Tổng quan nghiên cứu

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một trong những hoạt động thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và vận hành hiệu quả các cơ quan hành chính, đặc biệt là tại cấp phường. Tại Thành phố Hồ Chí Minh, với 259 phường trực thuộc 19 quận, công tác này càng trở nên cấp thiết nhằm bảo đảm việc quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu, hồ sơ phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo và giải quyết công việc. Theo khảo sát thực tế, nhiều phường đã ban hành quy chế, danh mục hồ sơ và tổ chức lập hồ sơ hiện hành, tuy nhiên vẫn còn khoảng 27% phường chưa xây dựng danh mục hồ sơ, dẫn đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ chưa đồng bộ, chưa đạt chất lượng như yêu cầu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại các phường trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2011-2019, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác này. Nghiên cứu tập trung vào các khía cạnh như nhận thức của cán bộ công chức, quy trình lập hồ sơ, công tác nộp lưu hồ sơ, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công tác lưu trữ. Ý nghĩa của nghiên cứu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại các phường mà còn góp phần cải thiện công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý và thực tiễn, đồng thời hỗ trợ công tác cải cách hành chính và phát triển kinh tế - xã hội địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Hồ sơ: Tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
  • Lập hồ sơ hiện hành: Quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp khoa học.
  • Nộp lưu hồ sơ: Quá trình giao nộp hồ sơ, tài liệu đã lập và hoàn chỉnh vào lưu trữ cơ quan theo quy định về thời hạn và thủ tục.
  • Danh mục hồ sơ: Bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, giúp quản lý và kiểm tra việc lập hồ sơ.
  • Công tác lưu trữ: Bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Khung lý thuyết còn bao gồm các nguyên tắc, yêu cầu về chất lượng hồ sơ, quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến công tác này như nhận thức cán bộ, trang thiết bị, công nghệ thông tin và sự chỉ đạo của lãnh đạo.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phân tích - tổng hợp: Đánh giá các quy định pháp luật, tài liệu tham khảo và kết quả khảo sát thực tế để tổng hợp các vấn đề lý luận và thực tiễn.
  • Khảo sát thực tế: Thu thập số liệu từ 259 UBND phường thuộc Thành phố Hồ Chí Minh thông qua phỏng vấn, quan sát và thu thập báo cáo công tác văn thư, lưu trữ.
  • So sánh: Đối chiếu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giữa các phường trong Thành phố Hồ Chí Minh và một số địa phương khác để rút ra bài học kinh nghiệm.
  • Phân tích số liệu: Sử dụng số liệu thống kê về số lượng hồ sơ lập được, tỷ lệ phường ban hành danh mục hồ sơ, trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ để đánh giá thực trạng.

Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ 259 UBND phường trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy cao cho kết quả nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu tập trung từ năm 2011 đến 2019, phù hợp với giai đoạn áp dụng Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ phường ban hành danh mục hồ sơ đạt 73% (189/259 phường), còn lại 27% chưa ban hành, gây khó khăn cho việc lập hồ sơ và quản lý tài liệu.
  2. Số lượng hồ sơ lập được trong năm 2019 tại các phường rất đa dạng, ví dụ Quận Gò Vấp có hơn 12.000 hồ sơ giấy và gần 9.500 hồ sơ điện tử, trong khi một số quận như Quận 3 chưa triển khai hồ sơ điện tử.
  3. Trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế, chỉ khoảng 19% cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành, 81% còn lại là đào tạo chuyên ngành khác, ảnh hưởng đến chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
  4. Việc lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện đầy đủ và đồng bộ, nhiều hồ sơ chỉ là tập hợp văn bản rời rạc, chưa sắp xếp, biên mục theo quy định, dẫn đến khó khăn trong tra cứu và bảo quản.
  5. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm túc, nhiều cán bộ công chức giữ hồ sơ tại vị trí làm việc, chưa giao nộp đúng thời hạn, gây tồn đọng tài liệu, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ và khai thác sử dụng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên bao gồm nhận thức chưa đầy đủ của cán bộ công chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, thiếu sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo UBND phường, cũng như hạn chế về nhân lực chuyên môn và cơ sở vật chất. So sánh với các nghiên cứu trước đây, kết quả khảo sát tại Thành phố Hồ Chí Minh tương đồng với tình hình chung của các địa phương khác, cho thấy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại cấp xã, phường còn nhiều bất cập cần khắc phục.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phường ban hành danh mục hồ sơ, biểu đồ tròn về trình độ cán bộ văn thư lưu trữ, bảng thống kê số lượng hồ sơ lập được theo từng quận, giúp minh họa rõ nét thực trạng và các vấn đề tồn tại.

Việc nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ không chỉ góp phần bảo quản tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và phục vụ nhân dân.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện. Thời gian: tổ chức định kỳ hàng năm; Chủ thể thực hiện: Sở Nội vụ, UBND các quận, phường.
  2. Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phường, ưu tiên tuyển dụng người có trình độ chuyên ngành lưu trữ, có kỹ năng tin học và ngoại ngữ để đảm bảo chất lượng công tác. Thời gian: trong 1-2 năm tới; Chủ thể: UBND thành phố, các quận, phường.
  3. Xây dựng và cập nhật danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phù hợp với đặc thù từng phường, làm cơ sở cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ có hệ thống, khoa học. Thời gian: hàng năm; Chủ thể: UBND phường phối hợp Sở Nội vụ.
  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và lưu trữ, triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đồng thời trang bị cơ sở vật chất, kho lưu trữ đạt chuẩn để bảo quản tài liệu an toàn. Thời gian: đến năm 2025; Chủ thể: UBND thành phố, các quận, phường.
  5. Tăng cường kiểm tra, giám sát và xử lý trách nhiệm đối với các đơn vị, cá nhân không thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, gắn kết quả thực hiện với đánh giá thi đua, khen thưởng. Thời gian: thường xuyên; Chủ thể: UBND các cấp, Sở Nội vụ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các UBND phường, xã: Nắm bắt kiến thức, quy trình và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
  2. Lãnh đạo UBND các cấp, đặc biệt là cấp phường, quận: Hiểu rõ thực trạng và các giải pháp để chỉ đạo, tổ chức thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
  3. Các nhà nghiên cứu, giảng viên và sinh viên chuyên ngành lưu trữ học: Tham khảo tài liệu nghiên cứu thực tiễn, bổ sung kiến thức chuyên môn và phát triển đề tài nghiên cứu tiếp theo.
  4. Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ như Sở Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Đánh giá thực trạng, xây dựng chính sách và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp

  1. Lập hồ sơ hiện hành là gì và có vai trò như thế nào?
    Lập hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu liên quan đến một công việc hoặc sự việc theo nguyên tắc khoa học. Vai trò của nó là giúp quản lý chặt chẽ văn bản, tránh thất lạc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và bảo quản lâu dài.

  2. Tại sao nhiều phường chưa ban hành danh mục hồ sơ?
    Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của danh mục hồ sơ, thiếu nhân lực chuyên môn và chưa có sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo cấp trên, dẫn đến việc lập hồ sơ còn mang tính hình thức hoặc bị động.

  3. Làm thế nào để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại các phường?
    Cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ thường xuyên, bố trí cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn, xây dựng danh mục hồ sơ phù hợp, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.

  4. Hồ sơ điện tử có được áp dụng rộng rãi tại các phường không?
    Hiện nay, việc áp dụng hồ sơ điện tử tại các phường còn hạn chế, chỉ một số quận, phường triển khai. Việc mở rộng ứng dụng hồ sơ điện tử là xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cải cách hành chính.

  5. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?
    Theo quy định, hồ sơ, tài liệu hành chính phải được nộp lưu trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong vòng 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán; trường hợp cần giữ lại phải có sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phường, đồng thời khảo sát thực trạng tại 259 phường trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Kết quả nghiên cứu cho thấy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ còn nhiều hạn chế về nhận thức, nhân lực, quy trình và cơ sở vật chất.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm tuyên truyền, đào tạo, bố trí nhân sự chuyên trách, xây dựng danh mục hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường kiểm tra, giám sát.
  • Luận văn góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cấp phường, hỗ trợ cải cách hành chính và phát triển kinh tế - xã hội địa phương.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất, mở rộng nghiên cứu sang các địa phương khác và ứng dụng kết quả nghiên cứu vào thực tiễn quản lý nhà nước.

Hành động ngay: Các cơ quan, đơn vị liên quan cần phối hợp tổ chức tập huấn, rà soát nhân sự và xây dựng kế hoạch nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại các phường trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.