Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu tài chính của các doanh nghiệp dược phẩm, giá trị hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng rất lớn, dao động từ 40% đến 50% tổng tài sản. Tại Công ty Cổ phần Dược - Thiết bị y tế Đà Nẵng (DAPHARCO), một đơn vị sở hữu mạng lưới phân phối rộng lớn với 236 điểm bán lẻ, 5 hiệu thuốc bán buôn, 7 hiệu thuốc chuyên doanh và 1 kho trung tâm đạt chuẩn GSP có dung tích 1.296 m3, bài toán tối ưu hóa hàng tồn kho luôn giữ vai trò sống còn. Doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực kép: một mặt phải duy trì lượng dự trữ đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời 50% doanh thu cung ứng cho các bệnh viện, trung tâm y tế và 30% cho các đối tác bán sỉ; mặt khác phải gánh chịu áp lực chi phí tồn trữ lên tới hơn 4,25 tỷ đồng trong năm 2012.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm đặt ra là làm thế nào để xóa bỏ phương thức quản lý tồn kho dựa trên kinh nghiệm chủ quan, từ đó thiết lập cơ chế cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho đối với hàng nghìn danh mục tân dược, đông dược và vật tư y tế có hạn dùng nghiêm ngặt. Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích toàn diện thực trạng chu trình quản trị hàng tồn kho tại DAPHARCO giai đoạn 2010 - 2012, và ứng dụng các mô hình định lượng để xây dựng hệ thống định mức tối ưu cho giai đoạn 2013 - 2015. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ suất sinh lời trên vốn lưu động, giảm thiểu rủi ro biến chất thuốc và duy trì mục tiêu tăng trưởng doanh thu từ 15% đến 25% mỗi năm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại và lý thuyết quản trị sản xuất tác nghiệp, kết hợp chặt chẽ giữa hai mô hình cốt lõi: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (Economic Order Quantity - EOQ) và Mô hình kiểm soát tồn kho định kỳ (Periodic Review System / Min - Max). Khung lý thuyết này vận hành dựa trên việc giải quyết xung đột kinh tế giữa hai nhóm chi phí biến đổi ngược chiều: chi phí lưu kho tăng dần theo quy mô dự trữ và chi phí đặt hàng giảm dần khi số lượng đặt mua mỗi lần tăng lên.

Trong mô hình nghiên cứu, các khái niệm trọng tâm được xác định rõ ràng:

  • Nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc: Nhu cầu độc lập xuất phát trực tiếp từ thị trường tiêu thụ thuốc và bệnh viện bên ngoài; nhu cầu phụ thuộc gắn liền với định mức nguyên vật liệu sản xuất bông băng, cồn, oxy già tại phân xưởng.
  • Chi phí tồn trữ (Holding Cost - H): Bao gồm chi phí kho bãi, chi phí nhân lực của 258 thủ kho, chi phí cơ hội của vốn vay ngân hàng và tổn thất hao hụt, quá hạn sử dụng.
  • Chi phí đặt hàng (Ordering Cost - S): Bao gồm chi phí giao dịch, vận chuyển, kiểm nghiệm chất lượng và tiếp nhận hàng hóa theo từng lô hàng.
  • Mức đặt hàng lại (Reorder Point - ROP) và Tồn kho an toàn (Safety Stock): Điểm kích hoạt đơn hàng mới nhằm bảo đảm không xảy ra đứt gãy cung ứng trong suốt thời gian chờ hàng (Lead time).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng hệ thống dữ liệu sơ cấp và thứ cấp phong phú, được thu thập từ báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo thường niên, sổ kho GSP và hệ thống chứng từ luân chuyển hàng hóa của DAPHARCO trong giai đoạn 3 năm từ 2010 đến 2012.

Về quy mô và phương pháp chọn mẫu, đề tài thực hiện khảo sát toàn bộ cỡ mẫu gồm 45 hợp đồng đặt mua hàng trong năm 2012 (bao gồm 15 hợp đồng nhập khẩu từ hơn 30 quốc gia như Pháp, Đức, Hàn Quốc, Ấn Độ và 30 hợp đồng cung ứng nội địa từ các nhà máy Dược Hậu Giang, Dược Bến Tre), đồng thời thu thập dữ liệu định mức lao động từ toàn bộ 258 vị trí thủ kho trên toàn hệ thống phân phối. Mẫu dữ liệu danh mục hàng hóa được phân tầng theo đặc thù kỹ thuật gồm nhóm Dược phẩm và nhóm Thiết bị y tế tiêu hao.

Phương pháp phân tích chủ đạo bao gồm thống kê mô tả, phân tích chuỗi thời gian so sánh biến động tuyệt đối và tương đối, kết hợp với phương pháp toán kinh tế của mô hình EOQ. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định lượng kết hợp phân tích chu trình kiểm soát nội bộ là nhằm triệt tiêu các phán đoán cảm tính, định lượng hóa chính xác chi phí lưu kho trên từng đơn vị sản phẩm và xác định điểm giao cắt tối ưu giữa các đường cong chi phí, tạo cơ sở khách quan cho việc hoạch định chính sách mua hàng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và quản trị kho vận tại DAPHARCO giai đoạn 2010 - 2012 đã làm sáng tỏ các kết quả trọng yếu:

Thứ nhất, kết quả sản xuất kinh doanh duy trì đà tăng trưởng khá ấn tượng nhưng chưa thực sự bền vững ở khâu điều tiết vốn. Năm 2012, tổng doanh thu thực hiện đạt 2.085,01 tỷ đồng, vượt 4,25% so với kế hoạch 2.000 tỷ đồng và tăng trưởng 7,93% so với mức 1.931,77 tỷ đồng của năm 2011. Lợi nhuận trước thuế năm 2012 đạt 15,74 tỷ đồng, hoàn thành 113,62% kế hoạch và tăng 18,27% so với mức 13,31 tỷ đồng năm 2011.

Thứ hai, cơ cấu tiêu thụ tập trung lớn vào các hợp đồng thầu y tế với tỷ trọng cung ứng bệnh viện chiếm 50%, bán buôn cho các công ty dược chiếm 30%, trong khi hệ thống 236 quầy bán lẻ trực tiếp chỉ đóng góp khoảng 3% tổng doanh thu.

Thứ ba, sự thiếu đồng bộ trong công tác dự báo đã tạo ra sự chênh lệch lớn về lượng tồn kho. Tổng nhu cầu xuất bán trong năm 2012 là 885.725 đơn vị hàng hóa, tuy nhiên lượng tồn kho cuối kỳ tăng mạnh lên 240.000 đơn vị (tăng 71,4% so với tồn kho đầu kỳ là 140.000 đơn vị), đưa lượng tồn kho bình quân lên 190.000 đơn vị.

Thứ tư, tổng chi phí tồn trữ năm 2012 lên đến 4.250.250.000 đồng, trong đó chi phí lãi vay ngân hàng chiếm tới 3,5 tỷ đồng (tương đương 82,3% tổng chi phí lưu kho), chi phí nhân lực thủ kho chiếm 2,319 tỷ đồng, và chi phí hao hụt hàng hỏng là 6,25 triệu đồng. Trong khi đó, tổng chi phí đặt hàng cho 45 lần mua sắm là 846 triệu đồng, tương ứng chi phí bình quân cho mỗi lần đặt hàng là 18,8 triệu đồng.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân tích cho thấy tốc độ luân chuyển hàng tồn kho có dấu hiệu suy giảm, nguyên nhân trực tiếp bắt nguồn từ việc công ty chưa áp dụng mô hình toán học trong quản trị mà chủ yếu mua hàng theo kinh nghiệm chủ quan của cán bộ kế hoạch. Định mức tồn kho trước đây bị cào bằng ở mức tối thiểu 15% - 20% và tối đa 40% nhu cầu quý cho tất cả các loại thuốc, bỏ qua sự khác biệt lớn về hạn dùng và tốc độ tiêu thụ của từng hoạt chất.

So sánh với các nghiên cứu quản trị tác nghiệp trong ngành thương mại và may mặc, việc quản trị kho dược phẩm phức tạp hơn gấp nhiều lần do bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định bảo quản nhiệt độ, độ ẩm của Thông tư 43/2010/TT-BYT và tiêu chuẩn GSP. Nếu hàng hóa ứ đọng, nguy cơ suy giảm chất lượng và cận hạn dùng sẽ gây thiệt hại khôn lường về uy tín và tài chính.

Dữ liệu chi phí của DAPHARCO có thể được trực quan hóa rõ nét thông qua đồ thị hai trục tọa độ: trục tung biểu diễn tổng chi phí và trục hoành biểu diễn quy mô lô hàng đặt mua. Khi quy mô lô hàng tăng, đường chi phí đặt hàng dốc xuống trong khi đường chi phí lưu kho tăng dần tuyến tính; điểm giao nhau giữa hai đường cong này biểu thị tổng chi phí thấp nhất và xác định sản lượng đặt hàng kinh tế tối ưu. Việc áp dụng mô hình EOQ sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ trạng thái dự trữ bị động sang thế chủ động hoàn toàn về dòng tiền.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại DAPHARCO giai đoạn 2013 - 2015, bốn nhóm giải pháp mang tính đột phá được đề xuất thực hiện:

  • Triển khai mô hình EOQ và phân loại định mức tồn trữ theo hạn sử dụng: Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu chủ trì áp dụng công thức EOQ cho kế hoạch năm 2013 với nhu cầu dự kiến 1.000.000 đơn vị sản phẩm, xác định sản lượng mỗi lần đặt hàng tối ưu là 1.622 đơn vị, đưa tổng chi phí tồn kho về mức tối thiểu 54,26 triệu đồng. Thiết lập lại định mức dự trữ dược phẩm nội địa có hạn dùng 1 - 3 năm ở mức tối thiểu 10% và tối đa 30%; hàng nhập khẩu hạn dùng trên 5 năm ở mức 35% - 55% nhu cầu quý. Thời gian hoàn thành: Quý I/2013.
  • Chuẩn hóa hệ thống mã hóa danh mục và ứng dụng phần mềm quản lý ERP: Phòng Kế toán - Tài chính phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin tiến hành mã hóa 100% danh mục thuốc và thiết bị y tế (như ALBOT-D cho Albothyl, BERBE50-BD cho Berberin, BG-DANA cho bông gạc Danameco). Nâng cấp hệ thống phần mềm nhằm theo dõi tuổi thọ lô hàng theo phương pháp FIFO, mục tiêu kiểm soát chính xác 100% số lượng nhập xuất. Thời gian triển khai: 6 tháng đầu năm 2013.
  • Tái cơ cấu chu trình kiểm soát xuất - nhập - tồn nội bộ và sản xuất: Ban Giám đốc ban hành quy chế bắt buộc sử dụng Giấy đề nghị nhập hàng và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có chữ ký xác nhận hai chiều giữa các trung tâm và 236 quầy bán lẻ. Tại phân xưởng sản xuất, chỉ xuất vật tư khi có Lệnh sản xuất được phê duyệt, kiểm soát tỷ lệ hao hụt lưu kho dưới mức 0,02%. Thời gian áp dụng: Từ Quý II/2013.
  • Nâng cao năng lực nhân sự và chuẩn hóa 100% nhà thuốc đạt chuẩn GPP: Phòng Tổ chức Hành chính xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về quản trị kho vận cho 258 nhân sự thủ kho, tuyển dụng thêm dược sĩ đại học đứng quầy theo quy định của Bộ Y tế, bảo đảm hoàn thành mục tiêu tăng trưởng doanh thu toàn công ty từ 15% đến 25%/năm trong giai đoạn 2013 - 2015.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Ban giám đốc và nhà quản trị chuỗi cung ứng ngành Dược: Sử dụng mô hình tái cấu trúc định mức tồn trữ và quy trình kiểm soát chu trình kho để cắt giảm chi phí vốn vay ngân hàng (vốn chiếm hơn 82% chi phí lưu kho) và ngăn ngừa thất thoát thuốc cận hạn.
  • Chuyên viên phân tích tài chính và kế toán quản trị: Tham khảo phương pháp bóc tách chi phí đặt hàng (18,8 triệu đồng/lần) và chi phí lưu giữ một đơn vị hàng hóa (22.370 đồng/đơn vị/năm) để xây dựng bảng tính điểm đặt hàng tối ưu trên bảng tính điện tử.
  • Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Logistics: Tiếp cận một nghiên cứu tình huống thực tế hoàn chỉnh, kết hợp nhuần nhuyễn giữa lý thuyết quản trị tồn kho kinh điển với số liệu thực chứng của một công ty niêm yết quy mô nghìn tỷ.
  • Cơ quan quản lý y tế và các nhà hoạch định chính sách địa phương: Cung cấp cơ sở thực tiễn để đánh giá tác động của Quyết định 6580/QĐ-UBND đối với việc phát triển mạng lưới phân phối dược phẩm đạt chuẩn GDP và GSP tại khu vực miền Trung.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao doanh nghiệp phân phối dược phẩm cần quản trị hàng tồn kho khắt khe hơn các ngành thương mại thông thường?
Dược phẩm là mặt hàng đặc thù ảnh hưởng trực tiếp đến tính mạng con người, đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn GSP, GDP với chi phí vận hành kho lạnh, hút ẩm rất tốn kém (hơn 72,8 triệu đồng chi phí điện và điều hòa tại DAPHARCO). Thuốc có hạn dùng cố định, nếu tồn trữ quá mức sẽ dẫn tới nguy cơ biến chất, phải tiêu hủy toàn bộ.

Việc áp dụng mô hình EOQ đem lại lợi ích định lượng cụ thể nào cho doanh nghiệp?
Mô hình EOQ giúp doanh nghiệp xác định chính xác quy mô mỗi lô hàng đặt mua tối ưu (khoảng 1.622 đơn vị cho năm 2013) thay vì chia nhỏ thành 45 lần đặt hàng như năm 2012. Điều này giúp tối ưu hóa tổng chi phí đặt hàng và lưu kho về mức thấp nhất, giải phóng hàng trăm tỷ đồng vốn ứ đọng.

Vì sao không nên áp dụng một tỷ lệ định mức tồn kho cố định cho toàn bộ danh mục hàng hóa?
Các nhóm thuốc có nguồn gốc và hạn sử dụng rất khác nhau: thuốc nhập khẩu từ hơn 30 quốc gia có thời gian chờ hàng dài, trong khi hàng nội địa từ Hậu Giang, Bình Định có thể bổ sung nhanh chóng. Do đó, áp dụng mức sàn 10% cho thuốc nội địa hạn ngắn và 35% cho thuốc ngoại hạn dài sẽ bảo đảm vừa an toàn vừa tiết kiệm.

Yếu tố chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tồn trữ của DAPHARCO?
Chi phí vốn và lãi vay ngân hàng chiếm tới 3,5 tỷ đồng trong tổng số 4,25 tỷ đồng chi phí lưu kho năm 2012, tương đương 82,3%. Điều này chứng minh rằng việc dự trữ hàng hóa dư thừa sẽ làm gia tăng chi phí tài chính nghiêm trọng và bào mòn trực tiếp lợi nhuận của doanh nghiệp.

Giải pháp nào giúp kiểm soát tình trạng thất thoát hàng hóa tại hệ thống 236 điểm bán lẻ?
Doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ ba công cụ: áp dụng bộ mã hóa chuẩn cho từng hoạt chất, sử dụng bắt buộc mẫu Giấy đề nghị nhập hàng đối chiếu cùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và lắp đặt hệ thống camera giám sát kết hợp kiểm kê định kỳ hàng quý tại toàn bộ các điểm bán lẻ.

Kết luận

Tổng kết lại những đóng góp cốt lõi của công trình nghiên cứu:

  • Đã hệ thống hóa toàn diện lý luận về quản trị hàng tồn kho và các phương pháp kiểm soát dòng vật chất trong doanh nghiệp thương mại dược phẩm.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính và kho vận của DAPHARCO giai đoạn 2010 - 2012, chỉ rõ những bất cập trong việc phân bổ chi phí tồn trữ 4,25 tỷ đồng và 45 đợt đặt hàng rời rạc.
  • Ứng dụng thành công mô hình toán kinh tế EOQ để tính toán sản lượng đặt hàng tối ưu cho kế hoạch kinh doanh năm 2013 đạt mức 1.622 đơn vị/lần đặt.
  • Thiết lập bảng định mức tồn kho khoa học phân tầng theo hạn sử dụng và nguồn gốc xuất xứ, xóa bỏ hoàn toàn định mức cào bằng trước đây.
  • Chuẩn hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ kiểm soát nội bộ và hệ thống mã danh mục thuốc cho 236 quầy bán lẻ và kho GSP.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện lộ trình nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin và áp dụng các giải pháp kiểm soát kho vận ngay trong giai đoạn 2013 - 2015 nhằm tối đa hóa hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Quý bạn đọc, các nhà quản lý và học viên quan tâm có thể ứng dụng trực tiếp khung phân tích và bảng tính định mức của đề tài vào thực tiễn quản trị chuỗi cung ứng tại đơn vị mình.