Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng tin học vào công tác quản trị tại các cơ quan, tổ chức là yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Quản lý nhân sự là hoạt động then chốt liên quan đến hoạch định nguồn nhân lực, phân tích thiết kế công việc, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển, từ đó tạo ra khối lượng dữ liệu quản lý rất lớn. Trước đây, phương pháp quản lý thủ công bộc lộ nhiều hạn chế: tốn thời gian, công sức, chi phí, khó khăn khi tra cứu hồ sơ và dễ dẫn đến tình trạng sai sót, thất lạc thông tin đối với các đơn vị có quy mô hàng trăm đến hàng nghìn cán bộ.

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, công tác quản lý nhân sự đã bước đầu áp dụng phần mềm nhưng hệ thống hiện hữu chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tiễn và đòi hỏi của nhà quản lý. Nhằm chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, tác giả Tô Thảo Nguyên đã thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị nhân lực với tên gọi: "Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội".

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.
  2. Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, phân tích và đánh giá công tác quản lý nhân sự cùng thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
  3. Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý nhân sự tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự.
  2. Nghiên cứu vai trò của nhân sự đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  3. Phân tích thực tế tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về quá trình quản lý nhân sự, quá trình ứng dụng tin học và hiệu quả mang lại.
  4. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý từ thực trạng tại Trường.
  5. Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và đưa vào thử nghiệm thực tế tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự trong phạm vi quản lý cán bộ, viên chức của một cơ quan cụ thể.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu giới hạn tại khu vực cơ sở chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (tại Hà Nội), không bao gồm 02 cơ sở đào tạo trực thuộc tại Miền Trung (Quảng Nam) và Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Thời điểm khảo sát và xây dựng phần mềm trong năm 2018.

Giả thuyết nghiên cứu:

  1. Nếu ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự được thực hiện dễ dàng, đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp hoạt động của cơ quan diễn ra thông suốt, hiện đại hơn.
  2. Nếu bài nghiên cứu được đưa vào khai thác, ứng dụng phục vụ cho quá trình quản lý thì sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự của Trường được hoàn thiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu suất cao trong công việc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết và văn bản pháp lý

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên việc tiếp cận các quan niệm quản lý học kinh điển và các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Khái niệm quản lý và quản trị nhân sự: Tác giả dẫn chứng quan điểm của Mary Parker Follet ("Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác"), Harold Koontz và Cyril O'Donnell ("Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm"), cùng giáo trình của Nguyễn Minh Đạo. Quản lý nhân sự được xác định là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động của một tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả.
  • Thuật ngữ tin học ứng dụng: Khóa luận hệ thống hóa các định nghĩa kỹ thuật cơ bản gồm: phần cứng (hardware), phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng (software), mạng máy tính, mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Internet, World Wide Web (WWW), thư điện tử (email), cùng các đối tượng trong cơ sở dữ liệu quan hệ như Bảng (Table), Mẫu hỏi (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report).
  • Cơ sở pháp lý:
    • Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
    • Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
    • Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (Mẫu 2C-BNV/2008).
    • Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.
    • Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.
    • Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ban hành Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp bốn phương pháp nghiên cứu chuyên ngành:

  1. Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn thực tế để làm cơ sở đánh giá, phân tích nghiệp vụ và xây dựng giải pháp phần mềm.
  2. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các giáo trình quản trị, tài liệu tin học quản lý, văn bản quy phạm pháp luật nhằm xây dựng nền tảng lý luận.
  3. Phương pháp khảo sát trực tiếp: Tiếp cận trực tiếp hoạt động quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để nắm bắt các quy trình, biểu mẫu báo cáo và nhu cầu của cán bộ phụ trách.
  4. Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa: Phân tích, chuẩn hóa các nguồn tài liệu và quy định văn bản thành luồng dữ liệu, bảng dữ liệu và tiêu chí quản lý phục vụ cho khâu thiết kế hệ thống.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu thứ cấp: Các văn bản pháp lý của Chính phủ, Bộ Nội vụ, các quyết định thành lập và quy chế tổ chức hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua các thời kỳ (1971, 2005, 2011).
  • Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức (Ban Giám hiệu, 09 phòng chức năng, 09 khoa đào tạo, 06 đơn vị nghiên cứu/dịch vụ, 03 cơ sở đào tạo trực thuộc), quy trình quản lý hồ sơ và các yêu cầu báo cáo định kỳ của chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ.

Thiết kế và triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Lựa chọn nền tảng công nghệ

Phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng trên nền tảng Microsoft Access thuộc bộ Microsoft Office. Việc lựa chọn công cụ này xuất phát từ các lý do thực tiễn:

  • Là tiện ích phổ biến, được tích hợp sẵn trên các máy tính văn phòng chạy hệ điều hành Windows.
  • Giao diện làm việc thân thiện, có hệ thống nút lệnh và thanh công cụ tương đồng với Microsoft Word và Microsoft Excel.
  • Hỗ trợ cơ chế tự sinh mã lệnh (Code Wizard), cho phép người làm công tác quản lý không chuyên sâu về lập trình vẫn có thể thiết lập các tính năng xử lý nghiệp vụ.
  • Hỗ trợ hiển thị nhãn tiếng Việt (Label), phân quyền truy cập, bảo mật và kết xuất dữ liệu hai chiều nhanh chóng với bảng tính Excel.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu và liên kết bảng

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu được tổ chức thành 20 bảng (Table) chuyên biệt, có thiết lập khóa chính (Primary Key) và mối quan hệ 1-n (One-to-Many) để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:

Tên Bảng (Table) Mục đích lưu trữ dữ liệu
Bang_CBVC Thông tin hồ sơ lý lịch chi tiết của cán bộ, viên chức (bảng chính).
Bang_Than_Nhan Dữ liệu về quan hệ gia đình, thân nhân (vợ, chồng, con cái).
Bang_Gioi Danh mục phân loại giới tính (Nam, Nữ).
Bang_Di_Hoc Lịch sử được cử đi học, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ trong nước.
Bang_Nam Danh mục các mốc thời gian/năm phục vụ thống kê, liên kết Subform.
Bang_Ve_Huu Dữ liệu cán bộ nghỉ hưu, hỗ trợ in ấn giấy mời dự lễ tết.
Bang_Chuc_Danh Danh mục các chức danh chuyên môn trong nhà trường.
Bang_Bo_Nhiem Quá trình đề bạt, bổ nhiệm vị trí công tác của cán bộ.
Bang_Chuc_Vu Danh mục các vị trí chức vụ quản lý, lãnh đạo.
Bang_Chuyen_Di Quá trình điều động, chuyển công tác đến cơ quan khác.
Bang_Hoc_Vi Danh mục các học vị chuyên môn (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ...).
Bang_Khen_Thuong Dữ liệu khen thưởng cá nhân cán bộ, viên chức qua các năm.
Bang_Hoc_Ham Danh mục học hàm khoa học (Giáo sư, Phó Giáo sư).
Bang_Khen_Tap_The Dữ liệu khen thưởng dành cho các tập thể phòng, khoa, ban.
Bang_Hien_Trang Trạng thái công tác (đang làm việc, chuyển đi, nghỉ hưu, từ trần...).
Bang_Phan_Loai_CBVC Kết quả đánh giá, phân loại cán bộ, viên chức định kỳ hàng năm.
Bang_Danh_Hieu Danh hiệu thi đua (Chiến sĩ thi đua, Lao động tiên tiến...).
Bang_Nang_Luong Quá trình nâng bậc lương, ngạch lương định kỳ của cán bộ.
Bang_Bien_Che Phân loại tình trạng tuyển dụng và hợp đồng biên chế.
Bang_Nhiem_Ki Quá trình tham gia Ban Giám hiệu theo từng nhiệm kỳ lãnh đạo.

Cấu trúc Biểu mẫu (Form) và Báo cáo (Report)

Hệ thống sử dụng mô hình Biểu mẫu chính (Form Main) kết hợp Biểu mẫu phụ (Subform) liên kết thông qua trường dữ liệu khóa (MaCB hoặc Nam):

  • Form_Login: Xác thực người dùng thông qua tên đăng nhập và mật khẩu.
  • Form_Chon: Giao diện điều hướng trung tâm, phân luồng làm việc theo quyền hạn.
  • Form_CBVC: Form chính quản lý hồ sơ cán bộ, nhúng Subform_Than_Nhan để cập nhật thông tin nhân thân.
  • Các Form nghiệp vụ biến động: Form_Bo_Sung, Form_Phan_Loai_CBVC, Form_Phan_Loai_Tap_The, Form_Di_Hoc, Form_Di_Nuoc_ngoai, Form_Khen_CBVC, Form_Khen_Tap_The, Form_Ki_Luat, Form_Nang_Luong, Form_Chuyen_Di, Form_Ve_Huu, Form_Chuyen_Den, Form_Bo_Nhiem, Form_Nhiem_Ki.
  • Hệ thống Query và Report: Thiết kế các mẫu hỏi kết xuất dữ liệu và báo cáo in ấn tự động như danh sách cán bộ theo trạng thái công tác (R_CBVC), phân loại cán bộ theo giới tính (R_CBVC_Gioi), báo cáo theo phòng ban, danh sách hưu trí và danh sách thi đua khen thưởng.

Các hàm và đoạn mã logic nghiệp vụ

Hệ thống ứng dụng các biểu thức điều kiện và mã xử lý sự kiện trong Microsoft Access:

  • Tính toán tuổi đời và tuổi Đảng:
    • Tuổi đời: =IIf([Ngaysinh]="", 0, Year(Now()) - Right([Ngaysinh], 4))
    • Tuổi Đảng: =IIf([Ngayvaodang]="", 0, Year(Now()) - Right([Ngayvaodang], 4))
  • Tính thời gian phục vụ trong quân đội:
    • Số năm: =IIf([Ngaynhapngu]<>0, Int(([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])/365), 0)
    • Số tháng: =IIf([Ngaynhapngu]<>0, Int((([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])-365)/30), 0) Mod 12
  • Xử lý thống kê và cảnh báo nhân khẩu:
    • Gán dấu con: =IIf([Quanhe]="Con", "1", "")
    • Đếm số con: =Count(IIf([Quanhe]="Con", 1))
    • Cảnh báo có từ 3 con trở lên: =IIf([Socon]>=3, Yes, No)
  • Điều khiển giao diện và liên kết hình ảnh hồ sơ: Sử dụng đối tượng DoCmd (DoCmd.OpenForm, DoCmd.Close, DoCmd.OpenReport, DoCmd.Maximize) và thiết lập đường dẫn ảnh động theo định dạng thư mục Me.Picture = CPath & "\Anh\" & Me.JPG.

Phân quyền và kích hoạt bảo mật

Hệ thống chia người dùng thành 04 nhóm quyền:

  1. Nhóm Quản trị hệ thống: Cung cấp mật khẩu, phân quyền và kiểm soát toàn bộ cơ sở dữ liệu.
  2. Nhóm Cập nhật thông tin: Nhập liệu và chỉnh sửa hồ sơ lý lịch cán bộ, viên chức.
  3. Nhóm Cập nhật thi đua: Cập nhật khen thưởng, kỷ luật, phân loại công tác.
  4. Nhóm Khai thác dữ liệu: Tra cứu thông tin và in các báo cáo thống kê phục vụ lãnh đạo.

Khóa luận đồng thời cung cấp quy trình cấu hình cấp quyền thực thi Macro trên các phiên bản Microsoft Access 2003 (chuyển mức bảo mật sang Low trong menu Tools \ Macro \ Security) và Microsoft Access 2007 (cấu hình Access Options để đảm bảo các tập lệnh VBA và hàm hiển thị ảnh hoạt động chính xác).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 1 xây dựng khung lý thuyết toàn diện về công tác quản trị nhân lực và vị trí của công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước:

  • Khái quát các trường phái quản lý học và định nghĩa nhân sự trong tổ chức.
  • Hệ thống hóa các thuật ngữ phần cứng, phần mềm, mạng máy tính (LAN, WAN, Internet) và các thành phần cấu thành cơ sở dữ liệu quan hệ trong Microsoft Access.
  • Phân tích cơ sở pháp lý về đẩy mạnh tin học hóa cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập theo các Nghị quyết của Chính phủ và Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
  • Đánh giá vai trò của công nghệ thông tin đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: nâng cao năng lực điều hành, số hóa hồ sơ cán bộ viên chức, giảm thiểu sai sót thủ công, đảm bảo tính minh bạch, hỗ trợ truy xuất và tổng hợp báo cáo nhân sự tức thời.

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh tổ chức và thực trạng quản lý hồ sơ tại đơn vị nghiên cứu:

  • Lịch sử hình thành và phát triển: Trường phát triển qua ba giai đoạn: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ (thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT), Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (năm 2005 theo Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB và Quyết định số 108/QĐ-BNV), và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (thành lập năm 2011 theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).
  • Chức năng, nhiệm vụ: Là cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực nội vụ, đồng thời triển khai nghiên cứu khoa học phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
  • Cơ cấu bộ máy: Bao gồm Ban Giám hiệu, 09 phòng chức năng, 09 khoa đào tạo, 06 đơn vị khoa học công nghệ - dịch vụ, 03 cơ sở đào tạo trực thuộc cùng các tổ chức Đảng, Đoàn thể.
  • Đánh giá thực trạng: Việc quản lý nhân sự trước đó có ứng dụng phần mềm nhưng chưa đáp ứng được tính toàn diện và linh hoạt theo các tiêu chuẩn báo cáo biến động thực tế tại nhà trường, đặt ra yêu cầu xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên biệt.

Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 3 trình bày chi tiết quy trình thiết kế, lập trình và chuyển giao sản phẩm phần mềm:

  • Phân tích luồng dữ liệu vào (Input) và dữ liệu ra (Output) của bài toán quản lý hồ sơ cán bộ theo chuẩn Mẫu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ.
  • Thiết lập 20 bảng cơ sở dữ liệu, định dạng kiểu dữ liệu, gán khóa chính và thiết lập mối quan hệ liên kết logic giữa các thực thể.
  • Xây dựng hệ thống 14 giao diện Biểu mẫu (Form), tích hợp Subform, chèn đối tượng hiển thị ảnh thẻ, nút điều hướng, hộp chọn (Combo Box) và bảng chọn (Menu Bar) tùy biến theo phân quyền.
  • Lập trình các truy vấn (Query) và báo cáo (Report) kết xuất tự động phục vụ công tác thống kê định kỳ.
  • Đưa ra các giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện, khai thác hiệu quả phần mềm trong công tác quản lý cán bộ, viên chức tại trường.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt trên môi trường Microsoft Access dành riêng cho cơ sở chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Số hóa toàn diện hồ sơ cán bộ, viên chức theo chuẩn Mẫu biểu 2C-BNV/2008, cho phép quản lý chi tiết từ thông tin lý lịch cá nhân, nhân thân, chức vụ, học hàm, học vị đến các biến động công tác (nâng lương, đi học, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, luân chuyển, hưu trí).
  • Tự động hóa các phép tính nghiệp vụ phức tạp (tính tuổi đời, tuổi Đảng, thời gian phục vụ quân đội, đếm số lượng con để giám sát chính sách).
  • Thiết lập hệ thống phân quyền 04 cấp độ chặt chẽ, tối ưu hóa giao diện Menu Bar giúp bảo mật thông tin và thuận tiện khi khai thác báo cáo.

Đề xuất của tác giả

  • Ứng dụng thống nhất phần mềm vào hoạt động tác nghiệp thường nhật tại phòng Tổ chức cán bộ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  • Tiếp tục đào tạo, hướng dẫn kỹ năng khai thác cơ sở dữ liệu cho các chuyên viên phụ trách công tác nhân sự.
  • Định kỳ sao lưu dữ liệu, bảo trì hệ thống và cập nhật kịp thời các biểu mẫu khi có quy định mới từ Bộ Nội vụ và cơ quan quản lý nhà nước.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

Khóa luận đã kế thừa tinh thần ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục từ các công trình trước (như giáo trình của VVOB Việt Nam năm 2003, nghiên cứu của Doãn Thị Hồng Hạnh năm 2013), nhưng đi sâu vào giải quyết trực tiếp bài toán quản trị nhân lực đại học. Đề tài chứng minh sinh viên ngành Quản trị nhân lực có thể tự chủ thiết kế công cụ phần mềm quản trị hoàn chỉnh thông qua việc khai thác tối đa nền tảng Microsoft Access mà không phụ thuộc hoàn toàn vào các ngôn ngữ lập trình phức tạp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Tác giả là sinh viên ngành Quản trị nhân lực, không được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật phần mềm nên hệ thống chủ yếu khai thác các tính năng có sẵn và mã hỗ trợ tự động của Microsoft Access.
    • Phạm vi quản lý của phần mềm mới chỉ áp dụng thử nghiệm đối với đội ngũ cán bộ, viên chức tại cơ sở chính Hà Nội, chưa tích hợp kết nối đồng bộ cơ sở dữ liệu trực tuyến với 02 cơ sở đào tạo tại Miền Trung và Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nâng cấp cơ sở dữ liệu lên các hệ quản trị mạng quy mô lớn hơn để kết nối dữ liệu liên thông đa cơ sở.
    • Phát triển thêm các phân hệ nâng cao như chấm công tự động, đánh giá KPI và quản lý tiền lương chi tiết.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản lý công có nhu cầu tham khảo mô hình ứng dụng tin học văn phòng vào công tác quản trị.
    • Cán bộ, chuyên viên phụ trách công tác Tổ chức cán bộ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập mong muốn tự thiết kế công cụ quản lý hồ sơ theo Mẫu 2C-BNV/2008.
  • Phần nội dung giá trị:
    • Quy trình thiết kế 20 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ và mô hình liên kết Form - Subform.
    • Bộ công thức, hàm logic thực tế bằng ngôn ngữ biểu thức Access để tính tuổi Đảng, tuổi đời, thời gian công tác và lọc báo cáo thống kê nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận lựa chọn công cụ nào để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và vì sao? Tác giả lựa chọn Microsoft Access vì đây là công cụ tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép tạo lệnh thông qua bộ sinh mã tự động (Code Wizard), hỗ trợ nhãn tiếng Việt, dễ phân quyền bảo mật và cho phép chuyển đổi dữ liệu hai chiều thuận tiện với Microsoft Excel.

2. Hồ sơ cán bộ trong phần mềm được thiết kế dựa trên quy định pháp lý nào? Phần mềm chuẩn hóa các trường thông tin hồ sơ theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm bao gồm bao nhiêu bảng và quản lý những thông tin chính nào? Cơ sở dữ liệu gồm 20 bảng (Table), quản lý hồ sơ cán bộ (Bang_CBVC), thân nhân, giới tính, quá trình đi học, nâng lương, khen thưởng cá nhân, khen thưởng tập thể, kỷ luật, bổ nhiệm, chức vụ, chức danh, học vị, học hàm, chuyển đi, chuyển đến, về hưu, biên chế và nhiệm kỳ lãnh đạo.

4. Hệ thống phân quyền trong phần mềm quản lý nhân sự được tổ chức thành các nhóm người dùng nào? Hệ thống phân chia thành 04 nhóm quyền: nhóm quản trị hệ thống (phân quyền và cấp mật khẩu), nhóm cập nhật thông tin cán bộ viên chức, nhóm cập nhật thi đua khen thưởng, và nhóm khai thác dữ liệu (chỉ truy cập để tra cứu và in báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo).

5. Phạm vi nghiên cứu và triển khai của phần mềm giới hạn ở khu vực nào? Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu và áp dụng cho đội ngũ cán bộ, viên chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại trụ sở chính ở Hà Nội vào năm 2018, không bao gồm 02 cơ sở đào tạo tại Miền Trung (Quảng Nam) và Thành phố Hồ Chí Minh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thảo Nguyên đã giải quyết thành công bài toán số hóa công tác quản trị nhân lực tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông qua việc ứng dụng nền tảng Microsoft Access. Công trình xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu hoàn chỉnh gồm 20 bảng cơ sở dữ liệu, 14 biểu mẫu nghiệp vụ và hệ thống báo cáo chuẩn hóa theo đúng quy định của Bộ Nội vụ. Đề tài thể hiện tính ứng dụng thực tiễn cao, cung cấp giải pháp quản lý hồ sơ cán bộ khoa học, chính xác và tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập.