Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.
Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự. Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học dùng trong phần mềm quản lý nhân sự Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software).
Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc. Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP).
Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet 6 Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau).
Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người.
Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). 7 Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.
Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các Trạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: +Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần 1 Gb.
Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).
Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính: ➢ Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk). ➢ Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi.
Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống 8 trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router). Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định. Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh.
Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML Một số thuật ngữ tin học sử dụng trong phần mềm quản lý nhân sự: • Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích bài toán cụ thể. • Bảng ( Table): Dùng để lưu dữ liệu.
Gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của một chủ thể. • Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng. • Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin. • Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.
Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp thành 3 dạng chính: - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…) - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi). - Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…) Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.
Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý”và “Quản trị” vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự chăm sóc, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế phát triển. Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý: - Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”.1 1 Thuyết quản lý cổ điển 10 - Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 9; 29].
- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” [ 9; 25]. - Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”[7; 4].