Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TIẾP CÔNG DÂN VÀ NĂNG LỰC TIẾP CÔNG DÂN CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1. Những khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về năng lực, năng lực quản lý 1. Khái niệm về năng lực Năng lực là một khái niệm khá phức tạp và cũng được nhiều tác giả trình bày dưới nhiều cách hiểu khác nhau.
Theo Alan Speed “Năng lực là tập hợp thành hệ thống kiến thức, kỹ năng, hành vi và những tiêu chuẩn đủ để một người có thể thực hiện được vai trò công việc theo đúng tiêu chuẩn đã đạt ra” [43]. Với cách tiếp cận này, tiêu chuẩn là một bộ phận mới của năng lực ít được đề cập đến. Và như vậy, mỗi quốc gia hay tổ chức đều có thể đưa ra những tiêu chuẩn cho những vai trò công việc khác nhau và tiêu chuẩn này cũng có thể thay đổi. Việt Nam cũng thường quan tâm trước hết là tiêu chuẩn (nếu là công chức, viên chức thường do pháp luật quy định).
Và có thể tiêu chuẩn cũng chứa đựng những thành tố năng lực chung nhất cho mọi vai trò công việc (chỉ theo ngạch, chức danh,v. Theo cách tiếp cận của Alan, những yếu tố mà cá nhân một người có được mang đến tổ chức và đến với công việc như: sự hiểu biết, kiến thức; kỹ năng nhất định trên những lĩnh vực; sức khỏe, tuổi hay bằng cấp thể hiện tiêu chuẩn bằng cấp được công nhận; kỹ năng liên quan đến người với người cũng như cách ứng xử, niềm tin, giá trị được xem là những “năng lực đầu vào”. Tuy nhiên, điều này có thể phù hợp với đòi hỏi của công việc cụ thể hay không phải được đánh giá. Mặt khác, dù có thể có những yếu tố tự có đầu vào đó giống nhau, nhưng khi thực thi công việc cụ thể được giao (dù giống nhau) cũng không hoàn toàn có thể đạt kết quả như nhau.
11 Khi môt người được giao thực thi công việc, cách ứng xử của họ với công việc và những người có liên quan cũng sẽ quyết định đến thành công hay đạt được chuẩn mực yêu cầu. Những giá trị hành vi như: trung thực, làm việc nhóm; tận tậm với công việc; thân thiện và tập trung chú ý vào người mà họ phục vụ sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc có theo đúng chuẩn mực quy định hay không. Để đánh giá đúng bản chất một người có năng lực hay không, phải xem xét dựa vào kết quả đạt được. Đây là một trong những yếu tố cơ bản được sử dụng để đánh giá thực tế có năng lực hay không, dù hai nhóm yếu tố trên có thể đáp ứng.
Tuy nhiên, không nhầm lẫn giữa tiêu chí đánh giá có hay không có năng lực và tiêu chí để xem xét năng lực (lý thuyết). Trong thực tế khi nói về kết quả thực thi nhiệm vụ, có thể đánh giá thông qua số lượng (đạt được theo chuẩn mực) và chất lượng. Tuy theo từng tổ chức và nghề nghiệp, có thể khác nhau những yếu tố này. Ví dụ, trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả chung có thể đánh giá thông qua chỉ số lợi nhuận.
Tuy nhiên dù theo cách nào thì năng lực phải gắn liền với khả năng của một cá nhân con người có thể làm được những công việc nhất định ở những mức độ yêu cầu cụ thể. Các tổ chức quan tâm chủ yếu đến năng lực gắn với thực thi nhiệm vụ được giao cho từng cá nhân- gọi chung là năng lực nghề nghiệp. Năng lực nghề nghiệp được cấu thành bởi 3 yếu tố : 1. Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn; 2.
Kỹ năng thực thi công việc được giao (mức độ thành thạo); 3. Thái độ, cách ứng xử khi thực thi công việc. - Kiến thức: biết những gì (thông qua học tập, bằng cấp). Mỗi cá nhân có thể biết nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể mức độ hiểu biết cũng rất 12 khác nhau.
Kiến thức của con người rất đa dạng và rộng. - Kỹ năng: cụm từ này chỉ phản ảnh mức độ mà người đó có thể làm được những công việc cụ thể ở mức độ tối thiểu theo yêu cầu. Giữa kiến thức và kỹ năng có những sai lệch nhất định. Biết nhưng chưa chắc có thể làm được (học đi đôi với hành).
Điều này thể hiện khá rõ khi chúng ta có bằng cấp nhất định, nhưng thiếu kinh nghiệm (kỹ năng) sẽ không thực thi tốt công việc được giao. - Thái độ, cách ứng xử của cá nhân khi thực thi công vụ: được thể hiện qua: + Vai trò xã hội: đó là hình ảnh, vị thế của cá nhân đó trong xã hội. Và đó cũng chính là những giá trị mà cá nhân đó theo đuổi trong xã hội. Cá nhân có thể mong muốn là một người công dân bình thường hay có địa vị lãnh đạo; + Nhận thức cá nhân: Họ tự đánh giá xem xét bản thân trong tổ chức, xã hội.
Là một người có chuyên môn cao nhất phòng, sở. Hay là người có hạn chế về năng lực; + Tính cách: Cứng nhắc hay linh hoạt; tin cậy được; kín đáo hay hay thể hiện, v. mỗi cá nhân sẽ thiên về những nhóm người có tính cách khác nhau. + Động cơ: Là đáp án giúp mỗi cá nhân trả lời câu hỏi: tại sao họ làm những công việc đó.
Ví dụ, đối với công chức phải xác định tại sao công chức làm việc. Đối với nhóm các nhà quản lý (mọi cấp) bên cạnh những gì về kiến thức, kỹ năng, thì năng lực gắn với quản lý đòi hỏi phải nghiên cứu bổ sung. Năng lực bao gồm kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, và đặc trưng liên quan đến việc thực thi đối với một công việc cụ thể trong một lĩnh vực nghề nghiệp nhất định. 13 “ Năng lực là sự tổng hợp những thuộc tính của cá nhân con người, đáp ứng những yêu cầu của hoạt động và đảm bảo cho hoạt động đạt được những kết quả cao.
Năng lực quản lý - Cơ sở để xác định năng lực quản lý Năng lực quản lý của một tổ chức tức là khả năng của tập thể các nhà quản lý các cấp có thể tạo ra nhằm thực hiện được những nhiệm vụ mà tổ chức đã đề ra hay được trao cho. Trong khu vực nhà nước, những nhiệm vụ mà tổ chức phải thực hiện phụ thuộc vào mức độ tự chủ của tổ chức có được trong khuôn khổ chung của thể chế nhà nước. Tuy nhiên, mức độ tự chủ phụ thuộc vào cách thức mà pháp luật nhà nước quy định cho từng loại tổ chức. Năng lực quản lý gắn liền với những công việc hoạt động quản lý mà các nhà quản lý và tập thể những nhà quản lý phải thực hiện.
Điều rất nhiều nhà quản lý cần phải quan tâm trả lời chính là phải xác định rõ công việc mà họ phải làm và tránh hiện tượng là nhà quản lý làm tất cả mọi công việc có trong tổ chức. Với những công việc một nhà quản lý phải làm để quản lý tổ chức, đòi hỏi gắn liền với nhóm năng lực có liên quan. Việc xác đinh các nhóm năng lực trên ở các cấp độ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức cũng như cấp quản lý. Điều đó cũng có nghĩa là nhà quản lý (dụ ở vị trí quản lý nào) trong trật tự thứ bậc của tổ chức cũng phải xác định rõ những nhóm chức năng mà họ phải đảm nhận và đó là những nhóm chức năng cần phải tập trung và có đủ năng lực để làm tốt nhất.
- Các yếu tố xác định năng lực quản lý Các yếu tố để xác định năng lực quản lý, nhiều tài liệu nghiên cứu 14 nhóm năng lực thích ứng cần phải có và chia thành các nhóm sau: + Năng lực xây dựng và phát triển nhóm Một trong những công việc mà các nhà quản lý dù cấp độ quản lý nào cũng phải làm là phải chăm lo xây dựng và phát triển nhóm làm việc. Tuy nhiên, các nhà quản lý thường bổ nhiệm vào vị trí quản lý khi nhóm đã được hình thành trước đó. Đa số họ không phải là người có sáng kiến, được giao để thành lập một tổ chức mới với quyền nhất định về lựa chọn nhân sự. Một vị trí chức danh được bổ nhiệm cũng có nghĩa là đã có một nhóm người làm việc ở tổ chức, đơn vị đó.
Xây dựng và phát triển nhóm cũng có nghĩa là nhà quản lý có thể bố trí, sắp xếp thêm một vài người vào các vị trí cần thiết; phân công, bố trí sắp xếp lại những người đang có. Nhà quản lý dù ở cấp nào cũng phải có những năng lực nhất định liên quan đến vấn đề này. Họ phải có năng lực làm việc nhóm để xây dựng và phát triển nhóm; + Năng lực động viên nhân viên Nhà quản lý phải biết động viên nhân viên của mình. Đây chính là một trong những điều có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động của nhóm của tổ chức mà nhà quản lý phải quản lý.
Đây là một công việc rất thách thức đối với mọi nhà quản lý. Động viên nhân viên vừa là nghệ thuật vừa đòi hỏi phải có nguồn lực. Nhà quản lý phải học cách để động viên nhân viên. Phải hiểu nhân viên của mình và phải biết nhu cầu của họ theo từng giai đoạn.
Các nhà quản lý phải nhận biết trật tự đó để tác động, nhằm giúp người lao động có thể thỏa mãn được nhu cầu của họ trong môi trường làm việc cụ thể của tổ chức. Các nhà quản lý cũng cần phải có đủ năng lực để nhận biết những nhóm nhu cầu đó. + Năng lực điều hành hoạt động (sản xuất kinh doanh hay cung 15 cấp dịch được) trao cho tổ chức (cục, vụ, viện,v.), tức quản lý việc thực thi nhiệm vụ được giao cho tổ chức. Tập trung mang tính cơ bản của mọi nhà quản lý ở mọi cấp chính là công việc mà đơn vị, tổ chức được phân công thực hiện trong tổng thể chung của cả tổ chức.
Tùy thuộc vào từng loại tổ chức mà từng bộ phận của nó được giao những công việc cụ thể (nhiệm vụ). Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm để cho công việc được vận hành trôi chảy, thuận lợi. Nhà quản lý sẽ phải đưa ra những quyết định mang tính hàng ngay về những cách thức cụ thể để làm các nhiệm vụ nhỏ của tổ chức và của từng nhân viên; + Năng lực quản lý sự thay đổi và đặt đúng mọi sự kiện đúng vào vị trí Do nhiều yếu tố tác động đến đơn vị, tổ chức nên có nhiều điều không mong đợi luôn xảy ra.