CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1. Tổng quan về dự án công nghệ thông tin Trong phần này, luận văn sẽ giới thiệu các quan điểm về các dự án và dự án CNTT: 1. Khái niệm dự án và dự án công nghệ thông tin Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định” Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.
Tại điều 2, khoản 1 của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ định nghĩa như sau: “Dự án công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin”. Về mặt hình thức, nghị định 102/2009/NĐ-CP nêu rõ “dự án CNTT là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí nhằm cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin, theo một kế hoạch được định trước để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.Trên góc độ quản lý, dự án CNTT là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các hiệu quả vận 7 hành, nâng cao chất lượng dịch vụ của công nghệ thông tin trong ít nhất là một chu kỳ phát triển. Trên góc độ kế hoạch, dự án CNTT là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Còn về mặt nội dung, dự án CNTT là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định” ” 1.
Đặc trưng của dự án công nghệ thông tin Theo Từ Quang Phương (2012) thì Dự án có tính thống nhất: Dự án là một thực thể độc lập trong một môi trường xác định với các giới hạn nhất định về quyền hạn và trách nhiệm; Dự án có tính xác định: Dự án được xác định rõ ràng về mục tiêu cần phải đạt đƣợc, thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc cũng như nguồn lực cần có với một số lượng, cơ cấu, chất lượng và thời điểm giao nhận; Dự án có tính logic: Tính logic của dự án được thể hiện ở mốc quan hệ biện chứng giữa các bộ phận cấu thành dự án. Yêu cầu đối với dự án công nghệ thông tin Theo nhiều tác giả, điển hình như Đỗ Phú Trần Tình (2015) thì “ để đảm bảo tính khả thi, dự án phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: “ Tính khoa học: Thể hiện người soạn thảo dự án đầu tư phải có một quá trình nghiên cứu tỷ mỉ, kỹ càng, tính toán thận trọng, chính xác từng nội dung của dự án đặc biệt là nội dung về tài chính, nội dung về công nghệ kỹ thuật. Tính khoa học còn thể hiện trong quá trình soạn thảo dự án đầu tư cần có sự tư vấn của các cơ quan chuyên môn. Tính thực tiễn: Các nội dung của dự án đầu tư phải được nghiên cứu, xác định trên cơ sở xem xét, phân tích, đánh giá đúng mức các điều kiện và hoàn cảnh cụ thể liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động đầu tư.
Tính pháp lý: Dự án đầu tư cần có cơ sở pháp lý vững chắc tức là phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước. Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ chủ trương, chính sách của Nhà nước, các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động đầu tư. 8 Tính đồng nhất: Các dự án đầu tư phải tuân thủ các quy định chung của các cơ quan chức năng về hoạt động đầu tư, kể cả các quy định về thủ tục đầu tư. Với các dự án đầu tư quốc tế còn phải tuân thủ quy định chung mang tính quốc tế” 1.
Phân loại dự án công nghệ thông tin Theo Từ Quang Phương (2012) có 2 loại dự án: Dự án phần cứng là triển khai lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào hoạt động (VD: Dự án lắp đặt hệ thống xử lý chất thải nguy hại chì niêm điện kế.); Dự án phần mềm là triển khai ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, an ninh, hoạt động sản xuất (VD: Dự án an ninh mạng, xây dựng cơ sở dữ liệu…. Tổng quan hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin 1. Tổng quan về quản lý dự án CNTT 1. Khái niệm quản lý dự án CNTT “Công nghệ Thông Tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin”.
(Trích Wikipedia tiếng Việt) Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”. Như vậy dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến việc xây dựng, phát triển, áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông. “Khái niệm quản lý dự án là quá trình tổ chức lập kế hoạch, phân bổ điều phối thời gian, nguồn lực và tổ chức triển khai thực hiện, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đạt được yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ, hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép” (Từ Quang Phương, 2012). 9 Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Khái niệm quản lý dự án công nghệ thông tin là quản lý dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, có sự độc lập, riêng biệt và có điểm bắt đầu – kết thúc nhằm cho ra một sản phẩm cụ thể cuối cùng.
Mục tiêu của dự án chính là hoàn thành sản phẩm cuối cùng đúng thời hạn nhưng phải nằm trong phạm vi ngân sách cho phép. Sản phẩm dự án công nghệ thông tin phải có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn khách hàng hay nhà đầu tư đề ra” 1. Đặc điểm vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Đặc điểm của quản lý dự án công nghệ thông tin là: Thứ nhất, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một số lượng “ vốn lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ thông tin thường rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư. Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc.
Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính. Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó khăn. ” Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói “ cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn. Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt.
Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời. ” Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp. Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay “ của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình” 10 Mục tiêu và vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin: Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành được các công việc dự án “ theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. ” Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.
Trong những năm gần đây, quản lí dự án công nghệ thông tin đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng theo theo xu hướng chung của thế giới. Do đó, để quản lí dự án công nghệ thông tin thành công trong điều kiện nguồn lực hạn chế là vấn đề mà các nhà quản lí và các nhà khoa học quan tâm.