CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ MUA SẮM DỰ ÁN 1. Tổng quan về quản lý dự án 1. Khái niệm về dự án Theo Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI - Project Management Institute): “Dự án là sự nỗ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đặc thù”. Theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) : “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”.
Có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng nhìn chung các dự án có đặc điểm sau: - Tính chất tạm thời: Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc (khoảng thời gian nhất định). Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm. - Tính chất đặc thù: Là sản phẩm chưa có trên thị trường, các công việc trước đây chưa từng làm. - Tính rủi ro: Dự án thường đối mặt với các yếu tố rủi ro và không chắc chắn.
Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong quá trình quản lý dự án để đảm bảo ứng phó và giảm thiểu tác động tiêu cực. - Tính hỗ trợ, mâu thuẫn: Dự án thường phải tương tác với môi trường bên ngoài, bao gồm các bên liên quan, luật pháp, văn hóa và xã hội. Sự hiểu biết và tương tác với môi trường là quan trọng để đạt được sự hỗ trợ, giải quyết những mâu thuẫn xảy ra đem lại thành công cho dự án. - Mục tiêu cụ thể: Dự án có mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà nó hướng đến.
Mục tiêu này thường liên quan đến việc tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể. Nội dung quản lý dự án Theo PMBOK thì Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Các công việc cơ bản của quản lý dự án là lập kế hoạch và thực hiện dự án từ lúc bắt đầu 13 đến khi kết thúc để đáp ứng các mục tiêu của dự án và mang lại giá trị và lợi ích cho tổ chức. Quản lý dự án là một công việc rất khó, đòi hỏi các nhà quản lý dự án (QLDA) cần phát triển kỹ năng trên 3 lĩnh vực: kỹ thuật quản lý dự án, quản trị chiến lược - kinh doanh và lãnh đạo.
Một dự án được cho là thành công khi hoàn thành trong thời gian quy định, hoàn thành trong chi phí cho phép và đạt được thành quả mong muốn. Quản lý dự án một cách hiệu quả mang lại lợi ích như: - Đáp ứng các mục tiêu kinh doanh; - Đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan; - Dự đoán được nhiều hơn; - Tăng cơ hội thành công của dự án; - Cung cấp đúng sản phẩm vào đúng thời điểm; - Giải quyết các vấn đề và sự cố kịp thời; - Ứng phó với rủi ro một cách kịp thời; - Tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức; - Xác định, khôi phục hoặc chấm dứt các dự án thất bại; - Quản lý các ràng buộc; - Cân bằng ảnh hưởng của các ràng buộc đối với dự án (ví dụ: tăng phạm vi có thể tăng chi phí hoặc tiến độ); - Quản lý thay đổi theo cách tốt hơn. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng Căn cứ theo Khoản 4 Điều 3 Luật Đầu tư 2020: “Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung hạn hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định” (Quốc Hội, 2020). Căn cứ theo Điều 66 Luật Xây dựng 2014, “Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng gồm quản lý về phạm vi, kế hoạch công việc; khối lượng công việc; chất lượng xây dựng; tiến độ thực hiện; chi phí đầu tư xây dựng; an toàn trong thi công xây dựng; bảo vệ môi trường trong xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng; quản lý rủi ro; quản lý hệ thống thông tin công trình và các nội dung cần thiết khác được thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan” (Quốc Hội, 2014).
14 Căn cứ Nghị định số 15/2021/NĐ-CP của Chính Phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng, trình tự thực hiện đầu tư xây dựng được quy định cụ thể như sau: “a) Giai đoạn chuẩn bị dự án gồm các công việc: khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, quyết định hoặc chấp thuận chủ trương đầu tư (nếu có); lập, thẩm định, phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng phục vụ lập Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng; lập, thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi để phê duyệt/quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án; b) Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công việc: chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; vận hành, chạy thử; nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng; bàn giao công trình đưa vào sử dụng và các công việc cần thiết khác; c) Giai đoạn kết thúc xây dựng gồm các công việc: Quyết toán hợp đồng xây dựng, quyết toán dự án hoàn thành, xác nhận hoàn thành công trình, bảo hành công trình xây dựng, bàn giao các hồ sơ liên quan và các công việc cần thiết khác” (Chính Phủ, 2021). Khái niệm và vai trò của công tác quản lý mua sắm dự án Theo PMBOK® Guide 6th edition, quản lý mua sắm được định nghĩa là “Project Procurement Management includes the processes necessary to purchase or acquire products, services, or results needed from outside the project team” nghĩa là bao gồm các quy trình cần thiết để mua sắm hoặc có được các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cần thiết từ bên ngoài của nhóm dự án. Quản lý mua sắm đã phát triển thành một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý tất cả các luồng nguyên liệu, hàng hóa dịch vụ, tiền tệ và thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng. "Quản lý mua sắm dự án" là một phần quan trọng của quản lý dự án, nó tập trung vào việc quản lý và điều phối các hoạt động mua sắm liên quan đến dự án.
Điều này bao gồm việc xác định nhu cầu mua sắm, đánh giá và chọn lựa NCC, lập hợp đồng và quản lý mối quan hệ với NCC trong suốt quá trình thực hiện dự án. 15 Quản lý mua sắm dự án đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về quy trình mua sắm, kiến thức về thị trường và ngành nghề cụ thể mà dự án đang hoạt động, cùng với kỹ năng quản lý mối quan hệ và đàm phán với các bên liên quan. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án có đủ tài nguyên và vật liệu cần thiết, đồng thời đảm bảo rằng các giao dịch mua sắm được thực hiện một cách hiệu quả và có lợi cho dự án. Chính vì vậy, công tác quản lý mua sắm dự án đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.
Việc quản lý mua sắm đảm bảo rằng dự án có đủ tài nguyên cần thiết để thực hiện các hoạt động và đạt được mục tiêu dự án, điều này bao gồm các việc mua sắm vật liệu, thiết bị, dịch vụ và lao động. Bằng cách lựa chọn NCC phù hợp và thực hiện đàm phán hợp lý, quản lý mua sắm giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí liên quan đến việc cung cấp tài nguyên cho dự án. Công tác quản lý mua sắm đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng của dự án, giúp tăng hiệu suất và giảm thiểu thời gian và chi phí cho dự án. Quản lý mua sắm cũng bao gồm việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với NCC, đảm bảo rằng các bên liên quan đều hài lòng và có thể hỗ trợ dự án một cách tích cực nhất.
Đặc biệt quản lý mua sắm cần tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định liên quan đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm được thực hiện theo cách đúng đắn và tránh được các vấn đề pháp lý. Quy trình quản lý mua sắm dự án Quy trình quản lý mua sắm dự án gồm có 3 quy trình sau: - Lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurement Management) thuộc nhóm quy trình Lập kế hoạch dự án (Planning) - quy trình lập tài liệu các quyết định mua sắm đấu thầu dự án, chỉ ra phương pháp, và nhận diện các NCC tiềm năng. - Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements) thuộc nhóm quy trình Thực hiện dự án (Executing) - quy trình để có được sử phản hồi từ NCC, lựa chọn NCC và ký kết hợp đồng. - Kiểm soát mua sắm (Control Procurements) thuộc nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling) - quy trình quản lý các mối quan hệ trong mua sắm, giám sát kết quả hợp đồng, đề xuất thay đổi và khắc phục cần thiết và kết thúc hợp đồng.
16 Các quy trình mua sắm được trình bày dưới dạng các quy trình riêng biệt với các nội dung được xác định. Trong thực tế các quy trình mua sắm có thể phức tạp và có mối quan hệ với nhau cũng như các quy trình trong các lĩnh vực kiến thức khác. Lập kế hoạch quản lý mua sắm Kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm các hướng dẫn về các loại hợp đồng sẽ được sử dụng, các vấn đề quản lý rủi ro và cách lựa chọn NCC tiềm năng. Lợi ích chính của quá trình này là nó xác định xem có nên mua hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài dự án hay không và nếu có thì cần mua gì cũng như cách thức và thời điểm mua hàng hóa và dịch vụ đó.
Hàng hóa và dịch vụ có thể được mua từ các bộ phận khác của tổ chức thực hiện hoặc từ các nguồn bên ngoài. Quá trình này được thực hiện một lần hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án.