chương 1 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 11/11/2011). Như vậy, định nghĩa “tài liệu lưu trữ” của pháp luật Việt Nam còn nhấn mạnh thêm giá trị nội dung mà mỗi tài liệu chứa đựng, qua đó cũng thể hiện thêm mục đích của pháp luật lưu trữ tại Việt Nam khẳng định sẽ tập trung vào công tác phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ hơn nữa, phục vụ cho đời sống, xã hội. Từ khái niệm về “tài liệu lưu trữ”, cũng tại điều 1, chương 1 luật Lưu trữ của Pháp năm 1979 đề cập đến “công tác lưu trữ”, mặc dù không rõ ràng nhưng có thể hiểu là bao gồm cả hệ thống quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Việc bảo quản các tài liệu này được tổ chức để phục vụ cho lợi ích của công chúng, cũng như cho các nhu cầu hành chính và là bằng chứng về quyền của cá nhân hoặc tổ chức công hoặc tư, giống như đối với tài liệu lịch sử nghiên cứu". Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ là đối tượng chính của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: – Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; – Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; – Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Lƣu trữ ở Nam Kỳ trƣớc thời thuộc Pháp Công tác lưu trữ của Việt Nam thời phong kiến đã từng bước được hình thành xuất phát từ yêu cầu lưu giữ các loại văn bản để phục vụ cho nhu cầu quản lý nhà nước. Lưu trữ trước thời kỳ thuộc Pháp tại Nam Kỳ vẫn chỉ mang tính sơ khai và đơn giản, được giới thiệu khái quát qua hai nội dung: lưu trữ ở Việt Nam và lưu trữ ở Nam Kỳ trước thời nhà Nguyễn. Lƣu trữ ở Việt Nam trƣớc thời nhà Nguyễn Chế độ phong kiến Việt Nam nếu tính từ khi Ngô Quyền lập nên vương triều Ngô năm 938 đến thời điểm triều Nguyễn ký Hiệp ước Patenôtre năm 1884 thừa nhận sự thống trị của thực dân Pháp trên toàn cõi Việt Nam, đã tồn tại gần 10 thế kỷ. Những biến cố và thăng trầm của lịch sử cũng như những chiến công và thành tựu của ông cha ta đã giành được nói chung đã được sử sách ghi chép hoặc phản ánh trong các tài liệu thành văn.
Các tài liệu này phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung, phản ánh mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước ta qua các thời kỳ lịch sử. Song song với đó, công tác lưu giữ những tài liệu này cũng dần được hình thành, với mục đích lưu truyền lại các tài liệu để đời sau sử dụng. Tuy nhiên, do chiến tranh loạn lạc và sự phá hủy tài liệu của các thế lực phong kiến phương Bắc, các loại tài liệu hình thành từ thời Ngô, Đinh, Tiền Lê hầu như không được bảo tồn cho đến nay. Các bộ chính sử, dã sử biên chép từ thời Lý, Trần cũng không đề cập đến việc lưu trữ văn bản của các vương triều này.
Đối với các vương triều Lý, Trần, Hồ, Lê, Mạc và Tây Sơn thì các vấn đề liên quan đến ban hành, lưu giữ và sử dụng văn bản quản lý, nhất là sổ sách hành chính ít nhiều đã được sử sách ghi chép, thể hiện sự quan tâm của chính quyền đối với nhu cầu lưu giữ tài liệu. Có thể kể đến như việc ban hành Hình thư, bộ luật đầu tiên của nước ta dưới triều Lý, Quốc triều Thông chế, Hoàng triều đại điển dưới triều Trần, Quốc triều hình luật thời Lê sơ, các chiếu, chỉ, sắc, dụ quy định các vấn đề liên quan đến thể thức văn bản, kê khai hộ tịch, lập sổ điền, biên soạn ngọc điệp, v. đều được phản ảnh trong bộ quốc sử 19 Đại Việt sử ký toàn thư và một số thư tịch khác. Việc tổ chức cơ sở vật chất để lưu trữ sổ sách, tài liệu trong thời kỳ này cũng đã được thực hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ương và địa phương như trong Thời Lê Thánh Tông, một số cơ quan đã có xây dựng những dãy nhà riêng phục vụ cho lưu giữ sổ sách, giấy tờ như Lại bộ, Hộ bộ: “Nhà chữ công đằng trước, đằng sau đều ba gian hai chái.
Nhà đầu ba gian, sảnh đường một gian. Nhà để sổ sách của Ty Thanh lại một dãy ba gian hai chái, nhà lưu trữ hồ sơ bốn dãy, mỗi dạy 11 gian, ngọc phòng 3 gian, ngai môn 3 gian, bốn chung quanh bao tường” (Lê Quý Đôn, 1962, tr. Trong thời đại trị vì của triều Nguyễn, trước khi bị thế lực tư bản Pháp xâm lược vào năm 1858, các đời vua Nguyễn cũng đã có nhiều chủ trương và biện pháp về tổ chức, lưu giữ, bảo vệ và khai thác tài liệu thành văn, trước mắt là các tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Ở trung ương đã thiết lập ra một số tổ chức chuyên trách về công tác lưu trữ như: - Tào Biểu bạ: Tào Biểu bạ là một trong bốn tào thuộc Nội các (tiền thân là Văn thư phòng), có chức năng lưu trữ tài liệu hình thành trong các hoạt động của nhà vua và Nội các.
Tào Biểu bạ có thể được như là một cơ quan chuyên môn đầu tiên có chức năng lưu trữ tài liệu. - Tàng Thư lâu: là một tòa nhà được xây dựng dùng làm kho lưu trữ văn thư và bảo quản sổ sách hình thành từ năm trước của 6 bộ triều Nguyễn. Tàng Thư lâu vẫn được sử dụng cho đến năm 1942. - Kho lưu trữ - thư viện Quốc Sử quán: Quốc sử quán được thành lập năm 1821 với mục đích biên soạn quốc sử thực lực các triều vua nhà Nguyễn như Đại Nam thực lục, Đại Nam nhất thống chí, v.
Để có thể biên soạn các bộ sách như vậy, các quan lại triều Nguyễn phải dựa vào nhiều nguồn sử liệu, thư tịch của hoàng triều, nghiễm nhiên tại đây hình thành một kho lưu trữ để lưu giữ các tài sử liệu trên. 20 - Kho lưu trữ - thư viện Nội các: dưới thời vua Minh Mạng đã hình thành một kho tài liệu đặt tên là Đông Các, dùng để lưu giữ các tài liệu hình thành trong hoạt động của vua và Văn phòng giúp việc. Bên cạnh việc tổ chức các cơ quan chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản tài liệu, các vua nhà Nguyễn cũng ban hành nhiều quy định về chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công tác lưu trữ văn bản, giấy tờ, có thể tóm tắt cụ thể như sau: - Phân loại: Tài liệu được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo những đặc trưng nhất định và có mục lục thống kê, sổ sách hành chính được sắp xếp, thống kê theo loại. - Lựa chọn tài liệu để lưu trữ: tuy chưa hình thành nên các tiêu chuẩn để lựa chọn, nhưng các tài liệu lưu trữ nói chung đều được định rõ các cơ quan cần lưu giữ, nơi vào giữ bản chính, nơi nào giữ bản gốc.
Ngoài ra, thời bấy giờ đã có ý thức phân biệt giá trị và độ chân thực của bản chính và bản sao tài liệu và rất coi trọng bản gốc của các thư tịch. - Về kỹ thuật bảo quản: các biện pháp kỹ thuật trong thời kỳ này chỉ mang tính cơ bản, sơ khai như định kỳ đem tài liệu ra phơi nắng để chống ẩm mốc, trong kho lưu trữ sẽ chạm trổ nhiều cửa sổ, cửa thông gió. Lƣu trữ ở Nam Kỳ trƣớc thời nhà Nguyễn Nhà Nguyễn có quan tâm đến công tác lưu trữ, không chỉ ở triều đình trung ương mà cả ở các địa phương, nhất là các đơn vị trực thuộc trung ương (cấp thành, doanh, trấn). Ở cấp trấn (từ năm 1832 trở về sau là tỉnh), tuy không thiết lập các lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ nhà nước, nhưng đã cắt cử người phụ trách lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách.
Mặc dù triều đình nhà Nguyễn chủ trương lưu giữ đầy đủ văn bản, sổ sách hình thành ở các cấp chính quyền địa phương, tuy nhiên, do hệ thống hành chánh nước ta dưới thời Nguyễn còn khá đơn giản nên lưu trữ của các tỉnh, thành, phủ, huyện, xã chưa nhiều. Phần lớn là những bộ sổ phục vụ cho việc thu thuế của 21 chính quyền, còn lại là những văn thư, án tiết liên quan đến kiện tụng, những loại văn khế, chúc thư liên quan đến các khoản mua bán trâu bò ruộng đất và các khoản gia tài, hương hỏa, phần nhiều do tư gia lưu giữ; chỉ khi nào có việc kiện tụng liên quan đến các khoản ấy thì đương sự mới phải xuất trình hoặc nạp bản sao các văn kiện liên hệ. Và các bản sao ấy phụ thuộc vào các hồ sơ tự tập tại phủ, tỉnh,. Dưới tỉnh là phủ, huyện, tổng, xã.
Nhưng do quy định của triều đình nhà Nguyễn, phần lớn sổ sách như địa bạ, hộ tịch,. chỉ được lưu giữ ở ba cấp: trung ương, tỉnh và xã chứ không lưu ở phủ, huyện hay tổng. Do đó ở cấp phủ, huyện chỉ cắt cử quan chuyên trách hay kiêm nhiệm, còm ở cấp xã tuy được giao nhiệm vụ lưu giữ các tài liệu liên quan đến việc thu thuế, tuyển quân, điều động nhân lực,. nhưng khối tài liệu này thực tế không nhiều và công việc này được giao cho lý trưởng, một quan chức đứng đầu cấp xã.
Ở Nam Kỳ và Bắc kỳ, đến năm 1897, khi hành chánh thuộc địa bao trùm thì các tài liệu ở các cấp địa phương như: Đinh bộ, Địa bộ, Điền bộ, Ngưu bộ, Thuyền bộ ngày ít dần. Những loại tài liệu này còn tìm thấy được ở văn khố các tòa công sứ và tỉnh trưởng sau khi đã được chuyển về trung ương. Năm 1862, sau khi chiếm được ba tỉnh miền Đông Nam Kỳ, Pháp bắt đầu tổ chức bộ máy cai trị.