Quản Lý Tài Sản Phải Thu: Vấn Đề và Giải Pháp Từ Công Ty THM

Chuyên khảo phân tích Luận văn inefficiency receivable management case of hight account receivable in thmc, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Nguyen Thi Thu Thuy
• Người hướng dẫn: PhD. Pham Phu Quoc
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Quản Lý Tài Sản Phải Thu: Giải Quyết Vấn Đề Từ Công Ty THM
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• ACKNOWLEDGEMENT
• TABLE OF CONTENT
• 1. CHAPTER 1: EXECUTIVE SUMMARY
• 2. CHAPTER 2: PROBLEM IDENTIFICATION
• 2.1. Company Background
• 2.2. Situational analysis
• 3. CHAPTER 6: SUPPORTING INFORMATION
• 6.1. Definition of theoretical frameworks
• 6.2. Consequences of ineffective accounts receivable management

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quản Lý Tài Sản Phải Thu Bài Học Từ Công Ty THM

Quản lý vốn lưu động, đặc biệt là quản lý khoản phải thu, đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối. Theo Lazaridis & Tryfonidis (2006), nó ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sinh lời và thanh khoản của doanh nghiệp. Khoản phải thu là một nguồn tài chính bên ngoài quan trọng (Petersen & Rajan, 1997) và hỗ trợ người mua (Cheng & Pike, 2003). Các nhà quản lý có thể sử dụng tài sản phải thu như một công cụ để tăng doanh thu, lợi nhuận và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, nếu khoản phải thu quá cao có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty (Gill, Biger & Mathur, 2010). Do đó, duy trì tài sản phải thu ở mức tối ưu là một vấn đề tài chính quan trọng. Nghiên cứu này tập trung vào vấn đề quản lý tài sản phải thu kém hiệu quả của công ty THM, ảnh hưởng tiêu cực đến chu kỳ chuyển đổi tiền mặt và quản lý vốn lưu động, từ đó tác động đến lợi nhuận. Nghiên cứu sẽ chỉ ra các yếu tố gây ra sự kém hiệu quả này và các tác động tài chính của nó. Sau khi xem xét tất cả các khía cạnh dẫn đến vấn đề, luận văn hướng đến việc tìm kiếm và tư vấn các giải pháp và thực tiễn khả thi để cải thiện hiệu quả quản lý khoản phải thu của công ty.

1.1. Tầm Quan Trọng của Quản Lý Khoản Phải Thu Hiệu Quả

Quản lý khoản phải thu hiệu quả đảm bảo dòng tiền ổn định, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối ưu hóa vốn lưu động. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý tài sản phải thu để theo dõi và kiểm soát công nợ phải thu một cách chính xác. Việc kiểm soát tài sản phải thu chặt chẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tín dụng thông minh hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng sinh lời.

1.2. Ảnh Hưởng của Khoản Phải Thu Đến Khả Năng Sinh Lời Doanh Nghiệp

Khoản phải thu quá lớn có thể làm giảm khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Vốn bị “kẹt” trong khoản phải thu làm giảm khả năng đầu tư vào các cơ hội sinh lời khác. Ngoài ra, chi phí quản lý, thu hồi nợ, và rủi ro nợ xấu cũng làm giảm lợi nhuận. Việc tối ưu hóa tài sản phải thu là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh và đầu tư.

1.3. Giới thiệu về Công Ty THM và Vấn Đề Tài Sản Phải Thu

Công ty THM là một công ty thương mại và xây dựng, đại lý cấp 1 của Akzo Nobel Việt Nam. Công ty gặp phải vấn đề tài sản phải thu tăng cao, ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận. Nghiên cứu này sẽ đi sâu vào phân tích các nguyên nhân và đề xuất giải pháp quản lý tài sản phải thu hiệu quả cho công ty THM, giúp công ty cải thiện tình hình tài chính.

II. Phân Tích Vấn Đề Quản Lý Khoản Phải Thu Kém Hiệu Quả Tại THM

Phân tích tình hình tài chính của công ty THM cho thấy sự sụt giảm đáng kể về tổng doanh thu và lợi nhuận trong giai đoạn 2011-2014. Thậm chí, công ty đã thua lỗ vào năm 2013 và 2014. Mặc dù khoản phải thu cũng giảm trong giai đoạn này, nhưng tốc độ giảm chậm hơn so với doanh thu, cho thấy chính sách tín dụng của công ty có thể đang quá lỏng lẻo (Cheng & Pike, 2003). Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu tín dụng tăng từ 23% lên 47% trong giai đoạn này, cho thấy vấn đề quản lý công nợ phải thu ngày càng trở nên nghiêm trọng. Các tỷ số liên quan đến khoản phải thu như vòng quay khoản phải thu và số ngày khoản phải thu bình quân đều cho thấy sự suy giảm hiệu quả quản lý tài sản phải thu của công ty THM so với các đối thủ cạnh tranh và trung bình ngành.

2.1. Tình Hình Tài Chính Suy Giảm Doanh Thu và Lợi Nhuận

Doanh thu và lợi nhuận của công ty THM giảm mạnh từ năm 2011 đến năm 2014. Điều này có thể là do nhiều yếu tố, bao gồm cả quản lý khoản phải thu kém hiệu quả. Việc doanh thu giảm trong khi khoản phải thu vẫn ở mức cao cho thấy công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ từ khách hàng.

2.2. Các Tỷ Số Tài Chính Báo Hiệu Vấn Đề Quản Lý Tài Sản Phải Thu

Các tỷ số tài chính như vòng quay khoản phải thu và số ngày khoản phải thu bình quân cho thấy hiệu quả quản lý tài sản phải thu của công ty THM đang giảm sút. Vòng quay khoản phải thu giảm cho thấy công ty mất nhiều thời gian hơn để thu hồi nợ, trong khi số ngày khoản phải thu bình quân tăng cho thấy khách hàng đang trì hoãn thanh toán lâu hơn.

2.3. Cơ Cấu Khoản Phải Thu Nợ Quá Hạn Chiếm Tỷ Lệ Cao

Phân tích cơ cấu khoản phải thu của công ty THM cho thấy tỷ lệ nợ quá hạn chiếm tỷ lệ cao. Điều này cho thấy công ty có vấn đề trong việc kiểm soát thời gian thanh toán của khách hàng. Việc có quá nhiều nợ quá hạn làm tăng rủi ro nợ xấu và ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.

III. Nguyên Nhân Chính Chính Sách Tín Dụng Lỏng Lẻo Tại Công Ty THM

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến quản lý khoản phải thu kém hiệu quả tại công ty THM là chính sách tín dụng lỏng lẻo. Theo Brigham và Ehrhardt (2013), một chính sách tín dụng tốt cần bao gồm các tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu thanh toán sớm và chính sách thu hồi nợ. Tuy nhiên, chính sách tín dụng của công ty THM thiếu những yếu tố này. Công ty không có tiêu chuẩn tín dụng rõ ràng và thường dựa vào kế hoạch dự án của khách hàng để quyết định hạn mức tín dụng. Thời hạn tín dụng 45 ngày được áp dụng cho tất cả khách hàng mà không phân biệt quy mô hợp đồng, và không có chiết khấu cho thanh toán sớm. Chính sách thu hồi nợ cũng không hiệu quả, công ty thường chỉ gọi điện và gửi thư nhắc nợ mà không sử dụng các biện pháp mạnh mẽ hơn như phạt lãi chậm trả.

3.1. Thiếu Tiêu Chuẩn Tín Dụng và Đánh Giá Khách Hàng

Công ty THM thiếu các tiêu chuẩn tín dụng rõ ràng và không đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng một cách kỹ lưỡng. Việc dựa vào kế hoạch dự án để quyết định hạn mức tín dụng là không đủ, vì kế hoạch dự án có thể thay đổi và không phản ánh chính xác khả năng tài chính của khách hàng. Điều này dẫn đến việc công ty cấp tín dụng cho những khách hàng có rủi ro cao.

3.2. Thời Hạn Tín Dụng Cứng Nhắc và Thiếu Ưu Đãi Thanh Toán Sớm

Việc áp dụng thời hạn tín dụng 45 ngày cho tất cả khách hàng mà không phân biệt quy mô hợp đồng là cứng nhắc và không công bằng. Khách hàng có quy mô hợp đồng lớn có thể cần thời gian thanh toán dài hơn, trong khi khách hàng có quy mô hợp đồng nhỏ có thể thanh toán sớm hơn. Việc thiếu chiết khấu cho thanh toán sớm cũng không khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn.

3.3. Chính Sách Thu Hồi Nợ Chưa Hiệu Quả và Thiếu Quyết Liệt

Chính sách thu hồi nợ của công ty THM chưa hiệu quả và thiếu quyết liệt. Việc chỉ gọi điện và gửi thư nhắc nợ là không đủ để khuyến khích khách hàng thanh toán. Công ty nên sử dụng các biện pháp mạnh mẽ hơn như phạt lãi chậm trả, khởi kiện, hoặc thuê công ty thu hồi nợ chuyên nghiệp.

IV. Giải Pháp Cải Thiện Quản Lý Tài Sản Phải Thu Cho Công Ty THM

Để cải thiện quản lý tài sản phải thu, công ty THM cần thực hiện một số giải pháp. Đầu tiên, công ty cần xây dựng một chính sách tín dụng rõ ràng, bao gồm các tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng linh hoạt, chiết khấu thanh toán sớm và chính sách thu hồi nợ hiệu quả. Thứ hai, công ty cần cải thiện sự phối hợp giữa bộ phận tài chính và bộ phận kinh doanh để đảm bảo rằng việc cấp tín dụng được thực hiện một cách thận trọng. Thứ ba, công ty nên sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý tài sản phải thu để theo dõi và kiểm soát công nợ phải thu một cách hiệu quả. Cuối cùng, công ty nên xem xét các giải pháp tài chính như bảo lãnh ngân hàng hoặc bao thanh toán khoản phải thu để giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

4.1. Xây Dựng Chính Sách Tín Dụng Rõ Ràng và Hiệu Quả

Chính sách tín dụng mới cần bao gồm các tiêu chuẩn tín dụng rõ ràng, thời hạn tín dụng linh hoạt, chiết khấu thanh toán sớm hấp dẫn và chính sách thu hồi nợ hiệu quả. Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng một cách kỹ lưỡng trước khi cấp tín dụng và áp dụng các biện pháp kiểm soát tài sản phải thu chặt chẽ.

4.2. Tăng Cường Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận Liên Quan

Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài chính và bộ phận kinh doanh để đảm bảo rằng việc cấp tín dụng được thực hiện một cách thận trọng và phù hợp với chính sách tín dụng của công ty. Các nhân viên kinh doanh cần được đào tạo về quản lý rủi ro tài sản phải thu và được khuyến khích thu thập thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng.

4.3. Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Phải Thu Chuyên Nghiệp

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản phải thu giúp công ty theo dõi và kiểm soát công nợ phải thu một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu rủi ro nợ xấu và cải thiện dòng tiền. Phần mềm có thể tự động hóa các quy trình như gửi nhắc nợ, theo dõi thanh toán và tạo báo cáo phân tích tài sản phải thu.

4.4. Xem Xét Các Giải Pháp Tài Chính Bảo Lãnh và Bao Thanh Toán

Các giải pháp tài chính như bảo lãnh ngân hàng hoặc bao thanh toán khoản phải thu có thể giúp công ty THM giảm thiểu rủi ro nợ xấu và cải thiện dòng tiền. Bảo lãnh ngân hàng đảm bảo rằng ngân hàng sẽ thanh toán cho công ty nếu khách hàng không thanh toán, trong khi bao thanh toán khoản phải thu cho phép công ty bán khoản phải thu cho một bên thứ ba để nhận tiền mặt ngay lập tức.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Sản Phải Thu Hiệu Quả

Nghiên cứu này đã chỉ ra những vấn đề trong quản lý tài sản phải thu của công ty THM và đề xuất các giải pháp để cải thiện. Việc áp dụng những giải pháp này sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro nợ xấu, cải thiện dòng tiền và tăng cường khả năng sinh lời. Kinh nghiệm quản lý tài sản phải thu của các doanh nghiệp thành công khác cũng có thể được áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý nợ tại công ty THM. Bằng cách kết hợp các giải pháp lý thuyết với thực tiễn, công ty THM có thể xây dựng một hệ thống quản lý khoản phải thu hiệu quả và bền vững.

5.1. Học Hỏi Kinh Nghiệm Từ Các Doanh Nghiệp Thành Công Khác

Nghiên cứu kinh nghiệm quản lý tài sản phải thu của các doanh nghiệp thành công khác trong ngành có thể giúp công ty THM học hỏi các bài học quý giá và áp dụng vào thực tế. Các doanh nghiệp thành công thường có các chính sách tín dụng, quy trình thu hồi nợ, và hệ thống phân tích tài sản phải thu hiệu quả.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Đào Tạo Nhân Viên Về Quản Lý Rủi Ro Tín Dụng

Đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro tín dụng là rất quan trọng để đảm bảo rằng họ hiểu rõ chính sách tín dụng của công ty và có khả năng đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng. Nhân viên cũng cần được đào tạo về các kỹ năng thu hồi nợ và các biện pháp kiểm soát tài sản phải thu.

5.3. Cam Kết Của Ban Lãnh Đạo Về Quản Lý Tài Sản Phải Thu

Sự cam kết của ban lãnh đạo về quản lý tài sản phải thu là rất quan trọng để đảm bảo rằng các giải pháp được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả. Ban lãnh đạo cần đặt mục tiêu rõ ràng về quản lý khoản phải thu, cung cấp đủ nguồn lực và theo dõi hiệu quả thực hiện.

VI. Kết Luận Tương Lai Của Quản Lý Tài Sản Phải Thu Tại Công Ty THM

Quản lý tài sản phải thu hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định tài chính và khả năng sinh lời của công ty THM. Bằng cách áp dụng các giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu này, công ty THM có thể cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý nợ, giảm thiểu rủi ro nợ xấu, và tối ưu hóa vốn lưu động. Trong tương lai, công ty THM cần tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của các giải pháp, đồng thời cập nhật và điều chỉnh chính sách tín dụng để phù hợp với tình hình thị trường và điều kiện kinh doanh. Việc đầu tư vào phần mềm quản lý tài sản phải thu và đào tạo nhân viên cũng là những yếu tố quan trọng để đảm bảo quản lý tài sản phải thu hiệu quả trong dài hạn.

6.1. Tiếp Tục Đánh Giá và Cải Tiến Quy Trình Quản Lý

Việc đánh giá và cải tiến liên tục các quy trình quản lý tài sản phải thu là rất quan trọng để đảm bảo rằng chúng luôn phù hợp với tình hình kinh doanh và thị trường. Công ty THM cần theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) liên quan đến quản lý khoản phải thu và sử dụng chúng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

6.2. Ứng Dụng Công Nghệ Mới Vào Quản Lý Khoản Phải Thu

Việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) vào quản lý khoản phải thu có thể giúp công ty THM tự động hóa các quy trình, cải thiện khả năng dự đoán rủi ro nợ xấu, và tối ưu hóa chiến lược thu hồi nợ.

6.3. Xây Dựng Văn Hóa Quản Lý Tài Chính Thận Trọng

Xây dựng một văn hóa quản lý tài chính thận trọng trong toàn công ty là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý khoản phải thu và tuân thủ các quy trình và chính sách liên quan. Văn hóa này cần được xây dựng từ trên xuống, với sự cam kết của ban lãnh đạo và sự tham gia của tất cả các bộ phận.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Quản lý vốn lưu động đóng vai trò then chốt đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và phân phối, bởi ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sinh lời và thanh khoản của doanh nghiệp. Trong đó, khoản phải thu chiếm vị trí quan trọng như một nguồn tài chính bên ngoài, hỗ trợ khách hàng và thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, việc duy trì khoản phải thu quá cao hoặc kéo dài thời gian thu tiền sẽ gây ra nhiều hệ quả tiêu cực, làm giảm hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề quản lý khoản phải thu kém hiệu quả tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thế Hệ Mới (THM), một đơn vị phân phối sản phẩm sơn hàng đầu tại miền Nam Việt Nam. Qua phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2011-2014, doanh thu của THM giảm hơn 68%, trong khi khoản phải thu chỉ giảm chưa đến một nửa, tỷ lệ khoản phải thu trên doanh số bán hàng trên tín dụng tăng từ 23% lên 47%. Điều này dẫn đến vòng quay khoản phải thu giảm từ 4,1 lần xuống thấp hơn, và số ngày thu tiền bình quân tăng từ 85 ngày lên 174 ngày, cao hơn nhiều so với mức trung bình ngành và đối thủ cạnh tranh.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định nguyên nhân gây ra tình trạng này, đánh giá tác động tài chính và đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý khoản phải thu, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và lợi nhuận của công ty. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động quản lý khoản phải thu của THM trong giai đoạn 2011-2014 tại thị trường miền Nam Việt Nam, với ý nghĩa quan trọng trong việc tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý vốn lưu động, tập trung vào ba khái niệm chính: khoản phải thu, chính sách tín dụng thương mại và chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (Cash Conversion Cycle - CCC). Khoản phải thu được định nghĩa là tài sản ngắn hạn phát sinh khi doanh nghiệp cho khách hàng mua hàng trả chậm. Chính sách tín dụng thương mại bao gồm các tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu thanh toán sớm và chính sách thu hồi nợ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý khoản phải thu. Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt đo lường thời gian từ khi chi tiền mua hàng đến khi thu tiền từ khách hàng, trong đó ngày thu tiền bình quân (Days Sales Outstanding - DSO) là chỉ số quan trọng phản ánh tốc độ thu hồi khoản phải thu.

Ngoài ra, các lý thuyết về chi phí cơ hội, chi phí quản lý và chi phí rủi ro nợ xấu cũng được áp dụng để phân tích tác động của khoản phải thu quá cao đến hiệu quả tài chính doanh nghiệp. Mô hình 5Cs (Character, Capacity, Capital, Collateral, Condition) được sử dụng để đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng, giúp xây dựng tiêu chuẩn tín dụng hợp lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp với các cán bộ phòng Tài chính - Kế toán và phòng Kinh doanh của THM nhằm hiểu rõ thực trạng và các vấn đề nội bộ. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính hàng năm của công ty giai đoạn 2011-2014, các tài liệu nghiên cứu, bài báo khoa học và sách chuyên ngành liên quan.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp định lượng và định tính. Các chỉ số tài chính như tỷ số vòng quay khoản phải thu, số ngày thu tiền bình quân, tỷ lệ khoản phải thu trên doanh số bán hàng được tính toán và so sánh với đối thủ cạnh tranh và mức trung bình ngành để đánh giá hiệu quả quản lý. Phân tích ngang và dọc được áp dụng để nhận diện xu hướng và điểm yếu. Phương pháp phân tích định tính dựa trên nội dung phỏng vấn nhằm làm rõ nguyên nhân và tác động của các vấn đề. Cỡ mẫu phỏng vấn gồm các cán bộ chủ chốt của công ty, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của thông tin.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh số bán hàng trên tín dụng tăng mạnh: Từ 23% năm 2011 lên 47% năm 2014, trong khi doanh số bán hàng trên tín dụng giảm gần 67%. Điều này cho thấy công ty không kiểm soát tốt việc thu hồi nợ, dẫn đến vốn bị khóa dài hạn.

2. Vòng quay khoản phải thu giảm và số ngày thu tiền bình quân tăng: Vòng quay khoản phải thu giảm từ 4,1 lần xuống dưới mức trung bình ngành, trong khi số ngày thu tiền tăng từ 85 ngày lên 174 ngày, cao hơn nhiều so với đối thủ Nam Phong và mức trung bình ngành (khoảng 90-100 ngày).

3. Phân loại khoản phải thu cho thấy 82% là nợ quá hạn: Trong đó, 35% khoản phải thu tồn đọng từ 1 đến 2 năm, 8% trên 2 năm được xem là nợ khó đòi, gây thiệt hại trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận.

4. Nguyên nhân chính là chính sách tín dụng thương mại lỏng lẻo: Công ty áp dụng chính sách tín dụng không phân biệt khách hàng, thời hạn tín dụng cố định 45 ngày, không có chiết khấu thanh toán sớm, và chính sách thu hồi nợ yếu kém. Mâu thuẫn giữa phòng Kinh doanh và Tài chính khiến việc kiểm soát tín dụng không hiệu quả.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do chính sách tín dụng thương mại không rõ ràng và thiếu linh hoạt, dẫn đến việc cấp tín dụng quá mức cho khách hàng không đủ năng lực tài chính. Việc không áp dụng chiết khấu thanh toán sớm làm giảm động lực khách hàng trả nợ nhanh, kéo dài thời gian thu hồi vốn. Mâu thuẫn nội bộ giữa phòng Kinh doanh và Tài chính làm giảm hiệu quả phối hợp trong quản lý tín dụng.

So sánh với các nghiên cứu trước đây, kết quả phù hợp với nhận định của các tác giả như Brigham & Ehrhardt (2013) và Gill et al. (2010) về tác động tiêu cực của khoản phải thu cao và thời gian thu tiền kéo dài đến lợi nhuận và thanh khoản doanh nghiệp. Việc phân tích chu kỳ chuyển đổi tiền mặt cho thấy THM có chu kỳ dài hơn nhiều so với đối thủ, làm tăng chi phí vốn và giảm khả năng đầu tư.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ vòng quay khoản phải thu và số ngày thu tiền bình quân giữa THM, đối thủ và ngành, cũng như biểu đồ phân bổ tuổi nợ để minh họa mức độ rủi ro nợ xấu.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng và thực thi chính sách tín dụng thương mại rõ ràng, linh hoạt: Thiết lập tiêu chuẩn tín dụng dựa trên đánh giá năng lực tài chính khách hàng theo mô hình 5Cs, phân loại khách hàng để áp dụng hạn mức và thời hạn tín dụng phù hợp. Thời gian thực hiện: 3-6 tháng. Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng Tài chính - Kế toán.

2. Áp dụng chiết khấu thanh toán sớm: Ví dụ, chính sách "1/15 net 45" khuyến khích khách hàng thanh toán trong 15 ngày để được giảm 1% giá trị hóa đơn, giúp giảm số ngày thu tiền bình quân. Thời gian thực hiện: 1-3 tháng. Chủ thể: Phòng Kinh doanh phối hợp phòng Tài chính.

3. Tăng cường chính sách thu hồi nợ: Đẩy mạnh việc nhắc nợ qua điện thoại, thư từ, và áp dụng các biện pháp pháp lý khi cần thiết. Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban để xử lý nợ xấu kịp thời. Thời gian thực hiện: liên tục. Chủ thể: Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Pháp chế.

4. Sử dụng công cụ bảo đảm tín dụng như bảo lãnh ngân hàng: Đối với các hợp đồng mua bán có giá trị lớn, yêu cầu khách hàng cung cấp bảo lãnh ngân hàng để giảm rủi ro mất vốn. Thời gian thực hiện: 6-12 tháng. Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng Kinh doanh.

5. Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo về quản lý tín dụng và phối hợp liên phòng ban nhằm giảm mâu thuẫn và nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu. Thời gian thực hiện: 3 tháng. Chủ thể: Ban nhân sự và phòng Tài chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất và thương mại: Giúp hiểu rõ tác động của quản lý khoản phải thu đến hiệu quả tài chính và đưa ra quyết định chính sách tín dụng phù hợp.

2. Phòng Tài chính - Kế toán: Cung cấp các chỉ số tài chính và phương pháp phân tích hiệu quả quản lý khoản phải thu, hỗ trợ xây dựng quy trình thu hồi nợ hiệu quả.

3. Phòng Kinh doanh: Nâng cao nhận thức về vai trò của chính sách tín dụng trong việc cân bằng giữa doanh thu và rủi ro tài chính, từ đó phối hợp tốt hơn với phòng Tài chính.

4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính: Cung cấp một nghiên cứu thực tiễn về quản lý khoản phải thu trong doanh nghiệp Việt Nam, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài liên quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao khoản phải thu lại ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận doanh nghiệp?
   Khoản phải thu chiếm vốn lưu động lớn, nếu kéo dài thời gian thu tiền sẽ làm tăng chi phí vốn và giảm khả năng đầu tư, từ đó làm giảm lợi nhuận. Ví dụ, THM có số ngày thu tiền tăng từ 85 lên 174 ngày, khiến vốn bị khóa lâu hơn.

2. Chính sách tín dụng thương mại gồm những yếu tố nào?
   Bao gồm tiêu chuẩn tín dụng (đánh giá khách hàng), thời hạn tín dụng, chiết khấu thanh toán sớm và chính sách thu hồi nợ. Mỗi yếu tố ảnh hưởng đến mức độ rủi ro và doanh thu của doanh nghiệp.

3. Làm thế nào để đánh giá năng lực tín dụng của khách hàng?
   Có thể sử dụng mô hình 5Cs gồm: Character (tính cách), Capacity (năng lực trả nợ), Capital (vốn), Collateral (tài sản đảm bảo), Condition (điều kiện kinh tế). THM áp dụng đánh giá dựa trên lịch sử giao dịch và báo cáo tài chính khách hàng.

4. Chiết khấu thanh toán sớm có lợi ích gì?
   Khuyến khích khách hàng trả nợ nhanh hơn, giảm số ngày thu tiền bình quân, cải thiện dòng tiền và giảm chi phí vốn. Ví dụ, chính sách "1/15 net 45" giúp THM giảm thời gian thu hồi vốn.

5. Tại sao cần phối hợp giữa phòng Kinh doanh và Tài chính trong quản lý khoản phải thu?
   Phòng Kinh doanh tập trung vào doanh thu, còn phòng Tài chính quan tâm đến rủi ro và dòng tiền. Phối hợp tốt giúp cân bằng mục tiêu, giảm rủi ro nợ xấu và nâng cao hiệu quả quản lý tín dụng.

Kết luận

• Khoản phải thu là nguồn tài chính quan trọng nhưng cần được quản lý chặt chẽ để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và thanh khoản doanh nghiệp.
• THM gặp phải tình trạng khoản phải thu cao và thời gian thu tiền kéo dài, gây ra vòng quay vốn lưu động kém hiệu quả và giảm lợi nhuận.
• Nguyên nhân chính là chính sách tín dụng thương mại lỏng lẻo, thiếu linh hoạt và phối hợp nội bộ chưa hiệu quả.
• Giải pháp ưu tiên là xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng, áp dụng chiết khấu thanh toán sớm, tăng cường thu hồi nợ và sử dụng bảo lãnh ngân hàng.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai chính sách mới, đào tạo nhân viên và theo dõi hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu và lợi nhuận doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu áp dụng các giải pháp này để tối ưu hóa quản lý vốn lưu động và nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!

Trích đoạn nội dung tài liệu

1 UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business NGUYEN THI THU THUY INEFFICIENCY RECEIVABLE MANAGEMENT CASE OF HIGH ACCOUNT RECEIVABLE IN THMC ID: 22130077 MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: PhD. PHAM PHU QUOC Ho Chi Minh City – Year 2016 1 ACKNOWLEDGEMENT This thesis becomes a reality with the kind support and help of many individuals. I would like to extend my truthful thanks to all of them. Foremost, I would like to express my gratitude and sincere thanks to my advisor, PhD.

Pham Phu Quoc for his guidance, imparting his knowledge and expertise my study. Special thanks to members of THM Company for cooperating, supporting and providing necessary information regarding this thesis. My thanks and appreciations also go to my group mates who have cooperated with me to complete this thesis and classmates who have willingly helped me out with their abilities. Last but not least, warmest thanks to my family and my fiancé who always support and encourage me in completion of this thesis.

2 TABLE OF CONTENT ACKNOWLEDGEMENT. 1 TABLE OF CONTENT. 2 CHAPTER 1 – EXECUTIVE SUMMARY. 5 CHAPTER 2 - PROBLEM IDENTIFICATION.3 The first tentative problem: Trade credit policy .4 The second tentative problem: Ineffective coordination .5 The third tentative problem: External effects .6 The real core problem: Trace credit policy .1 Alternative 1 - Change trade credit policy .2 Alternative 2 - Bank guarantee .3 Alternative 3 - Factoring accounts receivable.4 Selection of solutions.

39 3 CHAPTER 6 – SUPPORTING INFORMATION .2 Definition of theoretical frameworks .3 Consequences of ineffective accounts receivable management. 63 4 List of figures Figure 2. Return on assets of THM, Nam Phong and the industry Figure 2. Return on equity of THM, Nam Phong and the industry Figure 2.

Decrease in sales and accounts receivable Figure 2. Receivable turnover ratio of THM, Nam Phong and the industry Figure 2. Days sales outstanding of THM, Nam Phong and the industry Figure 2.6 Aging of THM’s accounts receivable in 2014 Figure 2. Factors cause the inefficiency in accounts receivable Figure 6.1 Cash conversion cycle Figure 6.

Consequences of high accounts receivable List of tables Table 2. Revenue and profit after tax of THM Table 2. Percentage of accounts receivable on credit sales Table 2. Receivables’ ratios of THMC 5 CHAPTER 1 – EXECUTIVE SUMMARY Working capital management is paramount for an enterprise, especially for manufacturing, trading and distribution firms, because of its significant effects on the profitability and liquidity of the firm (Lazaridis & Tryfonidis, 2006).

As one of three primary elements of working capital, accounts receivable also have impact on the operating result of the firm. It is the most important source of external finance of enterprises (Petersen & Rajan, 1997) and also a supporting source for buyers (Cheng & Pike, 2003). Thus, the managers can use accounts receivable as a tool to increase company’s revenue, profit as well as the relationship with customers. Too high amount of receivables, though, can lead to many consequences that make decreases on company’s performance (Gill, Biger & Mathur, 2010).

Thus, keeping accounts receivable at an optimal amount is an important financial issue. The thesis is about the problem of inefficient receivable management of THM. It causes the inefficient in cash conversion cycle and working capital management which have bad influence on the profitability of the company. The study will point out the factors that make this inefficiency as well as its financial outcomes.

After considering all the aspects leading to the problem, the thesis then aims at finding and advising the possible alternatives and practices for improving the efficiency of company’s receivables management. 6 CHAPTER 2 - PROBLEM IDENTIFICATION 2.1 Company Background THM trading and construction limited company is the 1st level agency of Akzo Nobel Vietnam. They distribute the painting products to the construction projects and the 2nd level agencies in Vietnam. Established in 1996, THM was a retail store supplying construction materials like brick, iron, steel, paint, roller… THM has developed strongly and steadily.

In 2002, the THM retail store was developed into THM trading and construction limited company with the business focus being painting products. Until now, their supply chain covers almost all provinces in the South of Vietnam. They achieve the highest revenue in Southern Vietnam for many years. In 2011, the company reached the highest revenue in both projects and agencies segments in the whole Vietnam market.

Below is some basic information of the company.  Company name: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xây dựng Thế Hệ Mới  English name: The He Moi trading and construction limited company (THMC)  Office: 299 Tan Ky Tan Quy Street, Tan Son Nhi Ward, Tan Phu District, HCMC 7  Warehouse: 259 Tan Ky Tan Quy Street, Tan Son Nhi Ward, Tan Phu District, HCMC  Tel/fax: [phone]  Capacity: 4.000 VND  Company structure: 1 general director, 1 chef accountant, 1 warehouse manager, 1 sale leader and 20 staffs. Directorate Accounting department Warehouse department Sales department Accountants Warehouse staffs Salesman 2.2 Situational analysis Before conducting interviews with THM’s members, Company’s annual reports are provided. Having a glance at financial documents reveals the basics of the company’s situation at that time.

The most noticeable information is the significant decrease in total revenue and the profit during the period of 4 years. The company even made losses in 2013 and 2014. Revenue and profit after tax of THM 2011 2012 2013 2014 Revenue 83,873,256,871 50,348,740,377 34,229,467,210 26,441,898,754 Profit after tax 1,185,546,709 26,389,069 - 45,377,948 - 252,311,429 (THM’s Income statement, 2011-2014) In 2011, the return rates of THMC were very high in comparison to the rates of construction materials industry. Especially, return on equity (ROE) was over 45%.

However, in the next 3 years, ROA and ROE of the firm was decreased dramatically. In 2014, although the industry ROA and ROE ratio recovered and increased to 3% and 10%, respectively, THM’s ratios continued falling. In comparison to Nam Phong Company which is another supplier of Akzo Nobel’s products, the data also indicates the poor outcome from THM. During the period of 3 years from 2012 to 2014, Nam Phong’s return rates increased to the very high point.

The comparisons with the industry and Nam Phong, it can be easily noticed point out the ineffective in working of THM in the last 4 years. The figures below will show the details.00% 2011 2012 2013 2014 THM Nam Phong Industry Figure 2. Return on assets of THM, Nam Phong and the industry ROE 50.00% 2011 2012 2013 2014 THM Nam Phong Industry Figure 2. Return on equity of THM, Nam Phong and the industry 10 Conducting interviews with members of THM, they reveal many issues which have influences on the company’s performance and accounts receivable is one of the most challenging troubles in recent years.

According to Mrs. Nguyet, the director of THM, “there is too much capital tied up in the account receivables”. Through the financial statement, it can be noticed that there were considerable drops in accounts receivable amount during the period from 2011 to 2014. However, this decreases were not due to the efficient accounts receivable management but the large reduction of revenue.

The decrease speed of accounts receivable is even lower than sales which indicates that the credit terms are more lenient (Cheng & Pike, 2003). In 4 years, the sales felt down over 68% while amount of accounts receivable only decreases less than a half. Decrease in sales and accounts receivable 11 There are many factors affecting the level of receivable, but the amount of credit sales have direct influence on this accounts (Subramanyam & Wild, 2009). The table below shows the volume of credit sales and percentage of accounts receivable on the credit sales.

Percentage of accounts receivable on credit sales 2011 2012 2013 2014 Sale on credit 47,074,803,226 29,150,598,951 20,840,975,616 15,691,555,213 % AR/Sales on credit 23.56% (THM’s Income statement, 2011-2014) During 4 years, although the volume of sales on credit decrease sharply, the percentage of accounts receivable on total sales on credit climbed up from 23% and remain at a significant high level of 47% in 2014. The decrease speed of accounts receivable is also slower than credit sales. Based on data from financial reports, accounts receivable ratios are computed and indicated in the following table. Receivables’ ratios of THMC 2011 2012 2013 2014 THM Receivable Turnover ratio 4.10 THM days sales outstanding 85 134 156 174 Over 4 years, both two accounts receivable ratios tended to deteriorate.

Receivables turnover ratio decreased substantially from 4.1 and the number of days sales outstanding increased to over 5 months in 2014. The meaning of receivables turnover ratio is measure the number of times accounts receivable were collected during the year and how efficiently a company uses the working capital (Subramanyam & Wild, 2011). The decrease in account receivable turnover shows that the company was not successful in managing the account and it took more time to turn account receivable into cash. This is a signal of the fact that the company is having difficulties in collecting sales made on credit.

The number confirms the perspective of Ms. Nhi, who works in Finance – accounting department. She said that “the speed of collecting receivables in THM kept declining”; “customers delayed their debts for longer time” and it makes “an amount of working capital locked up in this account for long time”. In other words, there were more delinquent customers and also the costs of holding receivables for a longer period of time.

13 The figures below indicate the ratio comparison of THM with Nam Phong and industry. Receivable Turnover ratio 8.00 - 2011 2012 2013 2014 THM Nam Phong Industry Figure 2. Receivable turnover ratio of THM, Nam Phong and the industry Days sales outstanding 200.0 - 2011 2012 2013 2014 THM Nam Phong Industry Figure 2. Days sales outstanding of THM, Nam Phong and the industry 14 In comparison to the industry of construction materials and a competitor – Nam Phong, THM’s ratios are worst.

While Nam Phong had ratios being near by the industry, there was a significant gap between THM’s turnover and the others. That is a signal of the ineffective accounts receivable management. That means the company is having troubles in collecting accounts receivable and the customers hold a large number of working capital in too long period. The liquidity of THM accounts receivable and the speed that receivables are converted into cash is low.

In the interview, Miss Nhi, who works in financial – accounting department, revealed that “many customers delay their payment for long time. It is about 4-6 months, even 1 year. Moreover, some of them default in payment”. From the provided accounts receivable legers at the end of 2014, the accounts receivable of THM can be divided in to 6 levels.

The pie chart below indicates percentage of each element in accounts receivable in 2014. 15 8% 18% 6% 0 - 45 days 45days - 3 months 11% 3 months - 6months 6 months - 12 months 23% 1 year - 2 years over 2 year - consider as default 35% Figure 2. Aging of THM’s accounts receivable in 2014 It can be easily see that data from accounting documents reflects properly the results of direct interviews. At the end of 2014, the most percentage of total receivables concentrates in 3 to 6 months accounts receivable which is overdue for 1.

There is even 8% of debt is over 2 years and the company considers it as uncollectable debt. In reality, the company offer 45 days of credit period for all customers, account receivables lasted more than 45 days are overdue debts. In 2014, there is only 18% of receivable being in maturity and overdue debt occupied 82% of accounts receivable amount. This large number indicates that accounts receivable management of THM is not effective.