CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SHAREPOINT 1. SharePoint là gì: Có rất nhiều định nghĩa về SharePoint. Nhưng ta có thể hiểu về SharePoint như sau: Nó là một sản phẩm web-based mà Microsoft phát triển để phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau.
Ba nhóm đối tượng sử dụng SharePoint gồm: - Người sử dụng. Sử dụng các tính năng có sẵn của SharePoint (Cộng tác, quản lý nội dung, tìm kiếm, tự động hóa quy trình công việc…) để dễ dàng hóa các công việc nghiệp vụ có liên quan đến thông tin, tài liệu, làm việc nhóm….Người sử dụng cũng có thể dễ dàng thay đổi, bố trí lại các thành phần và tính năng có sẵn để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. - Chuyên viên quản trị CNTT. Triển khai một nền tảng web- based thống nhất để tạo lập, duy trì các ứng dụng web phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn web site làm việc nhóm, intranet nội bộ, web site internet để quảng bá doanh nghiệp, các ứng dụng cho các bài toán nghiệp vụ như quản lý công văn, quản lý dự án, quản lý nhân sự….
- Lập trình viên. Tuỳ chỉnh các tính năng đã có, mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới trên nền tảng SharePoint để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp/khách hàng. Như vậy có thể nói SharePoint là tất cả những gì bạn cần cho công việc của mình, nếu nó chưa phù hợp bạn có thể thay đổi nó, mở rộng nó theo cách mà bạn muốn. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo 1.
Lịch sử phát triển của Sharepoint: Tháng 4/1999, framework portal đầu tiên của Microsoft được giới thiệu và cho download miễn phí, với tên gọi là Digital Dashboard Starter Kit (DDSK). Microsoft đã giới thiệu một công nghệ mới gọi là “Nuggest”. Công nghệ này được sử dụng trên giao diện người dùng với khả năng hiển thị thông tin từ những nguồn nội dung khác nhau. Nuggest sau đó được đổi tên là Web Part.
Chỉ một năm sau, Microsoft đã nâng cấp DDSK và đổi tên thành Digital Dashboard Resource Kit (DDRK) trong đợt phát hành sản phẩm lần thứ 3. Đây có thể được xem như cột mốc đánh dấu cho sự ra đời và phát triển của dòng sản phẩm Sharepoint. Đến năm 2001, phiên bản Sharepoint Portal Server 2001 (SPS 2001) chính thức được phát hành với những tính năng như: quản lý nội dung, ứng dụng đánh chỉ mục (indexing application), portal và tính năng tìm kiếm. Những tính năng cơ bản này chạy rất tốt, nhưng đứng về gốc độ mở rộng sản phẩm thì vẫn còn giới hạn.
Cũng năm 2001, Microsoft đã mua lại sản phẩm quản lý nội dung của nCompass, và phát triển thành dòng sản phẩm Content Management Server 2001 (CMS 2001). Sau này, sản phẩm CMS được phát triển và tích hợp vào MOSS 2007 và Windows Sharepoint Services v3. Ngoài ra, Microsoft cũng phát hành phiên bản Sharepoint Team Service (STS) đính kèm trong bộ Office 2000. Đây chính là phiên bản đính kèm miễn phí cung cấp tính năng Team Collaboration dựa trên nền tảng web.
Tháng 10/2003, Microsoft đã nâng cấp dòng sản phẩm Sharepoint của mình cùng với bộ sản phẩm Office 2003. STS được đổi tên thành Windows Sharepoint Services v2.0) và trở thành một phần của hề điều hành Window Server 2003. WSS phát triển trên nền tảng mới là ASP.NET và Web Part. Và phiên bản SPS v2 được xây dựng dựa trên WSS 9 GVHD: TS.
Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo và được đổi tên thành Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003 (SPS 2003). Khả năng nổi trội của SPS 2003 là cho phép các developer mở rộng và phát triển những ứng dụng trên Sharepoint chuẩn nhờ vào những công cụ phát triển thông thường của Microsoft như: Frontpage, Visual Studio .Net 2003, … Tháng 11/2006, phiên bản WSS v3.0 được phát hành, những tới đầu năm 2007 thì nó mới được public rộng rãi.0 được xây dựng dựa trên nền tảng .0 và được tích hợp vào bộ Office 2007 và Windown Server 2008. Cùng thời điểm, phiên bản của dòng Sharepoint Server, MOSS 2007, cũng được phát hành. Đến tháng 5/2010, Microsoft chính thức cho ra mắt phiên bản 2010 với tính đột phá về cả giao diện lẫn tính năng.
Phiên bản SharePoint 2010 được phân thành 2 gói: SharePoint 2010 Foundation và SharePoint Server 2010. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo Hình 1.1 Lịch sử phát triển của Sharepoint 1. SHAREPOINT 2010 Sharepoint 2010 là phiên bản mới nhất tính đến thời điểm này. SharePoint 2010 là một nền tảng mở rộng dựa trên nền web, bao gồm nhiều công cụ và công nghệ hỗ trợ việc cộng tác và chia sẻ thông tin trong các phòng ban, nhóm trong doanh nghiệp hoặc Internet.
Với một nền tảng duy nhất này, bạn có thể xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ để lưu trữ, chia sẻ và 11 GVHD: TS. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo quản lý thông tin trong doanh nghiệp một cách tốt hơn. Vì bạn có thể xây dựng các giải pháp mà không cần viết code, SharePoin trao quyền sử dụng cho người dùng để tạo, triển khai, quản lý website các phòng ban mà không cần phải có kĩ năng và kiến thức chuyên môn cao như quản trị viên hệ thống hoặc lập trình viên. Với SharePoint 2010, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp.
SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. Các tính năng nổi bật của SharePoint 2010: Hình 1. Các tính năng nổi bật của SharePoint 2010 SITE 12 GVHD: TS. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo Hơn hẳn so với các phiên bản trước đó chỉ hỗ trợ cho người dùng trình duyệt IE, thì SharePoint 2010 chạy tốt trên nhiều loại trình duyệt khác nhau như Mozilla Firefox, Safari.
Tuy không chính thức, nhưng SharePoint 2010 cũng hiển thị tốt trên Chrome và Opera. Trong đó, giao diện Ribbon mang lại cho người dùng cảm giác quen thuộc với bộ ứng dụng văn phòng Office 2007 Hình 1. Site trong SharePoint Cùng với SharePoint 2010, sự ra đời của bộ Office Client 2010 và Office Web Apps (OWA) cho phép hiển thị và chỉnh sửa nội dung các tập tin định dạng của Microsoft Office trên trình duyệt web như Office Word, Excel, PowerPoint, OneNote, đặc biệt OWA hỗ trợ co-authoring – tính năng cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa nội dung cùng lúc. Tất nhiên các chức năng này cũng hỗ trợ các trình duyệt kể trên.
Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo Hình 1. Office trên SharePoint Bên cạnh đó SharePoint Workspace 2010 tô điểm thêm cho môi trường Collaboration khi cung cấp các vùng làm việc Groove. Cho phép người dùng kết nối đến SharePonit Site, để làm việc offline với tasks, lists, document libraries,… và đồng bộ hóa dữ liệu ngay khi có kết nối online đến server. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo Hình 1.
Microsoft SharePoint Workspace SharePoint Mobile Access: Cho phép người sử dụng làm việc ở bất kỳ nơi nào. Hơn hẳn trong phiên bản 2007, SharePoint 2010 cung cấp SharePoint Workspace Mobile Access. Từ đây người dùng mobile có thể duyệt qua các SharePoint sites, truy cập các thư viện tài liệu với khối lượng lớn, làm việc với các tài liệu offline, đồng bộ hóa thư viện tài liệu dễ dàng với SharePoint server, tương tác với nội dung Office, thông báo sự thay đổi qua đường truyền SMS và các chức năng tìm kiếm khác… Hình 1. SharePoint Mobile Access COMMUNITIES 15 GVHD: TS.
Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo SharePoint 2010 cung cấp khả năng truy cập và tương tác dễ dàng với những người khác trong hệ thống bằng những phương pháp sáng tạo hơn thông qua các trang web cộng đồng, wikis, blog,… đem lại sự thuận tiện trong việc chia sẻ, hợp tác, sáng tạo giữa các người dùng, và thể hiện rõ nét tính chất của Web 2.7 Tính cộng đồng trên SharePoint Các tính năng profiles của người dùng được cải thiện đáng kể, họ có thể cập nhật status trên trang profile của mình, viết lời bình luận của mình lên những bài viết, sử dụng từ khóa để định nghĩa Tags và Notes trên từng trang của SharePoint, định nghĩa mối quan hệ với đồng nghiệp, xem sơ đồ tổ chức, quản lý Comments/Notes/Tags của mình tập trung trên một trang duy nhất, quản lý các hoạt động theo dõi Activity Feeds, Interests… Cũng như là một mạng xã hội, họ có thể tìm kiếm profile của một ai đó bằng cách gõ vào thông tin và những ký tự đại diện Wildcard. CONTENT Đem đến khả năng quản lý nội dung với qui trình tạo tài liệu, xét duyệt, xuất bản và xử lý các nội dung phù hợp với chuẩn quản lý tài liệu 16 GVHD: TS. Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo truyền thống hoặc quản lý nội dung trên Web. Khả năng quản lý nội dung của SharePoint 2010 bao gồm quản lý tài liệu, văn bản (documents), hồ sơ (records) và quản lý nội dung Web.
Những điểm nổi bật mà người dùng có thể nhận thấy khi quản lý nội dung trên SharePoint 2010: o Giao diện trực quan tương tác với nội dung thông qua bộ ứng dụng văn phòng Office o Nhanh chóng nắm bắt và tìm duyệt qua tài liệu, văn bản bằng cách sử dụng siêu dữ liệu (metadata) và tính năng gắn thẻ (tagging) o Nhanh chóng tạo và xuất bản nội dung trang web o Cung cấp khả năng lưu trữ nhiều hơn trên từng list và thư viện tài liệu, mỗi thư viện có thể lưu trữ lên đến 50 triệu tài liệu, văn bản. o Quản lý theo Document Sets, cho phép người dùng quản lý theo tập tài liệu như là một tài liệu duy nhất, theo cách này các tài liệu sẽ được kiểm soát theo qui trình tạo, xét duyệt và xuất bản một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. o Các tài liệu hình ảnh, audio, video được hỗ trợ mạnh hơn trong phiên bản 2010, hiển thị dễ dàng đến người xem bằng những Media Web Part. Người dùng có thể upload và tìm kiếm một video stream dễ dàng mà không cần phải biết rõ URL SEARCH 17 GVHD: TS.
Trần Ngọc Bảo SVTH: Hà Minh Thảo Hình 1. Tìm kiếm trên SharePoint Với việc hỗ trợ nhiều nội dung online và nhiều người sử dụng hơn, tất yếu đòi hỏi chức năng Search phải đáp ứng để người dùng có thể tìm kiếm nhanh hơn, dễ dàng hơn.