Chương 1: Tổng quan đề tài - Chương 2: Cơ sở lý luận và thực tiễn - Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Chương 4: Kết quả và thảo luận - Chương 5: Kết luận và kiến nghị 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2. Mô hình PDCA 2. Khái niệm PDCA (Plan-Do-Check-Act), tạm dịch là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động, là một chu trình hoạt động chuẩn, khái quát hóa các bước đi thông thường trong công tác cải tiến chất lượng. Trước hết mọi việc bắt đầu bằng Lập kế hoạch (Plan) cho những việc cần làm.
Sau đó đến khau Thực hiện (Do) kế hoạch đó. Tiếp theo là Kiểm tra (Check) lại những việc đã làm xem có đúng không, có phù hợp không, có sai sót gì không. Cuối cùng là Hành động (Act) khắc phục những yếu kém hoặc duy trì, nhân rộng kết quả đạt được. PDCA giúp cho công việc cải tiến chất lượng được triển khai bài bản, hạn chế những sai sót dẫn đến thiệt hại, mất mát (Nguyễn Trọng Khoa và cộng sự, 2010).
Mô hình PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001… (Nguyễn Thị Uyên và cộng sự, 2017; Ngan Tran, 2021). 5 Act Plan - Quản lý sự không phù hợp - Khái niệm và mục tiêu chất lượng - Cải tiến - Cân nhắc theo quy định - Chứng nhận ISO 9001 - Trách nhiệm sản phẩm và An toàn sản phẩm - Các khía cạnh văn hóa và tổ chức - Tập huấn về chất lượng - Quản lý chất lượng tổng thể - Kiểm soát thiết kế - Hệ thống quản lý môi trường - Tích hợp hệ thống quản lý A P C D Check Do - Thống kê - Mua sắm - Bảng kiểm soát - Nguồn cung kịp thời - Kiểm tra - Khả năng xử lý - Thử nghiệm chức năng - Độ tin cậy của sản phẩm - Dụng cụ kiểm tra và đo lường - Xử lý nguyên liệu - Đo lường - Dịch vụ - Tổng quan và đánh giá chất lượng - Chất lượng dịch vụ - Chi phí chất lượng và an toàn - Tài liệu và hồ sơ - Đo điểm chuẩn - Kiểm soát các thay đổi - Tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hóa - Sự phù hợp và tương thích Hình 2. Chu trình PDCA (Nguồn: Sokovic và cộng sự, 2010) Theo Đinh Bá Hùng Anh (2017), không thể áp dụng chu trình PDCA một lần rồi dừng.
Tuy nhiên cũng không thể cải tiến liên tục mà cần duy trì sau một chu trình Chuẩn hóa sau khi áp dụng một chu trình quản lý PDCA thành công. Sau một chu trình PDCA (cải tiến) nhà quản trị cần áp dụng quy trình SDCA (Study – Do – Check – Act) để duy trì nhằm đào tạo và thực hiện Chuẩn hóa. Để quản lý chất lượng cần thực hiện tuần tự cả 2 nhiệm vụ là cải tiến và duy trì. 6 Quản trị chất lượng = Cải tiến + Chuẩn hóa Mức Cải tiến S D độ thực P D A C hiện Mục tiêu S D A C Duy trì A C Cải tiến Khác P D biệt nhờ PDCA A C Duy trì áp dụng S D Plan: Kế hoạch Cải tiến quy A C Do: Thực hiện trình Check: Kiểm tra Duy trì Chuẩn hóa Act: Chuẩn hóa PDCA Thời gian Hình 2.
Mức độ áp dụng chu trình PDCA theo thời gian (Nguồn: Đinh Bá Hùng Anh và cộng sự, 2017) 2. Lịch sử hình thành và phát triển chu trình PDCA PDCA dựa trên phương pháp khoa học được phát triển từ nghiên cứu của Francis Bacon. Phương pháp này mô tả tiến trình 3 bước là “Giả thuyết – Thực nghiệm – Lượng giá” (Hypothesis – Experiment – Evaluation). Người đầu tiên áp dụng khái niệm trên vào cải tiến chất lượng là Walter Andrew Shewhart (1891 – 1967).
Ông mô tả tiến trình này bằng thuật ngữ “Làm rõ – Sản xuất – Kiểm tra” (Specification – Production – Inspection). Vào năm 1924 khi thực hiện một yêu cầu cải tiến chất lượng của công ty, ông đã phát thảo 4 thành tố quan trọng được xem là nguyên lý của chu trình chất lượng ngày nay. Trong những năm cuối thập niên 30 của thế kỷ trước, những ý tưởng của Shewhart được mở rộng từ quản lý chất lượng công nghiệp sang những lĩnh vực khoa học khác. Đến thập niên 50, khái niệm trên được giới thiệu và phát triển rộng rãi nhờ công của William Edward Deming.
Ông mô tả dưới tên gọi “Shewhart cycle” nhưng người ta thường biết nó với tên gọi “Deming cycle”, hay chu trình cải tiến chất lượng PDCA hay PDSA. Ngày nay chu trình PDCA đã trở trành nguyên lý cốt lõi của nhiều mô hình quản lý chất lượng như TQM (Total Quality Management), CQI (Continuous Quality Improvemnet), ISO, EFQM, Kaizen (PDCA: Problem finding, Display, Clear, Acknowledge) và Six Sigma (DMAIC: Define – Measure – Analyze – Improve – Control) (Nguyễn Trọng Khoa và cộng sự, 2010). Lợi ích của PDCA Hình 2. Quá trình cải tiến liên tục bằng chu trình PDCA (Nguồn: Vinacontrol CE) Theo Hạ Linh (2020), việc áp dụng mô hình PDCA trong quá trình quản lý mang lại những lợi ích tích cực cho tổ chức, cụ thể như sau: 2.
Cải tiến quy trình Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo các có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho: - Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu; - Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép sửa chữa các nhược điểm và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện quy trình; - Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng. Việc sử dụng chu trình PDCA cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.
Thay đổi cách quản lý Chu trình PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Chu trình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục. Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch (Plan), triển khai nguyên mẫu (Do), đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất (Check) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu (Act). Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.
Quản lý chất lượng Một trong những công dụng chính của chu trình PDCA là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục. PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hoạt động hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện.
Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn. Duy trì kiểm soát dự án Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, cụ thể: - Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,… của dự án. Điều này giúp khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.
- Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh, có cơ sở. - Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định. - Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng. Quản lý hiệu suất Giai đoạn “Plan” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm; Giai đoạn “Do” là hiệu suất thực tế; Giai đoạn “Check” đánh giá hiệu suất; và Giai đoạn “Act” xác nhận hiệu suất đó.
Chu trình PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách hiệu quả. Nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức Chu trình PDCA đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh, kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại,… Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống công nghệ thông tin trong một số tổ chức. Việc xử lý như vậy với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh quá trình cải tiến, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức. Các bước thực hiện của mô hình PDCA Chu trình PDCA bao gồm 4 bước: (1) Lập kế hoạch, (2) Thực hiện, (3) Kiểm tra và (4) Hiệu chỉnh.
Các quá trình cứ diễn ra liên tục và quá trình sau lặp lại quá trình trước nhưng ở một mức cao hơn. Chọn chủ đề để giải quyết 2. Thiết lập mục tiêu và thời gian thực hiện Plan 3. Cô lập nguyên nhân quan trọng/gốc rễ của vấn đề phải giải quyết 4.
Xây dựng kế hoạch hành động để đạt mục tiêu 5. Thực hiện kế hoạch Do 6. Ghi nhận kết quả 7. Đánh giá kết quả thu được Check 8.