2019, việc chuyển giao nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ sang Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ đòi hỏi thời gian sắp xếp lại nhân lực. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở có trình độ đúng chuyên ngành lưu trữ học chỉ chiếm khoảng 32%, phần lớn là kiêm nhiệm.

Khi so sánh với các nghiên cứu tương tự tại tỉnh Phú Thọ năm 2008 và thành phố Đà Nẵng năm 2015, vấn đề tài liệu tồn đọng và thiếu công cụ tra tìm hiện đại là thách thức chung của nhiều địa phương. Dù vậy, tại Bắc Kạn, khó khăn còn gia tăng do đặc thù phân chia địa giới hành chính khi tái lập tỉnh từ tỉnh Bắc Thái và tiếp nhận tài liệu bổ sung từ Cao Bằng.

Để biểu diễn trực quan các phát hiện, dữ liệu nghiên cứu có thể được hệ thống hóa qua:

  1. Bảng ma trận đánh giá mức độ chỉnh lý tài liệu: Thể hiện khối lượng tài liệu (mét giá), tỷ lệ phần trăm đã chỉnh lý hoàn chỉnh và tỷ lệ chưa xử lý của từng Sở trong 8 đơn vị khảo sát.
  2. Biểu đồ tròn cơ cấu thời hạn bảo quản: Minh họa tỷ lệ 55% hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, 17% có thời hạn, và 28% hồ sơ thuộc diện cần thẩm định lại giá trị sử dụng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu của các Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn:

  1. Chuẩn hóa quy trình phân loại và lập sơ đồ phân loại tài liệu:

    • Hành động: Xây dựng và ban hành khung phân loại chi tiết theo cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động thống nhất cho toàn bộ 8 Sở.
    • Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp cùng Phòng Cải cách hành chính - Văn thư lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
    • Chỉ số mục tiêu & Thời gian: Hoàn thành 100% việc chuẩn hóa sơ đồ phân loại cho các phông tài liệu tồn đọng trong giai đoạn 2021-2022.

  2. Đẩy mạnh xác định giá trị và xử lý tài liệu hết giá trị:

    • Hành động: Thành lập Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu định kỳ hàng năm; rà soát, chuyển đổi 100% hồ sơ mang thời hạn "lâu dài" sang thời hạn "vĩnh viễn" hoặc "có thời hạn cụ thể" theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Thông tư số 13/2011/TT-BNV; tiến hành tiêu hủy hồ sơ hết giá trị theo đúng thẩm quyền quy định tại Hướng dẫn số 1659/HD-SNV.
    • Chỉ số mục tiêu & Thời gian: Giải phóng từ 20% đến 30% diện tích giá bảo quản trong giai đoạn 2021-2023.

  3. Xây dựng và hiện đại hóa hệ thống công cụ tra cứu khoa học:

    • Hành động: Chuyển đổi toàn bộ hệ thống mục lục hồ sơ giấy sang cơ sở dữ liệu số hóa; thiết lập bộ thẻ tra tìm chuyên đề và hệ thống tra cứu trực tuyến.
    • Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.
    • Chỉ số mục tiêu & Thời gian: Rút ngắn 65% thời gian phục vụ độc giả tra tìm tài liệu trước năm 2024.

  4. Nâng cấp cơ sở vật chất và tăng cường năng lực chuyên môn:

    • Hành động: Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt dự án cải tạo kho lưu trữ đạt 100% quy chuẩn kỹ thuật; tổ chức tối thiểu 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý, lập hồ sơ hàng năm cho hơn 50 lượt cán bộ phụ trách văn thư của 8 Sở.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn và tính ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Lãnh đạo và viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Sử dụng luận văn như cẩm nang nghiệp vụ thực chứng để hoạch định kế hoạch thu thập, chỉnh lý và số hóa tài liệu cho các phông lưu trữ địa phương.
  • Cán bộ phụ trách văn thư - lưu trữ tại các Sở, ban, ngành: Nắm vững phương pháp phân loại, xác định giá trị và tiêu chuẩn lập hồ sơ công việc trước khi tiến hành giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Khai thác nguồn tư liệu lý luận gắn liền với dữ liệu khảo sát thực tế tại một địa bàn miền núi để phục vụ giảng dạy, học tập và phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan.
  • Cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ tại các địa phương tái lập: Tham khảo khung giải pháp quản lý tài liệu tích đống và mô hình tổ chức bộ máy sự nghiệp lưu trữ sau sáp nhập để áp dụng phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh mình.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao cần tổ chức khoa học tài liệu của các Sở đã nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn?
Tài liệu của 8 Sở chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về quá trình chỉ đạo, điều hành kinh tế - xã hội của tỉnh Bắc Kạn từ năm 1996. Nếu không được phân loại và lập công cụ tra cứu khoa học, hơn 35% tài liệu tồn đọng sẽ có nguy cơ thất lạc, hư hỏng và không thể phục vụ việc khai thác, nghiên cứu.

Khung phân loại tài liệu lưu trữ của các Sở cấp tỉnh được thiết lập dựa trên nguyên tắc nào?
Khung phân loại được xây dựng kết hợp giữa nguyên tắc cơ cấu tổ chức và nguyên tắc chức năng nhiệm vụ. Tài liệu được phân chia thành từng khối phòng/ban chuyên môn theo từng năm hoặc từng giai đoạn lịch sử, bảo đảm phản ánh chính xác nguồn gốc xuất xứ của tài liệu cơ quan.

Quy định nào đóng vai trò cốt lõi trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu?
Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Thông tư số 13/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ là các văn bản quy phạm pháp luật cốt lõi, thay thế chế độ ghi thời hạn "lâu dài" trước đây bằng hai nhóm rành mạch: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn (từ 05 đến 70 năm).

Tồn tại lớn nhất trong việc lập công cụ tra cứu tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Kạn là gì?
Hạn chế lớn nhất là hơn 75% công cụ tra cứu mới dừng lại ở dạng mục lục hồ sơ truyền thống trên giấy, tỷ lệ số hóa dữ liệu mới đạt khoảng 18%. Điều này làm hạn chế khả năng liên kết dữ liệu giữa các phông và kéo dài thời gian tìm kiếm của độc giả.

Làm thế nào để giải quyết căn bản tình trạng tài liệu chưa chỉnh lý tại các Sở trước khi nộp lưu?
Sở Nội vụ cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn theo Công văn số 646/SNV-CCHC&QLVTLT, buộc các Sở phải hoàn thành việc chỉnh lý, lập hồ sơ hoàn chỉnh và chỉ giao nộp các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy trình quy định.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận và khung pháp lý chuẩn mực về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cấp tỉnh tại Việt Nam.
  • Khảo sát toàn diện thực trạng quản lý 15 phông/khối tài liệu, trọng tâm là 8 phông tài liệu của các Sở tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 1996-2020.
  • Nhận diện chính xác 4 nhóm hạn chế then chốt về tỷ lệ chỉnh lý (tồn đọng ~38%), xác định giá trị hồ sơ, hệ thống công cụ tra cứu giấy và hạ tầng kho lưu trữ.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ gắn liền lộ trình 2021-2025, định hướng giải phóng 20-30% diện tích kho và số hóa 100% mục lục hồ sơ tra cứu.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn có giá trị cao cho các cơ quan quản lý văn thư - lưu trữ trên toàn quốc.

Đóng góp lớn nhất của công trình là tạo ra bước chuyển biến từ nhận thức đến hành động nghiệp vụ thực tế tại tỉnh Bắc Kạn. Trong giai đoạn 2021-2025, việc khẩn trương triển khai các giải pháp chuẩn hóa khung phân loại và chuyển đổi số công cụ tra cứu sẽ là chìa khóa bảo vệ an toàn và phát huy tối đa giá trị di sản tài liệu lưu trữ địa phương.