Luận văn thạc sĩ UEH: Xây dựng dự toán chi phí hành chính tại FPT theo ABB

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật nghiên cứu ueh xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần fpt theo định hướng xây, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên

• Trường học: Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Luận Văn Thạc Sĩ Ueh Xây Dựng Dự Toán Chi Phí Cho Các Bộ Phận Hành Chính Tại Công Ty Cổ Phần Fpt Theo Định Hướng Xây Dựng Hệ Thống Dự Toán Trên Cơ Sở Hoạt Động
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Địa điểm: tp. hồ chí minh

Mục lục chi tiết

• Lời cam đoan
• Danh mục các chữ viết tắt
• Danh mục các bảng, sơ đồ, biểu đồ và hình vẽ
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG
• 1.1. Tổng quan về dự toán
• 1.1.1. Mục đích của dự toán
• 1.1.2. Vai trò của dự toán
• 1.1.3. Quá trình lập dự toán
• 1.1.4. Các hạn chế của dự toán
• 1.2. Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budget_ABB)
• 1.2.1. Phương pháp
• 1.2.2. Lợi ích và hạn chế của dự toán trên cơ sở hoạt động
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT
• 2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần FPT
• 2.1.1. Giới thiệu chung
• 2.1.2. Bộ máy quản lý và điều hành
• 2.2. Hệ thống tài chính tại công ty cổ phần FPT
• 2.2.1. Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính
• 2.2.2. Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính
• 2.2.3. Phân cấp quản lý tài chính
• 2.2.4. Hệ thống các quy định tài chính
• 2.3. Khảo sát về hệ thống dự toán tại công ty cổ phần FPT
• 2.3.1. Các quy định về dự toán
• 2.3.2. Quy trình lập dự toán
• 2.4. Khảo sát quá trình lập dự toán chi phí tại FPT
• 2.5. Đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán tại công ty cổ phần FPT
• 2.6. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG DỰ TOÁN CHI PHÍ CHO CÁC BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT THEO ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG
• 3.1. Các điều kiện cần thiết để áp dụng lập dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
• 3.1.1. Tăng cường áp dụng công nghệ
• 3.1.2. Phù hợp với trình độ quản lý
• 3.1.3. Quan hệ chi phí - lợi ích
• 3.2. Các đề xuất xây dựng dự toán tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
• 3.2.1. Cẩm nang dự toán
• 3.2.2. Lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng hệ thống dự toán dựa trên cơ sở hoạt động
• 3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• Danh mục tài liệu tham khảo
• Phụ lục

Tóm tắt

I. Khám phá Luận văn UEH Xây dựng dự toán chi phí FPT hiệu quả

Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, việc quản lý và kiểm soát chi phí trở thành yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Luận văn thạc sĩ UEH của tác giả Lê Trịnh Phương Mai với đề tài "Xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động" đã mang đến một góc nhìn mới mẻ và cấp tiến. Nghiên cứu này không chỉ hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) mà còn đi sâu vào thực tiễn, thực hiện một case study tại FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Đề tài nhấn mạnh tính cấp thiết của việc chuyển đổi từ phương pháp lập dự toán truyền thống, vốn bộc lộ nhiều hạn chế trong môi trường kinh doanh hiện đại, sang một mô hình linh hoạt và chính xác hơn. Mục tiêu chính của luận văn là đề xuất một mô hình dự toán chi phí khả thi, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí quản lý cho các bộ phận hành chính tại FPT. Thông qua việc phân tích sâu sắc thực trạng và áp dụng phương pháp ABB, nghiên cứu này mở ra một hướng đi mới trong công tác kế toán quản trị và hoạch định ngân sách doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là cho các tập đoàn lớn có cơ cấu phức tạp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của luận văn, từ những thách thức của phương pháp cũ đến giải pháp đột phá và ứng dụng thực tiễn.

1.1. Giới thiệu tính cấp thiết của đề tài luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh

Luận văn chỉ rõ, dự toán là công cụ quản trị quan trọng nhưng các phương pháp truyền thống đang dần trở nên lạc hậu. Đặc biệt, các nghiên cứu trước đây tại Việt Nam chủ yếu tập trung vào Chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) mà chưa có công trình nào đi sâu vào Dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB). Trong khi đó, môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng đòi hỏi một công cụ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí hành chính linh hoạt hơn, gắn liền với các hoạt động tạo ra giá trị. Việc nghiên cứu và ứng dụng ABB vào một doanh nghiệp lớn như FPT không chỉ giải quyết bài toán thực tiễn của công ty mà còn tạo ra một tài liệu tham khảo quý giá, thúc đẩy việc áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại tại Việt Nam. Tính cấp thiết của đề tài nằm ở việc tìm ra khoảng trống nghiên cứu và đưa ra giải pháp thực tiễn, đáp ứng nhu cầu quản trị chi phí hiệu quả trong bối cảnh mới.

1.2. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của luận văn UEH

Nghiên cứu đặt ra hai mục tiêu chính: (1) Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán và Activity-Based Budgeting, làm rõ những ưu điểm so với phương pháp truyền thống. (2) Khảo sát thực trạng, phân tích hệ thống dự toán hiện tại của FPT và đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính theo phương pháp ABB. Về phạm vi, luận văn tập trung vào dự toán chi phí hoạt động tại các phòng ban thuộc trụ sở chính của Công ty Cổ phần FPT, cụ thể là trong giai đoạn 2010-2011. Tác giả không đi vào tất cả các loại dự toán mà chỉ khoanh vùng vào dự toán chi phí chức năng, nơi mà việc áp dụng ABB có thể mang lại hiệu quả rõ rệt nhất trong việc phân bổ chi phí và xác định các trung tâm chi phí một cách chính xác. Việc giới hạn phạm vi giúp nghiên cứu có chiều sâu và đảm bảo tính khả thi của các đề xuất được đưa ra.

II. Thách thức trong kiểm soát chi phí hành chính theo phương pháp cũ

Phương pháp lập dự toán truyền thống, dù được sử dụng phổ biến, vẫn tồn tại nhiều nhược điểm cố hữu. Luận văn đã tổng hợp 12 hạn chế quan trọng được chỉ ra bởi Neely và các tác giả (2001), trong đó nổi bật là việc dự toán tốn nhiều thời gian, cứng nhắc, thiếu liên kết với chiến lược và thường tập trung vào việc cắt giảm chi phí thay vì tạo ra giá trị. Tại FPT, qua khảo sát thực trạng, luận văn nhận thấy quy trình lập dự toán vẫn dựa nhiều vào số liệu lịch sử của năm trước cộng với một tỷ lệ gia tăng nhất định (ví dụ: tỷ lệ lạm phát hoặc tỷ lệ tăng trưởng doanh số dự kiến). Cách tiếp cận này dẫn đến việc phân bổ chi phí không thực sự gắn với khối lượng công việc và hoạt động thực tế phát sinh. Các bộ phận có xu hướng bảo vệ ngân sách của mình, gây ra tình trạng "ngân sách lỏng" và khuyến khích các hành vi không hiệu quả. Việc kiểm soát chi phí hành chính trở nên khó khăn vì nhà quản lý không có cái nhìn rõ ràng về mối quan hệ nhân-quả giữa chi phí phát sinh và hoạt động được thực hiện. Đây chính là thách thức lớn trong việc hoạch định ngân sách doanh nghiệp một cách tối ưu, đòi hỏi một mô hình dự toán chi phí mới để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.1. Phân tích các hạn chế của mô hình dự toán chi phí truyền thống

Dự toán truyền thống thường được lập dựa trên các khoản mục chi phí (lương, văn phòng phẩm, điện nước...) thay vì các hoạt động. Theo nghiên cứu, điều này làm mất đi sự liên kết giữa chi phí và mục tiêu chiến lược. Các nhà quản lý thường tập trung vào việc "chi cho hết ngân sách" để tránh bị cắt giảm vào năm sau, thay vì tìm cách tối ưu hóa chi phí quản lý. Hơn nữa, quá trình đàm phán ngân sách thường mang tính chính trị, không dựa trên cơ sở phân tích hiệu quả hoạt động. Các giả định dùng để lập dự toán cũng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời trong môi trường kinh doanh biến động, khiến dự toán mất đi tính chính xác và vai trò định hướng. Trích dẫn từ Hope và Fraser (2003), luận văn cũng chỉ ra rằng mô hình này không phù hợp với các tổ chức có cấu trúc phẳng, theo mạng lưới và cản trở việc trao quyền cho nhân viên.

2.2. Thực trạng công tác hoạch định ngân sách tại FPT

Qua khảo sát case study tại FPT, luận văn cho thấy mặc dù FPT có một hệ thống quy định và quy trình tài chính chặt chẽ, việc lập dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính vẫn mang nặng tính truyền thống. Cụ thể, việc tính toán dự toán cho năm 2009 của bộ phận FAD (FPT Administration) dựa trên số liệu thực tế của năm 2008 nhân với một tỷ lệ tăng trưởng (ví dụ như tỷ lệ lạm phát 7%). Phương pháp này không làm rõ được các hoạt động chính của bộ phận FAD là gì, cần bao nhiêu nguồn lực (nhân sự, thời gian) cho mỗi hoạt động, và chi phí tương ứng là bao nhiêu. Điều này dẫn đến việc định mức chi phí trở nên cảm tính và khó kiểm soát khi có sự thay đổi về quy mô hoặc khối lượng công việc. Thực trạng này cho thấy sự cần thiết phải áp dụng một phương pháp mới như ABB để việc lập và kiểm soát chi phí hành chính trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.

III. Hướng dẫn phương pháp ABB Chìa khóa quản trị chi phí hiện đại

Để giải quyết các vấn đề của dự toán truyền thống, luận văn đã đi sâu phân tích phương pháp ABB (Activity-Based Budgeting), một công cụ quản trị tiên tiến. Khác với cách tiếp cận từ trên xuống (top-down) của phương pháp cũ, ABB xây dựng dự toán từ dưới lên (bottom-up), bắt đầu từ việc xác định nhu cầu sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Từ đó, mô hình xác định các hoạt động cần thiết để đáp ứng nhu cầu này và cuối cùng là tính toán các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) cần tiêu thụ cho các hoạt động đó. Luận văn định nghĩa dự toán trên cơ sở hoạt động là "quá trình lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động dự kiến của tổ chức để hình thành một dự toán hiệu quả về chi phí". Điểm cốt lõi của phương pháp ABB là nó chuyển trọng tâm từ "bạn được cấp bao nhiêu tiền?" sang "bạn cần làm những hoạt động gì và chi phí cho các hoạt động đó là bao nhiêu?". Cách tiếp cận này giúp liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch tài chính và kế hoạch hoạt động, mang lại sự minh bạch trong phân bổ chi phí và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn. Đây được xem là một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý một cách bền vững.

3.1. Định nghĩa và bản chất của Activity Based Budgeting ABB

Theo James A. Brimson và John J. Antos, Activity-Based Budgeting là một biểu thức định lượng về các hoạt động dự kiến của tổ chức, phản ánh khối lượng công việc và các yêu cầu tài chính, phi tài chính cần thiết để đáp ứng mục tiêu chiến lược. Bản chất của ABB là xác định mối quan hệ nhân-quả. Nó bắt đầu bằng việc dự báo sản lượng đầu ra (sản phẩm, dịch vụ), sau đó xác định các hoạt động cần thực hiện để tạo ra sản lượng đó, và cuối cùng là tính toán các nguồn lực mà mỗi hoạt động tiêu thụ. Điều này trái ngược hoàn toàn với phương pháp truyền thống chỉ đơn thuần điều chỉnh số liệu của kỳ trước. ABB đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy trình vận hành trong doanh nghiệp, từ đó xây dựng một mô hình dự toán chi phí thực tế và linh hoạt.

3.2. Lợi ích vượt trội của dự toán trên cơ sở hoạt động

Luận văn trích dẫn nghiên cứu của Hansen và Torok (2003) để nêu bật bốn lợi ích chính của ABB. Thứ nhất, nó giúp tạo ra một dự toán khả thi về mặt hoạt động trước khi tính toán các con số tài chính, tránh lãng phí nguồn lực. Thứ hai, ABB cung cấp nhiều công cụ linh hoạt hơn để cân bằng năng lực và nguồn lực. Thứ ba, thông tin dự toán được trình bày dưới dạng hoạt động giúp các nhà quản lý dễ hiểu và truyền đạt hơn. Cuối cùng, ABB thúc đẩy một cái nhìn toàn diện, xuyên suốt các phòng ban, thay vì cách tiếp cận cục bộ. Áp dụng ABB giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác hơn và cải thiện việc quản trị chi phí trong toàn tổ chức.

IV. Quy trình lập dự toán trên cơ sở hoạt động cho doanh nghiệp FPT

Luận văn không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn đề xuất một quy trình lập dự toán chi tiết theo phương pháp ABB có thể áp dụng tại FPT. Quy trình này được xây dựng dựa trên mô hình vòng lặp đóng (Closed Loop), bao gồm hai giai đoạn chính: vòng lặp chức năng và vòng lặp tài chính. Đây là một sự thay đổi căn bản so với quy trình hiện tại. Thay vì chỉ dựa vào số liệu quá khứ, quy trình mới yêu cầu các bộ phận hành chính phải xác định rõ các hoạt động cốt lõi của mình, các yếu tố đầu vào (nguồn lực) và đầu ra (dịch vụ cung cấp cho các bộ phận khác). Việc xây dựng mô hình dự toán chi phí này đòi hỏi một cơ sở dữ liệu chi tiết về hoạt động và nguồn lực. Luận văn đề xuất các bước cụ thể, từ việc xây dựng "Cẩm nang dự toán" để thống nhất các khái niệm và phương pháp, đến việc áp dụng mô hình ba bước của ABB: (1) Dự báo nhu cầu đầu ra, (2) Xác định các hoạt động cần thiết, (3) Lập dự toán nguồn lực. Quy trình này đảm bảo việc phân bổ chi phí được thực hiện một cách logic và minh bạch, giúp kiểm soát chi phí hành chính hiệu quả và gắn liền với chiến lược chung của tập đoàn.

4.1. Mô hình vòng lặp đóng Closed Loop trong phương pháp ABB

Mô hình này là trọng tâm của phương pháp ABB. Giai đoạn 1, vòng lặp chức năng, tập trung vào việc cân đối giữa hoạt động và nguồn lực. Nó chuyển đổi nhu cầu dịch vụ thành các hoạt động cần thiết, sau đó xác định các nguồn lực (nhân sự, thiết bị) để thực hiện các hoạt động đó. Nếu có sự mất cân bằng (ví dụ: thiếu nhân sự), tổ chức có thể điều chỉnh lại nhu cầu, nguồn lực hoặc cải tiến hiệu suất hoạt động. Chỉ sau khi vòng lặp chức năng được cân bằng, Giai đoạn 2, vòng lặp tài chính, mới bắt đầu. Giai đoạn này gán chi phí cho các nguồn lực đã được xác định để xây dựng một kế hoạch tài chính. Mô hình này đảm bảo rằng dự toán tài chính luôn khả thi về mặt vận hành, một điểm yếu lớn của phương pháp truyền thống.

4.2. Các bước phân bổ chi phí từ hoạt động đến trung tâm chi phí

Để áp dụng ABB, luận văn đề xuất một quy trình chi tiết. Bước đầu tiên là nhận dạng các hoạt động chính trong từng trung tâm chi phí (ví dụ: bộ phận hành chính, nhân sự). Bước hai là xác định các yếu tố gây ra chi phí (cost drivers) cho mỗi hoạt động (ví dụ: số lượng nhân viên, số lượng yêu cầu xử lý). Bước ba là tính toán định mức chi phí cho mỗi đơn vị hoạt động. Cuối cùng, dựa trên khối lượng hoạt động dự kiến, hệ thống sẽ tính toán và phân bổ chi phí một cách chính xác. Quá trình này không chỉ giúp lập dự toán mà còn cung cấp thông tin giá trị cho việc đánh giá hiệu quả và cải tiến quy trình liên tục, góp phần tối ưu hóa chi phí quản lý một cách toàn diện.

V. Case study tại FPT Áp dụng ABB cho bộ phận hành chính FAD

Điểm sáng giá nhất của luận văn UEH là việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn thông qua case study tại FPT. Chương 2 của luận văn đã thực hiện một cuộc khảo sát chi tiết về hệ thống và quy trình lập dự toán hiện hành tại tập đoàn, đặc biệt là tại các bộ phận chức năng như FAD (FPT Administration). Phân tích cho thấy quy trình tại FPT, dù có hệ thống và bài bản, vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp truyền thống, lấy số liệu quá khứ làm gốc. Luận văn đã chỉ ra cách thức chuyển đổi từ mô hình cũ sang phương pháp ABB. Ví dụ, thay vì dự toán một khoản chi phí chung cho "đồ dùng văn phòng", mô hình ABB sẽ xác định các hoạt động sử dụng văn phòng phẩm (như in ấn tài liệu, chuẩn bị hồ sơ...), sau đó tính toán chi phí dựa trên số lượng tài liệu cần in, số lượng hồ sơ cần chuẩn bị. Cách tiếp cận này giúp FPT có một cái nhìn sâu sắc hơn về các yếu tố thực sự thúc đẩy chi phí, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí hành chính và tối ưu hóa chi phí quản lý hiệu quả hơn. Việc chuyển đổi thành công các dự toán theo phương pháp truyền thống sang dự toán trên cơ sở hoạt động là một đóng góp thực tiễn quan trọng, chứng minh tính khả thi của mô hình.

5.1. Khảo sát quy trình lập dự toán chi phí hiện tại ở FPT

Luận văn mô tả chi tiết quy trình lập dự toán tại FPT, từ lúc Ban điều hành xây dựng định hướng, các đơn vị lập kế hoạch chi tiết, cho đến các vòng trao đổi, bảo vệ và phê duyệt. Quy trình này được chuẩn hóa qua các văn bản như "Quy định về lập và quản lý ngân sách chi phí". Tuy nhiên, phương pháp lập dự toán vẫn là "lấy số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế hoạch kinh doanh trong kỳ Dự toán". Dữ liệu từ Bảng 2.5 và 2.6 cho thấy việc lập dự toán cho bộ phận FAD năm 2009 được tính toán dựa trên số liệu của năm 2008 cộng với một tỷ lệ tăng trưởng. Cách làm này tuy đơn giản nhưng thiếu sự phân tích sâu về hiệu quả và động lực chi phí, là cơ sở để luận văn đề xuất một phương pháp tiên tiến hơn.

5.2. Đề xuất chuyển đổi dự toán cho bộ phận FAD theo phương pháp ABB

Dựa trên thực trạng, luận văn đề xuất một lộ trình xây dựng dự toán trên cơ sở hoạt động cho bộ phận FAD. Trước hết, cần xác định các dịch vụ mà FAD cung cấp (như quản lý văn phòng, tổ chức sự kiện, mua sắm công cụ dụng cụ). Tiếp theo, phân rã các dịch vụ này thành các hoạt động cụ thể (như xử lý yêu cầu mua sắm, chuẩn bị phòng họp). Với mỗi hoạt động, cần xác định nguồn lực tiêu thụ (số giờ công của nhân viên, chi phí vật tư). Ví dụ, chi phí nhân viên sẽ không còn là một con số tổng hợp, mà được phân bổ chi phí dựa trên thời gian thực tế mà nhân viên dành cho từng hoạt động. Mô hình này sẽ giúp Ban lãnh đạo FPT trả lời câu hỏi: "Chi phí của việc tổ chức một sự kiện nội bộ là bao nhiêu?" một cách chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định phân bổ nguồn lực tốt hơn.

VI. Kết luận từ luận văn Nâng cao hiệu quả hoạt động với ABB

Công trình nghiên cứu "Xây dựng dự toán chi phí cho các bộ phận hành chính tại công ty cổ phần FPT theo định hướng xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động" là một luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh có giá trị cao cả về lý luận và thực tiễn. Về mặt lý luận, luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ các khái niệm, phương pháp và lợi ích của dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB), một lĩnh vực còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Về mặt thực tiễn, thông qua case study tại FPT, nghiên cứu đã chứng minh tính khả thi và hiệu quả của việc áp dụng ABB vào một tập đoàn lớn. Kết quả cho thấy việc chuyển đổi sang ABB giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ ngân sách với chiến lược, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản trị chi phí. Nó cung cấp cho các nhà quản lý một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí quản lý, cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Mặc dù việc triển khai ABB đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và chi phí đầu tư ban đầu, những lợi ích lâu dài mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Đây là hướng đi tất yếu cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập.

6.1. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của luận văn

Luận văn đã thành công trong việc tổng hợp và khái quát hóa những điểm chung trong các công trình nghiên cứu trước đây về dự toán, đồng thời trình bày chi tiết và cụ thể về Activity-Based Budgeting. Đóng góp thực tiễn lớn nhất là việc nghiên cứu khảo sát hệ thống dự toán tại một công ty điển hình và chuyển đổi thành công các dự toán chi phí được lập theo phương pháp truyền thống sang dự toán được lập trên cơ sở hoạt động. Các biểu mẫu, quy trình đề xuất trong luận văn có thể được xem là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai mô hình dự toán chi phí hiện đại này.

6.2. Hướng phát triển mô hình kế toán quản trị trong tương lai

Nghiên cứu này mở ra một hướng phát triển mới cho ngành kế toán quản trị tại Việt Nam. Trong tương lai, việc hoạch định ngân sách doanh nghiệp sẽ không chỉ dừng lại ở những con số tài chính. Thay vào đó, nó sẽ tích hợp sâu hơn với hệ thống quản trị hiệu suất, quản trị rủi ro và hoạch định chiến lược. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống ERP sẽ là yếu tố then chốt để thu thập dữ liệu hoạt động một cách chính xác và hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai ABB trên quy mô lớn. Xu hướng này đòi hỏi các chuyên gia kế toán, tài chính phải nâng cao năng lực phân tích kinh doanh và am hiểu sâu sắc về hoạt động của tổ chức để có thể đóng góp nhiều hơn vào quá trình ra quyết định chiến lược.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và cạnh tranh toàn cầu, quản trị chi phí hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp quy mô lớn. Công ty Cổ phần FPT, sau giai đoạn tăng trưởng trên 50% mỗi năm từ năm 2002 và cán mốc doanh thu 1 tỷ USD vào năm 2008, đã bước vào giai đoạn tái cấu trúc toàn diện với chiến lược OneFPT kéo dài 13 năm từ năm 2011 đến năm 2024. Mục tiêu chiến lược này đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa bộ máy quản trị nội bộ nhằm gia nhập danh sách Top 500 doanh nghiệp hàng đầu thế giới trên bảng xếp hạng Forbes Global 2000. Tuy nhiên, hệ thống quản trị tài chính tại các tập đoàn lớn thường gặp thách thức lớn tại các khối phòng ban chức năng, nơi chi phí vận hành có xu hướng tăng nhanh nhưng khó đo lường trực tiếp bằng doanh thu.

Vấn đề nghiên cứu cốt lõi của đề tài xuất phát từ sự bất cập của phương pháp lập dự toán truyền thống tại các bộ phận gián tiếp, điển hình là bộ phận hành chính. Phương pháp dự toán gia tăng truyền thống chủ yếu dựa trên số liệu quá khứ cộng dồn với tỷ lệ lạm phát hoặc tỷ lệ tăng trưởng doanh thu dự kiến, làm phát sinh tình trạng lãng phí nguồn lực và thiếu gắn kết với các hoạt động tác nghiệp thực tế. Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về dự toán dựa trên cơ sở hoạt động, khảo sát thực trạng quy trình lập dự toán tại Công ty Cổ phần FPT, từ đó xây dựng mô hình dự toán chi phí hoạt động cho khối hành chính tại trụ sở chính của tập đoàn.

Phạm vi nghiên cứu được xác định tập trung vào dữ liệu tài chính và quy trình tác nghiệp của Bộ phận Hành chính tại Tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội trong giai đoạn 2006-2010, với trọng tâm triển khai áp dụng cho giai đoạn 2010-2011. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao tính minh bạch tài chính, giúp tiết giảm khoảng 15% đến 20% các chi phí không tạo ra giá trị gia tăng, đồng thời cung cấp công cụ định lượng chính xác giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định phân bổ ngân sách tối ưu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị hiện đại với trọng tâm là hệ thống kế toán quản trị chiến lược. Khung lý thuyết nền tảng bao gồm hai học thuyết chính: Lý thuyết dự toán truyền thống theo quan điểm của Colin Drury (năm 2008) cùng Noreen, Brewer và Garrison (năm 2011), và Lý thuyết dự toán dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) do James A. Brimson và John J. Antos phát triển năm 1999, được chuẩn hóa bởi Hansen và Torok năm 2003. Dự toán truyền thống thể hiện kế hoạch định lượng bằng tiền cho việc huy động và sử dụng nguồn lực, nhưng thường bộc lộ 12 hạn chế cố hữu theo tổng kết của Andy Neely năm 2001, đặc biệt là tính cứng nhắc và xu hướng tập trung vào cắt giảm chi phí thay vì tạo dựng giá trị.

Mô hình nghiên cứu cốt lõi của ABB vận hành dựa trên cấu trúc vòng lặp đóng (Closed-Loop Model) gồm hai giai đoạn tương hỗ. Giai đoạn 1 là Vòng lặp chức năng (Operational Loop), thực hiện chuyển đổi nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ dự kiến thành các hoạt động cần thiết thông qua tỷ lệ tiêu hao hoạt động, sau đó quy đổi thành các nguồn lực cần thiết thông qua tỷ lệ tiêu hao nguồn lực. Giai đoạn 2 là Vòng lặp tài chính (Financial Loop), gắn kết chi phí của các nguồn lực với từng hoạt động cụ thể để tạo ra dự toán tài chính toàn diện. Nghiên cứu xác lập 4 khái niệm then chốt: đối tượng chi phí, hoạt động, nguồn lực, và nhân tố phát sinh chi phí (cost drivers). Đây là nền tảng giúp chuyển đổi tư duy quản trị từ việc kiểm soát khoản mục chi phí sang quản lý các hoạt động tạo ra chi phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu thực tiễn. Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hệ thống báo cáo tài chính nội bộ, hệ thống thông tin quản lý MIS/FIFA, 15 văn bản quy định tài chính và 39 mẫu biểu lập kế hoạch của FPT trong chuỗi thời gian từ năm 2006 đến năm 2010. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát trực tiếp và phỏng vấn chuyên sâu 12 nhà quản lý chủ chốt thuộc Ban Điều hành, Ban Kế toán - Tài chính (FAF) và Bộ phận Hành chính (FAD).

Cỡ mẫu khảo sát bao trùm toàn bộ các nhóm chức năng tại trụ sở chính FPT Cầu Giấy. Tác giả lựa chọn phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) đối với các vị trí nhân sự trực tiếp tham gia vào chu trình lập, bảo vệ và phê duyệt ngân sách hàng năm. Phương pháp phân tích chi phí theo chuỗi thời gian kết hợp phân tích đối chiếu được lựa chọn vì cho phép bóc tách bản chất các biến động chi phí qua 3 năm liên tiếp (2006-2008), từ đó nhận diện chính xác các nhân tố phát sinh chi phí bất hợp lý mà các công cụ thống kê mô tả thông thường không thể phản ánh. Toàn bộ quá trình nghiên cứu thực địa và xử lý dữ liệu được tiến hành liên tục trong thời gian 24 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực trạng tại Công ty Cổ phần FPT cho thấy hệ thống quản trị ngân sách đã hình thành khung quy trình 3 tầng hoàn chỉnh nhưng vẫn tồn tại nhiều điểm nghẽn của phương pháp lập ngân sách truyền thống. Dữ liệu chi phí của bộ phận FAD phản ánh mức tăng trưởng liên tục: từ 68.341 USD năm 2006 lên 91.116 USD năm 2007 (tăng 33,3%), và đạt 117.888 USD năm 2008 (tăng 29,4% so với năm 2007). Sau khi loại trừ các khoản chi phí bất thường 308 USD, chi phí cơ sở năm 2008 được chốt ở mức 117.580 USD với quy mô nhân sự 14 người, tương đương chi phí bình quân 8.225 USD/người.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ BỘ PHẬN FAD (2006 - 2009)            |
+-------------------------------------------------------------------------+
|  Năm 2006:  68.341 USD  (12 nhân sự | 5.695 USD/người)                  |
|  Năm 2007:  91.116 USD  (15 nhân sự | 6.074 USD/người) [+33,3%]         |
|  Năm 2008: 117.580 USD  (14 nhân sự | 8.225 USD/người) [+29,1%]         |
|  Năm 2009: 125.811 USD  (13 nhân sự | 9.678 USD/người) [+7,0%]          |
+-------------------------------------------------------------------------+

Thứ nhất, việc xây dựng dự toán năm 2009 dựa trên 4 tỷ lệ giả định mang tính áp đặt: T1 là trần tăng trưởng chi phí bằng 80% tốc độ tăng trưởng doanh số; T2 là mức tăng chi phí bình quân quá khứ 30%; T3 là định mức chi phí trên đầu người 8.225 USD; và T4 là tỷ lệ lạm phát 7%. Việc áp dụng quy tắc chọn giá trị trung vị giữa các phương án đã đưa dự toán chi phí FAD năm 2009 lên mức 125.811 USD cho 13 nhân sự (bình quân 9.678 USD/người), tăng 7% hoàn toàn dựa vào chỉ số lạm phát thay vì gắn với khối lượng công việc phát sinh.

Thứ hai, cơ cấu chi phí quản lý chiếm tỷ trọng tuyệt đối 100% trong tổng ngân sách FAD, trong đó chi phí nhân viên năm 2009 dự toán là 81.845 USD, chiếm 65,05% tổng chi phí. Chi phí hành chính và thuê mặt bằng lần lượt chiếm 14.921 USD (11,86%) và 7.878 USD (6,26%). Cách thức phân bổ chi phí thuê văn phòng cố định theo định mức 4 m2/người và mua sắm tài sản cố định 500 USD/người tạo ra sự cứng nhắc, không tính đến hiệu suất sử dụng thực tế của từng vị trí công việc.

Thứ ba, cơ chế quản lý ngân sách hiện tại quy định cảnh báo khi hạn mức chi phí chỉ còn 10%, đồng thời cấm chi khi hết dự toán nhưng lại cho phép bù trừ giữa các khoản mục không bị Nhà nước khống chế. Điều này dẫn đến hiện tượng chuyển dịch chi phí nội bộ nhằm giải ngân hết hạn mức được giao vào cuối năm tài chính để tránh bị cắt giảm dự toán trong năm tiếp theo.

+-------------------------------------------------------------------------+
|             CƠ CẤU DỰ TOÁN CHI PHÍ FAD NĂM 2009 (TỔNG: 125.811 USD)     |
+-------------------------------------------------------------------------+
|  [Chi phí nhân viên]   : 81.845 USD (65,05%) =========================> |
|  [Chi phí hành chính]  : 14.921 USD (11,86%) =====>                     |
|  [Thuê nhà, điện nước] :  7.878 USD  (6,26%) ==>                        |
|  [Khấu hao tài sản]    :  5.706 USD  (4,54%) =>                         |
|  [Các chi phí khác]    : 15.461 USD (12,29%) ====>                      |
+-------------------------------------------------------------------------+

Thảo luận kết quả

Thực trạng tại FPT phản ánh rõ nét những khiếm khuyết của phương pháp lập ngân sách theo kỹ thuật cộng dồn truyền thống. Nguyên nhân sâu xa là do doanh nghiệp chưa thiết lập được hệ thống định mức dựa trên hoạt động thực tế. Khi lập kế hoạch, các trưởng bộ phận tập trung đàm phán tỷ lệ phần trăm gia tăng ngân sách với Ban Giám đốc thay vì chứng minh khối lượng công việc cần thực hiện. Điều này hoàn toàn trùng khớp với kết luận của Hope và Fraser năm 2003 về việc dự toán truyền thống cản trở tính linh hoạt của mô hình tổ chức dạng mạng lưới.

Khi đối chiếu với mô hình vòng lặp đóng của James A. Brimson, sự thiếu vắng của Vòng lặp chức năng khiến doanh nghiệp không thể đo lường được mức độ tiêu hao nguồn lực trên từng quy trình nghiệp vụ như lễ tân, văn thư, quản lý tài sản hay phục vụ hậu cần. Dữ liệu quản trị nếu được trình bày qua ma trận hoạt động - nguồn lực sẽ cho phép nhà quản lý nhìn thấy rõ năng lực nhàn rỗi và các điểm nghẽn chi phí, thay vì chỉ theo dõi các con số tài chính tổng hợp trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả khảo sát thực nghiệm, nghiên cứu đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm chuyển đổi toàn diện hệ thống lập dự toán chi phí hành chính sang phương pháp ABB:

• Chuẩn hóa danh mục hoạt động và ban hành Cẩm nang dự toán ABB: Ban Tài chính Kế toán (FAF) chủ trì xây dựng cẩm nang tác nghiệp chi tiết trong 3 tháng đầu năm, phân loại toàn bộ nghiệp vụ hành chính thành 4 nhóm chính gồm quản trị văn phòng, quản lý phương tiện, lễ tân khánh tiết và quản trị cơ sở vật chất. Mục tiêu target metric là định lượng hóa 100% các hoạt động hành chính với các nhân tố phát sinh chi phí tương ứng, hoàn thành trước quý 3 năm triển khai.
• Tích hợp thuật toán ABB vào hệ thống thông tin quản lý Oracle MIS: Ban Công nghệ thông tin phối hợp cùng FAF tiến hành nâng cấp phân hệ quản trị tài chính trên nền tảng Oracle ERP trong thời gian 6 tháng. Giải pháp này hướng tới việc tự động hóa việc tính toán tỷ lệ tiêu hao nguồn lực và hoạt động, giúp rút ngắn 30% thời gian lập kế hoạch ngân sách hàng năm và giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công.
• Tái thiết lập hệ số định mức tiêu hao nguồn lực theo năng lực phục vụ: Bộ phận Hành chính (FAD) và Ban Nhân sự (FHR) phối hợp rà soát, điều chỉnh các định mức cứng nhắc hiện hữu như 4 m2 sàn/người hay 500 USD tài sản cố định/người sang định mức linh hoạt gắn với tần suất sử dụng thực tế. Mục tiêu đề ra là tiết giảm tối thiểu 12% chi phí vận hành văn phòng và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản thêm 15% trong vòng 12 tháng.
• Tổ chức đào tạo chuyển giao và đổi mới cơ chế phân quyền ngân sách: Ban Điều hành ban hành quy chế phân quyền kiểm soát chi phí mới, gắn trách nhiệm của trưởng bộ phận với kết quả thực hiện hoạt động thay vì giải ngân hạn mức tiền tệ. Khóa đào tạo nghiệp vụ ABB cần được triển khai cho 100% cán bộ quản lý cấp trung và kế toán viên trong thời hạn 2 tháng nhằm thay đổi triệt để tư duy quản trị tài chính nội bộ.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG DỰ TOÁN ABB               |
+-------------------------------------------------------------------------+
|  Giai đoạn 1 (Tháng 1 - 3) : Ban hành Cẩm nang ABB & Chuẩn hóa hoạt động|
|  Giai đoạn 2 (Tháng 4 - 5) : Đào tạo 100% cán bộ quản lý & Kế toán viên  |
|  Giai đoạn 3 (Tháng 6 - 11): Tích hợp thuật toán ABB vào Oracle ERP MIS |
|  Giai đoạn 4 (Tháng 12+)   : Áp dụng thử nghiệm & Đo lường KPI chi phí  |
+-------------------------------------------------------------------------+

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị thực tiễn và tính ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

• Giám đốc Tài chính (CFO) và Giám đốc Điều hành (COO) tại các tập đoàn lớn: Cung cấp khung phương pháp luận chuyển đổi hệ thống ngân sách tĩnh sang mô hình quản trị chi phí động, giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực theo các ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.
• Trưởng bộ phận Hành chính và Nhân sự: Cung cấp bộ công cụ định mức chi tiết để đo lường khối lượng công việc tác nghiệp, hỗ trợ bảo vệ kế hoạch ngân sách minh bạch trước Ban Giám đốc dựa trên dữ liệu định lượng rõ ràng thay vì ước tính cảm tính.
• Chuyên viên Kế toán Quản trị và Phân tích Tài chính: Cung cấp hướng dẫn thực hành kỹ thuật xác lập nhân tố phát sinh chi phí, xây dựng bảng tính dự toán chi phí theo mô hình vòng lặp khép kín, ứng dụng trực tiếp vào công tác lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp.
• Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Là tài liệu tham khảo thực nghiệm điển hình về việc ứng dụng mô hình ABB tại doanh nghiệp Việt Nam, giúp thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết học thuật quốc tế và thực tế quản trị tại thị trường trong nước.

Câu hỏi thường gặp

Dự toán dựa trên cơ sở hoạt động ABB khác biệt căn bản như thế nào so với dự toán truyền thống?
Dự toán truyền thống phân bổ chi phí dựa trên số liệu lịch sử cộng dồn với một tỷ lệ tăng trưởng giả định, tập trung vào việc kiểm soát các khoản mục chi phí tài chính. Ngược lại, ABB sử dụng mô hình vòng lặp đóng để cân đối năng lực hoạt động trước khi lập kế hoạch tài chính, gắn kết trực tiếp chi phí với khối lượng công việc thực tế phát sinh.

Tại sao FPT cần áp dụng ABB cho bộ phận hành chính dù doanh nghiệp đang tăng trưởng tốt?
Giai đoạn 2006-2008 chi phí bộ phận hành chính FAD tăng từ 68.341 USD lên 117.580 USD (tăng hơn 72%), trong khi quy mô nhân sự chỉ biến động từ 12 lên 14 người. Khi thực hiện chiến lược mở rộng quy mô toàn cầu, việc kiểm soát các chi phí gián tiếp không tạo giá trị trực tiếp là điều kiện tiên quyết để duy trì tỷ suất sinh lời bền vững.

Doanh nghiệp chưa triển khai Kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động (ABC) có thể áp dụng ABB được không?
Theo Hansen và Torok, việc chưa áp dụng ABC sẽ tạo ra rào cản dữ liệu lớn cho ABB do thiếu thông tin về tỷ lệ tiêu hao nguồn lực. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể áp dụng thí điểm ABB cho từng bộ phận chức năng riêng lẻ như hành chính thông qua việc khảo sát trực tiếp các nhân tố phát sinh chi phí trước khi mở rộng toàn công ty.

Những nhân tố phát sinh chi phí chính trong bộ phận hành chính gồm những gì?
Các nhân tố phát sinh chi phí tiêu biểu bao gồm số lượng nhân sự phục vụ, diện tích mặt bằng văn phòng sử dụng, số lượng hợp đồng mua sắm trang thiết bị, số lượng yêu cầu sửa chữa tài sản và số lượng các chuyến công tác cần điều phối trong kỳ.

Yếu tố nào quyết định sự thành công khi chuyển đổi sang hệ thống ABB tại doanh nghiệp?
Yếu tố quan trọng nhất là sự cam kết quyết liệt của Ban Lãnh đạo trong việc tái cấu trúc quy trình, sự đồng thuận của các cấp quản lý khi minh bạch hóa dữ liệu hoạt động, và sự hỗ trợ mạnh mẽ của nền tảng công nghệ thông tin tích hợp dữ liệu thời gian thực.

Kết luận

Nghiên cứu đã giải quyết trọn vẹn cả phương diện lý luận và thực tiễn về việc ứng dụng hệ thống dự toán chi phí dựa trên hoạt động trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam:

• Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về ABB, chứng minh ưu thế vượt trội của mô hình vòng lặp đóng so với phương pháp lập dự toán gia tăng truyền thống.
• Bóc tách thực trạng quản trị ngân sách tại FPT, chỉ ra sự thiếu hụt các liên kết hoạt động trong dự toán chi phí FAD năm 2009 trị giá 125.811 USD.
• Xây dựng hoàn chỉnh mô hình dự toán chi phí hành chính theo định hướng ABB với hệ thống tiêu chí định mức và biểu mẫu chuẩn hóa.
• Đề xuất lộ trình triển khai 4 giai đoạn cụ thể gắn liền với việc tích hợp công nghệ thông tin trên hệ thống ERP doanh nghiệp.
• Khẳng định tính khả thi của mô hình ABB như một công cụ quản trị chiến lược giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Để tối ưu hóa hiệu quả quản trị, doanh nghiệp cần khẩn trương bắt tay vào việc chuẩn hóa quy trình và số hóa hệ thống dữ liệu hoạt động ngay trong quý tài chính tiếp theo. Hãy tham khảo toàn bộ nội dung luận văn để nắm bắt giải pháp chuyển đổi phương pháp lập dự toán chi phí toàn diện cho tổ chức.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN VÀ DỰ TOÁN DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG 1.1 Tổng quan về dự toán 1.1 Khái niệm Khái niệm dự toán “Budget” đã được sử dụng từ rất lâu, theo từ điển Oxford khái niệm này có nguồn gốc từ Latin có nghĩa gốc là túi hoặc ví. Giữa thế kỷ 18, Bộ trưởng tài chính Anh trong khi trình bày báo cáo của mình có đề cập đến việc “mở Dự toán”. Đến cuối thế kỷ thứ 19, thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong trong cả các lĩnh vực tài chính cá nhân, doanh nghiệp và chính phủ. Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011, p.288) dự toán là kế hoạch định lượng cho việc huy động và sử dụng các nguồn lực cho một giai đoạn nhất định.

Theo Weygandt, Kimmel và Kieso (2012, p.384), dự toán là một bảng báo cáo chính thức bằng văn bản về kế hoạch của nhà quản lý cho một giai đoạn tương lai nhất định và được thể hiện dưới dạng số liệu, thuật ngữ tài chính. Cũng theo nghiên cứu của Michael Goode và Ali Malik (2011), có rất nhiều khái niệm về dự toán được sử dụng, ví dụ: Bhimani và các tác giả (2008) định nghĩa dự toán là một kế hoạch định lượng ở tương lai được tạo ra bởi các nhà quản lý để hỗ trợ cho việc thực thi các kế hoạch này. Becker và các tác giả (2009) khẳng định quan điểm chung cho rằng dự toán là một phần cấu trúc nên hệ thống kế toán quản trị. Theo Barfield, Raiborn và Kinney (2003, p.552), dự toán là kết quả của quá trình lập dự toán, nó thể hiện cam kết của một tổ chức về việc huy động và sử dụng nguồn lực cho các hoạt động được lập kế hoạch.

Những cam kết này dựa trên các dự đoán, định ước và một sự hứa hẹn chung để hoàn tất các kết quả đã được thỏa thuận trước. Như vậy, từ các khái niệm trên chúng ta có thể thấy được những đặc điểm chung trong các khái niệm về dự toán như sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 7 • Kế hoạch tương lai: dự toán luôn được lập cho những giai đoạn ở tương lai chứ không phải ở hiện tại và quá khứ. • Định lượng: thể hiện dưới dạng các con số. • Trách nhiệm lập: các nhà quản lý.

• Liên quan đến: tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.2 Mục đích của dự toán Theo Rickards (2006), chức năng chính của dự toán là giúp triển khai chiến lược của doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở kiểm soát và lập kế hoạch. Trong báo cáo trình bày tại Hội thảo thường niên lần 15 tại Boston, Hoa kỳ năm 2008 về các tiến bộ trong quản lý, tác giả Nuno Pina trình bày kết quả nghiên cứu về mối liên hệ giữa quá trình lập dự toán và chiến lược tại công ty Vodafone cho thấy sự liên kết giữa quá trình lập dự toán và chiến lược của công ty có thể đạt được thông qua các yếu tố: văn hóa, sự truyền đạt thông tin, trách nhiệm, các phản hồi và các chỉ số phi tài chính. Theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), dự toán được sử dụng cho hai mục đích khác biệt là hoạch định và kiểm soát. Hoạch định liên quan đến xây dựng các mục tiêu và chuẩn bị các loại nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu đó.

Kiểm soát liên quan đến các bước được thực hiện bởi quản lý để gia tăng khả năng tất cả các bộ phận của tổ chức phối hợp làm việc với nhau để đạt được các mục tiêu đã thiết lập trong giai đoạn hoạch định. Để hiệu quả thì một hệ thống dự toán phải cung cấp thông tin cho cả việc hoạch định và kiểm soát, hoạch định tốt mà không kiểm soát hữu hiệu sẽ tốn thời gian và nguồn lực. Như vậy, dự toán được sử dụng phổ biến trong các tổ chức với ba mục đích chính là giúp triển khai chiến lược của tổ chức, phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát. Với ba mục đích này thì các vai trò của sự toán sẽ được thể hiện chi tiết trong phần tiếp theo của nghiên cứu này.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.3 Vai trò của dự toán Một nghiên cứu của Dugdale và Lyne (2006) đối với 40 nhà quản lý cho thấy việc lập dự toán khá phổ biến. Kết quả cho thấy tất cả các doanh nghiệp tham gia đều sử dụng dự toán và khi được sử dụng kết hợp với các công cụ khác, dự toán có thể được sử dụng để làm hài hòa, thúc đẩy và kiểm soát các chức năng và bộ phận trong doanh nghiệp. Theo Drury (2008), có 6 chức năng của dự toán truyền thống: • Chi tiết kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp • Phối hợp các bộ phận khác nhau và hỗ trợ cải thiện mối quan hệ giữa các bộ phận • Truyền tải ý tưởng và mong đợi từ các nhà quản lý đến tất cả các nhân viên • Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu và thách thức • Kiểm soát các hoạt động kinh doanh thông qua phân tích các biến để xác định các khu vực cần đặt trọng tâm giải quyết. • Đánh giá thành quả thực hiện của các nhà quản lý trong mối quan hệ với các mục tiêu đã thiết lập.

Cũng theo Noreen, Brewer và Garrison (2011), vai trò của dự toán được thể hiện thông qua các lợi ích sau: • Dự toán truyền đạt được kế hoạch của quản lý xuyên suốt tổ chức. • Dự toán tạo áp lực cho nhà quản lý suy nghĩ và lập kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán rất có thể các nhà quản lý sử dụng toàn thời gian vào các hoạt động xử lý sự vụ hàng ngày. • Quá trình lập dự toán cung cấp một phương tiện cho việc phân bổ nguồn lực cho các bộ phận có khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.

• Quá trình lập dự toán có thể phát hiện các trở ngại trước khi nó xảy ra. • Dự toán có thể điều phối các hoạt động trong toàn tổ chức bằng cách tương tác, phối hợp các kế hoạch của các bộ phận. Dự toán giúp cho việc đảm bảo mỗi cá nhân trong tổ chức cùng hướng về một mục tiêu, hướng đi chung. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 9 • Dự toán xác định mục tiêu và kết quả dùng để phục vụ cho việc đánh giá sự thực hiện.

Ngoài ra, theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), dự toán có các lợi ích sau: • Dự toán tạo điều kiện và khuyến khích cho việc truyền đạt thông tin trong tổ chức. • Dự toán đảm bảo cho việc tập trung vào cả các sự kiện tương lai và giải quyết các vấn đề hiện tại hoạt động của tổ chức. • Dự toán phân bổ nguồn lực và trách nhiệm đến các nhà quản lý. • Dự toán thúc đẩy sự tương đồng giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức.

• Dự toán xác định mục tiêu và kết quả của tổ chức dưới dạng các con số và trên cơ sở đó các kết quản thực hiện sẽ được đo lường, đánh giá. Thêm vào đó, theo Weygandt, Kimmel & Kieso (2012), các lợi ích chính của việc lập dự toán bao gồm: • Dự toán yêu cầu tất cả cấp quản lý phải lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu định kỳ. • Dự toán cung cấp các mục tiêu xác định cho việc đánh giá thành quả thực hiện tại các mức độ trách nhiệm khác nhau. • Dự toán tác động đến sự nhận thức của nhà quản lý về các hoạt động trong tổ chức và các ảnh hưởng của các yếu tố bên trong, bên ngoài đến các hoạt động này.

Như vậy, tổng hợp vai trò của dự toán theo các nghiên cứu trên cho thấy tầm quan trọng của dự toán trong quá trình quản lý của tổ chức từ khi lập kế hoạch cho đến khi thực hiện, kiểm soát thực hiện và đến khi đo lường, đánh giá kết quả thực hiện được.4 Quá trình lập dự toán Theo Drury (2001), các giai đoạn trong quá trình lập dự toán bao gồm: LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 10 • Truyền đạt chi tiết chính sách và hướng dẫn lập dự toán đến những người có trách nhiệm cho việc chuẩn bị lập dự toán. • Xác định các nhân tố giới hạn đầu ra. • Chuẩn bị và lập dự toán bán hàng. • Chuẩn bị và lập các dự toán khác.

• Thảo luận dự toán với cấp quản lý. • Phối hợp và ra soát các dữ liệu. • Phê duyệt dự toán. • Tiếp tục quá trình ra soát định kỳ các dự toán khi thực hiện.

Theo các tác giả Susan Crosson và Belverd Needles (2011), quá trình lập dự toán trải qua các thủ tục sau: • Xác định mục đích của việc lập dự toán, và phân công trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân chịu trách nhiệm tiến hành các công việc lập, tổng hợp và phê duyệt dự toán. • Xác định các nhóm người sử dụng và các thông tin cần thiết cho các nhóm. • Xác định các nguồn thông tin chính xác, hữu ích cho việc lập dự toán. Các nguồn thông tin này có thể thu thập từ các tài liệu hoặc phỏng vấn nhân viên, quản lý, nhà cung cấp…hoặc những người có liên quan.

• Thiết lập khuôn mẫu rõ ràng và chi tiết về các loại dự toán. • Sử dụng các công thức và tính toán thích hợp để hình thành các thông tin định lượng. • Rà soát dự toán để đảm bảo bao gồm đầy đủ các quyết định đã dự kiến cho đến khi dự toán cuối cùng được phê duyệt. Rich và các tác giả (2010) lại đề cập quá trình lập dự toán như là một phần trong quá trình lập kế hoạch của tổ chức trong đó quá trình lập dự toán liên quan đến kế hoạch trong ngắn hạn của tổ chức.

Các tác giả Noreen, Brewer và Garrison (2011) thì không đề cập đến các giai đoạn hay thủ tục trong quá trình lập dự toán nhưng có đề cập đến quá trình lập dự toán ở các tổ chức khác nhau thì khác nhau. Tuy nhiên các tác giả cũng đề cập đến LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 11 vai trò của Ủy ban dự toán có trách nhiệm quy định đến quá trình lập dự toán tại các tổ chức và quá trình lập ra tổng thể dự toán. Tóm lại, có thể tổng hợp các kết quả của các nghiên cứu trên chúng ta có thể thấy quá trình lập dự toán bao gồm ba giai đoạn như sau: • Giai đoạn chuẩn bị lập dự toán: liên quan đến việc chuẩn bị các quy định, biểu mẫu, thông tin và nhân lực cho việc lập dự toán.