Nghiên Cứu Về Dữ Liệu Đặc Tả Dùng Cho Quản Lý Văn Bản Điện Tử Trong Các Cơ Quan Nhà Nước

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật phân tích nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước 04, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải

• Tác giả: Chu Thị Thắm
• Người hướng dẫn: TS. Phùng Văn Ổn
• Trường học: Đại Học Quốc Gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Nghiên Cứu Dữ Liệu Đặc Tả Quản Lý Văn Bản Điện Tử Trong Cơ Quan Nhà Nước
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng Quan Nghiên Cứu Dữ Liệu Đặc Tả Văn Bản Điện Tử

Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trở nên cấp thiết trong bối cảnh chuyển đổi số. Quản lý văn bản điện tử hiệu quả là yếu tố then chốt để xây dựng chính phủ điện tử. Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và gia tăng chóng mặt của thông tin số đòi hỏi các cơ quan nhà nước phải có giải pháp quản lý thông tin khoa học, phục vụ chỉ đạo, điều hành và ra quyết định. Metadata hay dữ liệu đặc tả là một trong các giải pháp quan trọng để quản lý, tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả. Việc nghiên cứu và ứng dụng tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử thống nhất là rất quan trọng để đảm bảo khả năng liên thông văn bản và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan. Theo tài liệu nghiên cứu, "Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua thời gian".

1.1. Định Nghĩa Dữ Liệu Đặc Tả Metadata Văn Bản Điện Tử

Metadata (dữ liệu đặc tả) là thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu, bao gồm nội dung, định dạng, chất lượng và các điều kiện khác, tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ. Trong quản lý văn bản điện tử, metadata bao gồm thông tin về vị trí văn bản, người sở hữu, lịch sử hoạt động và quyền truy nhập. Thông tư 24/2011/TT-BTTTT quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Việc xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử chi tiết là cần thiết để đảm bảo khả năng tương tác và chia sẻ thông tin hiệu quả.

1.2. Tầm Quan Trọng của Dữ Liệu Đặc Tả Trong Quản Lý Văn Bản

Dữ liệu đặc tả đóng vai trò then chốt trong việc quản lý văn bản điện tử hiệu quả. Nó cho phép các cơ quan nhà nước xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm và quản lý tài nguyên một cách hệ thống. Nhờ metadata, thông tin được tổ chức khoa học, dễ dàng truy cập và chia sẻ. Việc áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử giúp đảm bảo tính nhất quán, khả năng liên thông văn bản và kết nối dữ liệu văn bản giữa các hệ thống khác nhau. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho người dân.

II. Thách Thức Trong Quản Lý Văn Bản Điện Tử Hiện Nay

Mặc dù đã có những tiến bộ đáng kể, việc quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước vẫn đối mặt với nhiều thách thức. Một trong những vấn đề lớn nhất là thiếu tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử thống nhất. Điều này dẫn đến tình trạng mỗi cơ quan sử dụng một hệ thống riêng, gây khó khăn cho việc trao đổi văn bản điện tử và liên thông văn bản. Ngoài ra, vấn đề bảo mật văn bản điện tử và lưu trữ văn bản điện tử an toàn cũng là một mối quan tâm lớn. Theo nghiên cứu, "Đại đa số các cơ quan nhà nước hiện nay, khi xây dựng hệ thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý văn bản chưa được quan tâm đầy đủ và chính xác..."

2.1. Thiếu Tiêu Chuẩn Thống Nhất Về Dữ Liệu Đặc Tả

Sự thiếu hụt tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử gây ra nhiều khó khăn trong việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan. Mỗi cơ quan có thể sử dụng các định dạng, trường dữ liệu và quy trình quản lý khác nhau, dẫn đến tình trạng không tương thích và mất mát thông tin. Việc xây dựng và áp dụng một tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử chung là rất quan trọng để đảm bảo khả năng liên thông văn bản và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.

2.2. Vấn Đề Bảo Mật và Lưu Trữ Văn Bản Điện Tử

Bảo mật văn bản điện tử là một thách thức lớn trong quản lý văn bản điện tử. Các văn bản quan trọng cần được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc xóa bỏ. Việc sử dụng chữ ký số và các biện pháp bảo mật khác là cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của văn bản. Lưu trữ văn bản điện tử lâu dài cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Cần có các giải pháp lưu trữ an toàn, tin cậy và có khả năng truy cập trong thời gian dài.

2.3. Khó khăn trong Tìm Kiếm và Tra Cứu Văn Bản Điện Tử

Khi thiếu metadata đầy đủ và nhất quán, việc tìm kiếm văn bản điện tử trở nên khó khăn. Người dùng có thể mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin cần thiết, hoặc thậm chí không thể tìm thấy. Việc áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử giúp cải thiện khả năng tìm kiếm văn bản điện tử và tra cứu văn bản dựa trên các thuộc tính khác nhau như tác giả, ngày tháng, chủ đề, v.v.

III. Phương Pháp Xây Dựng Dữ Liệu Đặc Tả Chuẩn Cho Cơ Quan

Để giải quyết những thách thức trên, cần có phương pháp xây dựng dữ liệu đặc tả văn bản điện tử chuẩn cho cơ quan nhà nước. Phương pháp này bao gồm việc xác định các yêu cầu nghiệp vụ, lựa chọn các tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử phù hợp và xây dựng quy trình tạo lập và quản lý metadata. Việc áp dụng khung kiến trúc chính phủ điện tử Việt Nam cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính tương thích và khả năng liên thông văn bản giữa các hệ thống.

3.1. Xác Định Yêu Cầu Nghiệp Vụ Quản Lý Văn Bản

Bước đầu tiên trong việc xây dựng dữ liệu đặc tả văn bản điện tử chuẩn là xác định rõ các yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan. Cần xác định các loại văn bản cần quản lý, các thuộc tính quan trọng của văn bản, các quy trình xử lý văn bản và các yêu cầu về bảo mật và lưu trữ văn bản điện tử. Việc xác định rõ yêu cầu nghiệp vụ giúp lựa chọn các tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử và xây dựng metadata phù hợp.

3.2. Lựa Chọn Tiêu Chuẩn Dữ Liệu Đặc Tả Phù Hợp

Có nhiều tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử khác nhau, như Dublin Core, AGLS Metadata (Chuẩn của Úc), ISO 15489 và ISO 23081. Cần lựa chọn các tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan và tuân thủ khung kiến trúc chính phủ điện tử Việt Nam. Việc lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp giúp đảm bảo tính nhất quán, khả năng liên thông văn bản và chia sẻ dữ liệu hiệu quả. Theo nghiên cứu, “Đối với tạo lập metadata, Đề tài đã xây dựng Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core ISO 15386:2003 kết hợp với tài liệu ISO 23081 - 1, 23081 - 2 Record management processes – Metadata for record…”

IV. Hướng Dẫn Tạo Lập Dữ Liệu Đặc Tả Văn Bản Điện Tử Chi Tiết

Việc tạo lập dữ liệu đặc tả văn bản điện tử cần tuân thủ quy trình và hướng dẫn cụ thể. Mỗi trường metadata cần được điền đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính nhất quán và khả năng tìm kiếm. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ số hóa văn bản và phần mềm quản lý văn bản điện tử cũng giúp nâng cao hiệu quả tạo lập dữ liệu đặc tả. Cần có đào tạo và hướng dẫn cho cán bộ, công chức về quy trình tạo lập dữ liệu đặc tả để đảm bảo chất lượng dữ liệu.

4.1. Quy Trình Tạo Lập Dữ Liệu Đặc Tả Văn Bản Điện Tử

Quy trình tạo lập dữ liệu đặc tả văn bản điện tử cần được xây dựng rõ ràng, bao gồm các bước: xác định văn bản cần tạo metadata, lựa chọn các trường metadata phù hợp, điền thông tin vào các trường, kiểm tra và xác nhận thông tin. Quy trình này cần được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng dữ liệu. Cần xem xét tích hợp quy trình này với quy trình quản lý văn bản điện tử hiện tại.

4.2. Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ Số Hóa và Quản Lý Văn Bản

Các công cụ hỗ trợ số hóa văn bản và phần mềm quản lý văn bản điện tử có thể giúp tự động hóa một số công đoạn trong quá trình tạo lập dữ liệu đặc tả. Ví dụ, các công cụ OCR (Optical Character Recognition) có thể trích xuất văn bản từ ảnh hoặc tài liệu scan và tự động điền vào các trường metadata. Phần mềm quản lý văn bản điện tử cũng cung cấp các chức năng quản lý metadata, tìm kiếm và báo cáo.

4.3. Đào Tạo và Nâng Cao Năng Lực Cán Bộ Công Chức

Việc đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức về quản lý văn bản điện tử và tạo lập dữ liệu đặc tả là rất quan trọng. Cán bộ cần được trang bị kiến thức về các tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử, quy trình tạo lập dữ liệu đặc tả và sử dụng các công cụ hỗ trợ. Cần có các chương trình đào tạo định kỳ và cập nhật kiến thức mới để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chính phủ điện tử.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn và Kết Quả Nghiên Cứu Dữ Liệu Đặc Tả

Việc ứng dụng dữ liệu đặc tả văn bản điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan nhà nước. Nó giúp cải thiện khả năng tìm kiếm văn bản, trao đổi văn bản điện tử và liên thông văn bản giữa các hệ thống. Ngoài ra, nó cũng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ công. Các kết quả nghiên cứu về dữ liệu đặc tả có thể được sử dụng để xây dựng các tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử và hướng dẫn triển khai.

5.1. Cải Thiện Khả Năng Tìm Kiếm và Tra Cứu Văn Bản

Với metadata đầy đủ và chính xác, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau, như tác giả, ngày tháng, chủ đề, từ khóa, v.v. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Các hệ thống quản lý văn bản điện tử có thể sử dụng metadata để xây dựng các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và cung cấp kết quả chính xác.

5.2. Nâng Cao Hiệu Quả Trao Đổi và Liên Thông Văn Bản

Dữ liệu đặc tả giúp đảm bảo tính tương thích và khả năng liên thông văn bản giữa các hệ thống khác nhau. Khi các cơ quan sử dụng cùng một tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử, việc trao đổi văn bản điện tử trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp và hợp tác giữa các cơ quan.

VI. Triển Vọng và Hướng Phát Triển Dữ Liệu Đặc Tả Trong Tương Lai

Trong tương lai, dữ liệu đặc tả văn bản điện tử sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của cơ quan nhà nước. Việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) có thể giúp tự động hóa quá trình tạo lập dữ liệu đặc tả và cải thiện khả năng tìm kiếm văn bản. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan nhà nước, các nhà nghiên cứu và các doanh nghiệp công nghệ để phát triển các giải pháp quản lý văn bản điện tử hiệu quả và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chính phủ điện tử.

6.1. Ứng Dụng Trí Tuệ Nhân Tạo AI Trong Tạo Lập Dữ Liệu Đặc Tả

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được sử dụng để tự động phân tích nội dung văn bản và trích xuất các thông tin quan trọng để điền vào các trường metadata. Các thuật toán học máy (Machine Learning) có thể được huấn luyện để nhận diện các thực thể (ví dụ: tên người, tên tổ chức, địa điểm) và gán nhãn cho chúng. Điều này giúp giảm thiểu công sức thủ công và nâng cao hiệu quả tạo lập dữ liệu đặc tả.

6.2. Phát Triển Các Tiêu Chuẩn Dữ Liệu Đặc Tả Linh Hoạt và Mở

Các tiêu chuẩn dữ liệu văn bản điện tử cần được thiết kế linh hoạt và mở để có thể dễ dàng thích ứng với các yêu cầu mới và công nghệ tiên tiến. Cần khuyến khích sự tham gia của cộng đồng vào quá trình phát triển và hoàn thiện các tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả. Việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các cơ quan nhà nước cũng là rất quan trọng để thúc đẩy sự phát triển của quản lý văn bản điện tử.

Trích đoạn nội dung tài liệu

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ CHU THỊ THẮM NGHIÊN CỨU VỀ DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC Chuyên ngành: Hệ thống thông tin Mã số: 60.04 LUẬN VĂN THẠC SĨ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. PHÙNG VĂN ỔN HÀ NỘI – 2014 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ: " Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nƣớc" là công trình nghiên cứu của cá nhân Tôi dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo TS Phùng Văn Ổn. Các số liệu trong luận văn là số liệu trung thực, không sao chép toàn văn và đƣợc chỉ rõ nguồn trích dẫn trong tài liệu tham khảo. Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2014 Học viên Chu Thị Thắm TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 3 LỜI CẢM ƠN Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo Trƣờng Đại học Công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy và truyền đạt cho Tôi những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt quá trình học tập tại Trƣờng.

Đặc biệt Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phùng Văn Ổn, Văn phòng Chính phủ đã quan tâm và hƣớng dẫn tận tình cho Tôi trong suốt quá trình làm luận văn thạc sĩ. Nhờ có sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy giúp Tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sĩ này. Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè luôn động viên, khuyến khích Tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 4 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN.

4 DANH MỤC BẢNG. 5 DANH MỤC HÌNH. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ. Các khái niệm và định nghĩa .Các chuẩn mực tham khảo áp dụng .Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc.

MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC. Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử. Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc .Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC.

Hệ thống quản lý văn bản. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản.Tra cứu văn bản dựa trên dữ liệu đặc tả. 59 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ. 74 DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢLIÊN QUAN ĐẾN LUẬN VĂN.

75 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 76 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 5 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc .2 Metadata lƣu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ .2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trƣờng mạng .3 Phân tầng lớp thực thể Agent .4 Phân tầng lớp thực thể Record .5 Phân tầng lớp thực thể Business .1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản .2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử .4 Các trƣờng thuộc tính lƣu vết sự kiện đối với bản ghi .5 Danh sách các tài liệu sau khi loại bỏ các từ không cần thiết .6 Danh sách từ điển .7 Danh sách đảo ngƣợc .8 Minh họa chuyển đổi sang giá trị hệ cơ số 8 của các ký tự .9 Cấu trúc của Block signature .10 Các từ chủ chốt đƣợc lƣu trữ cùng các bitvector .11 Bảng chỉ mục các trƣờng thuộc tính. 72 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.04 6 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011- 2012 .2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trƣờng mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ .4 Phân tầng lớp thực thể .1 Kế thừa metadata .2 Sự tác giữa các thực thể .3 Danh sách các tài liệu .04 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Sự cần thiết Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng xây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam.

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc (CQNN) đƣợc quan tâm, chỉ đạo, đầu tƣ cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một số ứng dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các ngành kinh tế - xã hội, bƣớc đầu thực hiện có hiệu quả và thu đƣợc những kết quả nhất định. Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông tin, nội dung số trong cơ quan nhà nƣớc, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũng dần đƣợc tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang đƣợc các Bộ/Ngành và các địa phƣơng rất quan tâm. Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và tƣơng tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian. Do văn bản là công cụ hiệu quả đƣợc sử dụng trong mối quan hệ tƣơng tác giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lƣu trữ.

Một trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nƣớc đang dùng là sử dụng Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này là thông tin về vị trí văn bản, ngƣời sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản, quyền truy nhập văn bản. Các thông tin này gọi là metadata quản lý văn bản. Metadata quản lý bao gồm tất cả các thông tin về văn bản, về tác nhân (con ngƣời hoặc tổ chức), về nghiệp vụ đƣợc sử dụng để quản lý các văn bản phát sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Metadata quản lý là một phần không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục đích. Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua thời gian. Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ đƣợc bổ sung, điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời gian, thông tin liên quan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản và quy trình nghiệp vụ trong đó các văn bản đƣợc sử dụng. Metadata có thể đƣợc sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các (LUAN.04 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.04 8 nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn đƣợc các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.

Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nƣớc ta hiện nay, khi xây dựng hệ thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý văn bản chƣa đƣợc quan tâm đầy đủ và chính xác nên các hệ thống văn bản đƣợc xây dựng tại các cơ quan nhà nƣớc đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ liệu cũng nhƣ trao đổi dữ liệu. Hiện tại, có Thông tƣ 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lƣu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nƣớc; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc đã có quy định về dữ liệu đặc tả, tuy nhiên, việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đƣa ra định nghĩa, khái niệm về dữ liệu đặc tả mà chƣa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệu đặc tả cho quản lý văn bản. Vì vậy, việc xây dựng và đƣa ra quy định về metadata cho quản lý văn bản của cơ quan nhà nƣớc tại Việt Nam là rất cần thiết, đảm bảo sự thống nhất sử dụng giữa các cơ quan nhà nƣớc nhằm phục vụ tốt cho việc tìm kiếm thông tin của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duy trì nguồn thông tin giữa các cơ quan nhà nƣớc. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: tạo lập, lƣu trữ, xử lý và trao đổi văn bản.

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản, là hai hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu. Do vậy, đề tài chỉ tập chung vào tìm hiểu metadata cho công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý, truy cập, tìm kiếm các văn bản của cơ quan nhà nƣớc. Nội dung các chƣơng Chƣơng 1 – DỮ LIỆU ĐẶC TẢ: Giới thiệu các khái niệm và định nghĩa, một số chuẩn metadata và ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc trên thế giới. Chƣơng 2 - MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Đƣa ra khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan.04 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.04 9 Chƣơng 3 - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả (metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lƣu trữ văn bản điện tử; Tra cứu văn bản điện tử dựa trên metadata.04 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.

DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 1. Các khái niệm và định nghĩa 1.