Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Siêu Thị Lotte Mart

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Siêu Thị Lotte Mart
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
• 1.1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của siêu thị Lotte Mart
• 1.2. Tổng quan về đề tài
• 1.2.1. Mô tả bài toán
• 1.2.2. Các nghiệp vụ cơ bản
• 1.2.3. Mô tả hoạt động của hệ thống
• 1.3. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống đơn đặt hàng tại siêu thị Lotte Mart
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Tổng quan một số nghiên cứu trước
• 2.2. Điểm mới trong đề tài nghiên cứu
• 2.3. Cơ sở hình thành ý tưởng phân tích và thiết kế
• 2.4. Tổng quan về các mô hình
• 2.4.1. Lược đồ Use Case
• 2.4.2. Sơ đồ phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD)
• 2.4.3. Mô hình luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)
• 2.4.4. Mô hình thực thể kết hợp (Entity Relationship Diagram - ERD)
• 2.5. Tổng quan về các công nghệ sử dụng
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 3.1. Khảo sát hiện trạng và yêu cầu
• 3.1.1. Khảo sát hiện trạng
• 3.1.2. Lược đồ Use Case
• 3.1.3. Lược đồ khai các nghiệp vụ chức năng
• 3.1.4. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
• 3.1.5. Mô hình dòng dữ liệu (DFD)
• 3.1.6. Mô hình thực thể kết hợp (ERD)
• 3.1.7. Mô hình dữ liệu logic (Logical Data Model - LDM)
• 3.1.8. Mô hình dữ liệu vật lý (Physical Data Model - PDM)
• 3.2. Ràng buộc toàn vẹn
• 3.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu
• 4. CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 4.1. Thiết kế
• 4.1.1. Giao diện chính
• 4.1.2. Giao diện khi đăng nhập của bộ phận tiếp nhận đơn hàng
• 4.1.3. Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận xử lý đơn hàng
• 4.1.4. Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận chuyển hàng
• 4.1.5. Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận kế toán
• 4.1.6. Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận kho
• 4.1.7. Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận quản lý
• 4.2. Kế hoạch triển khai xây dựng hệ thống
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT QUẢ
• 5.1. Những kết quả đạt được của đồ án
• 5.2. Những khó khăn và điểm yếu của đồ án
• 5.3. Hướng nghiên cứu tiếp theo
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Tổng Quan Về Phân Tích Hệ Thống Đơn Hàng Tại Lotte Mart

Việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đóng vai trò nền tảng trong việc hiện đại hóa hoạt động kinh doanh của các chuỗi bán lẻ lớn. Siêu thị Lotte Mart, một thương hiệu trực thuộc tập đoàn LOTTE Hàn Quốc, đã có mặt tại Việt Nam từ năm 2008 và phát triển thành một hệ thống bán hàng quy mô. Trong bối cảnh cạnh tranh và sự thay đổi trong hành vi người tiêu dùng, đặc biệt là xu hướng mua sắm trực tuyến, việc tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng trở thành yếu tố sống còn. Đề tài nghiên cứu "Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Siêu Thị Lotte Mart" tập trung vào việc tin học hóa các khâu quản lý, từ tiếp nhận yêu cầu đến giao hàng và báo cáo. Một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Nghiên cứu này hướng đến việc xây dựng một phần mềm quản lý toàn diện, giải quyết các bài toán nghiệp vụ phức tạp trong môi trường bán lẻ thực tế.

1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của hệ thống thông tin mới

Lotte Mart là một hệ thống siêu thị lớn với hàng ngàn sản phẩm, phục vụ một lượng khách hàng khổng lồ. Đặc biệt, trong các giai đoạn cao điểm hoặc biến động thị trường như đại dịch, số lượng đơn đặt hàng tăng đột biến khiến quy trình thủ công trở nên quá tải. Theo tài liệu khảo sát, công tác quản lý hiện tại bộc lộ nhiều hạn chế: tra cứu hàng tồn kho chậm, lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, khó khăn trong việc thống kê và lập báo cáo. Việc xây dựng một hệ thống thông tin chuyên dụng là yêu cầu cấp thiết để tự động hóa, đảm bảo tính chính xác và kịp thời, từ đó giúp ban quản lý đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

1.2. Mô tả bài toán và các quy trình nghiệp vụ cốt lõi

Bài toán cốt lõi là quản lý toàn bộ vòng đời của một đơn hàng. Quy trình này bao gồm năm bộ phận chính liên kết chặt chẽ: Tiếp nhận đơn hàng, Xử lý đơn hàng, Chuyển hàng, Kế toán và Kho. Khi khách hàng đặt mua, bộ phận tiếp nhận sẽ xác thực thông tin và tạo hóa đơn. Bộ phận xử lý sẽ kiểm tra tồn kho, chuẩn bị hàng hóa. Nếu thiếu hàng, bộ phận kho sẽ làm việc với nhà cung cấp. Cuối cùng, bộ phận chuyển hàng giao sản phẩm và bộ phận kế toán tổng hợp doanh thu. Mỗi bước đều đòi hỏi sự phối hợp và luân chuyển dữ liệu chính xác, là cơ sở để phân tích quy trình nghiệp vụ và thiết kế hệ thống.

1.3. Mục tiêu và phạm vi của đề tài nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của đồ án là xây dựng một phần mềm hoàn chỉnh cho hệ thống quản lý việc xử lý đơn hàng tại Lotte Mart. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: giảm khối lượng ghi chép thủ công, cập nhật dữ liệu nhanh chóng, tự động hóa việc in hóa đơn và thống kê doanh thu. Phạm vi nghiên cứu tập trung chủ yếu vào hoạt động của Lotte Mart tại khu vực TP.HCM, cụ thể là chi nhánh quận 7. Đề tài sẽ đi sâu vào việc phân tích yêu cầu, mô hình hóa dữ liệu DFD, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện, tạo ra một giải pháp công nghệ thông tin thực tiễn và khả thi.

II. Khám Phá Thách Thức Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Hiện Tại

Quy trình xử lý đơn hàng thủ công tại một siêu thị quy mô lớn như Lotte Mart tiềm ẩn nhiều rủi ro và thiếu hiệu quả. Việc phụ thuộc vào giấy tờ và sự phối hợp thủ công giữa các bộ phận không chỉ làm chậm tốc độ xử lý mà còn dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Báo cáo khảo sát hiện trạng chỉ ra rằng, việc tra cứu thông tin sản phẩm, khách hàng và số lượng tồn kho mất nhiều thời gian, làm giảm khả năng phản ứng nhanh với các yêu cầu đột xuất. Hơn nữa, việc lưu trữ và tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất để làm báo cáo tài chính là một công việc nặng nhọc, tốn nhiều nhân lực và không đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Những hạn chế này tạo ra một "nút thắt cổ chai" trong toàn bộ hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM), cản trở khả năng mở rộng và cạnh tranh của siêu thị trong kỷ nguyên số.

2.1. Hạn chế của công tác thủ công và lưu trữ phân mảnh

Điểm yếu lớn nhất của hệ thống cũ là sự thiếu tích hợp. Thông tin bị phân mảnh trên nhiều loại giấy tờ khác nhau, từ sổ ghi chép đơn hàng, hồ sơ khách hàng đến các phiếu xuất/nhập kho. Điều này dẫn đến tình trạng "tam sao thất bản" khi dữ liệu được chuyển giao giữa các bộ phận. Việc cập nhật thông tin không đồng bộ khiến quản lý kho hàng siêu thị gặp khó khăn, có thể dẫn đến tình trạng bán một mặt hàng đã hết hoặc không nhập kịp thời các sản phẩm đang có nhu cầu cao. Công tác lưu trữ cồng kềnh cũng gây khó khăn cho việc truy xuất và đối chiếu dữ liệu khi cần thiết.

2.2. Yêu cầu cấp thiết về tự động hóa và báo cáo chính xác

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, dữ liệu là tài sản. Việc thiếu một hệ thống báo cáo tự động và chính xác khiến ban quản lý không có cái nhìn toàn cảnh và kịp thời về tình hình kinh doanh. Các báo cáo doanh thu, công nợ, hàng tồn kho được thực hiện thủ công thường có độ trễ và không đủ chi tiết để phân tích sâu. Do đó, yêu cầu về một phần mềm quản lý đơn hàng có khả năng tự động hóa quy trình thanh toán tại siêu thị, cập nhật tồn kho theo thời gian thực và tạo ra các báo cáo trực quan là vô cùng cấp thiết. Hệ thống này phải đảm bảo dữ liệu được nhất quán và toàn vẹn trên toàn bộ quy trình.

III. Phương Pháp Phân Tích Quy Trình Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng

Để xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả, bước phân tích đóng vai trò quyết định. Giai đoạn này tập trung vào việc "giải phẫu" quy trình nghiệp vụ hiện tại, xác định các tác nhân, luồng dữ liệu và yêu cầu chức năng. Theo tài liệu nghiên cứu, phương pháp phân tích hệ thống được áp dụng một cách bài bản, sử dụng các công cụ mô hình hóa tiêu chuẩn trong ngành công nghệ phần mềm. Việc đặc tả yêu cầu phần mềm được thực hiện chi tiết thông qua việc khảo sát hiện trạng, từ đó xác định rõ các chức năng cần có và các yêu cầu phi chức năng như hiệu năng, bảo mật hệ thống thông tin. Hai công cụ mô hình hóa chính được sử dụng là Lược đồ Use Case để mô tả tương tác người dùng và Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để trực quan hóa dòng chảy thông tin trong hệ thống, đảm bảo mọi khía cạnh của bài toán đều được làm rõ trước khi bước vào giai đoạn thiết kế.

3.1. Xây dựng lược đồ Use Case quản lý đơn hàng

Lược đồ Use Case là một kỹ thuật sử dụng UML (Unified Modeling Language) để mô tả các chức năng của hệ thống từ góc nhìn của người dùng (actors). Trong đồ án, các actors chính được xác định gồm Khách hàng và các bộ phận nghiệp vụ (Tiếp nhận, Xử lý, Kế toán, Kho, Chuyển hàng, Quản lý). Các sơ đồ Use Case quản lý đơn hàng được xây dựng chi tiết, đặc tả các hành động như "Thêm đơn hàng", "Xóa đơn hàng", "Lập hóa đơn", "Tra cứu thông tin", "Báo cáo doanh thu". Mỗi Use Case được mô tả cẩn thận với các luồng sự kiện chính, luồng thay thế và các điều kiện ràng buộc, tạo thành một tài liệu yêu cầu rõ ràng cho đội ngũ phát triển.

3.2. Mô hình hóa dữ liệu DFD cho quy trình xử lý đơn hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là công cụ mạnh mẽ để mô tả cách dữ liệu di chuyển trong hệ thống. Đồ án đã xây dựng DFD ở nhiều cấp độ. Sơ đồ luồng dữ liệu xử lý đơn hàng mức 0 (sơ đồ ngữ cảnh) cho thấy cái nhìn tổng quan về sự tương tác giữa hệ thống với các thực thể bên ngoài. Các sơ đồ mức 1, 2 đi vào chi tiết hóa từng tiến trình chính như "Tiếp nhận đơn hàng", "Xử lý đơn hàng", "Báo cáo". Các thành phần như tiến trình (Process), kho dữ liệu (Data Store), luồng dữ liệu (Data Flow) và tác nhân ngoài (External Entity) được xác định rõ ràng, giúp hình dung một cách trực quan cấu trúc và hoạt động logic của toàn bộ hệ thống.

IV. Bí Quyết Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Hiệu Quả

Sau giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống là bước chuyển hóa các yêu cầu và mô hình logic thành một kiến trúc cụ thể, sẵn sàng cho việc lập trình. Một thiết kế tốt phải đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, dễ bảo trì và có khả năng mở rộng. Quá trình này bao gồm hai phần chính: thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện. Thiết kế cơ sở dữ liệu bán hàng là xương sống của hệ thống, quyết định cách thức dữ liệu được lưu trữ, truy vấn và bảo toàn tính toàn vẹn. Trong khi đó, thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên các bộ phận, giúp họ thao tác nhanh chóng và giảm thiểu sai sót. Tài liệu nghiên cứu đã đề xuất một cấu trúc thiết kế rõ ràng, từ mô hình khái niệm đến mô hình vật lý, đảm bảo hệ thống không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện tại mà còn có thể phát triển trong tương lai.

4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bán hàng với sơ đồ ERD

Mô hình Thực thể - Kết hợp (Entity Relationship Diagram - ERD) được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức khái niệm. Đồ án đã xác định các thực thể chính như KhachHang, NhanVien, DonHang, SanPham, Kho, NhaCungCap. Các thuộc tính và khóa chính, khóa ngoại của mỗi thực thể được định nghĩa rõ ràng. Các mối quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều) giữa các thực thể cũng được thiết lập, ví dụ: một khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng. Từ sơ đồ thực thể kết hợp ERD, mô hình dữ liệu logic và vật lý được phát triển, sau đó chuyển thành các câu lệnh SQL để tạo bảng trong hệ quản trị CSDL, đảm bảo cấu trúc dữ liệu chặt chẽ và được chuẩn hóa.

4.2. Thiết kế giao diện người dùng UI UX trực quan

Giao diện là cầu nối giữa người dùng và hệ thống. Một giao diện tốt phải đơn giản, trực quan và phù hợp với quy trình nghiệp vụ của từng bộ phận. Đồ án đã thiết kế các giao diện (mockup) chi tiết cho từng chức năng, từ màn hình đăng nhập phân quyền cho đến các form quản lý khách hàng, đơn hàng, sản phẩm và báo cáo. Chẳng hạn, giao diện cho bộ phận kế toán sẽ ưu tiên các chức năng báo cáo, thống kê, trong khi giao diện cho bộ phận kho tập trung vào quản lý phiếu nhập/xuất. Việc chú trọng vào giao diện người dùng (UI/UX) giúp tăng hiệu quả công việc và giảm thời gian đào tạo cho nhân viên.

4.3. Lựa chọn công nghệ và kiến trúc hệ thống

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp là yếu tố quan trọng để hiện thực hóa bản thiết kế. Đồ án đề xuất sử dụng ngôn ngữ lập trình C# trên nền tảng .NET, một lựa chọn mạnh mẽ cho việc xây dựng các ứng dụng Windows. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server được chọn để quản lý dữ liệu nhờ tính ổn định, bảo mật và khả năng xử lý khối lượng giao dịch lớn. Kiến trúc hệ thống được thiết kế theo mô hình Client-Server, phù hợp với môi trường hoạt động nội bộ của siêu thị. Các công cụ hỗ trợ như PowerDesigner được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu, minh chứng cho một quy trình phát triển chuyên nghiệp.

V. Đánh Giá Kết Quả Hệ Thống Thông Tin Xử Lý Đơn Hàng Mới

Kết quả của một dự án phân tích và thiết kế hệ thống không chỉ nằm ở các bản vẽ mô hình hay tài liệu đặc tả, mà còn ở giá trị thực tiễn mà nó mang lại. Đề tài nghiên cứu đã thành công trong việc xây dựng một bộ tài liệu phân tích và thiết kế hoàn chỉnh, làm cơ sở vững chắc cho việc triển khai phần mềm quản lý đơn hàng tại Lotte Mart. Hệ thống được đề xuất giải quyết triệt để các nhược điểm của quy trình thủ công, từ việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại đến việc cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định. Thông qua việc áp dụng các mô hình như DFD, ERD và UML, đồ án đã chứng minh được tính khoa học và bài bản trong quy trình phát triển phần mềm. Tuy nhiên, quá trình nghiên cứu cũng không tránh khỏi những khó khăn và tồn tại một số điểm yếu cần được cải thiện trong các giai đoạn tiếp theo.

5.1. Những thành tựu đạt được sau quá trình phân tích

Thành tựu lớn nhất của đồ án là đã hệ thống hóa và mô hình hóa thành công một quy trình nghiệp vụ phức tạp. Các kết quả cụ thể bao gồm: một hệ thống cơ sở dữ liệu được thiết kế logic và chuẩn hóa, một bộ giao diện người dùng thân thiện, và một tài liệu phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng. Hệ thống mới giúp tối ưu hóa quy trình logistics nội bộ, cải thiện khả năng quản lý khách hàng thân thiết thông qua việc lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng. Về cơ bản, đồ án đã cung cấp một bản thiết kế chi tiết, sẵn sàng để đội ngũ lập trình viên hiện thực hóa thành một sản phẩm phần mềm hoạt động ổn định.

5.2. Khó khăn và điểm yếu gặp phải trong đồ án

Báo cáo cũng thẳng thắn nhìn nhận những khó khăn gặp phải. Thách thức chính là việc thu thập và chọn lọc thông tin thực tế từ hoạt động của siêu thị, dẫn đến một số giả định có thể mang tính chủ quan. Bên cạnh đó, do hạn chế về thời gian và nguồn lực, đồ án chủ yếu tập trung vào phân tích và thiết kế, chưa đi sâu vào giai đoạn lập trình và kiểm thử thực tế. Một điểm yếu khác là cơ sở dữ liệu được thiết kế có thể cần được tinh chỉnh thêm khi áp dụng vào thực tế với khối lượng dữ liệu khổng lồ. Những hạn chế này là cơ sở để đề ra các hướng nghiên cứu và phát triển trong tương lai.

VI. Hướng Phát Triển Tương Lai Cho Hệ Thống Thông Tin Lotte Mart

Một hệ thống thông tin không bao giờ là sản phẩm cuối cùng; nó cần được liên tục cải tiến và phát triển để thích ứng với sự thay đổi của công nghệ và yêu cầu kinh doanh. Đề tài "Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Siêu Thị Lotte Mart" đã đặt một nền móng vững chắc, nhưng vẫn còn rất nhiều tiềm năng để mở rộng và nâng cấp. Tương lai của hệ thống này có thể hướng tới việc tích hợp các công nghệ mới, mở rộng phạm vi chức năng và tăng cường khả năng phân tích dữ liệu kinh doanh. Việc đầu tư vào các hướng phát triển này sẽ giúp Lotte Mart không chỉ vận hành hiệu quả hơn mà còn tạo ra những trải nghiệm mua sắm vượt trội cho khách hàng, khẳng định vị thế dẫn đầu trên thị trường bán lẻ đầy cạnh tranh.

6.1. Tích hợp quản lý bán hàng đa kênh Omnichannel

Hiện tại, hệ thống tập trung vào xử lý đơn hàng nói chung. Hướng phát triển quan trọng tiếp theo là tích hợp và quản lý đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau: tại cửa hàng (hệ thống POS), website, ứng dụng di động, và các sàn thương mại điện tử. Việc xây dựng một nền tảng Omnichannel sẽ mang lại trải nghiệm liền mạch cho khách hàng và giúp Lotte Mart quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho và thông tin khách hàng.

6.2. Ứng dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo AI

Với lượng dữ liệu khổng lồ về giao dịch và khách hàng, hệ thống có thể được nâng cấp với các module phân tích dữ liệu kinh doanh (Business Intelligence - BI). Các công cụ này sẽ tự động tạo ra các báo cáo trực quan, phân tích hành vi mua sắm của khách hàng và dự báo xu hướng nhu cầu. Xa hơn nữa, việc ứng dụng AI có thể giúp tối ưu hóa quy trình logistics bằng cách gợi ý lộ trình giao hàng, tự động đề xuất nhập hàng dựa trên dự báo, và cá nhân hóa các chương trình khuyến mãi cho từng nhóm khách hàng.