Chương I Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 của nước ta, khái niệm về "bảo hiểm tài liệu lưu trữ" được pháp quy hoá như sau: "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt, tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó". Theo quy định này, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ được hiểu là một lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ, là một nghiệp vụ thống nhất gồm các công việc nối tiếp nhau là sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc diện quý, hiếm và bảo quản bản sao bảo hiểm trong kho lưu trữ chuyên dụng, tách rời với bản chính, bản gốc nhằm bảo vệ an toàn cho tài liệu gốc. Do trong điều kiện kinh tế hạn chế nên việc sao chụp tài liệu ở đây chỉ đề cập đến đối tượng tài liệu là những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Những tài liệu đặc biệt quý, hiếm được ưu tiên thực hiện bảo hiểm tài liệu trước.
19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trên thực tế, việc thực hiện sao chụp và bảo quản chỉ là hai trong số nhiều công việc thuộc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều công việc khác như: xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ; xây dựng các văn bản quy định tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về lựa chọn tài liệu để lập bản sao bảo hiểm; việc khai thác, sử dụng bản sao bảo hiểm; việc xây kho bảo hiểm v.v… nhưng những nội dung này chưa được đề cập đến trong nội hàm của khái niệm trên. Một quan điểm khác cũng theo hướng coi „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là một công tác của ngành Lưu trữ, đó là quan điểm của tác giả PGS- TS Dương Văn Khảm trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin, „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ là ‘tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu đề phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện’ [9, tr. „Bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này được hiểu rộng hơn, bao trùm khái niệm được quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001. Theo cách hiểu này, việc thực hiện sao chụp tài liệu lưu trữ và bảo quản bản sao tách rời bản gốc chỉ là hai trong số các biện pháp nhằm bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn nhiều biện pháp khác đã được tác giả khái quát lên thành „tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu‟.
Đối tượng bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến là toàn bộ tài liệu lưu trữ, không chỉ bó hẹp đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Tuy nhiên, với cách hiểu này, phạm vi của „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ lại có vẻ như quá rộng, bao trùm cả việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa nêu rõ được bản chất, tính đặc thù của công việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta. Tìm hiểu quan điểm về khái niệm này ở lưu trữ một số nước trên thế giới như Mỹ, Úc, Singapore, chúng tôi nhận thấy các nước ứng dụng những công nghệ nhất định để tạo lập ra các bản sao của tài liệu gốc nhằm bảo quản lâu dài thông tin trong tài liệu gốc bằng cách định dạng lại tài liệu gốc trên một vật mang tin có tuổi thọ lâu bền, rồi áp dụng các biện pháp nhân sao, bảo quản, sử dụng đối với bản sao được tạo lập đó theo một chế độ riêng, tách rời với tài liệu gốc. Người ta coi tất cả các công việc đó là „bảo quản tài liệu lưu trữ‟.
Khi ta học tập mô hình công việc này, để tránh trùng lặp và lẫn lộn với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã có, ta sử dụng cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟. 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Như vậy, qua nhiều cách hiểu về „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ như trên, có hai quan điểm đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Lưu trữ ở nước ta cũng như Lưu trữ các nước trên thế giới, đó là : Thứ nhất, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ là giữ, phòng để khỏi xảy ra rủi ro đối với tài liệu lưu trữ. Thứ hai, ‘bảo hiểm tài liệu lưu trữ’ được xem là một lĩnh vực công tác của ngành Lưu trữ. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quan điểm này được hiểu là việc thực hiện các biện pháp để tạo ra bản sao của tài liệu gốc; bảo quản, bảo vệ và phục vụ khai thác sử dụng các bản sao đó.
Khái niệm về bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ „Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có thể được hiểu nôm na theo nghĩa của từ như sau: „Bản sao‟ (theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý làm chủ biên, được Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin xuất bản vào năm 1999) [17, tr. 93] có nghĩa là bản sao ra từ bản gốc. Ghép với nghĩa của cụm từ „bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo cách hiểu thứ hai như trên thì „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ có nghĩa là bản sao từ tài liệu gốc để giữ, phòng khỏi xảy ra rủi ro đối với tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, có một vài khái niệm khác về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ đã được đề cập đến, chẳng hạn tác giả PGS-TS Dương Văn Khảm nêu trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam (xuất bản năm 2011 bởi Nhà Xuất bản Văn hoá – Thông tin) của mình về khái niệm này như sau: „bản sao bảo hiểm (tài liệu lưu trữ) là bản sao dự phòng từ bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm để thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ [9, tr.
Cách hiểu về „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ theo khái niệm này cũng tương tự như cách hiểu đầu tiên, cũng là bản sao từ tài liệu là bản chính, bản gốc với mục đích dự phòng khi xảy ra rủi ro đối với tài liệu gốc. Tuy nhiên, phạm vi được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ hẹp hơn, chỉ những bản sao được sao từ bản chính, bản gốc của tài liệu đặc biệt quý, hiếm mới được coi là „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟. Khái niệm „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ‟ cũng đã được nêu rất rõ trong Luật Lưu trữ (được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và ban hành vào ngày 25 tháng 11 năm 2011). Theo cách giải thích từ ngữ tại Điều 2 của Luật thì: „bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro đối với tài liệu lưu trữ’.
Với khái niệm này, bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ cũng được giải thích là bản sao từ tài liệu gốc. Tuy nhiên khái niệm này còn quy định thêm việc tạo ra bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ không phải thực hiện một cách tự do mà cần phải tuân theo những phương pháp, tiêu chuẩn được quy định để bản sao bảo hiểm đó có được giá trị pháp lý nhất định. Theo chúng tôi, đây là cách hiểu đầy đủ và hợp lý hơn cả. Khái niệm về bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trên cơ sở khái niệm về “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được hiểu là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định trên vật mang tin là microfilm nhằm dự phòng khi có rủi ro đối với tài liệu lưu trữ.
Nói theo cách khác: vật mang tin bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là microfilm nên được gọi là bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Tại sao lại lựa chọn microfilm làm vật mang tin cho bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ? Tình hình thực tế cho thấy, số lượng tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu giấy nói riêng đang được bảo quản tại các thư viện và cơ quan lưu trữ trong tình trạng hư hỏng, ảnh hưởng đến khả năng khai thác, sử dụng tương đối nhiều. Mặc dù cho đến nay, nhiều nơi đã có điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ tốt hơn rất nhiều so với trước đây và đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu như: tu bổ, phục chế tài liệu; khử axit, khử trùng tài liệu; các biện pháp chống mối mọt, côn trùng; duy trì nhiệt độ, độ ẩm bảo quản thích hợp… thì khả năng lão hoá tự thân của tài liệu cũng chỉ cho phép tài liệu đạt được đến một tuổi thọ nhất định. Đối với tài liệu giấy, nếu là chất lượng giấy tốt và trong điều kiện bảo quản tốt thì tuổi thọ có thể đạt được từ 80 đến 100 năm.
Tuy nhiên trên thực tế, tuổi thọ đó có thể ngắn hơn nhiều nếu xảy ra những yếu tố rủi ro và hư hỏng trong quá trình bảo quản và sử dụng. Chính vì thế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ hướng đến mục tiêu là tạo lập ra các bản sao mang tính dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, khó hoặc không có khả năng phục vụ khai thác thông tin. Nhờ vào bản sao bảo hiểm này, ta có thể khai thác được thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc. Và từ bản sao bảo hiểm này, 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ta có thể nhân sao ra nhiều bản sao khác để phục vụ khai thác sử dụng, tránh sử dụng trực tiếp đến tài liệu gốc.
Xuất phát từ vài trò này, khi lập bản sao bảo hiểm, người ta cần phải xem xét đến khả năng chứa đựng thông tin và tuổi thọ của bản sao bảo hiểm, xem xét phương pháp, công nghệ, tiêu chuẩn để tạo lập nên bản sao bảo hiểm đó, và đặc biệt là giá trị pháp lý của bản sao bảo hiểm để khi không còn tài liệu gốc, bản sao bảo hiểm được thừa nhận có thể thay thế tài liệu gốc một cách hợp pháp. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể được tạo lập trên các vật mang tin như là giấy, CD, DVD, ổ cứng, thẻ nhớ USB, thiết bị lưu trữ mạng v.