CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Xã hội ngày càng phát triển đồng nghĩa với sự phát triển của hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao ở mọi lúc mọi nơi của con người. Trên thực tế, việc cung ứng sản phẩm đến người tiêu dùng hoàn toàn có thể được thực hiện bởi các Doanh nghiệp sản xuất.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả cũng như sự tất yếu của quá trình phân công lao động trong xã hội, hoạt động kinh doanh thương mại ra đời, phát triển và song hành cùng hoạt động sản xuất, hỗ trợ nhau trên con đường tối đa hóa lợi nhuận. Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông, phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hay giữa các quốc gia với nhau; nó làm cho nền kinh tế sôi động hơn, tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tiền tệ nhanh hơn và đáp ứng nhu cầu của con người cũng kịp thời hơn. Ngày nay, khi trào lưu hội nhập đang là cơ hội phát triển của mỗi Quốc gia và Việt Nam cũng đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức Thương mại Quốc tế thì hoạt động kinh doanh thương mại lại càng khẳng định được vai SV: Phạm Thị Hồng Chi 4 Lớp: K45/21.05 Luan van Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa trò cực kỳ quan trọng của nó. Thông qua hoạt động Ngoại thương, quan hệ bằng hữu giữa các quốc gia sẽ ngày càng thắt chặt không chỉ về Kinh tế mà cả về Chính trị.
Đó là nền tảng vững chắc cho một Thế giới hòa bình mà toàn nhân loại đều mong mỏi. Khác với hoạt động sản xuất, kinh doanh thương mại thực hiện lưu chuyển hàng hóa qua hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Trong đó, bán hàng là hoạt động chủ yếu quyết định đến kết quả kinh doanh của một Doanh nghiệp thương mại. Bán hàng Theo chuẩn mực số 14 (Quyết định số 149/2001 QĐ/BTC ban hành ngày 31/12/2001) – Bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào.
+ Về mặt kinh tế: bản chất của BH chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa, hàng hóa của Doanh nghiệp (DN) chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Lúc này, DN kết thúc một chu kỳ kinh doanh, tức là vòng chu chuyển vốn của DN được hoàn thành. + Về mặt tổ chức kỹ thuật: BH là quá trình kinh tế, bao gồm từ việc tổ chức đến thực hiện trao đổi mua bán thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Doanh nghiệp Thương mại (DNTM), thể hiện khả năng và trình độ của DN trong việc thực hiện mục tiêu của mình cũng như đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của Xã hội. SV: Phạm Thị Hồng Chi 5 Lớp: K45/21.05 Luan van Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa Ngày nay, khi mức sống của Xã hội ngày càng nâng cao, cơ cấu ngành trong nền Kinh tế cũng đang nghiêng về khu vực Thương mại - Dịch vụ thì Bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và có ý nghĩa sống còn không chỉ đối với sự tồn tại của DN mà còn cả sự phát triển chung của toàn bộ nền Kinh tế Xã hội.
+Đối với DN: Hoạt động BH là điều kiện tiên quyết giúp DN tồn tại và phát triển. Thông qua BH, DN vừa có thể khẳng định được vị thế của mình trên thị trường vừa có Doanh thu (DT) để bù đắp các Chi phí (CP) và mang lại lợi nhuận. Đồng thời, DN có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất giữa DN với Nhà nước thông qua các khoản thuế, giữa DN với người lao động thông qua tiền lương, các khoản ưu đãi và giữa DN với chủ DN thông qua lợi nhuận. +Đối với nền Kinh tế Quốc dân: Việc thực hiện tốt khâu BH là điều kiện để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa và lưu thông tiền tệ, giúp cho quá trình chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền.
Bán hàng còn là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn Xã hội nói chung. Như vậy, bản chất của quá trình bán hàng được thể hiện bởi những đặc điểm sau đây: + Có sự thỏa thuận trao đổi giữa người mua và người bán: thuận mua vừa bán, người mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền (thanh toán chậm) + Có sự chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro từ người bán chuyển sang người mua. + Trong quá trình bán hàng, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một lượng hàng và nhận lại của khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh.
SV: Phạm Thị Hồng Chi 6 Lớp: K45/21.05 Luan van Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa Tóm lại, bán hàng giống như “sợi dây” gắn doanh nghiệp với thị trường, giúp doanh nghiệp có thể phát hiện nắm bắt được nhu cầu thị trường, từ đó tìm được cơ hội kinh doanh để mở rộng và phát triển. Xác định kết quả bán hàng Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh tế đã được thực hiện một thời kỳ nhất định, được xác định trên cơ sở tổng hợp tất cả các kết quả của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong DN. Kết quả kinh doanh của DN được xác định theo từng kỳ kế toán (tháng, quý, năm) là phần chênh lệch giữa tổng DT và tổng CP của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán đó. Trong một DN thuần về hoạt động thương mại thì kết quả kinh doanh cũng đồng thời là kết quả bán hàng của DN đó.
Khi nền kinh tế thị trường đang ngày một phát triển, ngoại trừ một số DN hoạt động vì mục đích chính trị như: tổ chức từ thiện, công tác xã hội… thì hầu hết DN đều có mục tiêu lợi nhuận. Lợi nhuận là chỉ tiêu chất lượng để đánh giá kết quả hoạt động và mức độ tích cực trên các mặt của DN. Có thể nói, lợi nhuận là yếu tố mang tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của DN ở hiện tại cũng như trong tương lai. Bởi lẽ: + Lợi nhuận là nguồn tích lũy nhằm đảm bảo cho DN tái sản xuất mở rộng, cải thiện và từng bước nâng cao đời sống của người lao động cũng như các cá nhân tham gia góp vốn cổ phần, góp vốn liên doanh liên kết.
+ Lợi nhuận cũng là nguồn để DN thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc đóng thuế và các khoản đóng góp khác. Nói tóm lại, việc xác định kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng nói riêng là việc làm vô cùng cần thiết, giúp DN có những nhìn nhận chính SV: Phạm Thị Hồng Chi 7 Lớp: K45/21.05 Luan van Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa xác hơn về năng lực của mình để có kế hoạch cụ thể đưa DN không những ngày càng đứng vững mà còn vươn xa hơn trên thị trường trong nước và quốc tế. Sự cần thiết quản lý và yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Sự cần thiết quản lý quá trình Bán hàng và xác định Kết quả bán hàng Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh nói chung và xác định kết quả bán hàng nói riêng là rất quan trọng.
Do vậy, việc tổ chức tốt hệ thống quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong việc cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn. Trong một DNTM, kết quả kinh doanh của DN chủ yếu là kết quả của quá trình bán hàng, chính vì vậy, đây có thể được coi là phần thu nhập lớn nhất của DN nhằm bù đắp chi phí đã bỏ ra và đạt được mục tiêu lợi nhuận. Do đó, để có được mức lợi nhuận tối đa, đáp ứng được yêu cầu, kế hoạch lợi nhuận đã vạch sẵn thì quản lý quá trình bán hàng là một việc làm tất yếu phải thực hiện. Quá trình phát triển của nhân loại đã chỉ rõ, phương pháp quản lý tốt nhất, hiệu quả nhất và khoa học nhất đó là thu thập, xử lý và ghi chép những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính hay nói cách khác đó chính là phương pháp hạch toán kế toán; vì “ Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức ” (Ronald.
SV: Phạm Thị Hồng Chi 8 Lớp: K45/21.05 Luan van Học Viện Tài Chính Luận văn cuối khóa 1. Yêu cầu quản lý quá trình Bán hàng và xác định Kết quả bán hàng Trong quá trình bán hàng, tài sản của DN chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Do đó, để quản lý nghiệp vụ bán hàng, các DNTM cần phải quản lý cả hai mặt: tiền và hàng. Cụ thể là: - Quản lý về số lượng hàng tiêu thụ: Cần nắm rõ số lượng từng loại hàng hóa tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ, lượng đã tiêu thụ và lượng dự trữ hợp lý.Thường xuyên có sự đối chiếu giữa kỳ kế toán hàng hóa và thủ kho để quản lý chính xác lượng hàng luân chuyển cũng như tồn kho.
- Quản lý về doanh thu bán hàng hóa: đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của DN đối với Nhà nước, đồng thời là cơ sở xác định chính xác kết quả kinh doanh của DNTM. Việc quản lý về DT trong trường hợp này cũng tương đương với việc quản lý về giá bán. DN cũng cần phải có những chính sách giá phù hợp để vừa đảm bảo được tính cạnh tranh lại vừa tránh tình trạng ứ đọng vốn. Trong nền Kinh tế thị trường, quản lý DT bao gồm: + Quản lý DT thực tế: DT thực tế là DT được tính theo giá bán ghi trên hóa đơn hoặc ghi trên hợp đồng bán hàng.