I. Khám phá Luận văn UEH Xây dựng dự toán chi phí FPT hiệu quả
Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, việc quản lý và kiểm soát chi phí trở thành yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Luận văn thạc sĩ UEH của tác giả Lê Trịnh Phương Mai với đề tài "Xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động" đã mang đến một góc nhìn mới mẻ và cấp tiến. Nghiên cứu này không chỉ hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) mà còn đi sâu vào thực tiễn, thực hiện một case study tại FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Đề tài nhấn mạnh tính cấp thiết của việc chuyển đổi từ phương pháp lập dự toán truyền thống, vốn bộc lộ nhiều hạn chế trong môi trường kinh doanh hiện đại, sang một mô hình linh hoạt và chính xác hơn. Mục tiêu chính của luận văn là đề xuất một mô hình dự toán chi phí khả thi, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí quản lý cho các bộ phận hành chính tại FPT. Thông qua việc phân tích sâu sắc thực trạng và áp dụng phương pháp ABB, nghiên cứu này mở ra một hướng đi mới trong công tác kế toán quản trị và hoạch định ngân sách doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là cho các tập đoàn lớn có cơ cấu phức tạp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của luận văn, từ những thách thức của phương pháp cũ đến giải pháp đột phá và ứng dụng thực tiễn.
1.1. Giới thiệu tính cấp thiết của đề tài luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh
Luận văn chỉ rõ, dự toán là công cụ quản trị quan trọng nhưng các phương pháp truyền thống đang dần trở nên lạc hậu. Đặc biệt, các nghiên cứu trước đây tại Việt Nam chủ yếu tập trung vào Chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) mà chưa có công trình nào đi sâu vào Dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB). Trong khi đó, môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng đòi hỏi một công cụ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí hành chính linh hoạt hơn, gắn liền với các hoạt động tạo ra giá trị. Việc nghiên cứu và ứng dụng ABB vào một doanh nghiệp lớn như FPT không chỉ giải quyết bài toán thực tiễn của công ty mà còn tạo ra một tài liệu tham khảo quý giá, thúc đẩy việc áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại tại Việt Nam. Tính cấp thiết của đề tài nằm ở việc tìm ra khoảng trống nghiên cứu và đưa ra giải pháp thực tiễn, đáp ứng nhu cầu quản trị chi phí hiệu quả trong bối cảnh mới.
1.2. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của luận văn UEH
Nghiên cứu đặt ra hai mục tiêu chính: (1) Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán và Activity-Based Budgeting, làm rõ những ưu điểm so với phương pháp truyền thống. (2) Khảo sát thực trạng, phân tích hệ thống dự toán hiện tại của FPT và đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo phương pháp ABB. Về phạm vi, luận văn tập trung vào dự toán chi phí hoạt động tại các phòng ban thuộc trụ sở chính của Công ty Cổ phần FPT, cụ thể là trong giai đoạn 2010-2011. Tác giả không đi vào tất cả các loại dự toán mà chỉ khoanh vùng vào dự toán chi phí chức năng, nơi mà việc áp dụng ABB có thể mang lại hiệu quả rõ rệt nhất trong việc phân bổ chi phí và xác định các trung tâm chi phí một cách chính xác. Việc giới hạn phạm vi giúp nghiên cứu có chiều sâu và đảm bảo tính khả thi của các đề xuất được đưa ra.
II. Thách thức trong kiểm soát chi phí hành chính theo phương pháp cũ
Phương pháp lập dự toán truyền thống, dù được sử dụng phổ biến, vẫn tồn tại nhiều nhược điểm cố hữu. Luận văn đã tổng hợp 12 hạn chế quan trọng được chỉ ra bởi Neely và các tác giả (2001), trong đó nổi bật là việc dự toán tốn nhiều thời gian, cứng nhắc, thiếu liên kết với chiến lược và thường tập trung vào việc cắt giảm chi phí thay vì tạo ra giá trị. Tại FPT, qua khảo sát thực trạng, luận văn nhận thấy quy trình lập dự toán vẫn dựa nhiều vào số liệu lịch sử của năm trước cộng với một tỷ lệ gia tăng nhất định (ví dụ: tỷ lệ lạm phát hoặc tỷ lệ tăng trưởng doanh số dự kiến). Cách tiếp cận này dẫn đến việc phân bổ chi phí không thực sự gắn với khối lượng công việc và hoạt động thực tế phát sinh. Các bộ phận có xu hướng bảo vệ ngân sách của mình, gây ra tình trạng "ngân sách lỏng" và khuyến khích các hành vi không hiệu quả. Việc kiểm soát chi phí hành chính trở nên khó khăn vì nhà quản lý không có cái nhìn rõ ràng về mối quan hệ nhân-quả giữa chi phí phát sinh và hoạt động được thực hiện. Đây chính là thách thức lớn trong việc hoạch định ngân sách doanh nghiệp một cách tối ưu, đòi hỏi một mô hình dự toán chi phí mới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.1. Phân tích các hạn chế của mô hình dự toán chi phí truyền thống
Dự toán truyền thống thường được lập dựa trên các khoản mục chi phí (lương, văn phòng phẩm, điện nước...) thay vì các hoạt động. Theo nghiên cứu, điều này làm mất đi sự liên kết giữa chi phí và mục tiêu chiến lược. Các nhà quản lý thường tập trung vào việc "chi cho hết ngân sách" để tránh bị cắt giảm vào năm sau, thay vì tìm cách tối ưu hóa chi phí quản lý. Hơn nữa, quá trình đàm phán ngân sách thường mang tính chính trị, không dựa trên cơ sở phân tích hiệu quả hoạt động. Các giả định dùng để lập dự toán cũng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời trong môi trường kinh doanh biến động, khiến dự toán mất đi tính chính xác và vai trò định hướng. Trích dẫn từ Hope và Fraser (2003), luận văn cũng chỉ ra rằng mô hình này không phù hợp với các tổ chức có cấu trúc phẳng, theo mạng lưới và cản trở việc trao quyền cho nhân viên.
2.2. Thực trạng công tác hoạch định ngân sách tại FPT
Qua khảo sát case study tại FPT, luận văn cho thấy mặc dù FPT có một hệ thống quy định và quy trình tài chính chặt chẽ, việc lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính vẫn mang nặng tính truyền thống. Cụ thể, việc tính toán dự toán cho năm 2009 của bộ phận FAD (FPT Administration) dựa trên số liệu thực tế của năm 2008 nhân với một tỷ lệ tăng trưởng (ví dụ như tỷ lệ lạm phát 7%). Phương pháp này không làm rõ được các hoạt động chính của bộ phận FAD là gì, cần bao nhiêu nguồn lực (nhân sự, thời gian) cho mỗi hoạt động, và chi phí tương ứng là bao nhiêu. Điều này dẫn đến việc định mức chi phí trở nên cảm tính và khó kiểm soát khi có sự thay đổi về quy mô hoặc khối lượng công việc. Thực trạng này cho thấy sự cần thiết phải áp dụng một phương pháp mới như ABB để việc lập và kiểm soát chi phí hành chính trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
III. Hướng dẫn phương pháp ABB Chìa khóa quản trị chi phí hiện đại
Để giải quyết các vấn đề của dự toán truyền thống, luận văn đã đi sâu phân tích phương pháp ABB (Activity-Based Budgeting), một công cụ quản trị tiên tiến. Khác với cách tiếp cận từ trên xuống (top-down) của phương pháp cũ, ABB xây dựng dự toán từ dưới lên (bottom-up), bắt đầu từ việc xác định nhu cầu sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Từ đó, mô hình xác định các hoạt động cần thiết để đáp ứng nhu cầu này và cuối cùng là tính toán các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) cần tiêu thụ cho các hoạt động đó. Luận văn định nghĩa dự toán trên cơ sở hoạt động là "quá trình lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động dự kiến của tổ chức để hình thành một dự toán hiệu quả về chi phí". Điểm cốt lõi của phương pháp ABB là nó chuyển trọng tâm từ "bạn được cấp bao nhiêu tiền?" sang "bạn cần làm những hoạt động gì và chi phí cho các hoạt động đó là bao nhiêu?". Cách tiếp cận này giúp liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch tài chính và kế hoạch hoạt động, mang lại sự minh bạch trong phân bổ chi phí và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn. Đây được xem là một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý một cách bền vững.
3.1. Định nghĩa và bản chất của Activity Based Budgeting ABB
Theo James A. Brimson và John J. Antos, Activity-Based Budgeting là một biểu thức định lượng về các hoạt động dự kiến của tổ chức, phản ánh khối lượng công việc và các yêu cầu tài chính, phi tài chính cần thiết để đáp ứng mục tiêu chiến lược. Bản chất của ABB là xác định mối quan hệ nhân-quả. Nó bắt đầu bằng việc dự báo sản lượng đầu ra (sản phẩm, dịch vụ), sau đó xác định các hoạt động cần thực hiện để tạo ra sản lượng đó, và cuối cùng là tính toán các nguồn lực mà mỗi hoạt động tiêu thụ. Điều này trái ngược hoàn toàn với phương pháp truyền thống chỉ đơn thuần điều chỉnh số liệu của kỳ trước. ABB đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy trình vận hành trong doanh nghiệp, từ đó xây dựng một mô hình dự toán chi phí thực tế và linh hoạt.
3.2. Lợi ích vượt trội của dự toán trên cơ sở hoạt động
Luận văn trích dẫn nghiên cứu của Hansen và Torok (2003) để nêu bật bốn lợi ích chính của ABB. Thứ nhất, nó giúp tạo ra một dự toán khả thi về mặt hoạt động trước khi tính toán các con số tài chính, tránh lãng phí nguồn lực. Thứ hai, ABB cung cấp nhiều công cụ linh hoạt hơn để cân bằng năng lực và nguồn lực. Thứ ba, thông tin dự toán được trình bày dưới dạng hoạt động giúp các nhà quản lý dễ hiểu và truyền đạt hơn. Cuối cùng, ABB thúc đẩy một cái nhìn toàn diện, xuyên suốt các phòng ban, thay vì cách tiếp cận cục bộ. Áp dụng ABB giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác hơn và cải thiện việc quản trị chi phí trong toàn tổ chức.
IV. Quy trình lập dự toán trên cơ sở hoạt động cho doanh nghiệp FPT
Luận văn không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn đề xuất một quy trình lập dự toán chi tiết theo phương pháp ABB có thể áp dụng tại FPT. Quy trình này được xây dựng dựa trên mô hình vòng lặp đóng (Closed Loop), bao gồm hai giai đoạn chính: vòng lặp chức năng và vòng lặp tài chính. Đây là một sự thay đổi căn bản so với quy trình hiện tại. Thay vì chỉ dựa vào số liệu quá khứ, quy trình mới yêu cầu các bộ phận hành chính phải xác định rõ các hoạt động cốt lõi của mình, các yếu tố đầu vào (nguồn lực) và đầu ra (dịch vụ cung cấp cho các bộ phận khác). Việc xây dựng mô hình dự toán chi phí này đòi hỏi một cơ sở dữ liệu chi tiết về hoạt động và nguồn lực. Luận văn đề xuất các bước cụ thể, từ việc xây dựng "Cẩm nang dự toán" để thống nhất các khái niệm và phương pháp, đến việc áp dụng mô hình ba bước của ABB: (1) Dự báo nhu cầu đầu ra, (2) Xác định các hoạt động cần thiết, (3) Lập dự toán nguồn lực. Quy trình này đảm bảo việc phân bổ chi phí được thực hiện một cách logic và minh bạch, giúp kiểm soát chi phí hành chính hiệu quả và gắn liền với chiến lược chung của tập đoàn.
4.1. Mô hình vòng lặp đóng Closed Loop trong phương pháp ABB
Mô hình này là trọng tâm của phương pháp ABB. Giai đoạn 1, vòng lặp chức năng, tập trung vào việc cân đối giữa hoạt động và nguồn lực. Nó chuyển đổi nhu cầu dịch vụ thành các hoạt động cần thiết, sau đó xác định các nguồn lực (nhân sự, thiết bị) để thực hiện các hoạt động đó. Nếu có sự mất cân bằng (ví dụ: thiếu nhân sự), tổ chức có thể điều chỉnh lại nhu cầu, nguồn lực hoặc cải tiến hiệu suất hoạt động. Chỉ sau khi vòng lặp chức năng được cân bằng, Giai đoạn 2, vòng lặp tài chính, mới bắt đầu. Giai đoạn này gán chi phí cho các nguồn lực đã được xác định để xây dựng một kế hoạch tài chính. Mô hình này đảm bảo rằng dự toán tài chính luôn khả thi về mặt vận hành, một điểm yếu lớn của phương pháp truyền thống.
4.2. Các bước phân bổ chi phí từ hoạt động đến trung tâm chi phí
Để áp dụng ABB, luận văn đề xuất một quy trình chi tiết. Bước đầu tiên là nhận dạng các hoạt động chính trong từng trung tâm chi phí (ví dụ: bộ phận hành chính, nhân sự). Bước hai là xác định các yếu tố gây ra chi phí (cost drivers) cho mỗi hoạt động (ví dụ: số lượng nhân viên, số lượng yêu cầu xử lý). Bước ba là tính toán định mức chi phí cho mỗi đơn vị hoạt động. Cuối cùng, dựa trên khối lượng hoạt động dự kiến, hệ thống sẽ tính toán và phân bổ chi phí một cách chính xác. Quá trình này không chỉ giúp lập dự toán mà còn cung cấp thông tin giá trị cho việc đánh giá hiệu quả và cải tiến quy trình liên tục, góp phần tối ưu hóa chi phí quản lý một cách toàn diện.
V. Case study tại FPT Áp dụng ABB cho bộ phận hành chính FAD
Điểm sáng giá nhất của luận văn UEH là việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn thông qua case study tại FPT. Chương 2 của luận văn đã thực hiện một cuộc khảo sát chi tiết về hệ thống và quy trình lập dự toán hiện hành tại tập đoàn, đặc biệt là tại các bộ phận chức năng như FAD (FPT Administration). Phân tích cho thấy quy trình tại FPT, dù có hệ thống và bài bản, vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp truyền thống, lấy số liệu quá khứ làm gốc. Luận văn đã chỉ ra cách thức chuyển đổi từ mô hình cũ sang phương pháp ABB. Ví dụ, thay vì dự toán một khoản chi phí chung cho "đồ dùng văn phòng", mô hình ABB sẽ xác định các hoạt động sử dụng văn phòng phẩm (như in ấn tài liệu, chuẩn bị hồ sơ...), sau đó tính toán chi phí dựa trên số lượng tài liệu cần in, số lượng hồ sơ cần chuẩn bị. Cách tiếp cận này giúp FPT có một cái nhìn sâu sắc hơn về các yếu tố thực sự thúc đẩy chi phí, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí hành chính và tối ưu hóa chi phí quản lý hiệu quả hơn. Việc chuyển đổi thành công các dự toán theo phương pháp truyền thống sang dự toán trên cơ sở hoạt động là một đóng góp thực tiễn quan trọng, chứng minh tính khả thi của mô hình.
5.1. Khảo sát quy trình lập dự toán chi phí hiện tại ở FPT
Luận văn mô tả chi tiết quy trình lập dự toán tại FPT, từ lúc Ban điều hành xây dựng định hướng, các đơn vị lập kế hoạch chi tiết, cho đến các vòng trao đổi, bảo vệ và phê duyệt. Quy trình này được chuẩn hóa qua các văn bản như "Quy định về lập và quản lý ngân sách chi phí". Tuy nhiên, phương pháp lập dự toán vẫn là "lấy số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế hoạch kinh doanh trong kỳ Dự toán". Dữ liệu từ Bảng 2.5 và 2.6 cho thấy việc lập dự toán cho bộ phận FAD năm 2009 được tính toán dựa trên số liệu của năm 2008 cộng với một tỷ lệ tăng trưởng. Cách làm này tuy đơn giản nhưng thiếu sự phân tích sâu về hiệu quả và động lực chi phí, là cơ sở để luận văn đề xuất một phương pháp tiên tiến hơn.
5.2. Đề xuất chuyển đổi dự toán cho bộ phận FAD theo phương pháp ABB
Dựa trên thực trạng, luận văn đề xuất một lộ trình xây dựng dự toán trên cơ sở hoạt động cho bộ phận FAD. Trước hết, cần xác định các dịch vụ mà FAD cung cấp (như quản lý văn phòng, tổ chức sự kiện, mua sắm công cụ dụng cụ). Tiếp theo, phân rã các dịch vụ này thành các hoạt động cụ thể (như xử lý yêu cầu mua sắm, chuẩn bị phòng họp). Với mỗi hoạt động, cần xác định nguồn lực tiêu thụ (số giờ công của nhân viên, chi phí vật tư). Ví dụ, chi phí nhân viên sẽ không còn là một con số tổng hợp, mà được phân bổ chi phí dựa trên thời gian thực tế mà nhân viên dành cho từng hoạt động. Mô hình này sẽ giúp Ban lãnh đạo FPT trả lời câu hỏi: "Chi phí của việc tổ chức một sự kiện nội bộ là bao nhiêu?" một cách chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định phân bổ nguồn lực tốt hơn.
VI. Kết luận từ luận văn Nâng cao hiệu quả hoạt động với ABB
Công trình nghiên cứu "Xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động" là một luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh có giá trị cao cả về lý luận và thực tiễn. Về mặt lý luận, luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ các khái niệm, phương pháp và lợi ích của dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB), một lĩnh vực còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Về mặt thực tiễn, thông qua case study tại FPT, nghiên cứu đã chứng minh tính khả thi và hiệu quả của việc áp dụng ABB vào một tập đoàn lớn. Kết quả cho thấy việc chuyển đổi sang ABB giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ ngân sách với chiến lược, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản trị chi phí. Nó cung cấp cho các nhà quản lý một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí quản lý, cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Mặc dù việc triển khai ABB đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và chi phí đầu tư ban đầu, những lợi ích lâu dài mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Đây là hướng đi tất yếu cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập.
6.1. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của luận văn
Luận văn đã thành công trong việc tổng hợp và khái quát hóa những điểm chung trong các công trình nghiên cứu trước đây về dự toán, đồng thời trình bày chi tiết và cụ thể về Activity-Based Budgeting. Đóng góp thực tiễn lớn nhất là việc nghiên cứu khảo sát hệ thống dự toán tại một công ty điển hình và chuyển đổi thành công các dự toán chi phí được lập theo phương pháp truyền thống sang dự toán được lập trên cơ sở hoạt động. Các biểu mẫu, quy trình đề xuất trong luận văn có thể được xem là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai mô hình dự toán chi phí hiện đại này.
6.2. Hướng phát triển mô hình kế toán quản trị trong tương lai
Nghiên cứu này mở ra một hướng phát triển mới cho ngành kế toán quản trị tại Việt Nam. Trong tương lai, việc hoạch định ngân sách doanh nghiệp sẽ không chỉ dừng lại ở những con số tài chính. Thay vào đó, nó sẽ tích hợp sâu hơn với hệ thống quản trị hiệu suất, quản trị rủi ro và hoạch định chiến lược. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống ERP sẽ là yếu tố then chốt để thu thập dữ liệu hoạt động một cách chính xác và hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai ABB trên quy mô lớn. Xu hướng này đòi hỏi các chuyên gia kế toán, tài chính phải nâng cao năng lực phân tích kinh doanh và am hiểu sâu sắc về hoạt động của tổ chức để có thể đóng góp nhiều hơn vào quá trình ra quyết định chiến lược.
