Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế mở và tốc độ phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp dịch vụ không ngừng mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận thị trường và gia tăng số lượng khách hàng. Sự gia tăng này kéo theo khối lượng dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ nghiệp vụ cần xử lý ngày càng lớn. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, các nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng vẫn được thực hiện theo phương thức thủ công hoặc phân tán trên các máy tính độc lập, dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp, phân tích và đồng bộ dữ liệu.

Đề tài khóa luận "Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston" được thực hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế trong quá trình thực tập của tác giả tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston (thành viên chính thức của Kreston International tại Việt Nam). Đặc thù của doanh nghiệp kiểm toán và tư vấn là quy trình làm việc phải tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực, chế độ do Nhà nước quy định, làm phát sinh lượng lớn hồ sơ kiểm toán, giấy tờ làm việc qua từng năm tài chính đối với mỗi khách hàng.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua các nhiệm vụ sau:

  1. Hệ thống hóa các kiến thức cơ bản về khái niệm, quy trình, các phương pháp và mô hình phân tích thiết kế một hệ thống thông tin.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý thông tin khách hàng nói chung và tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston nói riêng.
  3. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý dữ liệu khách hàng tại doanh nghiệp; trên cơ sở nhu cầu thực tiễn để đề xuất giải pháp tin học hóa.
  4. Tiến hành phân tích thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng nhằm đáp ứng hai yêu cầu cốt lõi: tổng hợp, quản lý thuận tiện thông tin khách hàng; hỗ trợ tra cứu, sao lưu và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Khách hàng và thông tin dữ liệu về khách hàng; quy trình thu thập, xử lý và quản lý thông tin khách hàng; các nguồn hình thành dữ liệu; các chủ thể tham gia sử dụng và tác động đến hoạt động quản lý dữ liệu khách hàng; lý thuyết và kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston (địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà Hà Thành, số 102 Thái Thịnh, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Các số liệu, tài liệu khảo sát về tình hình hoạt động của công ty được thu thập trong khoảng thời gian 3 năm gần nhất.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các khái niệm khoa học về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và quản trị quan hệ khách hàng (CRM), đồng thời áp dụng phương pháp luận mô hình hóa hướng đối tượng.

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

  • Dữ liệu và thông tin: Dữ liệu là các con số, ký tự, hình ảnh, âm thanh thô chưa qua xử lý; thông tin là dữ liệu đã được xử lý, phân loại, sắp xếp, tính toán và tổng hợp theo ngữ cảnh có giá trị phục vụ việc ra quyết định.
  • Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý ở mức tác nghiệp, quản lý chiến thuật và hoạch định chiến lược, vận hành dựa trên cơ sở dữ liệu tạo ra từ hệ xử lý giao dịch (TPS) và các nguồn dữ liệu ngoài.
  • Năm thành phần của hệ thống thông tin: Phần cứng (Hardware), Phần mềm (Software), Mạng truyền thông (Networks), Cơ sở dữ liệu (Databases), và Con người (People).
  • Phân loại hệ thống thông tin: Khóa luận hệ thống hóa các cách phân loại theo cấp ứng dụng (EIS, DSS, MIS, TPS, OAS, ES), theo chức năng nghiệp vụ (tài chính kế toán, marketing, kinh doanh - sản xuất, nhân sự) và theo quy mô tích hợp (ERP, SCM, CRM, KM).
  • Lý thuyết CRM: Được xác định là một phân hệ của hệ thống thông tin Marketing ở mức tác nghiệp. Tác giả phân định rõ ràng khách hàng bên trong (các bộ phận, nhân viên nội bộ tạo thành chuỗi giá trị) và khách hàng bên ngoài (cá nhân, tổ chức mua và tiêu dùng dịch vụ), từ đó xác lập mục tiêu của CRM đối với 4 chủ thể: khách hàng, doanh nghiệp, nhà quản lý và nhân viên.

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Khóa luận tiến hành so sánh toàn diện giữa hai trường phái phân tích thiết kế hệ thống thông tin:

Tiêu chí so sánh Phương pháp hướng cấu trúc (Structured Approach) Phương pháp hướng đối tượng (Object-Oriented Approach)
Cách tiếp cận Từ trên xuống (Top-down); phân rã theo chức năng và luồng dữ liệu. Từ dưới lên (Bottom-up); ánh xạ thực thể thành các đối tượng chứa cả dữ liệu và hành vi.
Phương pháp tiêu biểu SADT, MERISE, CASE / CASE*Method của Oracle. HOOD, RDD, OMT, UML.
Khả năng tái sử dụng Hạn chế; mã nguồn và module phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu cụ thể. Cao; thông qua cơ chế đóng gói (encapsulation) và kế thừa (inheritance).
Phạm vi phù hợp Các bài toán quy mô nhỏ, luồng dữ liệu đơn giản, giải thuật tuần tự rõ ràng. Các hệ thống lớn, phức tạp, có nhiều luồng dữ liệu đầu vào và nghiệp vụ biến động.

Phương pháp nghiên cứu và công cụ sử dụng

  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống; quan sát thực địa nghiệp vụ; điều tra thông qua phiếu khảo sát và phỏng vấn cán bộ quản lý, nhân viên Kreston; phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp tài liệu chuyên ngành.
  • Ngôn ngữ mô hình hóa: Sử dụng chuẩn UML (Unified Modelling Language) nhằm mô hình hóa khía cạnh cấu trúc tĩnh (Static Structure) và hành vi động (Dynamic Behavior) của hệ thống thông qua hệ thống biểu đồ tiêu chuẩn: Use Case, Lớp (Class), Trạng thái (State), Tuần tự (Sequence), Thành phần (Component) và Triển khai (Deployment).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston được thiết kế toàn diện từ khâu đặc tả yêu cầu đến kiến trúc vật lý và giao diện người dùng.

Đặc tả yêu cầu hệ thống

  • Yêu cầu chức năng:
    1. Quản lý thông tin khách hàng: Cập nhật, thêm mới, xóa thông tin khách hàng.
    2. Quản lý hợp đồng: Tạo mới, cập nhật, xóa, tra cứu hợp đồng kiểm toán và tư vấn.
    3. Quản lý giao dịch: Theo dõi các giao dịch phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ.
    4. Quản lý thông tin liên hệ: Lưu trữ lịch sử liên hệ, thiết lập thời gian và lịch hẹn với khách hàng.
    5. Quản lý người dùng: Phân quyền, thêm, sửa, xóa tài khoản nhân viên sử dụng phần mềm.
    6. Quản lý kế hoạch làm việc: Cho phép trưởng nhóm lập lịch công tác kiểm toán; nhân viên tra cứu lịch làm việc.
    7. Thống kê, báo cáo: Tổng hợp số liệu doanh thu, tình hình thực hiện hợp đồng phục vụ ban giám đốc.
    8. Tra cứu thông tin: Tìm kiếm thông tin khách hàng theo tên, theo năm tài chính hoặc theo tiêu chí nghiệp vụ.
  • Yêu cầu phi chức năng: Cơ chế cơ sở dữ liệu tập trung nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, độc lập dữ liệu và kiểm soát tương tranh; tốc độ xử lý nhanh với lượng dữ liệu lớn; khả năng bảo trì và nâng cấp mở rộng; giao diện thuần Việt, thiết kế thống nhất và dễ thao tác.

Mô hình hóa phân tích (Analysis Model)

  • Tác nhân hệ thống (Actors): Xác định 4 nhóm tác nhân gồm Nhân viên, Ban giám đốc, Trưởng nhóm, và Người quản lý.
  • Mô hình Use Case:
    • Biểu đồ Use Case chức năng Đăng nhập, Đăng xuất: Gồm các tác nhân Nhân viên, Người quản lý, Trưởng nhóm, Ban giám đốc tương tác với các Use Case DangNhap, DangXuat, CapNhatTTKhachHang, TraCuuThongTin.
    • Biểu đồ Use Case chức năng Quản lý hợp đồng: Tác nhân Người quản lý thực hiện QuanLyHopDong bao gồm các quan hệ <<include>> tới ThemHopDong, XemTTHopDong, TraCuuTTHopDong, CapNhatTTHopDong.
    • Biểu đồ Use Case chức năng Quản lý kế hoạch làm việc: Tác nhân Trưởng nhóm thực hiện LapKeHoachLamViec, ThayDoiKeHoachLamViec, HuyKeHoachLamViec, TraCuuKHLV (mở rộng <<extend>> thành TraCuuTheoKH và TraCuuTheoNgay).
    • Biểu đồ Use Case chi tiết: Tích hợp đầy đủ các Use case con cho phân hệ Quản lý giao dịch (ThemGiaoDich, SuaGiaoDich, XoaGiaoDich), Quản lý người dùng (ThemNguoiDung, XoaNguoiDung, ThayDoiTTNguoiDung, TraCuuTTNguoiDung), Quản lý liên hệ (ThemLienHe, SuaLienHe, XoaLienHe), Thống kê báo cáo (ThongKeDoanhThu).
  • Mô hình lớp (Class Diagram): Xác định 11 lớp thực thể cơ bản với các thuộc tính và phương thức:
    • KhachHang: MaKH, TenKH, DiaChi, LinhVucKD, Fax, SoDT, MaSoThue, NguoiDaiDien... Các phương thức: ThemKH(), SuaTTKH(), XoaKH(), KiemTraMaKH().
    • HopDong: MaHopDong, TenHopDong, NoiDungHopDong, LoaiHopDong, GiaTriHopDong, SoHD, TinhTrangHD, NgayKy, MaKH... Phương thức: Them(), Sua(), Xoa(), Capnhat().
    • NhanVien: MaNV, Hotennhanvien, GioiTinh, Ngaysinh, QueQuan, DiaChiThuongTru, SoCMT, TrinhDo, VanBangChungChi, KinhNghiem, SoDienThoai, EMail...
    • TruongNhom, NguoiQuanLy, BanGiamDoc: Kế thừa (quan hệ khái quát hóa) từ lớp NhanVien.
    • GiaoDich: MaGD, MaHopDong, MaQL, Ngaybatdau, Ngayketthuc, NoiDung...
    • LienHe: MaKH, MaQL, ThoiGianLienHe, NoidungLH, Ghichu...
    • KeHoachLamViec: MaKH, NoiDungLamViec, PhamViLamViec, ThoiGianLamViec, NhanSuThamGia, DanhGia, NguoiPhuTrach...
    • HoSoLamViec: MaHoSo, TenHoSo, DanhMucTaiLieu, MaKH...
    • TaiLieuLamViec: MaTL, TenTaiLieu, LoaiTaiLieu, ThuTucThucHien, NoiDung...
    • DichVu: MaDV, TenDV, Mota, GiaTri...
    • ThongTinDangNhap: ID, Password...
  • Biểu đồ trạng thái (State Diagram):
    • Lớp Khách hàng: Khởi tạo $\rightarrow$ Chưa là khách hàng $\rightarrow$ Liên hệ $\rightarrow$ Khách hàng tiềm năng $\rightarrow$ Đang tiến hành giao dịch $\rightarrow$ Ký hợp đồng $\rightarrow$ Hoàn thành giao dịch $\rightarrow$ Chờ một khoảng thời gian $\rightarrow$ Khách hàng cũ.
    • Lớp Nhân viên: Tuyển dụng $\rightarrow$ Đang làm việc $\rightarrow$ Vi phạm $\rightarrow$ Tạm nghỉ $\rightarrow$ Vi phạm nặng $\rightarrow$ Thôi việc / Nghỉ làm.
    • Lớp Giao dịch: Giao dịch chưa thực hiện $\rightarrow$ Giao dịch đang thực hiện $\rightarrow$ Tiếp tục thực hiện / Hủy giao dịch $\rightarrow$ Hoàn thành giao dịch.
    • Lớp Hợp đồng: Chưa thanh toán $\rightarrow$ Thanh toán một phần $\rightarrow$ Thanh toán nốt 50% $\rightarrow$ Đã thanh toán.

Mô hình hóa thiết kế (Design Model)

  • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagrams): Xây dựng chi tiết luồng thông điệp theo thời gian cho 8 chức năng: Đăng nhập, Thêm khách hàng, Sửa thông tin khách hàng, Xóa khách hàng, Thêm hợp đồng, Sửa hợp đồng, Tra cứu khách hàng, và Thống kê báo cáo doanh thu. Luồng thông điệp thể hiện rõ sự tương tác qua lại giữa giao diện (Boundary/Form), bộ điều khiển (Control) và thực thể cơ sở dữ liệu (Entity).
  • Biểu đồ thành phần (Component Diagram): Phân chia hệ thống thành các gói giao diện người dùng (Giao diện nhân viên, Giao diện người quản lý, Giao diện trưởng nhóm, Giao diện ban giám đốc), các thành phần xử lý nghiệp vụ (Quản lý khách hàng, Quản lý kế hoạch làm việc, Quản lý hợp đồng, Quản lý dịch vụ, Quản lý liên hệ, Quản lý người dùng) và các thành phần dữ liệu tương ứng gắn với Cơ sở dữ liệu.
  • Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram): Thiết lập kiến trúc mạng 3 tầng gồm: Máy khách (Client Application), Máy chủ ứng dụng (Application Server), và Máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server), liên kết thông qua giao thức truyền thông TCP/IP, kết nối với các thiết bị ngoại vi tại máy trạm.
  • Thiết kế giao diện: Xây dựng mô hình mẫu (prototype) cho 4 màn hình chính của ứng dụng: Giao diện Menu chính, Giao diện Quản lý khách hàng, Giao diện Chức năng thêm mới khách hàng, và Giao diện Chức năng tra cứu khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương này khẳng định vai trò sống còn của ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Tác giả tổng quan 2 công trình nghiên cứu trước đó:

  1. Chuyên đề tốt nghiệp của Trần Thị Tuyết (2009, Đại học Kinh tế Quốc dân) về xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty CP Sao Vàng Việt Nam.
  2. Khóa luận tốt nghiệp của Trần Ngọc Tuân (2013, Đại học Thương mại) về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty CP Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt.

Từ việc phân tích hạn chế của các đề tài đi trước (sử dụng phương pháp hướng chức năng cũ, thiếu cập nhật, chưa phân tích sâu thực trạng đặc thù của doanh nghiệp kiểm toán), tác giả xác lập sự cần thiết của việc nghiên cứu đề tài theo phương pháp hướng đối tượng tại Kreston. Chương này cũng chỉ rõ mục tiêu 4 điểm, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian (3 năm gần nhất) và kết cấu gồm 3 phần của khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng quản lý dữ liệu khách hàng của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston(VN)

Nội dung chương 2 chia làm hai mảng chính:

  • Cơ sở lý luận: Làm rõ bản chất của dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin quản lý (MIS), năm thành phần hệ thống, các cách phân loại HTTT; phân tích ưu nhược điểm của phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng; trình bày tổng quan về UML cùng quy trình phân tích thiết kế gồm hai pha (pha phân tích và pha thiết kế); định nghĩa CRM, mục tiêu đối với 4 nhóm đối tượng và các lợi ích quản trị.
  • Thực trạng tại Công ty Kreston: Giới thiệu thông tin pháp lý, ngành nghề (kiểm toán, tư vấn thuế, thẩm định giá, tư vấn kinh doanh, đào tạo) và cơ cấu khách hàng (Tổng công ty Nhà nước, tổ chức tín dụng, FDI, dự án ODA). Mô tả chi tiết quy trình quản lý hồ sơ kiểm toán thực tế qua các khâu: chào dịch vụ $\rightarrow$ tư vấn qua lễ tân/quản lý $\rightarrow$ cung cấp hồ sơ năng lực $\rightarrow$ lập hợp đồng 4 bản (công ty lưu 2 bản) $\rightarrow$ lập kế hoạch kiểm toán $\rightarrow$ soát xét cuối năm $\rightarrow$ thực địa tại khách hàng (gửi thư xác nhận ngân hàng, công nợ, thu thập bằng chứng kiểm toán lưu file mềm/cứng) $\rightarrow$ lập báo cáo kiểm toán $\rightarrow$ phát hành và lưu trữ hồ sơ theo tên khách hàng và năm tài chính.
  • Đánh giá thực trạng: Nêu bật các ưu điểm (chăm sóc khách hàng chu đáo, có website và mạng xã hội, đã phân loại khách hàng truyền thống và tiềm năng) và chỉ ra 7 hạn chế nghiêm trọng trong công tác quản lý dữ liệu bản cứng và phần mềm đơn lẻ.

Phần 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston

Chương 3 là phần đóng góp kỹ thuật trọng tâm, trình bày tuần tự:

  • Đặc tả chi tiết 8 nhóm yêu cầu chức năng và hệ thống yêu cầu phi chức năng.
  • Phân tích hệ thống: Xác định 4 tác nhân, xây dựng bảng mô tả Use Case, thiết kế 5 biểu đồ Use Case (đăng nhập/đăng xuất, quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý kế hoạch làm việc, use case chi tiết); xây dựng biểu đồ lớp chi tiết với 11 lớp; mô hình hóa vòng đời qua 4 biểu đồ trạng thái (Khách hàng, Nhân viên, Giao dịch, Hợp đồng).
  • Thiết kế hệ thống: Xây dựng 8 biểu đồ tuần tự cho các chức năng then chốt; thiết kế biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai kiến trúc 3 tầng Client - Application Server - Database Server qua TCP/IP; thiết kế cơ sở dữ liệu và dựng demo 4 màn hình giao diện người dùng bằng tiếng Việt.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

Khóa luận đã khảo sát và chỉ ra được bức tranh thực trạng cùng 7 hạn chế cụ thể trong công tác quản lý dữ liệu khách hàng tại Công ty Kreston:

  1. Lưu trữ hồ sơ bản cứng tiềm ẩn rủi ro hỏa hoạn, thiên tai, mối mọt, chuột bọ và nguy cơ thất lạc tài liệu.
  2. Gặp khó khăn lớn khi tra cứu hồ sơ để đối chiếu, so sánh số liệu kiểm toán giữa các năm tài chính của khách hàng truyền thống.
  3. Gây trở ngại cho các trưởng nhóm và kiểm toán viên chính khi cần kiểm tra, tổng hợp hồ sơ kiểm toán.
  4. Việc phân phối và chia sẻ thông tin khách hàng giữa các nhân viên trong nhóm kiểm toán bị phân tán và thiếu tính nhất quán.
  5. Việc chỉnh sửa, cập nhật thông tin trong hồ sơ giấy tốn nhiều thời gian và công sức.
  6. Dữ liệu văn bản được tạo lập trên nhiều phiên bản phần mềm khác nhau, dễ gây sai lệch trong quá trình truyền tải.
  7. Công cụ tổng hợp giấy tờ làm việc hiện tại chỉ hoạt động đơn lẻ trên từng máy tính cục bộ, không hỗ trợ truy xuất và phân phối qua mạng.

Đóng góp về mặt giải pháp và kỹ thuật

  • Khóa luận đã chuyển hóa toàn bộ các vướng mắc nghiệp vụ thực tế thành một thiết kế hệ thống phần mềm hoàn chỉnh, cung cấp tài liệu đặc tả chi tiết gồm 7 bảng biểu và 25 sơ đồ/hình vẽ kỹ thuật UML.
  • Đề xuất giải pháp kiến trúc cơ sở dữ liệu tập trung và mô hình 3 tầng Client/Server, giải quyết triệt để sự cô lập dữ liệu trên các máy tính đơn lẻ của kiểm toán viên.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

  • Khắc phục nhược điểm của các nghiên cứu trước (như nghiên cứu của Trần Ngọc Tuân năm 2013 vốn chỉ áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng truyền thống) bằng việc ứng dụng phương pháp hướng đối tượng hiện đại sử dụng UML, giúp hệ thống dễ dàng mở rộng và tái sử dụng mã nguồn.
  • Đi sâu vào giải quyết bài toán quản lý dữ liệu khách hàng mang tính đặc thù cao của ngành dịch vụ kiểm toán - tư vấn (gắn liền với năm tài chính, bằng chứng kiểm toán, hồ sơ làm việc và kế hoạch kiểm toán), thay vì các mô hình bán hàng thương mại thông thường như đề tài của Trần Thị Tuyết (2009).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khóa luận dừng lại ở giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống và xây dựng giao diện mẫu (prototype), chưa thể hiện việc lập trình cài đặt toàn diện mã nguồn cũng như triển khai thử nghiệm phần mềm trên môi trường thực tế tại Công ty Kreston.
    • Phạm vi khảo sát và thu thập dữ liệu phục vụ nghiên cứu thực trạng bị giới hạn trong khung thời gian 3 năm gần nhất của một doanh nghiệp kiểm toán cụ thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Tiến hành lập trình hoàn thiện các module phần mềm trên nền tảng ngôn ngữ cụ thể, tích hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu (như SQL Server, Oracle).
    • Tổ chức kiểm thử phần mềm trên môi trường mạng nội bộ của Kreston, đánh giá hiệu năng xử lý với khối lượng dữ liệu kiểm toán thực tế và tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế, Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS), Công nghệ Thông tin, Kỹ thuật Phần mềm và Quản trị Kinh doanh đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống CRM hoặc tin học hóa quy trình quản lý doanh nghiệp.

Các nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm:

  • Quy trình chuẩn hóa việc ứng dụng các biểu đồ UML (Use Case, Class, State, Sequence, Component, Deployment) để giải quyết một bài toán quản lý thông tin nghiệp vụ thực tế.
  • Bảng so sánh lý thuyết bài bản giữa phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.
  • Phương pháp khảo sát, mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kiểm toán và phân tích 7 điểm hạn chế điển hình của hệ thống thông tin quản lý hồ sơ doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận chỉ ra những hạn chế lớn nhất nào trong quy trình quản lý dữ liệu khách hàng hiện tại của Công ty Kreston?
Tác giả đã chỉ ra 7 hạn chế chính, trong đó nổi bật là việc lưu trữ hồ sơ bản cứng đối mặt với rủi ro thất lạc, hư hỏng; việc tra cứu đối chiếu số liệu kiểm toán giữa các năm tài chính rất khó khăn; thông tin khách hàng bị phân tán, thiếu nhất quán giữa các nhân viên; và phần mềm tổng hợp giấy tờ làm việc chỉ chạy đơn lẻ trên từng máy trạm, không thể chia sẻ dữ liệu tập trung.

2. Hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng được thiết kế gồm những tác nhân nào và phân quyền ra sao?
Hệ thống gồm 4 tác nhân chính: Nhân viên (cập nhật thông tin khách hàng, tải lên tài liệu, tra cứu thông tin và kế hoạch làm việc); Ban giám đốc (xem thống kê báo cáo doanh thu, tình hình hợp đồng để ra quyết định); Trưởng nhóm (lập, thay đổi, hủy kế hoạch làm việc cho nhân viên và quản lý hồ sơ làm việc); và Người quản lý (quản lý thông tin khách hàng, quản lý hợp đồng, theo dõi giao dịch, quản lý liên hệ và quản trị tài khoản người dùng).

3. Biểu đồ lớp (Class Diagram) của hệ thống gồm những thực thể nào và quan hệ kế thừa được áp dụng ra sao?
Biểu đồ lớp xác định 11 lớp thực thể gồm: KhachHang, HopDong, GiaoDich, NhanVien, TruongNhom, NguoiQuanLy, BanGiamDoc, LienHe, KeHoachLamViec, HoSoLamViec, TaiLieuLamViec, DichVu, ThongTinDangNhap, và ChiTietKhachHang. Trong đó, quan hệ khái quát hóa (kế thừa) được thiết lập từ lớp cha NhanVien tới ba lớp con là TruongNhom, NguoiQuanLy, và BanGiamDoc.

4. Vòng đời của một Khách hàng được mô hình hóa qua các trạng thái nào trong Biểu đồ trạng thái?
Vòng đời khách hàng chuyển tiếp tuần tự qua các trạng thái: Khởi tạo $\rightarrow$ Chưa là khách hàng $\rightarrow$ Liên hệ $\rightarrow$ Khách hàng tiềm năng $\rightarrow$ Đang tiến hành giao dịch $\rightarrow$ Ký hợp đồng (hoặc Hủy hợp đồng) $\rightarrow$ Hoàn thành giao dịch $\rightarrow$ Chờ một khoảng thời gian $\rightarrow$ Khách hàng cũ.

5. Kiến trúc triển khai của phần mềm được thiết kế theo mô hình nào?
Hệ thống được thiết kế theo kiến trúc 3 tầng (Three-tier Architecture) bao gồm tầng ứng dụng máy khách (Client Application), tầng máy chủ ứng dụng (Application Server), và tầng máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server), kết nối truyền thông thông qua giao thức mạng TCP/IP và liên kết với các thiết bị ngoại vi tại máy trạm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston" của sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Thương Mại đã giải quyết thành công bài toán chuyển đổi mô hình quản lý dữ liệu khách hàng phân tán sang hệ thống quản lý tập trung. Tác giả đã vận dụng bài bản cơ sở lý luận về MIS, CRM và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML. Kết quả nghiên cứu cung cấp một bộ hồ sơ phân tích thiết kế chi tiết, logic và đồng bộ từ yêu cầu chức năng, mô hình tĩnh/động đến thiết kế giao diện, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác tin học hóa quản trị doanh nghiệp dịch vụ kiểm toán.