CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT BÀI TOÁN VÀ THU THẬP DỮ LIỆU 1.1 Mô tả bài toán The Coffee House Hải Phòng là chuỗi cửa hàng kinh doanh về dịch vụ đồ ăn, thức uống (F&B). Tính tới thời điểm hiện tại, TCH đang sở hữu 9 cửa hàng trên khắp địa bàn Tp. Hải Phòng. Đó là niềm vui, niềm tự hào của doanh nghiệp, đồng thời cũng là thách thức, khó khăn cho việc quản lý kinh doanh chuỗi cửa hàng.
Quản lý bằng phương pháp ghi giấy bút hay excel quá lâu và dài dòng khi phải nhập hàng trăm món ăn, hàng nghìn dòng nguyên liệu. Giá cả, khuyến mãi, hóa đơn thì nhập nhằng không có số liệu cố định, thời gian cụ thể. Quá trình kiểm kê, nhập xuất nguyên liệu bị chênh lệch, các hệ thống quản lý rời rạc, không đồng nhất dữ liệu giữa các nguồn. Nhìn vào thực tế, nhóm cần phải xây dựng hệ thống bài toán quản lý bán hàng, giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp.
Quản lý bán hàng nghe rất chung chung, chi tiết hơn đó là quản lý về nguyên liệu, món ăn, công thức, quản lý bán hàng, quản lý việc nhập xuất nguyên liệu, sao cho thống kê được danh thu cửa hàng theo yêu cầu. Đồng thời, quản lý khách hàng và thẻ thành viên của khách là mục chuỗi đang phát triển để kích cầu sự mua hàng. Quản lý thì nhiều vậy nhưng cuối cùng phải đảm bảo hệ thống quản lý tập trung, dữ liệu đồng nhất với nhau.2 Giới thiệu về công ty thực tập Năm 2018, Chủ tịch Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thành lập Công ty Công nghệ thông tin VNPT (Tên viết tắt: VNPT-IT). VNPT-IT không chỉ phát triển, nghiên cứu sản phẩm công nghệ phục vụ cho tập đoàn mà còn cung cấp cho rất nhiều đối tác trong và ngoài.
TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail9.com moi nhat Sau 3 năm cống hiến và phát triển mạnh mẽ, VNPT-IT đã tạo ra hơn 130 sản phẩm với các hệ sinh thái khác nhau như: Chính phủ điện tử, Giáo dục điện tử, Y tế điện tử, Thành phố thông minh … Góp phần phát triển, xây dựng các sản phẩm chất lượng thì không thể không nhắc tới Trung tâm VNPT-IT khu vực 4, đây là một trong năm khu vực của VNPT-IT trên toàn quốc, thuộc vùng Đông Bắc Bộ có trụ sở chính tại Hải Phòng. Chức năng và nhiệm vụ: trung tâm sẽ liên kết, hợp tác với Viễn thông tỉnh, Trung tâm kinh doanh tỉnh kết nối với khách hàng, từ đó phát triển sản phẩm dịch vụ của công ty và tập đoàn cho họ. Đồng thời, phải tạo mới, nâng cấp sản phẩm góp phần phát triển danh mục sản phẩm chung của công ty. TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail10.com moi nhat Sản phẩm chủ lực: Hình 1 Sản phẩm phần mềm bán hàng eZozo Hình 2 Website học online edumal.2 Mô tả quy trình nghiệp vụ Phân quyền: Quản lý chuỗi cửa hàng làm việc cho ban giám đốc, quản lý tất cả thông tin, hoạt động kinh doanh của chuỗi.
Sao cho thông tin của chuỗi là thống nhất như công thức, nguyên liệu, menu, cửa hàng, khuyến mãi,… Quản lý cửa hàng trực tiếp quản lý nhân viên cửa hàng, kiểm soát việc nhập, xuất, thanh lý nguyên liệu. Tạo các bản báo cáo, thống kê doanh thu theo TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail11.com moi nhat ngày, theo tuần hoặc tháng. Nhân viên bán hàng người bán hàng tại quầy tiếp nhận đơn của khách, thực hiện tạo hóa đơn, thanh toán tiền và in hóa đơn. Nhân viên pha chế tiếp nhận hóa đơn đã được thanh toán, pha chế món theo công thức bản quyền của chuỗi.
Đồng thời, kiểm soát lượng nguyên liệu cần sử dụng, cuối ngày kiểm kê số lượng nguyên liệu đã dùng và còn lại. Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng để đặt món, có thể xem menu và tìm kiếm món ăn, liên hệ, theo dõi chuỗi của hàng trên trang web. Bán hàng tại quầy: Bước 1: Gọi món Khách hàng di chuyển tới quầy để gọi món. Nhân viên tạo hóa đơn.
Nếu khách ngồi tại quán thì nhập số thẻ bàn, ngược lại thì không. Bước 2: Thanh toán Nhân viên bán hàng hỏi khách thanh toán bằng hình thức nào? Quẹt thẻ, chuyển khoản hay trả tiền mặt. Nếu trả tiền mặt, nhập số tiền khách đưa, tính toán tiền trả lại và gửi cho khách hóa đơn, tiền thừa và thẻ bàn. Nếu trả bằng hình thức chuyển khoản hoặc quẹt thẻ, chờ thông báo xác nhận thành công, sau đó gửi hóa đơn và thẻ bàn cho khách.
Bước 3: Chuyển hóa đơn tới nhân viên pha chế Nhân viên pha chế nhận hóa đơn, pha chế theo công thức của chuỗi. Đồng thời, kiểm soát lượng nguyên liệu đủ dùng cho các đơn hàng trong ngày. Bước 4: Phục vụ đồ uống cho khách Nhân viên phục vụ bê đồ cho khách dựa vào số bàn trên hóa đơn ứng với số trên thẻ chờ. Nếu khách hàng muốn gọi thêm món thì lập hóa đơn mới.
Nhập nguyên liệu: Tại chuỗi The Coffee House, các loại nguyên liệu được các kho ở phía trên cung cấp xuống. TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail12.com moi nhat Hình 3 Sơ đồ nhập, xuất kho của chuỗi cửa hàng TCH Xuất nguyên liệu QLCH thực hiện lập một phiếu xuất kho để cung cấp nguyên liệu cho bên pha chế dùng tại cửa hàng. Thanh lý: Nguyên liệu, món ăn có hạn sử dụng ngắn (khoảng 1 tuần), thường xuyên xảy ra tình trạng hết hạn, hỏng khi lưu trữ trong kho hoặc sau khi xuất kho sử dụng. Quản lý tại cửa hàng cần lập thanh lý chúng, như vậy việc kiểm soát trở nên dễ dàng, thống kê báo cáo minh bạch hơn.
Quản lý món ăn và công thức: Menu món ăn của chuỗi được sử dụng cho tất cả các cửa hàng. Về giá cả, kích cỡ món, hay đồ đi kèm đều thống nhất là một. Điều làm nên thương hiệu của chuỗi chính là công thức pha chế. Sự thay đổi về kích cỡ khiến tỉ lệ nguyên liệu cũng thay đổi theo, sẽ cho ra một công thức pha chế khác, giá tiền khác.
Bên cạnh nhưng món ăn cố định, chuỗi cũng ghép món, tạo combo nhiều món, thêm ưu đãi mua hai tặng một, giảm giá phần trăm sản phẩm,…nhằm thu hút, kích cầu khách mua hàng. Quản lý khách hàng và thẻ thành viên: Nhằm thu hút, mang tới trải nghiệm thú vị cho khách, The Coffee House tạo ra chương trình ưu đãi, tích điểm BEAN áp dụng cho khách hàng thân thiết. Điểm BEAN giúp khách quy đổi được quà tặng, voucher hoặc món ăn,…. Để trở thành khách hàng thân thiết, khách hàng chỉ cần sử dụng số điện thoại, đăng TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail13.com moi nhat ký tại quầy hoặc trên web.
Là một thành viên, khách hàng được tích điểm bean sau mỗi lần mua hàng thành công, cứ 1000đ = 6 BEAN. Cứ tích dần, tích dần để thay đổi thứ hạng thành viên từ MỚI – ĐỒNG – BẠC – VÀNG – KIM CƯƠNG, thứ hạng càng cao ưu đãi càng khủng. Số thẻ thành viên chính là số điện thoại, cũng chính là mã khách hàng sử dụng trên hóa đơn. Kiểm kê và thống kê, báo cáo doanh thu: Cuối ngày, nhân viên pha chế thực hiện kiểm kê món ăn và nguyên liệu.
Thống kê món và số lượng đã bán để tính ra doanh thu và nguyên liệu được dùng trong một ngày. Lấy tổng nguyên liệu xuất trừ nguyên liệu đã dùng ra số nguyên liệu còn thừa. Việc thống kê theo ngày giúp quản lý doanh thu của một cửa hàng, theo dõi món bán chạy, tránh tình trạng thất thoát. Các khoản thu được tính toán dựa trên các hóa đơn bán hàng của cửa hàng.
Các khoản chi bao gồm dữ liệu từ các phiếu nhập được xác nhận bởi quản lý cửa hàng sẽ tính toán tự động còn các khoản phát sinh như hỏng hóc máy móc, mất mát cơ sở vật chất,. sẽ được quản lý nhập mới trên hệ thống (Bao gồm hóa đơn sửa chữa, mua mới,. Hàng tháng tính chênh lệch thu/chi để đưa ra báo cáo.3 Dữ liệu khảo sát Khảo sát chuỗi cửa hàng The Coffee House Hải Phòng Tháng 8/2014, chuỗi cửa hàng cà phê The Coffee House (TCH) bắt đầu xuất hiện tại TP.Hồ Chí Minh. Với sự phát triển thần tốc, tháng 4/2018 The Coffee House mở rộng quy mô kinh doanh, đặt chân đến mảnh đất Hoa Phượng đỏ Hải Phòng.
TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail14.com moi nhat Hình 4: Cửa hàng tại Hải Phòng TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail15.com moi nhat Hình 5: Không gian cửa hàng TCH Hình 6: Đội ngũ nhân viên của TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail16.com moi nhat Danh mục món ăn, đồ uống tại TCH rất đa dạng, thực khách cứ thoải mái lựa chọn. Đồ uống làm nên thương hiệu là café nhưng các loại đá xay, trà và bánh, … cũng không kém phần mê ly. Hình 7: Đồ uống nổi bật của chuỗi Hình 8: Sản phẩm trà được ưu thích nhất TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail17.com moi nhat Hình 9: Đồ uống và bánh tại chuỗi TCH Hình 10: Menu Đá xay, Matcha- Socola của TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail18.com moi nhat Hình 11: Menu trà của TCH Hình 12: Menu bánh và snack TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail19.com moi nhat Hình 13: Menu cafe tại nhà của TCH Hình 14: Menu trà tại nhà của TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail20.com moi nhat Hình 15: Menu bộ sưu tập tại TCH Hình 16: Menu cafe tại TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail21.com moi nhat Danh sách nguyên liệu chế biến và đơn vị đo tỉ lệ dành cho pha chế cũng không thể thiếu: Hình 17: Danh sách đơn vị đo pha chế Hình 18: Danh sách nguyên liệu pha chế tại TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail22.com moi nhat Khảo sát hóa đơn của chuỗi The Coffee House Hóa đơn của cửa hàng và thẻ bàn cho khách thì: Hình 19: Hóa đơn và thẻ bàn tại TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail23.com moi nhat Hình 20: Biểu mẫu hóa đơn tại TCH TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail24.com moi nhat Thông tin ưu đãi, điểm BEAN và hạng thành viên của chuỗi TCH Khách hàng tích cực ghé TCH để thưởng thức và tích điểm BEAN, thăng hạng thẻ thành viên để dành được nhiều ưu đãi. Hình 21: Các hạng thành viên của TCH Cách giới hạn điểm theo hạng và quy đổi điểm BEAN, số tiền được lấy từ hóa đơn mua hàng.
Hình 22: Quy đổi điểm BEAN TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail25.com moi nhat Số Bean tối thiểu cho mỗi hạng được chuỗi đưa ra rõ ràng: Hình 23: Số BEAN tối thiểu cho từng hạng Khi đặt được hạng kim cương khách có rất nhiều đặc quyền như: Hình 24: Tặng bánh nhân ngày sinh nhật – Hạng kim cương Hình 25: Miễn phí nước bất kỳ - Hạng kim cương TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail26.com moi nhat Hình 26: Tích BEAN gấp 1.