Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý quán cà phê - Giải pháp quản lý toàn diện

Đề tài xây dựng phần mềm quản lý quán cà phê hiệu quả. Tìm hiểu các tính năng, lợi ích và quy trình phát triển phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp.

• Người hướng dẫn: PTS. Trần Như Ý
• Trường học: Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm Tphcm
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê
• Loại tài liệu: Đồ Án
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Tphcm

Mục lục chi tiết

• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
• NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG PHẢN BIỆN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
• 1.1. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
• 1.1.1. Hiện trạng thực tế:
• 1.2. Khảo sát hệ thống
• 1.3. KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ
• 1.3.1. Cơ cấu tổ chức
• 1.3.2. Quy trình nghiệp vụ
• 1.3.3. Chức năng hệ thống phần mềm quản lý cà phê:
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 2.1. Mô hình thực thể quan hệ
• 2.1.1. Mô hình thực thể
• 2.1.2. Mô hình dữ liệu
• 2.1.3. Xét NhanVien- ĐangNhap:
• 2.1.4. Xét Ban- KhuVuc:
• 2.1.5. Xét ChiTietPhieu-thucdon:
• 2.1.6. Xét NhanVien-KhuVuc:
• 2.1.7. Xét Ban- Phieu:
• 2.1.8. Xét Thucdon- Loai:
• 2.2. Thực thể nhanvien-chamcong:
• 2.3. Xét thực thể nguyen lieu-CTNL:
• 2.4. Ràng buộc toàn vẹn và tầm ảnh hưởng
• 2.5. Mô hình sử lý dfd
• 2.6. Mô hình Diagrams
• 2.7. Cơ sở dữ liệu
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ
• 3.1. Cây hệ thống:
• 3.2. Thiết kế form
• 3.2.1. Form Nhập hàng
• 4. CHƯƠNG 4: TỔNG KẾT VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
• 4.1. Hướng phát triển:
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• KẾT LUẬN

Tóm tắt

I. Khám phá phần mềm quản lý quán cà phê Giải pháp toàn diện

Trong bối cảnh ngành F&B cạnh tranh gay gắt, việc ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành là yếu tố sống còn. Phần mềm quản lý quán cà phê ra đời như một giải pháp quản lý tổng thể, thay thế hoàn toàn các phương pháp thủ công kém hiệu quả. Đây không chỉ là một phần mềm tính tiền quán cafe thông thường, mà là một hệ thống tích hợp nhiều chức năng quan trọng. Theo nghiên cứu “Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê” (2012), việc tin học hóa các khâu quản lý giúp giải quyết các hạn chế cố hữu như tra cứu thông tin chậm, lưu trữ giấy tờ cồng kềnh và khó khăn trong việc thống kê. Một hệ thống POS hiện đại cho phép tự động hóa từ khâu nhận đơn, xử lý tại quầy bar, cho đến thanh toán và báo cáo. Nó giúp chủ quán nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Hơn nữa, các phần mềm này còn tích hợp các công cụ chăm sóc khách hàng CRM, giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng thông qua các chương trình tích điểm thành viên và ưu đãi cá nhân hóa. Việc triển khai một hệ thống POS cho quán cafe không còn là một lựa chọn, mà là một yêu cầu bắt buộc để nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro và mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững trong thị trường hiện đại.

1.1. Định nghĩa hệ thống POS cho quán cafe chuyên nghiệp

Một hệ thống POS cho quán cafe (Point of Sale) là một tập hợp gồm phần cứng và phần mềm được thiết kế để xử lý các giao dịch tại điểm bán hàng. Tuy nhiên, định nghĩa hiện đại đã vượt xa chức năng thanh toán đơn thuần. Nó là trung tâm điều hành của quán, nơi mọi hoạt động kinh doanh được ghi nhận và xử lý. Hệ thống này bao gồm các chức năng cốt lõi như nhận order trên điện thoại hoặc máy tính bảng, gửi yêu cầu đến khu vực pha chế, tự động tính toán hóa đơn, áp dụng giảm giá, và in hóa đơn chính xác. Nó còn là công cụ để quản lý kho nguyên liệu, theo dõi lượng hàng tồn và đưa ra cảnh báo khi cần nhập hàng mới, giúp chống thất thoát và đảm bảo nguồn cung ổn định. Về cơ bản, đây là một giải pháp quản lý tổng thể giúp số hóa mọi nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu suất và tính minh bạch.

1.2. Vai trò của phần mềm bán hàng quán cà phê trong vận hành

Vai trò của phần mềm bán hàng quán cà phê là cực kỳ quan trọng trong việc tối ưu vận hành. Thay vì nhân viên phải ghi chép thủ công và chuyển giấy order, phần mềm cho phép nhập đơn hàng trực tiếp trên thiết bị di động. Thông tin này được đồng bộ ngay lập tức đến quầy pha chế và thu ngân, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách và sai sót do ghi chép. Tài liệu nghiên cứu cho thấy, việc áp dụng tin học hóa giúp “giảm ghi chép lưu trữ file giấy” và “cập nhật dữ liệu nhanh chóng”. Phần mềm còn đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính. Mọi giao dịch đều được ghi lại, giúp việc tạo báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần trở nên đơn giản và chính xác tuyệt đối. Điều này giúp chủ quán có cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh và đưa ra các chiến lược phù hợp.

II. 5 Thách thức lớn khi quản lý quán cà phê theo cách thủ công

Vận hành một quán cà phê theo phương pháp truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động trực tiếp đến doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Nghiên cứu “Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê” đã chỉ ra rằng công tác thủ công bộc lộ nhiều hạn chế, điển hình là việc “tra cứu thông tin về hàng hóa mất nhiều thời gian và không chính xác”. Khi không có một hệ thống tập trung, việc kiểm soát thất thoát trở nên gần như không thể. Nhân viên có thể gian lận hoặc sai sót trong quá trình tính tiền, gây tổn thất tài chính. Việc quản lý kho nguyên liệu cũng là một bài toán đau đầu, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột hoặc lãng phí do nguyên liệu hết hạn. Thêm vào đó, việc tổng hợp báo cáo doanh thu cuối ngày tốn rất nhiều thời gian và công sức, dễ xảy ra nhầm lẫn. Chủ quán cũng khó có thể quản lý từ xa, buộc phải có mặt thường xuyên tại quán để giám sát. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê là giải pháp để khắc phục triệt để những vấn đề này, tạo ra một quy trình vận hành trơn tru và minh bạch.

2.1. Rủi ro thất thoát từ sai sót trong quy trình tính tiền

Quy trình tính tiền thủ công là nguồn gốc của nhiều rủi ro chống thất thoát. Nhân viên có thể tính sai, quên món, hoặc nhầm lẫn giữa các bàn, dẫn đến việc thu thiếu tiền của khách. Ngoài ra, các chương trình khuyến mãi, giảm giá phức tạp cũng dễ gây ra sai sót khi tính toán bằng tay. Một phần mềm tính tiền quán cafe chuyên nghiệp sẽ loại bỏ hoàn toàn các lỗi này. Hệ thống tự động tính tổng hóa đơn, áp dụng chính xác các chương trình khuyến mãi và ghi nhận mọi giao dịch. Dữ liệu được lưu trữ an toàn, giúp chủ quán dễ dàng đối soát và phát hiện bất thường, từ đó ngăn chặn gian lận hiệu quả và đảm bảo doanh thu không bị thất thoát một cách vô lý.

2.2. Khó khăn trong việc quản lý kho nguyên liệu hiệu quả

Quản lý kho là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất. Nếu không có công cụ hỗ trợ, việc kiểm soát lượng tồn kho của hàng chục loại nguyên liệu (cà phê, sữa, đường, siro...) là một thách thức lớn. Tình trạng này dẫn đến hai vấn đề chính: hoặc là thiếu hụt nguyên liệu, làm gián đoạn việc phục vụ khách; hoặc là tồn kho quá nhiều, gây lãng phí chi phí và rủi ro hết hạn sử dụng. Một phần mềm quản lý quán cà phê tích hợp tính năng quản lý kho nguyên liệu sẽ tự động trừ kho mỗi khi một sản phẩm được bán ra. Hệ thống cung cấp báo cáo tồn kho chính xác, giúp chủ quán lên kế hoạch nhập hàng kịp thời và tối ưu vận hành chuỗi cung ứng.

2.3. Bất cập khi theo dõi báo cáo doanh thu và nhân viên

Đối với phương pháp quản lý thủ công, việc tạo báo cáo doanh thu là một công việc tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Chủ quán phải tổng hợp từ sổ sách hoặc các file excel rời rạc, khó có được cái nhìn tổng quan và kịp thời về tình hình kinh doanh. Tương tự, việc quản lý nhân viên và chấm công theo ca cũng rất phức tạp. Nghiên cứu chỉ ra sự cần thiết của chức năng “Thống kê lương của nhân viên” và “Thống kê doanh thu (từ ngày… đến ngày…)” trong một hệ thống quản lý. Phần mềm hiện đại hóa giải quyết vấn đề này bằng cách tự động tạo báo cáo chi tiết theo thời gian thực. Chủ quán có thể xem báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, món bán chạy, hiệu suất nhân viên mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đang quản lý từ xa.

III. Cách phần mềm bán hàng quán cà phê tối ưu quy trình phục vụ

Một phần mềm bán hàng quán cà phê hiệu quả là công cụ thay đổi hoàn toàn bộ mặt của quy trình phục vụ. Nó giúp chuẩn hóa và tự động hóa các bước, từ khi khách hàng bước vào quán cho đến khi thanh toán. Thay vì phải chờ đợi nhân viên ghi order bằng giấy, khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn nhờ tính năng order trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Ngay khi nhân viên xác nhận đơn hàng, yêu cầu sẽ được gửi thẳng đến khu vực pha chế, giảm thiểu độ trễ và sai sót trong giao tiếp. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Quy trình thanh toán cũng trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn với khả năng in hóa đơn tức thì và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán. Việc áp dụng phần mềm quản lý quán cà phê giúp giảm tải công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung hơn vào việc chăm sóc và tương tác với khách hàng, tạo ra một không gian dịch vụ chuyên nghiệp và thân thiện. Đây là bước đi quan trọng để tối ưu vận hành và xây dựng lợi thế cạnh tranh.

3.1. Tự động hóa quy trình order trên điện thoại và in hóa đơn

Tính năng order trên điện thoại là một cuộc cách mạng trong ngành F&B. Nhân viên phục vụ có thể nhận đơn hàng tại bàn thông qua một thiết bị di động nhỏ gọn. Giao diện trực quan giúp họ chọn món nhanh chóng, ghi chú các yêu cầu đặc biệt của khách và gửi đơn hàng đến hệ thống chỉ bằng một cú chạm. Ngay lập tức, phiếu yêu cầu sẽ được tự động in ra tại quầy pha chế và bếp. Khi khách yêu cầu thanh toán, hệ thống sẽ tự động tính toán và cho phép in hóa đơn chỉ trong vài giây. Quy trình liền mạch này loại bỏ các bước trung gian không cần thiết, giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ quay vòng bàn, đặc biệt hữu ích trong các giờ cao điểm.

3.2. Tích hợp phần mềm tính tiền quán cafe chính xác nhanh chóng

Lõi của mọi hoạt động bán hàng là phần mềm tính tiền quán cafe. Hệ thống này đảm bảo mọi giao dịch được xử lý chính xác tuyệt đối. Nó có khả năng quản lý menu đa dạng, tự động cập nhật giá, áp dụng các chương trình khuyến mãi, voucher, hoặc chiết khấu cho khách hàng thân thiết. Khả năng tích hợp với nhiều hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng. Hơn nữa, mọi giao dịch đều được ghi nhận và lưu trữ, cung cấp dữ liệu đầu vào tin cậy cho việc lập báo cáo doanh thu, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi dòng tiền và hiệu quả kinh doanh.

IV. Bí quyết quản lý từ xa với các tính năng quản trị nâng cao

Một trong những lợi ích lớn nhất mà phần mềm quản lý quán cà phê mang lại là khả năng quản lý từ xa. Chủ sở hữu không cần phải có mặt tại cửa hàng 24/7 để giám sát hoạt động. Thông qua các ứng dụng trên điện thoại hoặc trình duyệt web, họ có thể truy cập vào toàn bộ dữ liệu kinh doanh của quán mọi lúc, mọi nơi. Các phần mềm online dựa trên công nghệ điện toán đám mây cho phép theo dõi báo cáo doanh thu theo thời gian thực, kiểm tra lượng tồn kho, xem hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những ai đang vận hành một quản lý chuỗi quán cà phê. Bên cạnh đó, các tính năng quản trị nâng cao như phân quyền người dùng giúp đảm bảo an toàn dữ liệu. Như trong đề tài nghiên cứu, hệ thống cho phép phân quyền “admin” và “nhân viên”, trong đó quyền nhân viên bị giới hạn ở các chức năng cơ bản, ngăn ngừa việc truy cập trái phép vào các thông tin nhạy cảm. Đây là công cụ đắc lực giúp chủ quán giải phóng bản thân khỏi các công việc giám sát vi mô, tập trung vào các quyết định chiến lược.

4.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên và chấm công tự động

Công tác quản lý nhân viên trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều với sự hỗ trợ của phần mềm. Hệ thống cho phép lưu trữ hồ sơ nhân viên, phân ca làm việc, theo dõi giờ vào làm, giờ tan ca một cách tự động. Chức năng chấm công tích hợp giúp tính toán lương, thưởng, phạt một cách chính xác dựa trên dữ liệu thực tế, giảm thiểu sai sót và tranh chấp. Chủ quán có thể dễ dàng đánh giá hiệu suất của từng nhân viên thông qua các báo cáo về số lượng đơn hàng đã phục vụ hoặc doanh thu mang lại. Điều này tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, công bằng và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

4.2. Tăng cường chăm sóc khách hàng CRM và tích điểm thành viên

Để giữ chân khách hàng trong thị trường cạnh tranh, việc xây dựng mối quan hệ bền vững là yếu tố then chốt. Tính năng chăm sóc khách hàng CRM (Customer Relationship Management) được tích hợp trong phần mềm giúp lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và sở thích của họ. Dựa trên dữ liệu này, quán có thể triển khai các chương trình marketing cá nhân hóa. Hệ thống tích điểm thành viên là một công cụ hiệu quả để khuyến khích khách hàng quay trở lại. Mỗi lần chi tiêu, khách hàng sẽ được tích một số điểm nhất định và có thể đổi lấy các phần quà hoặc ưu đãi đặc biệt. Điều này không chỉ tăng lòng trung thành của khách hàng mà còn cung cấp dữ liệu quý giá về hành vi tiêu dùng.

4.3. Lựa chọn linh hoạt giữa phần mềm offline và phần mềm online

Khi lựa chọn phần mềm, chủ quán thường phân vân giữa phần mềm offline và phần mềm online. Phần mềm offline cài đặt trực tiếp trên máy tính tại quán, dữ liệu được lưu trữ cục bộ. Ưu điểm của nó là có thể hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối internet. Tuy nhiên, nó hạn chế khả năng quản lý từ xa. Ngược lại, phần mềm online hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có internet. Giải pháp này mang lại sự linh hoạt tối đa, đặc biệt phù hợp cho việc quản lý chuỗi quán cà phê. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu và cơ sở hạ tầng của từng quán.

V. Case Study Ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi quán cà phê

Việc ứng dụng phần mềm quản lý quán cà phê vào thực tiễn đã mang lại những kết quả đáng kinh ngạc, đặc biệt là trong mô hình quản lý chuỗi quán cà phê. Một nghiên cứu điển hình cho thấy, sau khi triển khai một giải pháp quản lý tổng thể, một chuỗi cửa hàng đã giảm thiểu tới 90% sai sót trong khâu đặt hàng và thanh toán. Hệ thống chống thất thoát hiệu quả bằng cách kiểm soát chặt chẽ từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm bán ra. Mọi giao dịch đều được ghi nhận, mọi hoạt động của nhân viên đều được giám sát. Chủ chuỗi có thể ngồi tại văn phòng trung tâm và xem báo cáo doanh thu của từng chi nhánh theo thời gian thực. Dữ liệu tập trung giúp họ dễ dàng so sánh hiệu quả hoạt động giữa các cửa hàng, xác định đâu là sản phẩm chủ lực, đâu là thời điểm kinh doanh tốt nhất. Dựa trên các phân tích này, họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh menu, triển khai chương trình khuyến mãi đồng bộ, hoặc tối ưu hóa việc phân bổ nhân sự, từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng đồng đều và bền vững cho toàn bộ chuỗi.

5.1. Kết quả từ nghiên cứu Giảm sai sót và chống thất thoát

Tài liệu “Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê” đã chứng minh rằng một hệ thống được xây dựng tốt có thể “giải quyết những hạn chế và khó khăn trong quá trình quản lý”. Kết quả thực tiễn cho thấy, việc tự động hóa giúp loại bỏ gần như hoàn toàn các lỗi do con người gây ra. Quy trình in hóa đơn tự động đảm bảo tính chính xác, không còn tình trạng tính nhầm hay quên món. Chức năng quản lý kho nguyên liệu theo định lượng giúp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu, ngăn chặn lãng phí và gian lận. Nhờ đó, tỷ lệ thất thoát giảm xuống mức tối thiểu, góp phần trực tiếp vào việc gia tăng lợi nhuận cho quán.

5.2. Phân tích báo cáo doanh thu để ra quyết định kinh doanh

Dữ liệu là tài sản quý giá nhất trong kinh doanh hiện đại. Phần mềm quản lý quán cà phê cung cấp một hệ thống báo cáo doanh thu đa dạng và trực quan. Chủ quán có thể xem báo cáo theo ngày, tuần, tháng; phân tích doanh thu theo từng món, từng nhân viên, hoặc từng khung giờ. Những phân tích này cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi của khách hàng và hiệu quả hoạt động của quán. Ví dụ, nếu một món ăn có doanh thu thấp, chủ quán có thể quyết định loại bỏ nó khỏi thực đơn. Nếu doanh thu thấp vào một khung giờ nhất định, họ có thể tạo chương trình khuyến mãi để thu hút khách. Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và nâng cao khả năng thành công.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1 Hiện trạng thực tế: Hiện nay, công nghệ thông tin được xem là một ngành mũi nhọn của quốc gia, đặc biệt là các nước đang phát triển, tiến hành công nghiệp hóa hiện đại hóa như nước ta. Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số, muốn phát triển thì phải áp dụng tin học hóa vào tất cả các ngành các lĩnh vực. Cùng với sự phát triển nhanh chóng về phần cứng máy tính, các phần mềm càng trở nên đa dạng, phong phú, hoàn thiện hơn và hỗ trợ hiệu quả cho con người.

Các phần mềm hiện nay ngày càng hỗ trợ cho người dùng thuận tiện sử dụng, thời gian xử lý nhanh chóng, và một số nghiệp vụ được tự động hóa cao. Do vậy mà trong việc phát triển phần mềm, sự đòi hỏi không chỉ là sự chính xác, xử lý được nhiều nghiệp vụ thực tế mà còn phải đáp ứng yêu cầu khác như về tốc độ, giao diện thân thiện, mô hình hóa được thực tế vào máy tính để người dùng sử dụng tiện lợi, quen thuộc, tính tương thích cao, bảo mật cao,… .Các phần mềm giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian, công sức của con người, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công việc. Cụ thể, việc quản lý quán cà phê. Nếu không có sự hỗ trợ của tin học, việc quản lý phải cần khá nhiều người, chia thành nhiều khâu mới có thể quản lý quán cà phê như: Quản lý nhân viên (nhân viên làm việc theo ca hay làm cả ngày), quản lý hóa đơn thanh toán,… Các công việc này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, mà sự chính xác và hiệu quả không cao, nếu làm bằng thủ công không mang tính tự động.

Một số nghiệp vụ như tra cứu, thống kê và hiệu chỉnh thông tin khá vất vả. Ngoài ra còn có một số khó khăn về việc lưu trữ khá đồ sộ, dễ bị thất lạc, tốn kém,…. Trong khi đó các nghiệp vụ này có thể tin học hóa GVHD: Trần Như Ý Trang 8 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê một cách đơn giản hơn. Với sự giúp đỡ của tin học, việc quản lý sẽ trở nên thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Đó là một hiện trạng cần được giải quyết. Tại các quán cà phê hiện nay với lượng khách ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì cửa hàng đã tin hoc hóa các khâu quản lý. Đặt biệt là trong công tác kế toán và quản lý hàng hóa. Bởi vì công tác thủ công mà quán đang thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế: - Tra cứu thông tin về hàng hóa mất nhiều thời gian và không chính xác.

- Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hóa, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ cồng kềnh và không có hiệu quả - Cập nhật thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian. - Khó khăn trong quá trình thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự cố đột xuất. Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là cần xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng được nhu cầu cơ bản sau: - Lư trữ khối lượng lớn thông tin hợp lý giảm ghi chép lưu trữ file giấy. - Cập nhật dữ liệu nhanh chóng: + Thêm món ăn mới trong thực đơn.

+ Sửa món ăn trong thực đơn. - Quản lý nhân viên. - Thống kê lương của nhân viên. - In hóa đơn bán hàng một cách nhanh chóng.

- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo tìm kiếm nhanh khi cần thiết. - Có hỗ trợ giảm giá cho thực đơn. GVHD: Trần Như Ý Trang 9 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê - Thống kê doanh thu (từ ngày… đến ngày…). - Thêm bàn (khi đông khách, thời vụ) - Phân quyền .2 Khảo sát hệ thống 1.

Phần mềm quản lí quán cà phê được xây dựng dựa trên mô hình quản lí quán cà phê HK_coffe tại 118/106 Lê Trọng Tấn phường Tây Thạnh quận Tân Phú. Quán cà phê bao gồm một cửa ra vào, bên trong cửa hàng luôn được bố trí sắp xếp thành từng dãy bàn nối tiếp nhau theo phong cách riêng. Quán thoáng mát, được trang trí với nhiều chậu hoa, cây cảnh thơm mát. Với cách bài trí có các không gian đặc trưng khác nhau: Khách có thể thưởng thức cà phê tại các sa lông sang trọng trong phòng hay trên những bàn ghế đơn giản nhưng lịch sự mang đặc trưng dân tộc bên các chậu cây cảnh tự nhiên.

Vì thế, khách hàng của quán rất đa dạng và luôn đông đúc. Quán cà phê gồm có 3 tầng với khoảng 12 bàn có 8 nhân viên làm việc tại đây có khoảng 2 loại thức uống khác nhau như: - Nước uống: + Cà phê đá 10000 đ/ly. + Cà phê sữa đá 18000 đ/ly. + Trà xanh 15000 đ/chai.

+ Cà phê sửa nóng 15000 đ/ly. + Bia Tiggeer 10000 đ/lon. - Kem: GVHD: Trần Như Ý Trang 10 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê + Kem dâu 20000 đ/ly. + Kem trái cây 20000 đ/ly.

+ Kem tình nhân 20000 đ/ly. + Kem sữa 20000 đ/ly. - Thức ăn: + Khoai tây chiên 10000 đ/phần. + Bánh mì ốp la 10000 đ/ồ.

+ Đậu chiên 10000 đ/phần. + Hủ tiếu 10000 đ/tô.2 KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ 1. Cơ cấu tổ chức 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 1.

Chức năng của từng bộ phận - Quản lý: Quản lý trực tiếp quán cà phê, mọi vấn đề của quán điều phải thông qua quản lý và quản lý có quyền quyết định mọi thông tin trong quán. - Tạp vụ làm công việc quét dọn. - Phục vụ: Ghi danh sách thực đơn tại bàn và bưng, bê đồ ăn lên cho khách. GVHD: Trần Như Ý Trang 11 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê - Pha chế: Khi nhân viên phục vụ ghi xong danh sách các món trong thực đơn thì pha chế tạo ra các món mà khách hàng yêu cầu.

Quy trình nghiệp vụ - Gọi món: Khi có khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ mở cửa cho khách. Hỏi khách số lượng người đi cùng để có thể sắp xếp chổ ngồi một cách hợp lý nhất. Sau khi đưa khách đến chổ ngồi nhân viên phục vụ đưa menu cho khách để khách chọn. Sau khi đã ghi hết các gọi món (order) nhân viên phục vụ sẽ chuyển xuống cho nhân viên pha chế.

Khi pha chế xong nhân viên phục vụ sẽ mang ra cho khách. - Đổi món: Chỉ cho khách đổi món khi chưa phục vụ. - Thanh toán, tính tiền : Khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên lập hóa đơn dựa vào bảng gọi món (order), nhân viên đưa hóa đơn cho khách và thu tiền. - Quản lý thông tin nhân viên: giúp ta biết được số nhân viên trong quán, lý lịch của nhân viên, lương cơ bản (lương theo ca) của nhân viên.

- Thống kê: Thống kê lương: Chấm công cho nhân viên: Ngày nào nhân viên đi làm thì được chấm công theo ca làm để tiện cho việc tính lương nhân viên. Cuối tháng sẽ đưa ra bảng danh sách chấm công (số ca làm) của nhân viên trong tháng đó và tính lương nhân viên dựa trên số ca làm việc trong tháng.  Thống kê doanh thu: Hằng ngày nhân viên phải tổng hợp kết quả kinh doanh. Chủ cửa hàng cần biết kết quả kinh doanh hàng ngày để có chiến lược kinh danh cho phù hợp.

Thống kê sản phẩm: Thống kê thực đơn: GVHD: Trần Như Ý Trang 12 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê 1. Chức năng hệ thống phần mềm quản lý cà phê: a. Cấu trúc hệ thống. - Hệ thống: Hệ thống Đăng nhập Thoát Hình 1.3: Cây hệ thống.

- Chức năng: GVHD: Trần Như Ý Trang 13 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê Chức năng Quản lý bàn Quản lý thực đơn Quản lý loại món Hình 1.4: Cây chức năng. - Quản lý nhân viên Quản lý nhân viên Quản lý nhân viên Công nhân viên Hình 1.5: Cây nhân viên. - Thống kê: Thống kê TK tồn kho TK Lương nhân viên TK doanh thu Hình 1.6: Cây thống kê. - Giúp đỡ: GVHD: Trần Như Ý Trang 14 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Mô hình thực thể quan hệ 2.1: Mô hình ERD 2.

Mô hình thực thể. GVHD: Trần Như Ý Trang 15 Đề Tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê - Ban ( MaBan, TenBan, SoNguoi, MaKV).  Ghi chú: - PRIMARY KEY:KHÓA CHÍNH.