Chương 1, người viết đã giới thiệu sơ lượt về Công ty TNHH Kiểm toán Immanuel, chức năng nhiệm vụ, phương châm hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng như lĩnh vực hoạt động và quy mô vị thế của công ty, cùng với những định hướng phát triển của công ty trong tương lai. Dựa vào đây, người đọc có thể so sánh đối chiếu với chương 3 – Nhận xét và Kiến nghị để hiểu rõ hơn những vấn đề mà người viết muốn đề cập. SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 10 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 2.
Tổng quan về khoản mục nợ phải thu khách hàng 2. Khái niệm Nợ phải thu được định nghĩa như một tài sản của doanh nghiệp do người khác nắm giữ, là một trong những nguồn lực kinh tế quan trọng của một doanh nghiệp, do doanh nghiệp kiểm soát. Nợ phải thu là kết quả của những sự việc đã phát sinh trong quá khứ (nghiệp vụ bán hàng trả chậm), và mang lại lợi ích trong tương lai (thông qua nghiệp vụ thu tiền bán hàng trả chậm). Khoản mục nợ phải thu khách hàng là một bộ phận trong chu trình bán chịu hàng hóa dịch vụ, chu trình được bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc bằng sự chuyển đổi hàng hóa dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền mặt.
Nội dung khoản mục Trên bảng cân đối kế toán, khoản mục nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục nợ phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Nên hiệu số giữa phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi sẽ phản ánh số nợ phải thu thuần, tức giá trị thuần có thể thực hiện được. Riêng khoản phải thu dài hạn của khách hàng được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn” và khoản khách hàng ứng tiền trước được trình bày tại phần “Nợ phải trả”. Đặc điểm khoản mục Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng và nhạy cảm trên bảng cân đối kế toán, dễ xảy ra những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc biển thủ.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của Ban Giám đốc, vì thế rất khó kiểm tra. Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phòng hoặc che dấu doanh thu và lợi nhuận của đơn vị. SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 11 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng Người sử dụng BCTC thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ giữa tài sản với công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp.
Do đó, luôn luôn tìm ẩn khả năng là đơn vị sẽ cố tình trình bày sai lệch báo cáo tài chính bằng cách ghi tăng nguồn lực kinh tế của đơn vị lên thông qua khoản mục nợ phải thu nhằm làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp trở nên hấp dẫn hơn đối với những người sử dụng BCTC này. Chính vì lẽ đó, nợ phải thu được xem là một trong những khoản mục trọng yếu trên bảng cân đối kế toán, kiểm toán viên cần xem xét và kiểm tra cẩn thận trước khi đưa ra ý kiến cuối cùng về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính do các đơn vị khách hàng cung cấp. Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do việc lập dự phòng phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của các nhà quản lý nên nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.
Sơ đồ hạch toán SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 12 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản nợ phải thu khách hàng SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 13 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng 2. Trình bày trên BCTC Trên bảng cân đối kế toán: - Các khoản phải thu ngắn hạn tức thời hạn thanh toán dưới 1 năm tại thời điểm lập báo cáo được trình bày ở phần “Tài sản”, khoản A “Tài sản ngắn hạn”, mục “Các khoản phải thu ngắn hạn”, khoản mục “Phải thu ngắn hạn của khách hàng”.
- Các khoản phải thu dài hạn tức thời hạn thanh toán trên 1 năm tại thời điểm lập báo cáo, được trình bày ở phần “Tài sản”, khoản B “Tài sản dài hạn”, mục “Các khoản phải thu dài hạn”, khoản mục “Phải thu dài hạn của khách hàng”. - Riêng khoản người mua trả tiền trước, căn cứ vào số dư bên Có tài khoản 131 để phản ánh lên phần “Nguồn vốn”, khoản A “Nợ phải trả”, mục “Nợ ngắn hạn”, khoản mục “Người mua trả tiền trước”. - Ngoài ra, các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi ngắn hạn được thể hiện ở phần “Tài sản”, khoản A “Tài sản ngắn hạn”, mục “Các khoản phải thu ngắn hạn”, khoản mục “Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi”, tương tự cho các khoản dự phòng phải thu dài hạn được trình bày ở khoản mục “Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi”. Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng Mục tiêu kiểm toán Khoản mục nợ phải thu khách hàng Hiện hữu Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên BCTC là có thật Đầy đủ Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đã được ghi chép đầy đủ Quyền và nghĩa vụ Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên BCTC đều thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
Ghi chép chính xác Số liệu chi tiết của tài khoản nợ phải thu khách hàng khớp đúng với số dư trên sổ cái. Các phép tính liên quan đến tài khoản nợ phải thu khách hàng đều chính xác về số học. Đánh giá và phân bổ Các khoản nợ phải thu khách hàng được thể hiện trên BCTC và những điều chỉnh có liên quan đã được đánh SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 14 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng giá, ghi nhận phù hợp.
Trình bày và thuyết Các khoản nợ phải thu được trình bày và thuyết minh là minh có thật, thuộc về đơn vị, đầy đủ, diễn đạt dễ hiểu, phân loại đúng. Ý nghĩa kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng Do đặc tính khoản mục nợ phải thu khách hàng khá nhạy cảm với rủi ro và gian lận nên việc kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng giúp KTV xác minh tính đúng đắn của khoản mục này, phát hiện sự thiếu sót của hệ thống KSNB, bên cạnh đó kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng còn hỗ trợ KTV trong các phần hành có liên quan như doanh thu, ngoài ra KTV còn có thể tư vấn cho khách hàng về các chính sách bán hàng, hệ thống KSNB như: tránh bị chiếm dụng vốn khi bán chịu, hướng kiểm soát trong quy trình bán hàng để hoàn thiệt hơn hệ thống KSNB, tỷ lệ và điều kiện khi trích lập dự phòng,… 2. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng 2.
Lập lệnh bán hàng Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ xét duyệt đơn hàng về số lượng, chủng loại,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho). Trong trường hợp, nhận đặt hàng qua e-mail, điện thoại, fax,… cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Xét duyệt bán chịu Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu, đảm bảo khả năng thu hồi nợ.
Cần SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 15 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, luôn cập nhật thông tin của khách hàng và yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ. Xuất kho hàng hóa Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng. Gửi hàng Bộ phận gửi hàng lập chứng từ gửi hàng và gửi cho khách hàng.
Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Đơn vị nên thành lập bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế nhầm lẫn và các gian lận có thể xảy ra. Lập và kiểm tra hàng hóa Hóa đơn cần dươc lập chính xác và kịp thời bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng cần kiểm tra lại những số liệu ghi trên hóa đơn.
Tổng hợp hóa đơn phát hành từng ngày, ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng. Theo dõi thanh toán Cần phải liệt kê các khoản phải thu theo từng nhóm tuổi cụ thể để theo dõi và phân công đòi nợ. Cần phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng. Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá Doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập, chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến hàng hóa bị trả lại và giảm giá, nên thiết kế chứng từ riêng để hạch toán nghiệp vụ này. Cho phép xóa sổ các khoản nợ phải thu không thu hồi được SVTH: Lê Sơn Tùng Trang 16 do an GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Hồng Nhà quản lý có trách nhiệm xem xét, cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ không còn khả năng thu hồi.
Đơn vị cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này để hạn chế các gian lận có thể phát sinh.3 Kiểm toán nợ phải thu khách hàng 2.1 Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ 2.