CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Khảo sát hiện trạng 1.1 Giới thiệu về quán photo Miao 1.1 Giới thiệu chung - Tên quán photo Miao - Nhân viên: 5 người - Diện tích: 150 mét vuông bao gồm 1 tầng làm việc và 1 kho chứa - Thời gian làm việc: Thứ 2 – CN + Sáng 8h – 12h + Chiều 13h – 18h + Tối 19h – 22h - Tổng doanh thu 100.000 VND/tháng - Hotline: 0945 017 026 - Gmail: miaophoto@gmail.com - Địa chỉ: Thanh Ba Phú Thọ 1.2 Cơ cấu tổ chức Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận: - Bộ phận quản lý: Là bộ phận có chức vụ cao nhất trong quán. Đưa ra các kế hoạch hoặc quyết định quan trọng. - Bộ phận quản lý nhân viên: Quyết định về việc điều chỉnh, tuyển nhân sự , phân ca, chấm công và trả lương cho công nhân. - Bộ phận nhân viên bán hàng: Là bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng, đáp ứng những văn băn mà khách hàng giao.
- Bộ phận kho: Tiếp nhận yêu cầu của quản lý về việc nhập vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên liệu. Chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi.3 Giới thiệu về sản phẩm Xưởng xuất các sản phẩm in ấn và nhận thiết kế : - Photocopy - Làm bìa 1.4 Thiết bị của xưởng - 4 máy tính, 3 camera an ninh - 1 máy in nhiệt - 1 máy photo copy 1.2 Quy trình vận hành -Quản lý nhân viên: Nhân viên của xưởng bao gồm 1 quản lý kiêm quản kho (chủ xưởng), 1 quản lý nhân viên, 3 nhân viên in ấn. Lương của nhân viên trong xưởng được tính theo ngày : +Cơ bản:200.000vnd/ngày (8 tiếng) - sáng 7h-11h, chiều 13h-17h Ngoài tiền lương, nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng xếp loại càng cao tiền thưởng càng lớn.000 đ Loại B: Trung bình: 50.000 đ Loại C: Yếu: nhắc nhở. Nhân viên được nghỉ tất cả các ngày chủ nhật, ngoài ra còn được nghỉ thêm 1 ngày phép và phải báo trước 2 ngày cho quản lý, nếu nghỉ ngoài chủ nhật hoặc quá 1 ngày phép sẽ bị trừ 5% lương cơ bản nhân với số ngày nghỉ thêm của tháng đó.
Nhân viên xin nghỉ hẳn phải báo trước 1 tháng để bên quản lý bổ xung nhân sự kịp thời. Đánh giá nhân viên qua những ý kiến khách hàng và sự quan sát của quản lý. -Quản lý hàng hóa: Mỗi khi có đơn đặt hàng mới bộ phận quản lý sẽ tính toán giá thành của sản phẩm và đưa ra số tiền của đơn hàng mà khách hàng cần thanh toán: +A3 2 mặt: 750đ/tờ. - Quản lý nhập vật liệu : Vào cuối ngày làm việc bộ phận kho sẽ thống kê số lượng vật liệu trong kho, nếu loại nào còn ít hoặc số lượng không đủ cho ngày làm việc tiếp theo thì sẽ liên lạc lại với nhà cung cấp để lập tức bổ sung vật liệu còn thiếu.
Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp thì bộ phận nhận hàng sẽ kiểm hàng nếu không có sai sót gì về số lượng, chất lượng thì sẽ thành toán với bên cung cấp. Vật liệu đạt yêu cầu: +Các loại giấy, bìa: đủ số lượng, không bị nhàu nát +Máy móc thiết bị: không bị hỏng hóc, hoạt động bình thường Giá nhập = đơn giá*số lượng -Thi công sản phẩm: +Nhận sản phẩn cần photo từ khách. +Nếu nhận từ mail thì ta sẽ in ra từ máy in nhiệt rồi sẽ đưa vào máy photo. +Nếu nhận trực tiếp từ khác hàng đến quán ta sẽ photo luôn -Kiểm kê: Sau khi ra thành phẩm thì bộ phận quản lý sẽ kiểm lại về số lượng chất lượng xem bản in có bị mờ, nhoè, nhàu nát không.
-Thanh toán, giao hàng: Khách hàng cần trả trước 50% cho các đơn đặt hàng trước. Trả hàng trong vòng ít nhất 2 ngày. -Thống kê-báo cáo: Thông kê số lượng đơn hàng chưa hoàn thành. Thống kê số lượng hàng cần nhập cho những ngày tiếp theo(3 ngày).
Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp doanh thu từ hóa đơn từ việc photo làm bìa viết báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.3 Ưu nhược điểm của hệ thống 1.1 Ưu điểm - Quản lý qua thu chi qua hệ thống thông tin, lưu trữ thông tin tốt, tính toán nhập xuất chính xác.2 Nhược điểm -Chưa có hệ thống đánh giá năng lực nhân viên. -Chi phí đầu tư cao. -Yêu cầu nhân viên có trình độ tin học cao.3 Giải pháp Từ những vấn đề của hệ thống hiện tại đã nêu ở phần trên, mục tiêu chính của phần mềm là làm sao để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh việc khách hàng phải chờ đợi lâu, hoặc bị sai sót nhầm lẫn trong quá trình làm việc với cửa hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp giảm tải gánh nặng công việc cho đội ngũ nhân viên.
Và tiếp nữa đó chính là việc tra cứu và thành lập các hóa đơn, báo cáo một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc tra cứu cũng như thành lập các hóa đơn dễ dàng sẽ giúp ích rất nhiều cho việc nắm bắt tình hình cửa hàng một cách nhanh nhạy và chính xác. Và công việc này có thể thực hiện thường xuyên, bất cứ khi nào. Chính bởi vậy sẽ giúp rất nhiều cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.1 Mục tiêu của dự án mới Dánh giá, xếp loại năng lực của nhân viên từ đó đưa ra thưởng thêm cho nhân viên theo từng quý , từng năm qua đó tạo động lực khuyến khích nhân viên.
Đưa ra ưu đãi cho khách mới, giảm giá cho khách quen hoặc khách đặt hàng với số lượng lớn. Giảm bớt chi phí, thời gian làm việc, tăng hiệu xuất làm việc.2 Yêu cầu của hệ thống mới - Các bộ bận làm tốt chức năng của mình -Bảo mật tốt, chỉ tương tác với người sủ dụng. -Dánh giá lại chuyên môn của nhân viên. -Có đầy đủ chức năng của hệ thống quản lý.
-Xây dựng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu.3 Phạm vi thực hiện + Quản lý đơn hàng và yêu cầu của khách hàng + Quản lý nguyên vật liệu + Quản lý nhân viên + Báo cáo 1.4 Công nghệ sử dụng Rational Rose Ngôn ngữ lập trình : C# Trình biên dịch : Visual Studio 2019.5 Tính ưu việt của hệ thống + Khắc phục được các thiết sót của hệ thống cũ. + Nâng cao hiệu suất, tăng doanh thu. Ước tính chi phí Chi phí hệ thông máy tính: 50.000 đồng Chi phí cho hệ thống internet: 1.000 đồng Chi phí cho người viết phần mềm: 5.000 đồng Tổng chi phí : 56.000 đồng CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2. Xây dựng biểu đồ Use case 2.
Xác định các tác nhân Bảng 2. Các tác nhân STT Actor Use case 1 Chủ cửa hàng Đăng nhập Quản lý nhân sự Cập nhập thông tin khách hàng Tính lương Thông tin chấm công Quản lý thông tin khách hàng Cập nhập thông tin khách hàng Quản lý sản phẩm Nhập kho Quản lý đơn nhập Tìm kiếm sản phẩm Quản lý doanh thu Quản lý chi tiêu cửa hàng 2 Nhân viên Đăng nhập Bán hàng Tạo hóa đơn Thanh toán Cập nhật thông tin khách hàng Tìm kiếm sản phẩm 3 Khách hàng Đăng nhập Thanh toán Cập nhật thông tin khách hàng 2. Biểu đồ Use Case 2. Use Case tổng quát Hình 2.
Use case tổng quát 2. Use case chủ cửa hàng Hình 2. Use case chủ cửa hàng 2. Use case nhân viên Hình 2.
Use case nhân viên 2. Use case khách hàng Hình 2. Use case khách hàng 2. Đặc tả Use Case 2.
Đặc tả Use Case đăng nhập Bảng 2. Bảng đặc tả Use Case đăng nhập Tên Use Case Đăng nhập Mô tả Use Case này cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống Actor Chủ cửa hàng, Nhân viên, Khách hàng Tiền điều kiện Người dùng chưa đăng nhập vào hệ thống Hậu điều kiện Người dùng đăng nhập thành công, có thể sử dụng các chức năng hệ thống cung cấp Chuỗi sự kiễn chính 1. Người dùng chọn chức năng đăng nhập 2. Form đăng nhâp hiển thị 3.
Nhập tên, mật khẩu vào form đăng nhập 4. Hệ thống kiểm tra tên, mật khẩu người dùng 5. Đăng nhập thành công, chuyển đến màn hình chính của hệ thống Ngoại lệ Người dùng đăng nhập không thành công 1. Hệ thống báo lại quá trình đăng nhập không thành công 2.
Yêu cầu người dùng đăng nhập lại 2. Đặc tả Use Case quản lý sản phẩm Bảng 2. Bảng đặc tả Use Case quản lý sản phẩm Tên Use Case Quản lý sản phẩm Mô tả Use Case này cho phép người dùng quản lý được mặt hàng có trong cửa hàng Actor Chủ cửa hàng Use Case liên quan Nhập kho, quản lý đơn nhập, tìm kiếm mặt hàng Tiền điều kiện Chủ cửa hàng đăng nhập vào hệ thống Hậu điều kiện Chủ cửa hàng sẽ biết được số hàng hiện có, biết thiếu hàng nào và còn tồn hàng nào Chuỗi sự kiện chính 1. Chủ cửa hàng kích hoạt chức năng quản lý sản phẩm 2.
Hệ thông sẽ hiển thị tổng quát về những thông tin của sản phẩm 2. Đăc tả Use Case tìm kiếm sản phẩm Bảng 2. Bảng đặc tả Use Case tìm kiếm sản phẩm Tên Use Case Tìm kiếm sản phẩm Mô tả Use Case này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin về mặt hàng đã được lưu trong hệ thống Actor Chủ cửa hàng, nhân viên, khách hàng Use Case liên quan đăng nhập, quản lý sản phẩm Tiền điều kiện Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống và đã có thông tin mặt hàng được lưu trữ trong hệ thống Hậu điều kiện Thông tin tìm kiếm sẽ được hiện ra trên hệ thống Chuỗi sự kiện chính 1. Người dùng chọn chức năng tìm kiếm sản phẩm 2.
Người dùng nhập từ mã sản phẩm 3. Hệ thống tìm kiếm mặt hàng với từ mã đã nhập 4. Hệ thống hiển thị thông tin mặt hàng ứng với từ mã đó Ngoại lệ Mã sản phẩm không hợp lệ 1. Hệ thông thông báo không có mặt hàng ứng với từ mã trên 2.
Hệ thống sẽ tự động quay trở lại bước 2 2. Đăc tả Use Case quản lý nhân sự Bảng 2. Bảng đặc tả Use Case quản lý nhân sự Tên Use Case Quản lý nhân sự Mô tả Use Case này cho phép người dùng quản lý được mặt hàng có trong cửa hàng Actor Chủ cửa hàng Use Case liên quan Đăng nhập, cập nhập thông tin nhân sự, tính lương, thông tin chấm công Tiền điều kiện Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống Hậu điều kiện Các thông tin của nhân viên được hiển thị trên hệ thống Chuỗi sự kiện chính 1. Chọn chức năng quản lý nhân viên 2.
Form quản lý nhân viên xuất hiện, hệ thống hiển thị thông tin cá nhân nhân viên 3.