CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. KHÁI NIỆM Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 500 định nghĩa: “Bcng chứng ki]m toán là tất cả các tài liệu, thông tin do ki] m toán viên thu thập được liên quan đến cuộc ki]m toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, ki]m to án viên đưa ra kết luận và từ đó hNnh thành S kiến ki]m toán. Bcng chứng ki]m toán bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, k] cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác”. Quá trNnh ki]m toán chủ yếu là thực hiện công việc thu thập và đánh giá bcng chứng mà ki]m toán viên thu thập được từ doanh nghiệp được ki]m toán và bên thứ ba (như Ngân hàng, nhà cung cấp,…) Hơn nữa sự xác đáng của báo cáo ki]m toán trước hết phụ thuộc và những bcng chứng mà ki]m toán viên thu thập và dùng làm cơ sở đ] đưa ra S kiến của mNnh.
Chính vN vậy, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 500 nhấn mạnh về tầm quan trọng của bcng chứng ki]m toán và nêu rõ trong mục tiêu: “Mục tiêu của ki]m toán viên và doanh nghiệp ki]m toán là thiết kế và thực hiện các thủ tục ki]m toán đ] giúp ki]m toán viên thu thập đầy đủ bcng chứng ki]m toán thích hợp đ] đưa ra các kết luận hợp lS làm cơ sở cho S kiến ki]m toán.” Như vậy, theo khái niệm và yêu cầu đối với ki]m toán viên trong việc thu thập bcng chứng khi thực hiện ki]m toán thN bcng chứng ki]m toán có th] được thu thập dưới nhiều hNnh thái khác nhau, không chỉ các chứng từ, sổ sách kế toán mà còn bao gồm nhiều thông tin khác do ki]m toán viên chủ động điều tra và thu thập đ] làm cơ s ở ra S kiến của mNnh. Tuy nhiên, không phải tất cả bcng chứng thu thập được đêu thích hợp làm cơ sở cho S kiến của ki]m toán viên, mà đó phải là những bcng chứng thba mãn các điều kiện, tiêu chuẩn nhất định. Theo nguWn gQc Bcng chứng do bên thứ ba không liên quan cung cấp cho ki]m toán viên: đây là loại bcng chứng do ki]m toán viên yêu cầu bên ngoài cung cấp. Nó bao gồm các khoản xác nhận các khoản phải thu, phải trả, xác nhận số dư tiền g=i Ngân hàng vào th>i đi]m kết thúc năm tài chính.
Bcng chứng do bên ngoài lập nhưng được lưu giữ tại đơn vị: bcng chứng loại này thông thư>ng là các hóa đơn bán hàng đã thanh toán, hóa đơn chi phí phát sinh như chi phí vận chuy]n, chi phí ngân hàng, chi phí tiền điện, nước, điện thoại hay các loại hNnh dịch vụ mua ngoài khác. Bcng chứng do đơn vị phát hành: là loại bcng chứng chiếm số lượng lớn nhất. Nó bao gồm các hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, xuất kho, phiếu ủy nhiệm chi,… SVTH: Hoàng Quốc Vi ệt Lớp : KICL1 – Khóa 40 Trang 3 Trư>ng Đại học Kinh tế TP. Theo loSi hình Bcng chứng vật chất: là bcng chứng có được do sự tham gia trực tiếp của ki]m toán viên vào quá trNnh tNm kiếm, bao gồm bcng chứng về ki]m kê hoặc tham gia ki]m kê (bcng chứng về việc quan sát, ki]m tra sự hoạt động của tài sản hay các ki]m soát nội bộ).
Bcng chứng tài liệu: th] hiện thông qua các tài liệu. V í dụ như hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng bảo lãnh, biên bản nghiệm thu, biên bản cuộc họp ban Giám đốc,… Bcng chứng phbng vấn: là loại bcng chứng được thu thập thông qua việc phbng vấn những nhân viên trong đơn vị hoặc các bên có liên quan. Sau đó sẽ được tài liệu hóa thành các câu hbi và câu trả l>i. VAI TRÒ, TÍNH CHẤT 1.
Vai trò Bcng chứng ki]m toán đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc ki]m toán, là cơ sở đ] KTV đưa ra S kiến về BCTC thích hợp. Bcng chứng ki]m toán được thu thập được phản ánh các bản chất của những nghiệp vụ xảy ra trong năm của đơn vị được ki]m toán, quá trNnh thu thập và tích lWy những bcng chứng này được KTV thực hiện xuyên suốt cuộc ki]m toán. Theo đoạn A1 của chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 500 có đề cập: “Bcng chứng ki]m toán cWng có th] bao gồm các tài liệu, thông tin có được từ các nguồn khác, như từ các cuộc ki]m toán trước hoặc từ thủ tục ki]m soát chất lượng của doanh nghiệp ki]m toán trong việc xem xét chấp nhận khách hàng. Các ghi chép về kế toán (chứng từ, sổ kế toán…) của đơn vị được ki]m toán là một nguồn bcng chứng ki]m toán chủ yếu và quan trọng, ngoài các nguồn khác từ bên trong và bên ngoài đơn vị.
Ngoài ra, trong một số trư>ng hợp, ki]m toán viên có th] s= dụng sự thiếu tài liệu, thông tin như một bcng chứng ki]m toán (ví dụ khi Ban Giám đốc từ chối giải trNnh các vấn đề mà ki]m toán viên yêu cầu)”. Bcng chứng thu thập được ngoài việc làm cơ sở cho S kiến của ki]m toán viên về báo cáo tài chính được ki]m toán còn có th] cho phép ki]m toán viên tư vấn nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua quá trNnh giúp khách hàng x= lS các vấn đề yếu kém mà ki]m toán viên đã phát hiện và trNnh bày trong thư quản lS. Điều này nâng cao uy tín của ki]m toán viên cWng như gia tăng giá trị dịch vụ mà công ty ki]m toán đã cung cấp. Tính chVt Theo đoạn 4 VSA 500: “Mục tiêu của ki]m toán viên và doanh nghiệp ki]m toán là thiết kế và thực hiện các thủ tục ki]m toán đ] giúp ki]m toán viên thu thập đầy đủ bcng chứng ki]m toán thích hợp đ] đưa ra các kết luận hợp lS làm cơ sở cho S kiến ki]m toán.” Sự “đầy đủ” và “thích hợp” luôn đi liền với nhau và được áp dụng cho mọi bcng chứng ki]m toán thu thập được từ đơn vị được ki]m toán thông qua các th= nghiệm ki]m soát và th= nghiệm cơ bản.
Sự đảm bảo từ hai yếu tố này giúp cho ki]m toán viên giảm thi]u được rủi ro ki]m toán (là rủi ro mà KTV đưa ra S kiến không thích hợp khi BCTC còn những sai sót trọng yếu). SVTH: Hoàng Quốc Vi ệt Lớp : KICL1 – Khóa 40 Trang 4 Trư>ng Đại học Kinh tế TP.HCM Một sQ khPi niệm liên quan: - “Thử nghiệm kiểm soát: được thiết kế đ] đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động ki]m soát trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện và s=a chữa các sai s ót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu. Việc thiết kế th= nghiệm ki]m soát nhcm thu thập bcng chứng ki]m toán phù hợp bao gồm việc xác định các điều kiện (tính chất hoặc thuộc tính) cho thấy ki]m soát đã được thực hiện, và các điều kiện sai lệch cho thấy ki]m soát không được thực hiện theo đúng như đã thiết kế. Ki]m toán viên sau đó có th] ki]m tra sự hiện hữu hoặc không hiện hữu của các điều kiện này.” (Đoạn A29, VSA 500) - “Thử nghiệm cơ bản: được thiết kế nhcm phát hiện ra các sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu.
Th= nghiệm cơ bản bao gồm ki]m tra chi tiết và thủ tục phân tích cơ bản. Vi ệc thiết kế các th= nghiệm cơ bản bao gồm việc xác định các điều kiện dẫn đến sai sót trong cơ sở dẫn liệu và liên quan đến mục đích của th= nghiệm này. Bcng chứng ki]m toán phải đảm bảo phù hợp và đáng tin cậy đ] hỗ trợ cho ki]m toán viên đưa ra các kết luận làm cơ sở hNnh thành S kiến ki]m toán;”(Mục b, đoạn 5, VSA 500) - “Tính đầy đủ (của bằng chứng kiểm toán): là tiêu chuẩn đánh giá về s ố lượng bcng chứng ki]m toán. Số lượng bcng chứng ki]m toán cần thu thập chịu ảnh hưởng bởi đánh giá của ki]m toán viên đối với rủi ro có sai sót trọng yếu và chất lư ợng của mỗi bcng chứng ki]m toán.” (Mục e, đoạn 5, VSA 500) Ngoài ra, trong quá trNnh ki]m toán, ki]m toán viên sẽ nhận được các tài liệu, thông tin do đơn vị được ki]m toán tạo ra.
Khi s= dụng, ki]m toán viên phải đánh giá liệu tài liệu, thông tin đó có đủ độ tin cậy cho mục đích ki]m toán hay không, bao gồm (khi cần thiết): - Thu thập bcng chứng ki]m toán về tính đầy đủ và chính xác của tài liệu, thông tin từ đơn vị. - Đánh giá liệu tài li ệu, thông tin có đủ chính xác và chi tiết cho mục đích ki]m toán hay không. CÁC KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN 1. Kiểm tra Kỹ thuật ki]m tra bao gồm ki]m tra vật chất và ki]m tra tài liệu.
K i]m tra vật chất được áp dụng đối với các tài sản có th] cân, đo, đong, đếm,… được như hàng hóa, vật tư tồn kho, máy móc thiết bị tại nhà xưởng, tiền mặt tôn quỹ,… Ki]m tra tài liệu thư>ng bao gồm tài liệu kế toán (như chứng từ, sổ sách, BCTC) và các tài liệu liên quan đến thông tin trNnh bày trên BCTC. Ví dụ về thủ tục ki]m tra trong th= nghiệm ki]m soát là ki]m tra tài liệu, sổ kế toán và chứng từ đ] thu thập bcng chứng về việc phê duyệt. SVTH: Hoàng Quốc Vi ệt Lớp : KICL1 – Khóa 40 Trang 5 Trư>ng Đại học Kinh tế TP.HCM Việc ki]m tra các tài sản hữu hNnh có th] cung cấp bcng chứng ki]m toán đáng tin cậy về sự hiện hữu của các tài sản đó, nhưng có th] không cung cấp bcng chứng về quyền và nghĩa vụ của đơn vị hay giá trị của tài sản vN những tài sản này có th] được đơn vị thuê từ một đơn vị khác hoặc đã bị đem đi thế chấp. VN vậy, thủ tục ki]m tra vật chất tuy cung cấp độ tin cậy cao đặc biệt với mục tiêu hiện hữu tuy nhiên cWng mang một số hạn chế nhất định.
Phương pháp ki]m tra tài liệu có th] được KTV thực hiện bcng cách ki]m tra tài liệu của một loại nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi vào sổ hoặc ngược lại, cụ th]: - Ki]m tra từ chứng từ gốc lên sổ s ách: việc ki]m tra này cho thấy mọi nghiệp vụ phát sinh đều đã được ghi nhận vào sổ sách (thba mãn mục tiêu ki]m toán đầy đủ) - Ki]m tra từ sổ sách đến các chứng từ gốc có liên quan: việc ki]m tra này sẽ cho biết có phải mọi nghiệp vụ ghi trên sổ sách đều thực sự xảy ra hay không (thba mãn mục tiêu ki]m toán phát sinh và ghi chép chính xác) 1.