Chương 1. KHÁI QUAT CÁC LÝ THUYET QUAN TRI VÀ KHẢ NĂNG VẬN DỤNG TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm lý thuyết Tác gia Hoàng Phê có định nghĩa: Lý huyết là công trình xây dựng có hệ thong của trí tuệ, có tính chất giả thuyết (ít nhất ở một số phan) và tổng hop, nham giải thích một loại hiện tượng nào do.
565] Có cùng nhận định với tác giả Hoàng Phê, tác giả Lê Văn Đức trong cuốn Việt Nam Tự điển có cách giải thích tương tự là: Lý thuyết là điều đặt ra để hiểu rõ một đường lối phải theo và dé dựa vào đó thực hiện đường lối ấy. 815] Hay nói một cách cặn kẽ hơn, lý thuyết là một hệ thống tư tưởng bao gồm các khái niệm, phạm trù, phán đoán, nhận định và quá trình lập luận hợp logic nhằm làm sáng tỏ những đặc trưng, bản chất và các quy luật biến đổi của đối tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Còn theo Từ điển tiếng Việt số, lý thuyết là toàn thể những khái niệm trừu tượng họp thành hệ thống, dùng làm cơ sở cho việc hiểu biết một khoa học, một kỹ thuật, một nghệ thuật và ứng dụng vào một ngành hoạt dong.’ Tóm lại, lý thuyết là những khái quát lý luận về một lĩnh vực nao đó, thông qua nghiên cứu và khảo nghiệm thực tế. Khái niệm quản trị Lịch sử loài người đã chứng kiến và trải qua năm hình thái kinh té xã hội từ thấp đến cao.
Những biểu hiện đầu tiên, sơ khai nhất của quản trị bắt nguồn từ sự phân công lao động trong xã hội, từ sự cần thiết phải phối hợp hành động và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cá nhân, các bộ phận trong tô chức dưới sự điêu khién của các NQT nhăm thực hiện có hiệu qua ' https://tuđienso.com/tu-dien/tu-dien-tieng-viet.php?q=l%C3%BD+thuy%E1%BA%BFt 20 mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển đã có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về quản trị. Chăng hạn như: Koontz va O’Donnell trong cuốn Những van đề cot yếu của quản lý cho rằng: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quan tri, bởi vì mọi NQT ở moi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.Ivancevich trong cuốn Quản trị học căn bản lại cho rằng: “Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thé nào đạt được. 12] Tại Việt Nam, đã có một số tác giả đã định nghĩa khái niệm quản trị trong các công trình nghiên cứu của mình như: Theo Nguyễn Hải Sản: Quản tri là quá trình làm việc với và thông qua con người dé thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong mot môi trưởng luôn biến động.
Văn Tat Thu cho rằng: Quan trị là sự tac động có chủ dich của chit thé quan tri dén doi tượng quan trị thông qua các hoạt động: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt duoc mục tiêu của tổ chức. 32] Trên cở sở tông hợp những định nghĩa của các tác giả đi trước kết hợp với quan điểm riêng, nhóm tác giả “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng” do PGS. Vũ Thị Phụng chủ biên đưa ra định nghĩa: Quản trị được hiểu là trách nhiệm và biện pháp của những người đứng dau cơ quan, tổ chức trong việc định hướng (tạo ra khuôn khổ) và kiểm soát, điều hành, điều khiển sao cho con người, công việc và mọi hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao. 61] 21 Từ những điểm chung của các định nghĩa nêu trên, trong phạm vi luận văn, khái niệm quản trị sẽ được hiểu thống nhất và xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu như sau: Quản trị là quá trình tác động có tô chức, có hướng đích của chủ thé quản trị lên đối tượng và khách thể quản tri nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hội của tổ chức dé đạt được mục tiêu đã đặt ra một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Khái niệm lý thuyết quản trị Sự ra đời, phát triển của LTQT gắn liền với sự ra đời và phát triển của nên đại sản xuất công nghiệp nhằm giải quyết những van đề quản trị do yêu cầu sản xuất và xã hội đặt ra. LTQT đã góp phan tích cực cho sự phát triển của kinh tế - xã hội và ngày càng được hoàn thiện trong quá trình phát triển. Nguyễn Thị Ngọc Huyền: LTQT là những quan điểm, ý tưởng về quản trị, phản ánh thực tiễn trong quản trị xã hội và trình độ nhận thức cua con người qua các thoi dai lịch sw. 87] Theo tác giả, LTQT là một hệ thống các tư tưởng, quan điểm được nghiên cứu, đúc kết để giải thích, lý giải về các hoạt động quan tri được thực hiện trong thực tế.
Hay hiểu theo một cach đơn giản, các LTQT là những tri thức được đúc rút ra từ thực tế và yêu cầu của hoạt động quản tri được khái quát thành những ý tưởng, quan điểm, nguyên tắc, phương pháp dé giúp các NQT giải thích và áp dụng trong hoạt động quản trị nhằm mang lại hiệu quả cao. Do tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ nên đã hình thành nên nhiều LTQT khác nhau làm phong phú và toàn diện thêm kho tàng các LTQT. Tóm lại LTQT trong nội dung luận văn được hiểu là hệ thống các tư tưởng, quan điểm, nguyên tắc, phương pháp quản trị được rút ra từ thực tiễn. Các LTQT trong mỗi giai đoạn lịch sử, ở mỗi vùng địa lý có những nét đặc trưng riêng, phản ánh những quan điểm khác nhau mà tổ chức lựa chọn, những van đề mà tô chức phải đương đầu cũng như cách thức dé giải quyết những van đề đó và nhìn chung đều giải quyết những van dé do thực tế sản xuất kinh doanh, do sự phát triển của nền kinh tế và xã hội đặt ra.
Khát niệm văn phòng Ở mỗi góc độ khác nhau, khái niệm văn phòng được hiểu theo từng nghĩa nhất định. Văn Tất Thu trong công trình nghiên cứu của mình cho rằng: “Van phòng theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy của don vị từ cấp cao đến cơ sở, với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản trị nói riêng. Văn phòng toàn bộ có day đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại dé thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ như ở nước ta có các văn phòng: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Trung ương Đảng.
` Hoặc theo nghĩa hep: “Văn phòng chức năng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp NOT những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu to chức của cơ quan, tổ chức đơn vi. 5] Trong phạm vi luận văn, tác giả đồng thuận với cách giải thích của các tác giả trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Dai hoc Quốc gia Hà Nội. Góc độ cơ cau tổ chức — chức năng Các tác giả trong cuén “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng” cho rằng, hiểu theo nghĩa rộng (văn phòng bộ máy): “Van phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành; tổ chức triển khai và theo dõi, phân tích kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành; phát hiện và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp dé giải quyết những van dé đặt ra từ thực tiễn. 28] Theo nghĩa hẹp (văn phòng bộ phận): “Văn phỏng là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu, giúp việc) có chức năng tham mưu tổng hợp; đảm 23 bao thông tin, hiên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính va thực hiện nghĩ thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp.
Góc độ tính chất, phương thức hoạt động Theo phân tích của các tác giả trong cuốn “Giáo trinh Lý luận về Quản tri văn phòng” khi xem xét khái niệm văn phòng (bộ máy và bộ phận) dưới góc độ tính chất, phương thức hoạt động thì “ăn phòng là bộ máy thực thi và kiểm soát công việc theo các chuẩn mực do nhà nước và cơ quan, tổ chức ban hành, thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy chế, quy định, quy trình nội bổ”. Góc độ không gian, địa điểm làm việc Xem xét khái niệm văn phòng dưới góc độ không gian, địa điểm làm việc đa số các công trình nghiên cứu của các tác giả đều đồng thuận quan điểm “văn phòng là trụ sở chính, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc; là trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức cua các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 40] Tóm lại, qua ba góc độ tiếp cận về khái niệm văn phòng nêu trên, ta có thé rút ra rằng, trong tất cả các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp không phân biệt khu vực công, khu vực tư; có quy mô lớn, nhỏ hay vừa thì đều tồn tại một thực thể khách quan có tên gọi chung là văn phòng để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của NQT. Văn phòng chính là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng dam bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tô chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quan lý hành chính.
Đây cũng chính là cách hiểu thống nhất được tác giả sử dụng xuyên suốt trong luận văn. Khát niệm quản trị văn phòng Theo GS. Nguyễn Thành Độ (chủ biên): Q7VP là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị; là việc NOT tiễn hành hoạch định, tổ chức, lãnh 24 đạo, kiểm tra công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã dé ra một cách có hiệu quả. 14] Xuất phát từ khái niệm chung về quản trị, PGS.