CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, bản chất và vai trò của khoản phải thu 1. Khái niệm khoản phải thu Khoản phải thu là giá trị hàng hoá và dịch vụ mà khách hàng còn nợ và họ cam kết thanh toán cho công ty. Đây là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà khách hàng chưa thanh toán cho công ty.
Các khoản phải thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn, từ vài ngày cho đến 1 năm. Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu dài hạn (chỉ đáo hạn sau một khoản thời gian tương đối dài) sẽ được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Hầu hết các khoản phải thu ngắn hạn được coi như là một phần của tài sản vãng lai của công ty.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Và khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với các doanh nghiệp 1. Bản chất của khoản phải thu Khoản phải thu không phải được hình thành một cách tự phát, nó là kết quả của việc công ty tiến hành một cách chủ động bằng chính sách bán chịu cho khách hàng (hay chính sách bán tín dụng). Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp.
Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính. Nhờ bán chịu doanh nghiệp có thể tăng khả năng cạnh tranh, thu hút thêm được khách hàng, mở rộng thị trường, tăng được khối lượng hàng bán ra, từ đó sẽ tăng được doanh thu bán hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy hình thức này có thể thu hút thêm các đơn hàng từ khách hàng đến với công ty và doanh nghiệp cần có chính sách tín dụng phù hợp. Vai trò của khoản phải thu 1.
Đối với Công ty Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh tốt trên thị trường thì phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ mà doanh nghiệp hiện có của mình. Trong đó chính sách tín dụng là một trong những vũ khí sắt bén nhằm giúp cho công ty đạt được mục tiêu về doanh số. Vì khi công ty nới lỏng các biến số của bán tín dụng thì ngoài việc tăng số lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được chi phí thu hồi nợ khó đòi và rủi ro mất mát. Tín dụng thương mại có thể làm cho công ty ngày càng có uy tín, tạo danh tiếng trên thị trường và làm cho khách hàng mua và sử dụng sản phẩm của mình thường xuyên hơn.
Mặt khác, khi nới lỏng chính sách tín dụng sẽ giúp cho Công ty giảm được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến tồn kho. Về căn bản tín dụng thương mại đó là sự tin tưởng của người cấp tín dụng và người hưởng tín dụng nên nó sẽ làm cho khách hàng hưởng được một khoản tín dụng với các thủ tục tương đối đơn giản. Đây là thủ tục cấp tín dụng chứ không phải thủ tục vay nợ do đó sẽ kích thích nhu cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Ngoài ra nó còn giúp cho khách hàng gắn bó với Công ty hơn và duy trì được mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.
Bên cạnh đó khi nới lỏng chính sách tín dụng có thể làm cho khoản phải thu tăng lên, từ đó làm tăng vốn đầu tư nên dễ dẫn đến việc mất đi cơ hội kiếm lời từ các hoạt động khác. Mặt khác khi mở rộng các điều kiện tín dụng sẽ làm tăng khả năng mất mát, rủi ro không đòi được nợ. Đồng thời phải tốn chi phí quản lý nợ của khách hàng cũng như các chi phí khác liên quan. Đối với khách hàng Khách hàng là người được hưởng tín dụng cũng là người mua hàng sẽ được một phần lợi nhuận trích ra của công ty đó là các khoản chiết khấu hay thời hạn trả được kéo dài thêm hoặc khi khách hàng thiếu vốn kinh doanh hay muốn đầu tư vốn vào cơ hội khác thì tín dụng thương mại là biện pháp tài trợ vốn hữu hiệu.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng khi nhận chính sách tín dụng từ người bán khách hàng cũng sẽ phải trả một phần chi phí trong việc giá hàng mua sẽ cao hơn so với khi khách hàng mua trả ngay. Nội dung quản lý khoản phải thu của doanh nghiệp Khoản phải thu có mối quan hệ với doanh thu bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày càng gay gắt hiện nay, nếu không bán chịu hàng hóa thì doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội bán hàng và gia tăng lợi nhuận; nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Quản lý khoản phải thu nhằm quản lý các khoản phải thu đúng hạn, tránh được nguy cơ phát sinh nợ khó đòi làm ảnh hưởng đến công ty.
Quản lý khoản phải thu gắn liền với việc xây dựng và thực thi chính sách bán tín dụng nhằm đạt được mục tiêu công ty trong từng thời kỳ. Vì vậy mà quản lý khoản phải thu bao gồm: thiết lập chính sách tín dụng, lập kế hoạch (Hoạch định chính sách tín dụng), tổ chức thực hiện, tổ chức quản lý, giám sát và kiểm soát toàn diện khoản bán chịu. Kết hợp khái niệm khoản phải thu và mối quan hệ của khoản phải thu với chính sách bán tín dụng, quản lý khoản phải thu bao gồm những bước sau: 1. Hoạch định quản lý khoản phải thu của doanh nghiệp Hoạch định quản lý khoản phải thu là tiến trình các nhà quản lý xác định và lựa chọn mục tiêu của công tác quản lý khoản phải thu và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
Như vậy việc hoạch định quản lý khoản phải thu thực chất là việc hoạch định chính sách bán tín dụng. "Chính sách tín dụng là yếu tố quyết định trong quản lý khoản phải thu của công ty. Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất. của từng khách hàng".
Chính sách tín dụng bao gồm bốn biến số: tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu nhờ trả sớm, chính sách thu hồi nợ.1 có thể giúp chúng ta hình dung tiến trình hoạch định chính sách bán tín dụng của công ty. 6 Mục tiêu Cty Mục tiêu tài chính Môi trường - Khách hàng Mục tiêu quản trị - Khả năng tài chính - Đối thủ cạnh tranh khoản phải thu Cty - Môi trường tài - Đặc điểm sản phẩm chính Các phương án bán tín dụng Quyết định (Nguồn: Saga. 1 tiến trình hoạch định chính sách bán tín dụng Qua hình 1.1 cho thấy để hình thành chính sách bán tín dụng công ty cần xuất phát từ mục tiêu tài chính cụ thể hoá việc gia tăng giá trị tài sản trong từng thời kỳ. Kế đến xây dựng mục tiêu bán tín dụng, trong từng thời kỳ bán tín dụng có thể quan tâm đến các mục tiêu sau: Tăng doanh số, giảm các chi phí tồn kho, hoặc tăng tốc độ chuyển hoá thành tiền của các khoản đầu tư vào khoản phải thu.
Các phân tích về môi trường là những cơ sở hết sức cần thiết khi đề ra các chính sách bán tín dụng. Những hiểu biết nhu cầu khách hàng như mục tiêu và chu kỳ kinh doanh; uy tín trong thanh toán, số năm có quan hệ với công ty; khả năng tài chính; cơ cấu hàng hoá. Bên cạnh đó, việc nắm rỏ khả năng tài chính và đặc điểm sản phẩm của công ty là điều mà các nhà quản lý phải quan tâm để đưa ra chính sách bán tín dụng phù hợp. Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ.
Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. "Các tiêu chuẩn này nhằm bảo đảm khả năng công ty thu được nợ từ phía khách hàng. Chỉ có những khách hàng thoả mãn những tiêu chuẩn này công ty mới 7 mở tín dụng cho họ. Những tiêu chuẩn tín dụng của khách hàng được cân nhắc trên các khía cạnh như: uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng thế chấp của khách hàng.
Các tiêu chuẩn này nhằm bảo đảm khả năng hoàn trả nợ của khách hàng. Khi công ty nới lỏng các tiêu chuẩn này có thể đưa đến việc mở rộng bán hàng trả chậm cho nhiều nhóm khách hàng mới và do đó gia tăng doanh số. Phần sản lượng tăng thêm không làm tăng thêm chi phí cố định. Vì thế có thể mang lại khả năng gia tăng lợi nhuận nhờ tiết kiệm định phí.
Tuy vậy, việc nới lỏng quá mức tiêu chuẩn khách hàng có thể gia tăng nguy cơ mở tín dụng cho cả những khách hàng kém chất lượng, vì thế gia tăng mất mát, tăng chi phí đòi nợ". Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu.